Körlevél készítése Excel-számolótábla használatával

Körlevél készítése Excel-számolótábla használatával

A körlevélkészítés funkcióval egyszerre több dokumentum hozható létre, amelyek ugyanolyan elrendezéssel, formázással, szöveggel és grafikával bírnak. A dokumentumok csak bizonyos szakaszai változtathatók meg. A Word által a körlevélkészítés funkcióval nagy mennyiségben létrehozható dokumentumok: címkék, levelek, borítékok, és e-mailek. A körlevélkészítés folyamatában az alábbi három dokumentum vesz részt:

  • A törzsdokumentum

  • Az adatforrás

  • Az egyesített körlevél

Az alábbi oktatóvideóból többet megtudhat az Excel adataival történő körlevélkészítésről: Take mail merge to next level (Haladó körlevélkészítés)

1. lépés: Az Excel.adatok előkészítése a körlevélkészítésre

A körlevélkészítési folyamat legfontosabb lépése az adatok beállítása és előkészítése. A címzettlista adatforrása az Excel-munkafüzet.

Tekintse meg az alábbi tippeket, amelyek segítenek előkészíteni adatait a körlevélkészítéshez. Győződjön meg a következőkről:

  • A munkafüzet oszlopnevei megegyeznek a körlevélbe beszúrni kívánt mezőnevekkel. Ha például keresztnevükön szeretné szólítani a dokumentum címzettjeit, külön oszlopokra lesz szüksége a kereszt- és a vezetéknevekhez.

  • Minden egyesíteni kívánt adat a munkafüzet első munkalapján szerepel.

  • A százalékkal, pénznemmel, valamint irányítószámmal megadott adatok helyesen vannak formázva, így a Word biztosan megfelelően értelmezi az értékeiket.

  • A körlevél alapjául szolgáló Excel-munkafüzet a helyi számítógépen található.

  • Minden módosítást elvégzett, mielőtt a munkafüzetet összekapcsolná a Wordben a körlevél-dokumentummal.

Megjegyzések: 

2. lépés: A körlevélkészítés megkezdése

  1. A Wordben válassza a Fájl > Új > Üres dokumentum lehetőséget.

  2. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása lehetőséget, majd a kívánt körlevélkészítési beállítást.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Körlevélkészítés indítása parancs, valamint a kívánt körlevéltípushoz elérhető beállítások láthatók.

  3. Kattintson a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata parancsra.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról a Címzettek kiválasztása paranccsal és bejelölt Meglévő lista használata beállítással

  4. Keresse meg azExcel-munkafüzetét, és kattintson a Megnyitás gombra.

  5. Ha a Word arra kéri, válassza a Munka1$ lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : Ezzel összekapcsolta az Excel-munkafüzetet a Wordben létrehozott körlevél-dokumentummal.


A levelezőlista szerkesztése

A címzettlistát tetszés szerint korlátozhatja.

  1. Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Címzettlista szerkesztése parancs van kiemelve.

  2. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen törölje a jelölést az azon személyek neve melletti jelölőnégyzetekből, akiknek nem szeretné elküldeni az e-mailt.

    Sorok kiválasztása a jelölőnégyzetek bejelölésével

    Megjegyzés : A nevek és címek könnyebb kereséséhez rendezheti vagy szűrheti a listát. Az elemek rendezéséről és szűréséről az Adatok rendezése és szűrése körlevélhez című témakörben olvashat.

3. lépés: Körlevélmező beszúrása

Egy vagy több körlevélmezőt is beszúrhat, amelyek a munkafüzetből kinyert adatokat a dokumentumba illesztik.

Címterület beszúrása borítékba, címkébe, e-mailbe vagy levélbe

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Címterület beszúrása elemet.

    A Címterület mező beszúrása

  2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a címzett nevének a borítékon megjeleníteni kívánt formátumát.

    A Címterület beállításai

  3. Kattintson az OK gombra.

  4. Válassza a Fájl > Mentés parancsot.

Megszólítás beszúrása e-mailbe vagy levélbe

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Megszólítás elemet.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Megszólítás parancs van kiemelve.

  2. A Megszólítás beszúrása párbeszédpanelen végezze el a következő műveleteket:

    • A Megszólítás formátum beállításai között módosítsa az üdvözlést (az alapértelmezett a Kedves), a címzett nevének formátumát, valamint a megszólítást lezáró írásjelet (az alapértelmezett a vessző).

      valamint

    • A Megszólítás érvénytelen nevek esetén legördülő menüből válasszon egy lehetőséget.

  3. Kattintson az OK gombra.

  4. Válassza a Fájl > Mentés parancsot.

Adatok beszúrása e-mailbe vagy levélbe a munkafüzetből

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson az Adatmező beszúrása gombra.

  2. Az Adatmező beszúrása párbeszédpanel Mezők területén adjon meg egy mezőnevet (a munkafüzetben oszlopnév), és kattintson a Beszúrás gombra.

  3. Szükség esetén ismételje meg a 2. lépést, majd a Bezárás parancsra kattintva zárja be a párbeszédpanelt.

  4. Válassza a Fájl > Mentés parancsot.

További információt a munkafüzet mezőinek a körlevél-dokumentumhoz való hozzáadásáról a Körlevélmezők beszúrása című témakörben találhat. Ha pedig többet szeretne megtudni az e-mailek előkészítéséről, tekintse meg a Elektronikus körlevél készítése a Wordben című témakört.

4. lépés: A körlevél megtekintése és a körlevélkészítés befejezése

Miután beillesztette a kívánt adatmezőket, megtekintheti az eredményt, és meggyőződhet róla, hogy elégedett-e a tartalommal. Ezzel a körlevélkészítési folyamat utolsó stádiumához érkezett.

  1. A Levelezés lapon kattintson az Eredmény előzetes megtekintése gombra.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen az Eredmény megjelenítése csoport. látható

  2. A Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombbal az adatforrás rekordjai között lépegetve nézze meg, hogy a rekordok hogyan fognak kinézni a dokumentumban.

  3. A Befejezés csoportban válassza a Befejezés és egyesítés lehetőséget, majd kattintson a Dokumentumok nyomtatása vagy az E-mailek küldése elemre.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Befejezés és egyesítés parancs van kiemelve.

5. lépés: A körlevél mentése

A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad az adatforráshoz való kapcsolata, így a következő tömeges leveléhez is felhasználhatja a dokumentumot.

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.

Lásd még

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×