Közös munkavégzés és csoportlevelezés koordinálása webhelypostaláda használatával

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A szervezetek és a szervezetbeli csapatok e-mailben folytatott kommunikációja gyakran kusza és szerteágazó. Könnyen összekeveredhetnek a témák, elveszhetnek és észrevétlenül maradhatnak az információk, és a kommunikáció átláthatatlanná válhat. A webhelypostaládák segíthetnek a csapatok és a projektek levelezésének koordinálásában, és lehetővé teszik, hogy a levelezést egyetlen olyan helyen tárolja, ahol a csapat összes tagja hozzáférhet a teljes kommunikációhoz.

Fontos : A webhelyfunkciót postaláda SharePoint Online az éppen elavult március, 2017 kezdve. Ez a szolgáltatás törlődik, teljesen az elkövetkező kiadásokban. Új SharePoint Online szervezetek már nem hozzáférést a postaládához szolgáltatás a webhelyen. Meglévő SharePoint Online szervezetek már nem hozhat létre új webhelyfiókhoz. Bármely Webhelyfiók beállítása, illetve előtt március, 2017 rendszerbe továbbra is működnek.
Azt egy folyamat szeptember, 2017 az Office 365-ös csoport a meglévő webhelyen postaláda webhelyek átállást segítő segítséget nyújt. Ha jelenleg a webhely postaláda funkció használata SharePoint Online, figyelembe megváltoztatása az Office 365-csoportok inkább támogatja az e-mailek együttműködő helyzeteket. További tudnivalókért olvassa el a Használata az Office 365-csoportok helyett a Webhelyfiókokcímű témakört.

Megjegyzés : A webhelypostaláda szolgáltatás továbbra is elérhető marad a SharePoint Server 2016, a SharePoint Server 2013 és a SharePoint Server 2010 termékben.

A Fontos rovatok sávon kattintson a Postaláda hivatkozásra.

A Postaláda hivatkozás a Fontos rovatok sávon

A webhelypostaláda egy második, különálló üzenetlistaként és mappastruktúraként nyílik meg a személyes e-mail-fiókja mellett. A webhelypostaládába érkező és az abból kimenő e-maileket az összes olyan felhasználó láthatja, aki Közreműködő engedéllyel rendelkezik az adott SharePoint-webhelyen.

A webhelypostaláda beállítása

A webhelypostaládát hozzáadhatja az e-mailek címzettjeként, küldhet e-mailt a postaládából, illetve a kedvencei közé is felveheti. Ha szeretne webhelypostaládát hozzáadni a webhelyéhez, erről bővebben a Webhelypostaláda beállítása a levelezés kordában tartásához című témakörben olvashat. A webhelyen engedélyezve kell lennie a levelezésnek. Ha nincs engedélyezve, forduljon a rendszergazdájához.

Ha a webhelypostaládát is a címzettek közé helyezi egy fontos levelezési témában, akkor az információk egy példánya olyan helyen is meglesz, ahol a csapat összes tagja el tudja érni.

Adja hozzá a webhelypostaláda címét az e-mail Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat mezőjéhez.

E-mail üzenet a Másolatot kap mezőben a webhelyfiók címével

A webhelypostaláda e-mail-címét hozzáadhatja a csapat által használt partnercsoportokhoz vagy terjesztési listákhoz is. Ily módon a fontos e-mailek automatikusan bekerülnek a csapat webhelypostaládájába.

Ha a webhelypostaládán keresztül ír és küld e-mailt, az e-mail feladójaként saját maga fog szerepelni.

A webhelyes összes, Közreműködő engedéllyel rendelkező felhasználója elérheti a webhelypostaládát, így akár több személy is dolgozhat együtt az e-mailek piszkozatain.

Üzenet írásához kattintson az Új e-mail parancsra.

A webhelyfiók Új levél gombja

Ekkor megnyílik egy új üzenet a webhelypostaládában.

