Külső adatok visszakeresése a Microsoft Query segítségével

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Külső forrásból származó adatok beolvasásához a Microsoft Query segítségével. Microsoft Query használatával adatok visszakeresése a vállalati intranetes adatbázisoktól és a fájlokat, nem kell újra az Excel az elemezni kívánt adatokat. Az adatbázis új információkkal minden változásakor a Excel-jelentések és összefoglalók automatikusan az eredeti forrás adatbázisból is frissíteni.

Kapcsolódó műveletek

További tudnivalók a Microsoft Query

Kapcsolódás egy adatforráshoz

A lekérdezés varázsló segítségével adja meg a lekérdezést

Az adatokat az Excel használata

Tudnivalók a Microsoft Query szolgáltatásról

A Microsoft Query segítségével külső adatforrásokhoz kapcsolódhat, kijelölhet adatokat e külső adatforrásokban, adatokat importálhat a munkalapra, és szükség esetén szinkronizálhatja az adatokat, hogy a munkalap adatai megfeleljenek a külső adatforrásnak.

A hozzáférhető adatbázistípusok:     Különféle típusú, többek között Microsoft Office Access-, Microsoft SQL Server- és Microsoft SQL Server OLAP Services- adatbázisokból olvashat be adatokat. Lehetőség van emellett az Excel-munkafüzetek vagy szövegfájlok adatainak beolvasására is.

Az alábbi forrásokból származó adatok beolvasásához használt illesztőprogramokat a Microsoft Office biztosít:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-szolgáltató)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Szövegfájl-adatbázisok

Segítségével is ODBC-illesztőprogramok vagy az adatforrás-illesztő más gyártóktól származó adatok kinyerése a program nem találja a listában, beleértve az OLAP-adatbázisok más típusú adatforrások. ODBC-illesztőprogram vagy az adatforrás-illesztő, amely nem szerepel itt tudni ellenőrizze az adatbázis dokumentációjában, vagy lépjen kapcsolatba az adatbázis gyártójával.

Adatok kiválogatása az adatbázisból:     Az adatbázisból lekérdezés létrehozásával olvashat be adatokat. A lekérdezés tulajdonképpen külső adatbázisban tárolt adatokra vonatkozó kérdés. Tegyük fel például, hogy az adatokat Access-adatbázisban tárolja. Ha kíváncsi adott termékek területenkénti értékesítési mutatóira, akkor az adatbázisnak csak az elemezni kívánt termékekre és területekre vonatkozó részét olvassa be.

A Microsoft Query segítségével kijelölheti a kívánt oszlopokat, és csak ezeket az adatokat importálja az Excel alkalmazásba.

A munkafüzet frissítése egyetlen művelettel:     Miután a külső adatokat beolvasta az Excel-munkafüzetbe, az adatbázis minden változásakor frissítés az elemzésben részt vevő adatokat anélkül, hogy az összesítő jelentéseket és kimutatásokat ismételten létre kellene hoznia. Készíthet például havi összesítőt az eladásokról, és frissítheti minden hónapban, amikor az új eladási adatok rendelkezésre állnak.

Mi az adatforrás szerepe a Microsoft Query számára?     Miután beállította az adatbázishoz az adatforrást, felhasználásával bármikor lekérdezést készíthet az adatbázis adatainak kiválogatásához és visszakereséséhez anélkül, hogy a csatlakozási adatokat újra be kellene írnia. A Microsoft Query az adatforrás révén kapcsolatot teremt a külső adatbázissal, és megmutatja, mely adatokhoz lehet hozzáférni. Miután a lekérdezést létrehozta, és az adatokat átadta az Excel alkalmazásnak, a Microsoft Query az Excel-munkafüzetet nemcsak a lekérdezett adatokkal, hanem az adatforrásra vonatkozó információkkal is ellátja, így az adatok frissítése érdekében bármikor újra csatlakozhat az adatbázishoz.

Hogyan alkalmazza a Query az adatforrást?

Adatok importálása a Microsoft Query segítségével     , ha külső adatokat szeretne Excel alkalmazásba importálni a Microsoft Query segítségével. Ehhez kövesse az alábbi alapvető lépéseket, amelyekről részletesebb magyarázat található a következő szakaszokban.

