Körlevélkészítés szabályainak beállítása

Körlevélkészítés szabályainak beállítása

Ismerje meg a körlevélkészítéshez használható szabályokat, és fedezze fel, hogyan alkalmazhatja a szervezete ezeket a szabályokat. Ha egy minden ügyfelének elküldött körlevelet készít, de azt szeretné, hogy az adatforrás bizonyos mezőinek megfelelően más-más adatok szerepeljenek az egyes levelekben, ezt szabályokkal elérheti.

Ilyen eset lehet, ha egy közelgő, a világ három különböző pontján megtartott eseményről készített körlevelet. Az e-mailt a WordLevelezés lapjának Körlevélkészítés indítása lehetőségével készítette, de a dokumentum áttekintése után észrevette, hogy nemcsak ismétlődik a tartalma, hanem az esemény helyszínétől függően bizonyos tartalmak módosításra is szorulnak. Ilyen esetben az Írás és mezők beszúrása csoport Szabályaival számos feltételt megszabhat.

Szabályok használata

A körlevelek szabályokkal való ellátásával a munkafolyamat hatékonyabbá és rugalmasabbá válik. A szabályokkal nincs szüksége több különálló dokumentum létrehozására, és gyorsan módosítható tartalmakat hozhat létre.

A szabályok a körlevélkészítés közben adhatók hozzá.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Szabályok elemet.

    A Word Levelezés lapjának Írás és mezők beszúrása csoportja

  2. Válasszon ki egy elérhető szabályt.

    A Word Szabályok legördülő listája, amely a Levelezés lap Írás és beszúrás csoportjából érhető el

A szabályok csak a körlevélkészítés megkezdése után válnak elérhetővé. A tetszőleges mezők beállításáról a kiválasztott szabály párbeszédpanelén kattintson a ? ikonra. A mezők neveire a Word súgójában is rákereshet.

Tipp : A mezőkódok megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez nyomja le az ALT+F9 billentyűkombinációt.

Mező

Leírás

Példa és mód

Kérdés

Segítségével ugyanaz, a dokumentumban többször előforduló információ többször lekérhető. A kérdése adott válasz az egyesített körlevélben jelenik meg.

A Word mező beszúrása mezőben: A Kérdés párbeszédpanelen keresse meg az Egyszer kérdez jelölőnégyzetet. Jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a kérdés csak a végleges körlevél elején jelenjen meg. Törölje a jelet a jelölőnégyzetből (az alapértelmezett beállítás), ha azt szeretné, hogy a kérdés mindegyik rekordnál megjelenjen.

További információ: Kérdés mező.

Nyugdíjba vonulása alkalmából bulit szervez egy alkalmazottnak, aki sok éven át kereskedett a cég termékeivel. A meghívót cégen belüli és kívüli címzettek is megkapják, a levélben pedig jelezniük kell, hogy eljönnek-e.

A Word mező beszúrása mezőben: A Kérdés párbeszédpanel Könyvjelző mezőjébe írja a Meghívó szót.

AKérdés mezőbe írja a következőt: Csatlakozik hozzánk a nyugdíjba vonulási buliban?

Az a Könyvjelző alapszöveg mezőbe írja az Igen szót.

Ha végzett, kattintson az OK gombra.

Érték

Az Érték mezőt kérdésfeltevéskor használhatja. Ez hasonlít a Kérdés mezőhöz, de többször szerepel a dokumentumban.

A Word mező beszúrása mezőben: Az Érték párbeszédpanelen keresse meg az Egyszer kérdez jelölőnégyzetet. Ha a választ minden egyesített rekordra alkalmazni szeretné, jelölje be a jelölőnégyzetet. Törölje a jelet a jelölőnégyzetből (az alapértelmezett beállítás), ha azt szeretné, hogy a kérdés mindegyik rekordnál megjelenjen.

További információ: Érték mező.

Cége egy egészségügyi vizsgálatot népszerűsítő eseményt támogat. Minden alkalmazott egy bizalmas feliratkozási űrlapot kap. Az űrlapban személyes adatokat – életkor, magasság, testsúly – kell megadni.

A Word mező beszúrása mezőben: Az Érték párbeszédpanel Kérdés mezőjébe írja a következő kérdést: Mennyi idős?

Ha végzett, kattintson az OK gombra.

Ha...akkor...különben

Segítségével egy teljesítendő feltételt határozhat meg. Ha a megadott feltétel teljesül, hozzájuthat a megfelelő adatokhoz. Ha a megadott feltétel nem teljesül, más adatokhoz juthat hozzá.

További információ: Ha mező.

