Körlevél borítékokkal

Ha tömeges levelet szeretne küldeni a levelezőlistáján szereplő személyeknek, akkor használhatja a körlevélkészítést, amellyel létrehozhat egy köteg címzett borítékot. Minden borítékon egy, a levelezési listáján szereplő cím fog megjelenni. Körlevélkészítés nélkül is létrehozhat és nyomtathat borítékokat.

Megjegyzések: 

A körlevélkészítési folyamatban részt vevő három dokumentum; a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja alkotja a levelek vagy e-mail-üzenetek, a borítékok, illetve a címkék csoportját.

A borítékok körlevélkészítéssel való létrehozásának és nyomtatásának folyamatában az alábbi dokumentumok vesznek részt:

  • Törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az egyesített boríték minden verziójában azonos szöveget és ábrát (például emblémát vagy képet) tartalmaz. A borítékon szereplő feladói cím az azonos tartalom példája.

  • Levelezőlista
    Ez a dokumentum a borítékokra nyomtatandó címet tartalmazza.

Ha az alábbi lépéseket követve kombinálja ezt a két dokumentumot, elkészítheti a címzett borítékokat.

1. lépés: A levelezőlista beállítása

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Excel-számolótábla, egy Outlook-címtár, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyekből a Word információt gyűjt a borítékokra nyomtatandó címekhez.

Tippek

  • Ha nincs levelezőlistája, létrehozhat egyet körlevélkészítés közben. Mielőtt elkezdené a körlevélkészítési folyamatot, gyűjtse össze az összes címlistáját, és adja hozzá őket az adatforrásához.

  • Ha Excel-munkalapot használ, ügyeljen rá, hogy az irányítószámok oszlopa szövegként legyen formázva, hogy ne maradjanak ki nullák az adatokból. További információt a Körlevél számainak, dátumainak és egyéb értékeinek formázása az Excel programban című témakörben talál.

  • Ha az Outlook-címjegyzékét szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram.

2. lépés: A boríték elrendezésének tesztelése

Körlevélkészítés előtt be kell állítani a borítékot az eljáráshoz. A tényleges körlevélkészítés előtt célszerű lefuttatni egy tesztet egy borítékkötegen.

Megjegyzés : Ha már gyakorlott a borítékokra történő nyomtatásban, a 3. lépésre ugorhat.

  1. A Wordben válassza a Fájl > Új > Üres dokumentum lehetőséget.

  2. A Levelezés lap Létrehozás csoportjában kattintson a Borítékok elemre.

    Borítéknyomtatás

  3. A Cím mezőbe a mintacím kifejezést beírva tesztelheti a boríték nyomtatás utáni megjelenését.

    Boríték kézbesítési címének megadására szolgáló mező

    Megjegyzés : A mintacím nem fog megjelenni a körlevélben.

  4. A Feladó címe mezőbe írja be a saját címét.

    A Feladó címe mező

  5. Válassza a Beállítások > Boríték beállításai lehetőséget, majd tegye a következőt:

    • A Borítékméret legördülő listában válassza ki a borítéknak megfelelő méretet vagy az Egyéni méret lehetőséget.

      A boríték méretének és a címhez használt betűtípusnak a megadására szolgáló Boríték beállításai lap

      Megjegyzés : Ha az Egyéni méret mellett dönt, adja meg a boríték Szélesség és Magasság paraméterét. Ha végzett, kattintson az OK gombra.

    • A Cím és a Feladó címe szakaszban válassza ki az egyes címekhez tartozó betűtípust, valamint a felső és a bal oldali eltolás mértékét.

      Megjegyzés : A boríték előnézeti képe alapján végezze el a szükséges igazításokat.

  6. A Nyomtatási beállítások lapon győződjön meg arról, hogy megfelelő az Adagolás módja, az ábrának megfelelően töltse be a borítékot, majd kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : A nyomtató elküldi az adatokat a Wordnek arra vonatkozóan, hogy milyen irányban kell betölteni a borítékot. Ez az információ az Adagolás módja részen látható.