  1. Kapcsolódás az adatforráshoz.

  2. A lekérdezés varázslóval definiáljon.

  3. Az adatokat az Excel használata.

Vissza a lap tetejére

Kapcsolódás adatforráshoz

Mi az adatforrás?     Az adatforrás tárolt információhalmaz, amely lehetővé teszi, hogy az Excel és a Microsoft Query programmal külső adatbázishoz csatlakozzon. A Microsoft Query programban az adatforrás beállításakor megadja az adatforrás nevét, az adatbázis vagy a kiszolgáló nevét és helyét, az adatbázis típusát, valamint a bejelentkezési nevet és a jelszót. Ugyancsak meg kell adni az ODBC-illesztőprogramot vagy az adatforrás-illesztő programot, amely az adott típusú adatbázissal létesít kapcsolatot.

Adatforrás megadása a Microsoft Query segítségével:

  1. Kattintson az Adatok lap Külső adatok átvétele csoportjában az Egyéb adatforrásból menügombra, majd A Microsoft Query szolgáltatásból elemre.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Adatbázishoz, szövegfájlhoz vagy Excel-munkafüzethez az Adatbázisok lapon adhat meg adatforrást.

    • Az OLAP-kocka adatforrás megadásához kattintson az OLAP-kockák fülre. Csak akkor, ha futtatta a Microsoft Query az Excel ezen a lapon érhető el.

  3. Kattintson duplán az <Új adatforrás> elemre.

    vagy

    Kattintson az <Új adatforrás> elemre, majd az OK gombra.

    Megjelenik az Új adatforrás létrehozása párbeszédpanel.

  4. Az 1. lépésben írja be az adatforrást azonosító nevet.

  5. A 2. lépésben válassza ki az adatforrásként használt adatbázis típusának megfelelő kezelőprogramot.

    Ha a külső adatbázis nem érhető el a Microsoft Query szolgáltatással együtt települt ODBC-illesztőprogramok segítségével, szerezzen be és telepítsen a Microsoft Office programcsomaggal kompatibilis ODBC-illesztőprogramot más forgalmazótól, például az adatbázis gyártójától. A telepítéssel kapcsolatban az adatbázis forgalmazója tud útmutatást adni.

    Megjegyzés : Az OLAP-adatbázisok nem igényelnek ODBC-illesztőprogramot. A Microsoft Query telepítésekor a Microsoft SQL Server Analysis Services segítségével létrehozott adatbázisok kezeléséhez szükséges illesztőprogramok is települnek. Ha más OLAP-adatbázishoz szeretne kapcsolódni, telepíteni kell az adatforrás-illesztő- és ügyfélprogramot.

  6. Kattintson a Csatlakozás gombra, majd adja meg az adatforráshoz való kapcsolódáshoz szükséges adatokat. Az adatbázisok, az Excel-munkafüzetek és a szövegfájlok esetében más és más információk szükségesek. Lehet, hogy meg kell adnia például a bejelentkezési nevét, a jelszót, a használt adatbázis verzióját, az adatbázis helyét és a kijelölt típusú adatbázis által megkívánt egyéb információkat.

    Célszerű erős (biztonságos) jelszavakat használni, amelyekben kisbetűk, nagybetűk, számok és szimbólumok egyaránt szerepelnek. Gyenge jelszó az, amely nem vegyíti ezeket az elemeket. Biztonságos jelszónak számít például az Y6dh!et5, gyengének a Kutya27. A jelszó tartalmazzon legalább 8 karaktert, de a 14 vagy ennél több karakterből álló jelszavak még jobbak.

    Fontos, hogy ne felejtsük el jelszavunkat. Ha ugyanis elfelejtjük, a Microsoft nem segíthet a jelszóval védett tartalomhoz való hozzáférésben. A leírt jelszavakat tároljuk biztonságos helyen, a védett adatoktól elkülönítve.

  7. A szükséges információk megadása után kattintsunk az OK vagy a Kész gombra; ekkor visszajutunk az Új adatforrás létrehozása párbeszédpanelre.

  8. Ha az adatbázis táblákat tartalmaz, és azt szeretné, hogy egy adott tábla automatikusan jelennek meg a lekérdezés varázsló, lépés: 4 szakaszánál kattintson a nyílra, és válassza a kívánt táblát.

  9. Ha az adatforrás használata alkalmával nem szeretné beírni a bejelentkezési nevet és a jelszót, jelölje be a Felhasználói azonosító és jelszó mentése az adatbázis definícióba jelölőnégyzetet. A mentett jelszó nincs titkosítva. Ha a jelölőnégyzet nem használható, kérdezze meg az adatbázis rendszergazdáját, hogy elérhetővé lehet-e tenni ezt a beállítást.

