Külső adatoszlopok használata Word-dokumentumokban

Külső adatoszlopok használata Word-dokumentumokban

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Szeretne egyszerűen és hatékonyan pontos, naprakész adatokat rögzíteni üzleti dokumentumaiban? A Microsoft SharePoint külső adatoszlopainak és a Microsoft Word 2013 tartalomvezérlőinek együttes használatával külső forrásból származó adatokat tud használni a Word alkalmazással készített dokumentumok törzsében. Felmerülhet például az igény, hogy egy dokumentumtárban olyan szabványos ügyfélszerződést készítsen, amely vállalatirányítási – SAP- vagy Dynamics CRM – adatbázisban tárolja az ügyfél nevét, a cég nevét és a telefonszámát.

További tudnivalókért olvassa el a külső adatokkal foglalkozó tartalmak és a dokumentum- vagy űrlaptárhoz fájlsablon beállításacímű témakört.

Tartalom

Első lépések

További tudnivalók a strukturált dokumentumokról

Külső adatoszlopok létrehozása listában vagy tárban

Hozzon létre egy Word-sablon tartalomvezérlőkben megjelenített külső adatokhoz

Word-dokumentum létrehozása és adatok megadása

Első lépések

A külső adatokkal végzett munkához szükség van néhány olyan előzetes művelet elvégzésére, amelyek gondoskodnak az adatok biztonságos eléréséről. A következő információk segítségével megtervezheti a teendőit. Az alábbiak akkor is a segítségére lehetnek a hiba azonosításában, ha problémákba ütközik a külső adatokkal végzett munka során. A külső adatok eléréséhez Önnek vagy a rendszergazdának a következőket kell elvégeznie:

A külső adatforrás előkészítése:    Egy rendszergazdának valószínűleg létre kell hoznia egy fiókot, és meg kell adnia az adatforrás engedélyeit, ezzel gondoskodva róla, hogy a megfelelő személyek férjenek hozzá az adatokhoz, és hogy az adatok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Külső adatbázis esetén a rendszergazda például beállíthat adott táblákat, nézeteket vagy lekérdezéseket a teljesítmény növelése érdekében, hogy csak a szükséges eredmények jelenjenek meg.

Konfigurálja a SharePoint-szolgáltatások és -fiókok    Egy rendszergazdának aktiválnia kell az üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokat és a biztonságos tár szolgáltatást.

A biztonságos tár szolgáltatás konfigurálása    A rendszergazda a következőket kell tennie: legjobb elérési módját állapítania a külső adatok és a forrásoszlop, hozzon létre egy célalkalmazást, és a célalkalmazás hitelesítő adatainak beállítása.

Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások beállítása:    A rendszergazda gondoskodnia kell arról, hogy a felhasználó a külső tartalom típusa tartalmaz az üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárában engedély- és, hogy megfelelő felhasználók hozzáférjenek a külső tartalomtípusban, amely a külső lista alapján.

Külső tartalomtípus létrehozása:    Egy felhasználónak létre kell hoznia egy olyan tartalomtípust, amely tartalmazza az olyan kapcsolatokra, hozzáférésre, műveleti módszerekre, oszlopokra, szűrőkre és egyéb metaadatokra vonatkozó információkat, amelyeket a külső adatforrásból történő adatlekéréshez használnak.

Győződjön meg arról, hogy az Office-termékek használatra    Külső adatok szinkronizálása az Office-termékekkel, rendelkeznie a Windows 7 vagy újabb verzió és a következő ingyenes szoftvertermékek, SQL Server Compact 4.0-s, .NET-keretrendszer 4 és WCF Data Services 5.0 for OData V3 minden ügyfélszámítógépen (ha szükséges, automatikusan kéri töltse le a szoftvert). Bizonyosodjon meg arról, hogy az Office telepítési beállítást, Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások    engedélyezve van (Ez alapértelmezés szerint a). Ezt a lehetőséget, és az Üzleti kapcsolatszolgáltatások ügyfél futtatókörnyezetének, amelyek az alábbi műveleteket végzi a telepítést: gyorsítótárát és a külső adatok szinkronizálása, az üzleti adatok rendel a külső tartalomtípusok, a külső elemválasztóban megjeleníti az Office-termékekben, és futtatja az Office-termékek belül egyéni megoldások.

Vissza a lap tetejére

További tudnivalók a strukturált dokumentumokról

A strukturált dokumentumok szabályozzák, hogy a dokumentumon belül hol jelenhet meg és milyen fajta tartalom, illetve hogy a tartalom szerkeszthető-e. Strukturált dokumentumok például:

  • Jogi dokumentum, amely olyan jogi megfogalmazásokat tartalmaz, amelyeket nem szabad módosítani.

  • Szabványos fedőlap üzleti ajánlathoz, amelyen a szerzőnek meg kell adnia a címet, az e-mail címet, a telefonszámot és a nevet.

  • Számla, amely automatikusan tartalmazza az ügyfél naprakész adatait.