    A borítékok nyomtatóba töltését mutató Adagolás módja diagram

  7. A Nyomtatás, majd az Igen lehetőséget választva beállíthatja a feladói címet alapértelmezettként.

    Megjegyzés : Ha a boríték nyomtatása megfelelő volt, akkor máris a körlevélkészítés következő lépéséhez ugorhat. Ha a nyomtatás nem volt megfelelő, térjen vissza az 5. lépéshez, és szükség szerint módosítsa a boríték elrendezését és a Lapdobás beállításait.

3. lépés: A körlevélkészítés megkezdése

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > Borítékok lehetőséget.

    A Körlevélkészítés indítása menü

  2. A Boríték beállításai párbeszédpanelen adja meg a boríték beállításait a 2. lépés: A boríték elrendezésének tesztelése szakaszban leírtakhoz hasonlóan, majd kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : A Word létrehoz egy borítékkal megegyező méretű dokumentumot, és jelöli a feladói cím pozícióját a borítékon.

  3. Ha szeretne hozzáadni egy feladói címet vagy emblémát a borítékhoz, ezen a ponton megteheti.

  4. Válassza a Fájl > Mentés lehetőséget, és adja meg a fájl nevét.

4. lépés: A levelezőlista csatolása a törzsdokumentumhoz

Most már készen áll a levelezőlista adatforrásának megnyitására.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Címzettek kiválasztása gombot, majd válasszon a megjelenő lehetőségek közül.

    Az Új lista létrehozása parancs

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha nincs levelezőlistája, válassza az Új lista létrehozása lehetőséget, és hozzon létre egyet.

      vagy

    • Ha levelezőlistája egy Excel-táblázat, egy Access-adatbázis vagy más típusú adatfájl, válassza a Meglévő lista használata elemet. Ezután tallózással keresse meg a listát, jelölje ki, és kattintson a Megnyitás gombra.

      vagy

    • Ha Outlook-névjegyeit használja, válassza az Outlook-névjegyek alapján lehetőséget.

  3. Válassza a Fájl > Mentés parancsot.

A levelezőlista szerkesztése

Ha a listában szereplő minden személynek nyomtat borítékot, ugorjon az 5. lépés: Címterület hozzáadása a borítékhoz című szakaszhoz. Ha például olyan személyeknek szeretne borítékot nyomtatni, akik az Ön által tartott esemény 20 km-es körzetében élnek, a lista szűkítéséhez többek között irányítószámot használhat. Az adatok szűréséről további információt az Adatok rendezése és szűrése körlevélhez című témakörben talál.

Tipp : A szűrés hasznos lehet azoknak a személyeknek a kiszűréséhez, akiknek nem ismeri a levelezési címét. Ily módon nem készít olyan borítékot, amelyet amúgy sem tudna elküldeni.

Ha a listában szereplő egyes személyek részére szeretne borítékot készíteni, tegye a következőket:

  1. Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Címzettlista szerkesztése parancs van kiemelve.

  2. Jelölje be azoknak a személyeknek a nevét, akiknek el szeretné küldeni a levelet.

    Sorok kiválasztása a jelölőnégyzetek bejelölésével

    A nevek és címek könnyebb megkereséséhez rendezheti vagy szűrheti a listát.

5. lépés: Címterület hozzáadása a borítékhoz

A címterület egy körlevélmező. A helyőrző néven is ismert körlevélmezővel megjelölheti azt a helyet a borítékon, ahol meg szeretné jeleníteni a címeket.

Megjegyzés : Gyakran egyszerűbb úgy pozicionálni a címterületet, ha előbb bekapcsolja a bekezdésjeleket (¶). Ezt úgy teheti meg, ha a Kezdőlap lap Megjelenítés/elrejtés ¶ gombjára kattint, vagy lenyomja a CTRL+SHIFT+8 billentyűkombinációt.