    Biztonsági megjegyzés : Adatforrásokhoz való csatlakozáskor nem szabad menteni a bejelentkezési adatokat, azokat ugyanis a rendszer egyszerű szövegként tárolhatja, így segítségükkel egy rosszindulatú felhasználó veszélyeztetheti az adatforrás biztonságát.

E lépések végrehajtása után az adatforrás neve megjelenik az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen.

Vissza a lap tetejére

Lekérdezés megadása a Lekérdezés varázslóval

A Lekérdezés varázslóval kijelölhetők a felvenni kívánt táblázatok és mezők:     A Lekérdezés varázslóval egyszerűen kijelölheti és összegyűjtheti az adatbázis különböző táblázatainak és mezőinek adatait, illetve kijelölheti a felvenni kívánt táblákat és mezőket. Ha a varázsló az egyik táblában elsődleges kulcsú mezőt, a másik táblában pedig egy azzal megegyező nevű mezőt talál, automatikusan szoros illesztést hoz létre (a szoros illesztés olyan lekérdezési művelet, amely megadja, hogy két táblázat sorai az azonos mezőértékek alapján legyenek párosítva).

A varázslóban rendezheti az eredményhalmazt, és egyszerű szűrést is végezhet. Az utolsó lépésben választhat, hogy az adatokat visszaküldi az Excel alkalmazásnak, vagy a lekérdezést tovább finomítja a Microsoft Query segítségével. Az elkészült lekérdezést az Excel alkalmazásban és a Microsoft Query programban egyaránt futtathatja.

A Lekérdezés varázsló elindításához hajtsa végre az alábbi lépéseket.

  1. Kattintson az Adatok lap Külső adatok átvétele csoportjában az Egyéb adatforrásból menügombra, majd A Microsoft Query szolgáltatásból elemre.

  2. Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanel Lekérdezések létrehozása/szerkesztése a Lekérdezés varázslóval jelölőnégyzete legyen bejelölve.

  3. Kattintson duplán a használni kívánt adatforrásra.

    vagy

    Válassza ki a használni kívánt adatforrást, majd kattintson az OK gombra.

Egyéb lekérdezések készítése közvetlenül a Microsoft Query programban:     Ha bonyolultabb lekérdezést tervez, mint amilyet a Lekérdezés varázsló lehetővé tesz, érdemes közvetlenül a Microsoft Query programban dolgozni. Ezzel megtekintheti vagy befejezheti azokat a lekérdezéseket, amelyek készítését a varázslóval kezdte el, valamint összeállíthat új lekérdezéseket a varázsló használata nélkül. A Microsoft Query program közvetlen használata az alábbi jellegű lekérdezések elkészítésénél célszerű:

  • Meghatározott adatok kiválasztása valamely mezőből:       Nagyméretű adatbázisok esetén általában az egyes mezők adatainak csak egy részére van szükség. Ha például csak két termék adataira kíváncsi az egyébként számos más termék adatait is tartalmazó mezőből, megadhat olyan feltételek, amelyek csak a két termékre vonatkozó adatokat gyűjtik ki.

  • Lekérdezés futtatása minden alkalommal eltérő feltételekkel:     Ha egy adott Excel-kimutatást vagy összesítést ugyanazokból a külső adatokból, több különböző területre vonatkozóan szeretne elkészíteni (például külön értékesítési kimutatást szeretne minden területről), hozzon létre paraméteres lekérdezés. A feltételt, amely alapján a rekordok kiválasztása történik, a paraméteres lekérdezés futtatásakor kell megadni. A lekérdezés az értékesítési kimutatás elkészítéséhez minden futtatás alkalmával kérni fogja például az összesítendő terület megadását.

  • Módszerek az adatok kigyűjtésére különböző táblákból:     A lekérdezések létrehozása során leggyakrabban a Lekérdezés varázsló által létrehozott szoros illesztéseket használják. Néha azonban ezektől eltérő illesztésre van szükség. Ha például az egyik táblában a termékértékesítéseket, a másikban a vevőket tartja nyilván, a (Lekérdezés varázsló által létrehozott) szoros illesztéssel nem tudja kigyűjteni azon vevők adatait, akik nem vásároltak. A Microsoft Query segítségével ugyanakkor összeillesztheti úgy a táblázatokat, hogy minden vevői adat, valamint az összes vásárló vevőhöz tartozó értékesítési adatot kinyerje.

A Microsoft Query elindításához hajtsa végre az alábbi lépéseket.

  1. Kattintson az Adatok lap Külső adatok átvétele csoportjában az Egyéb adatforrásból menügombra, majd A Microsoft Query szolgáltatásból elemre.