Címek megadása egy e-mailben a webhelypostaládában

Ha használja az Outlook Kedvencek listáját, érdemes lehet a webhelypostaláda mappáit is hozzáadni a Kedvencek listához.

Ehhez kattintson az Outlookban a jobb gombbal a webhelypostaláda kívánt mappájára, például a Beérkezett üzenetek mappára, majd válassza a Megjelenítés a kedvencek között parancsot. Ha a Kedvencek listában két mappának ugyanaz a neve (például ha két „Beérkezett üzenetek” mappát ad hozzá), az Outlook automatikusan hozzáadja a postaláda nevét a mappanévhez (például „Beérkezett üzenetek – HRcsapat@contosobistro.onmicrosoft.com”). Ez nagyban megkönnyíti a mappák azonosítását.

Az Outlook Kedvencek bővebben lásd: a Kedvencek mappában megőrzése a gyakran használt levélmappák.

Webhelypostaláda használata a csoportszintű együttműködéshez

A munkacsoportja a webhelypostaládával közösen dolgozhat a fontos e-mailek megírásán, illetve összegyűjtheti a webhelypostaládába a teljes csoport számára lényeges beszélgetéseket. A csoport tagjai a webhelypostaládán keresztül fontos dokumentumokat is biztonságosan megoszthatnak egymás között.

Miután beállított egy webhelypostaládát a webhelyen, létrejön egy új e-mail-fiók, amelynek neve megegyezik a webhely nevével. Tegyük fel, hogy a csoportwebhelye URL-címe a következő: http://contoso.sharepoint.com/HRCsoportWebhely. A webhelyhez kapcsolódó webhelypostaláda e-mail-címe ekkor a következő lesz: HRCsoportWebhely@contoso.sharepoint.com.

Kijelzőcsempe

A munkacsoportokban gyakoriak az e-mailekben folytatott beszélgetések. Ezekben a beszélgetésekben sokszor lehetnek olyan információk, amelyek idővel hasznos referenciaként szolgálhatnak. A beszélgetések leghasznosabb e-mailjeit továbbíthatja a webhelypostaládába megőrzés céljából. A webhelyen közreműködői engedéllyel rendelkező minden felhasználó megnyithatja a webhelypostaládát, és elolvashatja az üzeneteket. Így a dolgozók megnyithatják a webhelypostaládát, keresést futtathatnak az ott lévő e-mailekben, és megtalálhatják a kérdéses probléma előzményeit.

A csoportszintű e-mail-beszélgetések összegyűjtésére szintén jó módszer, ha a tagok felveszik a Másolatot kap mezőbe a webhelypostaláda e-mail-címét, amikor e-mailt küldenek a csoportnak. Partnercsoportba vagy terjesztési listába is felveheti a webhelypostaláda e-mail-címét, amely így automatikusan címzett lesz a csoport levelezésében.

E-mail üzenet a Másolatot kap mezőben a webhelyfiók címével

Ha a csoport dokumentumait SharePoint-webhelyen tárolja, a Webhelypostaláda app segítségével egyszerűen megoszthatja a dokumentumokat azokkal, akik hozzáféréssel rendelkeznek a webhelyhez.

Fontos :  Amikor a felhasználók az Outlookban megnyitnak egy webhelypostaládát, látni fogják a webhely dokumentumtáraiban lévő összes dokumentum listáját. A webhelypostaládák ugyanazt a listát jelenítik meg minden felhasználó számára, ezért előfordulhat, hogy egyes felhasználók olyan dokumentumokat is látnak a listában, amelyekhez nincs hozzáférési engedélyük.

Exchange használata esetén a dokumentumok egy mappában is megjelennek az Outlookon belül, mely még inkább megkönnyíti a dokumentumok másoknak való továbbítását.

Dokumentum továbbítása a webhelyfiókból

Még több információt szeretne?    Tekintse át a Felkészülés a webhelyfiókok Office 365-ben való használatára című témakört.

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×