A Word 2013 alkalmazásban strukturált dokumentum létrehozásához a tartalomvezérlők használhatók, amelyekkel rögzíthető a tartalom helye, megadható a tartalom jellege (szöveg, dátum, kép stb.), színes kiemelések definiálhatók, illetve szabályozható a szerkeszthetőség. Emellett a tartalomvezérlők automatikusan csatolhatók a megfelelő külső adatoszlopokhoz.

Vissza a lap tetejére

Külső adatoszlopok létrehozása listában vagy tárban

Megjegyzés :  A külső adatoszlopok létrehozásához munkatársi vagy magasabb engedélyszinttel kell rendelkeznie a listához vagy tárhoz.

  1. Keresse meg a SharePoint-webhelyet, és nyissa meg a listát vagy tárat.

    Megjegyzés :  Külső listához nem adható hozzá külső adatoszlop.

  2. Kattintson a Lista vagy Tár > Lista beállításai vagy Tár beállításai pontra.

  3. Az Oszlopok csoportban kattintson az Oszlop létrehozása hivatkozásra.

  4. Adja meg az oszlop nevét – például Ügyfél –, majd Az oszlopban található információ típusa csoportban jelölje be a Külső adatok választógombot.

  5. A Külső tartalomtípus csoportban kattintson a Külső tartalomtípus kiválasztó eszközére, majd a külső tartalomtípusok listájában válassza ki a megfelelő elemet (például: Ügyfél.

  6. A megfelelő lépés végrehajtásával határozza meg, hogyan kívánja kezelni a külső tartalomtípusra vonatkozóan definiált esetleges műveleteket:

    • Egy vagy több műveletet tartalmazó menü megjelenítéséhez kattintson a Műveletmenü megjelenítése lehetőségre.

    • Ha azt szeretné, hogy a külső adatoszlopon kiválasztásakor az alapértelmezett művelet menjen végbe, kattintson az Oszlop csatolása a külső tartalomtípus alapértelmezett műveletéhez lehetőségre.

  7. Az Oszlop hozzáadása e további mezők megjelenítéséhez csoportban kattintson Az összes mező kijelölése parancsra, vagy jelöljön ki egy vagy több konkrét mezőnevet, például az ügyfél nevét (ÜgyfélNeve) és telefonszámát (MunkahelyiTelefon) tartalmazó mezőket.

Vissza a lap tetejére

Word-sablon létrehozása a tartalomvezérlőkben megjelenített külső adatokhoz

  1. A SharePoint-dokumentumtárban kattintson a Tár > Tár beállításai pontra.

  2. Az Általános beállítások csoportban kattintson a Speciális beállítások hivatkozásra.

  3. A Dokumentumsablon csoportban, a Sablon URL-címe területen kattintson a Sablon szerkesztése hivatkozásra.

  4. Amikor megnyílik a Word 2013, a Dokumentum adatai munkaablak megjelenítéséhez jelölje be a Mindig jelenjen meg a Dokumentum adatai munkaablak a dokumentum megnyitásakor és első mentésekor jelölőnégyzetet a Fejlesztőeszközök lap Sablonok csoportjában, a Dokumentumpanel beállításnál (a munkaablak elrejtéséhez törölje belőle a jelet), majd kattintson az OK gombra.

  5. Adja meg a minden szövegben szerepeltetni kívánt szabványos szöveget.

    Előfordulhat például, hogy olyan sablonszöveget szeretne megadni, amelynek minden ajánlatban benne kell lennie.

  6. A Beszúrás lap Szöveg csoportjában kattintson a Kész modulok gombra, mutasson a Dokumentumtulajdonság elemre, majd egyenként kattintson a külső adatoszlopokon alapuló mezőkre, és húzza őket tartalomvezérlőként a dokumentum törzsébe.

    Kattintson például az ÜgyfélNeve, a Cégnév és a MunkahelyiTelefon mezőre, és húzza át őket.

  7. Kattintson a fájl > Mentés, majd a Kilépés Word 2013.

  8. A SharePointban a dokumentumtár Speciális beállítások lapján kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Word-dokumentum létrehozása és adatok megadása

  1. A dokumentumtárban kattintson a Dokumentum > Új dokumentum pontra.

  2. Módosítsa és dolgozza át igény szerint a szabványos szöveget.

  3. A külső adatoszlopokra vonatkozó helyes értékek kitöltéséhez használja azt a tartalomvezérlőt, amelyikben a külsőadatelem-választó található.

    Válassza ki például a megfelelő ügyfél nevét, és a rendszer automatikusan kitölti az Ügyfél, a Cégnév és a MunkahelyiTelefon értékét.

  4. Kattintson a Fájl fülre, a>Mentés parancsra, majd lépjen ki a Wordből.

Ezzel a Word-dokumentumba menti a külső adatoszlopokat, amelyek a dokumentumtárban a dokumentumra vonatkozó megfelelő külső adatoszlopok értékeként jelennek meg.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×