  2. Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanel Lekérdezések létrehozása/szerkesztése a Lekérdezés varázslóval jelölőnégyzet jelölése legyen törölve.

  3. Kattintson duplán a használni kívánt adatforrásra.

    vagy

    Válassza ki a használni kívánt adatforrást, majd kattintson az OK gombra.

Lekérdezések újrafelhasználása és közös használata:       A Lekérdezés varázslóban és a Microsoft Query programban egyaránt lehetőség van a lekérdezések .dqy fájlként történő mentésére, melyet később módosíthat, újra felhasználhat és másokkal megoszthat. Az Excel a .dqy fájlokat közvetlenül meg tudja nyitni, így lehetővé válik, hogy ugyanabból a lekérdezésből mások további külső adattartományokat hozzanak létre.

Mentett lekérdezés megnyitása Excel alkalmazásban:

  1. Kattintson az Adatok lap Külső adatok átvétele csoportjában az Egyéb adatforrásból menügombra, majd A Microsoft Query szolgáltatásból elemre. Megjelenik az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanel.

  2. Kattintson az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen a Lekérdezések fülre.

  3. Kattintson duplán a megnyitni kívánt lekérdezésre. A lekérdezés megjelenik a Microsoft Query programban.

Ha úgy szeretne megnyitni egy mentett lekérdezést, hogy a Microsoft Query már el van indítva, kattintson a Microsoft Query Fájl menüjére, majd a Megnyitás elemre.

Ha duplán rákattint egy .dqy fájlra, az Excel megnyitja és futtatja a lekérdezést, majd beilleszti az eredményeket egy új munkalapra.

Ha a külső adatokon alapuló összesítést vagy kimutatást meg szeretné osztani másokkal, rendelkezésükre bocsáthatja a külső adattartományt tartalmazó munkafüzetet, vagy készíthet sablon. A sablon lehetővé teszi, hogy csupán az összesítést vagy a kimutatást mentse, a külső adatokat nem, így a fájl mérete kisebb lesz. A külső adatokat csak akkor olvassa be a program, amikor a felhasználó megnyitja a jelentéssablont.

Vissza a lap tetejére

Adatok használata az Excel alkalmazásban

Miután a Lekérdezés varázsló vagy a Microsoft Query segítségével lekérdezést állított össze, visszaadhatja az adatokat az Excel-munkalapnak. Az adatok ott külső adattartomány vagy kimutatás formájában jelennek meg, amelyet formázhat és frissíthet.

A beolvasott adatok formázása:     Az Excel programban olyan ismert eszközök állnak rendelkezésre a Microsoft Query segítségével beolvasott adatok megjelenítésére és összesítésére, mint a diagramok vagy az automatikus részösszegszámítás. Az adatokat formázhatja, és ezek a formázások akkor is megmaradnak, ha frissíti a külső adatokat. A mezőneveket saját oszlopfeliratokkal helyettesítheti, és kérheti a sorok automatikus számozását.

Az Excel a tartomány végére beszúrt új adatokat automatikusan az előző sorokkal azonos módon formázza. Ezenfelül automatikusan másolja az előző sorokban ismétlődő képleteket, és alkalmazza őket a következő sorokra.

Megjegyzés : Ennek feltétele, hogy az új sort megelőző öt sorból legalább háromban ugyanolyan formázás és képlet szerepeljen.

Ezt a lehetőséget bármikor be- vagy kikapcsolhatja:

  1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép , majd Az Excel beállításai elemre, végül pedig a Speciális kategóriára.

  2. A szolgáltatás bekapcsolásához jelölje be a Szerkesztés csoportban az Adattartomány végén a formázás és a képletek folytatása jelölőnégyzetet. Az automatikus adatformázás ismételt kikapcsolásához törölje a jelölőnégyzet jelölését.

Külső adatok frissítése     Külső adatok frissítésekor új vagy módosított adatok, amely megfelel a alkalmazásra vonatkozó technikai adatok beolvasásához a lekérdezés futtatása. A Microsoft Query és az Excel lekérdezés frissíthetők. Az Excelben frissíthetjük, például az Adatfrissítés a munkafüzet megnyitásakor automatikusan azt fölött megadott időközönként lehetőséget. Ha az Excelben az adatok frissítése, és ellenőrizheti az állapot is az adatok frissítése közben is. További tudnivalókért olvassa el a csatlakoztatott (importált) adatok frissítésecímű témakört.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×