Egy jótékonysági szervezet nagy méretű tagsági adatbázisát kezeli. A tagok földrajzi helyzetüktől függően különböző közleményeket kapnak a közelgő adománygyűjtő eseményekről.

A Word mező beszúrása mezőben: Az IF párbeszédpanel Mezőnév legördülő listájában válassza ki az adatforrásból a hely oszlopnevet (általában egy Excel-munkafüzet).

A Reláció legördülő listában válassza az Egyenlő lehetőséget.

A viszonyítási alap mezőbe írja a Dél-Amerika kifejezést, majd a Beszúrandó szöveg mezőbe írja be az összehasonlítás teljesülése esetén beszúrni kívánt tartalmat. Ha az összehasonlítás nem teljesül, az Egyébként ezt kell beszúrni mezőben megadott tartalom lesz beillesztve.

Ha végzett, kattintson az OK gombra.

Rekord #

Segítségével az adatforrás valós rekordszámát rögzítheti az egyesített körlevélben. A szám tükröz minden, a körlevélkészítés előtt az adatforráson elvégzett rendezést vagy szűrést.

További információ: MergeRec mező.

A MergeRec mező a Nyomtatás dátuma mező melletti használatával egyedi számlákat hozhat létre.

A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Szabályok elemet, majd a Rekord # lehetőséget.

Egyesítési sorozatszám #

Segítségével az egyesített körlevél rekordjait számolhatja össze.

További információ: MergeSeq mező.

Ha több levelet egyesített, a formalevélcsomag utolsó rekordja például megjelenítheti a levelek teljes számát. A mennyiség alapján kiszámolhatja a postaköltséget.

A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Szabályok elemet, majd az Egyesítési sorozatszám # lehetőséget.

Következő rekord

Segítségével az aktuális dokumentumba illesztheti be a következő adatrekordot anélkül, hogy új dokumentumot kezdene meg.

További információ: Next mező.

A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Szabályok elemet, majd a Következő rekord lehetőséget.

Következő rekord ha...

Segítségével két értéket hasonlíthat össze. Az adatmező tartalma és az érték egyezésétől függően a következő rekord az aktuális dokumentummal vagy egy új dokumentummal lesz egyesítve.

További információ: NextIf mező.

A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Szabályok elemet, majd a Következő rekord ha... lehetőséget.

A Mezőnév listában válassza ki a körlevélmező nevét, például Város.

A Reláció listában válassza ki a kívánt operátort. Például egy adott városban lévő címzettek kiválogatásához kattintson az Egyenlő beállításra.

A Viszonyítási alap mezőbe írja be a használni kívánt értéket. Például a tokiói címzettek kiválogatásához írja be: Tokió.

Könyvjelző

Segítségével egy könyvjelző nevét egy konkrét értékhez rendelheti. Könyvjelzőt a dokumentum több területén is elhelyezhet. A beszúrt könyvjelzők mellett megjelenik a hozzájuk kapcsolt érték.

További információ: Set mező.

Cége egy bizonyos területen végzendő környezetvédelmi munkálatok nyilvános összefoglalását készül megjelentetni. A projektmenedzserek előálltak egy előzetes projektcímmel, de ez később módosulhat. A legjobb megoldás egy könyvjelző hozzáadása, így ha valóban megváltozik a cím, csak a könyvjelzőt kell módosítani, nem a cím összes hivatkozását.

A Word mező beszúrása mezőben: A Set párbeszédpanel Könyvjelző mezőbe írja a következőt: Projekt neve.

Az Érték területre írja be a következőt: Nagy Béka-völgy helyreállítása

Ha végzett, kattintson az OK gombra.

Rekord kihagyása ha...

Segítségével összehasonlíthatja egy adatmező és egy érték tartalmát, majd – amennyiben az összehasonlítás igaz – kihagyhatja az adatrekord felvételét.

További információ: SkipIf mező.

Egy ruházati üzlet tulajdonosaként azt tapasztalja, hogy egy adott pólófajtából árutolódása van, azonban nem a legnépszerűbb méretben. Így a reklámszórólapok kiküldésekor az egy bizonyos méretet hordó ügyfeleket nem veszi fel a címzettlistára.

A Word mező beszúrása mezőben: A Kihagyás ha párbeszédpanel Mezőnév legördülő listájában válassza ki az adatforrásból a Méret oszlopnevet (általában egy Excel-munkafüzet).

A Reláció legördülő listában válassza az Egyenlő lehetőséget.

A Viszonyítási alap mezőbe írja az XL kifejezést. Ha végzett, kattintson az OK gombra. Az XL méretű pólót hordó ügyfelek nem fogják megkapni a szórólapot.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×