  1. Vigye a kurzort a címterület kívánt helyére. Ha be van kapcsolva a bekezdésjelek megjelenítése, kattintson közvetlenül a Word által a boríték közepén elhelyezett bekezdésjel (¶) után.

  2. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Címterület beszúrása elemet.

    A Címterület mező beszúrása

  3. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a címzett nevének a borítékon megjeleníteni kívánt formátumát.

    A Címterület beállításai

    Megjegyzés : A Minta csoportban a Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombbal léptethet az adatforrása rekordjai között, és megtekintheti a cím elhelyezkedését a borítékon.

  4. Kattintson az OK gombra.

  5. Folytatás előtt válassza a Fájl > Mentés lehetőséget a körlevél-dokumentum mentéséhez.

A körlevélmezők nevének ellenőrzése

Győződjön meg arról, hogy a Word megfelelően pozicionálja a levelezőlista neveit és címeit a borítékon.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Mezők egyeztetése elemet.

  2. A Mezők egyeztetése párbeszédpanel bal oldali oszlopában azok a mezőnevek szerepelnek, amelyeket a Word használ a címterületen. A jobb oldali oszlop segítségével egyezővé teheti az adatforrásban lévő mezőket az említett mezőnevekkel. Ellenőrizze, hogy a bal oldalon látható mezőnevek megegyeznek-e a levelezőlistában lévő rekordok oszlopfejléceivel, mert a Word csak így tudja a megfelelő adatokat a megfelelő helyen elhelyezni a borítékon.

    Mezők egyeztetése párbeszédpanel
  3. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha a megjelenő mezőnevek megfelelnek a levelezőlista adatforrásában szereplő rekordokhoz használt oszlopfejléceknek, akkor nem kell tennie semmit.

      vagy

    • Ha a (nincs egyezés) feliratot látja egy olyan mezőnévben, amelyről azt várta, hogy meg fog felelni az adatforrásban lévő egyik oszlopfejlécnek, válassza a legördülő lista nyilát, majd válassza ki a levelezőlista adatforrásában szereplő mezőnevet. Szükség szerint ismételje meg a műveletet.

  4. Válassza az OK gombot.

6. lépés: A borítékok megtekintése és kinyomtatása

Még egyszer utoljára ellenőrizze a beállításokat, mielőtt kinyomtatná a borítékokat.

  1. Válassza az Eredmény megjelenítése lehetőséget, majd a Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombbal győződjön meg arról, hogy mindenhol helyesen jelennek meg a nevek és a címek.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen az Eredmény megjelenítése csoport. látható

    Tipp :  A lista elejére az Első Az Első rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben , a lista végére pedig az Utolsó Az Utolsó rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombot választva léphet.

  2. Válassza a Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása parancsot.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Befejezés és egyesítés parancs van kiemelve.

7. lépés: A körlevélboríték-dokumentum mentése

A körlevélboríték-dokumentum mentésekor megmarad a kapcsolata a levelezőlistával, így azt felhasználhatja a következő tömeges levélküldéshez.

A körlevélboríték-dokumentum újbóli felhasználása

  • Nyissa meg a körlevélboríték-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.

Címek módosítása a körlevélboríték-dokumentumban

  • Nyissa meg a borítékokhoz tartozó körlevél-dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése hivatkozást választva rendezze, szűrje és válassza ki az adott címeket.

Lásd még

További kérdése van a Word körlevélkészítési funkciójával kapcsolatban

Kérdésfeltevés a Word közösségi fórumában

Segítsen a Word továbbfejlesztésében

Javaslatai vannak a Word körlevélkészítési vagy egyéb funkcióinak javításával kapcsolatban? Kérjük, látogasson el a Word User Voice webhelyre, és ossza meg velünk ötleteit.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×