Körlevél adatforrásának létrehozása

Ha az adatok még nincsenek olyan adatforrás-formátumba rendezve, amelyet a Microsoft Office Publisher használni tud, létre is hozhatja a körlevél vagy az elektronikus körlevél készítése során használandó adatforrást. Az adatforrás állhat csupán a nevekből és a címekből, de tartalmazhatja képek elérési útját, cikkszámokat, postai vonalkódokat, a vevők korábbi vásárlásait, valamint további, a körlevelek és az elektronikus körlevelek létrehozása során használni kívánt adatokat.

A témakör tartalma

Az adatforrás felépítése

Címlista-adatforrás létrehozása körlevélkészítéshez

Az adatforrás felépítése

Mielőtt létrehozná az adatforrást, gondolja át, hogy milyen típusú adatokat kíván elhelyezni a végleges, egyesített kiadványban. Ügyeljen arra, hogy az adatforrás felépítése tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyekre az adategyesítés során szüksége lesz.

Az adatforrás első sora, a táblázat fejléce tartalmazza az oszlopneveket. Ezek az oszlopnevek azok az adatmezők, amelyeket szöveges vagy képi adatok helyőrzőjeként beszúrhat a körlevél vagy az elektronikus körlevél kiadványába.

A fejlécsor alatti adatoszlopok (vagyis adatmezők) tartalmazzák a társított egyesítési mező helyén megjelenő adatokat. A táblázatban a fejrészt követő minden egyes sor (vagyis rekord) egy rekord teljes adatkészletét tartalmazza.

Az Excel-táblázat oszlopai megegyeznek a képeslapkiadvány mezőivel

Vissza a lap tetejére

Címlista-adatforrás létrehozása körlevélkészítéshez

A körlevél vagy az elektronikus körlevél adatforrását a következő programokkal lehet létrehozni: Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook és Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager. Miután a listát létrehozta és mentette, a későbbiekben újra felhasználhatja körlevél-készítési feladatokhoz.

Mail Merge Recipients dialog box

Címlista létrehozása a Publisher alkalmazással

  1. Nyisson meg egy kiadványt.

  2. Kattintson az Eszközök menüre, mutasson a Körlevélkészítés és katalógusegyesítés elemre, majd kattintson a Címlista létrehozása parancsra.

  3. Ha testre szeretné szabni az Új címlista párbeszédpanelen szereplő oszlopokat, kattintson az Oszlopok testreszabása gombra, majd válasszon a következő lehetőségek közül:

    • Ha hozzá szeretne adni egy mezőt, kattintson a Hozzáadás parancsra. A Mező hozzáadása párbeszédpanelen írja be az új mező nevét, majd kattintson az OK gombra.

    • Ha el szeretne távolítani egy mezőt, jelöljön ki egy mezőnevet a Mezőnevek területen, majd kattintson a Törlés gombra.

    • Ha át szeretne nevezni egy mezőt, jelöljön ki egy mezőnevet a Mezőnevek területen, majd kattintson az Átnevezés gombra. A Mező átnevezése párbeszédpanelen írja be az új nevet az Új név mezőbe, majd kattintson az OK gombra.

      Ha minden kívánt mező testreszabását elvégezte, kattintson az OK gombra.

  4. Az Új címlista párbeszédpanel első üres sorában írja be az első bejegyzés adatait a megfelelő mezőkbe.

    Ha a végleges kiadványban fényképeket is el szeretne helyezni az adategyesítéssel, az egyes rekordok megfelelő oszlopába vagy mezőjébe be kell írnia mindegyik használni kívánt képfájlnak a nevét vagy az elérési út. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Ha a képfájlokat és az adatforrást ugyanabba a mappába mentette, írja be a megfelelő kép fájlnevét. Példa: elsofenykep.jpg.

    • Ha a képfájlokat és az adatforrást eltérő mappákba mentette, írja be a megfelelő kép teljes elérési útját. Példa: C:\Documents and Settings\Felhasználónév\Dokumentumok\Képek\Katalógusprojekt\elsofenykep.jpg.

    • Ha a képfájlt az adatforrást tartalmazó mappa egyik almappájába mentette, írja be a megfelelő kép részleges elérési útját. Ha például az adatforrás mappájában szerepel egy Képek mappa, ezt kell beírni: Képek\elsofenykep.jpg.

  5. Ha befejezte az adatok bevitelét, kattintson az Új bejegyzés gombra, vagy nyomja le a TAB billentyűt.

  6. A 3. és a 4. lépést megismételve rögzítse mindegyik bejegyzést.

  7. Kattintson az OK gombra.

  8. Írja be a címlista nevét a Címlista mentése párbeszédpanel Fájlnév mezőjébe, majd kattintson a Mentés gombra.

    Alapértelmezés szerint a program az Adatforrások mappába menti a címlistát. Célszerű itt tárolni a címlistát, mivel a Publisher alapértelmezés szerint ebben a mappában keresi az adatforrásokat. Ha az adatforrás fájlját máshová menti, mint az Adatforrások mappa, akkor tallózással kell megkeresnie majd, amikor körlevélkészítés során az adatforráshoz kapcsolódik.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×