Körlevél: Adatmező beszúrása

Tartalom

Tudnivalók a körlevélmezőkről

Mezők vagy helyőrzők hozzáadása

Tudnivalók a körlevélmezőkről

A helyőrzőket, például a címet és a megszólítást körlevélmezőnek nevezik. A mezők a Word alkalmazásban a kiválasztott adatfájl oszlopfejléceinek felelnek meg.

Adatfájl oszlopokkal (kategóriák) és sorokkal (rekordok)

1. Az adatfájl oszlopai az információ kategóriáinak felelnek meg. A törzsdokumentumhoz adott mezők ezeknek a kategóriáknak a helyőrzői.

2. Az adatfájl sorai az információrekordoknak felelnek meg. A Word körlevélkészítéskor minden rekordhoz létrehozza a törzsdokumentum egy példányát.

Ha elhelyez egy mezőt a törzsdokumentumban, akkor ezzel azt jelzi, hogy az adott helyen szeretne megjeleníteni egy adott kategóriájú információt, például a nevet vagy a címet.

Word-dokumentumba szúrt mezők

Megjegyzés: Amikor beszúr egy körlevélmezőt a törzsdokumentumba, a mezőnevet mindig francia idézőjelek (« ») veszik körül. Az egyesített körlevélben ezek a francia idézőjelek nem jelennek meg, csupán arra szolgálnak, hogy meg tudja különböztetni a törzsdokumentum mezőit a normál szövegtől.

Az egyesítés folyamán az adatfájl első sorának információi a törzsdokumentum mezőibe kerülnek, és létrejön az első egyesített körlevél. A második egyesített körlevél úgy jön létre, hogy az adatfájl második sorának információi kerülnek a második egyesített körlevél mezőibe stb.

Adatfájl információinak egyesítése a dokumentumba

Mezők vagy helyőrzők hozzáadása

  1. A törzsdokumentumban alakítsa ki a dokumentum minden példányába befoglalandó tartalmat.

    Kép, például egy embléma felvételéhez kattintson a Beszúrás lap Ábrák csoportjában a Kép gombra.

  2. Kattintson oda, ahová be szeretné szúrni a mezőt.

  3. Használja a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportját.

    Az Office 2010 menüszalagja

  4. Adja hozzá az alábbiak bármelyikét:

    Nevet, címet és egyéb adatokat tartalmazó címterület

    1. Kattintson a Címterület hivatkozásra.

    2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen jelölje ki a kívánt címelemeket és formátumokat, és kattintson az OK gombra.

    3. Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem találta meg a címterülethez az összes szükséges információt. Kattintson a (nincs egyezés) szöveg mellett látható nyílra, majd válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

    Megszólítás

    1. Kattintson a Megszólítás gombra.

    2. Válassza ki a megszólítás formátumát (megszólítás típusa, név formátuma, megszólítás utáni írásjel).

    3. Adja meg, hogy milyen szöveg jelenjen meg abban az esetben, ha a Microsoft Word nem tudja értelmezni a címzett nevét (például azért, mert az adatforrás csak cégnevet tartalmaz, a címzett vezeték- és utónevét nem).

    4. Kattintson az OK gombra.

    5. Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem találta meg a megszólításhoz az összes szükséges információt. Kattintson a (nincs egyezés) szöveg mellett látható nyílra, majd válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

    Különálló mezők

    Különböző adatokat, így keresztnevet, telefonszámot vagy egy támogatókat tartalmazó listán lévő hozzájárulási összeget különálló mezőként is beszúrhat. Ha gyorsan fel szeretne venni egy mezőt az adatfájlból a törzsdokumentumba, kattintson az Adatmező beszúrása melletti nyílra, majd a mező nevére.

    Ha pontosabban szeretné szabályozni az egyes mezők dokumentumba való beszúrását, hajtsa végre az alábbi műveleteket:

    1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson az Adatmező beszúrása gombra.

    2. Az Adatmező beszúrása párbeszédpanelen hajtsa végre a következő műveletek valamelyikét:

      • Ha az adatforrás megfelelő mezőihez automatikusan hozzárendelésre kerülő címmezők közül szeretne választani (a hozzárendelést a program akkor is végrehajtja, ha az adatforrás mezőinek neve eltér a cím mezőinek nevétől), jelölje be a Címmezők választógombot.

      • Ha azon mezők közül kíván választani, amelyek minden esetben közvetlenül az adatfájl egy adott oszlopából veszik az adatokat, jelölje be az Adatbázismezők választógombot.

    3. A Mezők listában válassza ki a megfelelő mezőt.

    4. Kattintson a Beszúrás, majd a Bezárás gombra.

    5. Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Microsoft Word nem találta meg a mező beszúrásához szükséges összes információt. Kattintson a (nincs egyeztetve) szöveg mellett látható nyílra, majd válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

      Megjegyzés: Ha az Adatbázismezők listából szúr be egy mezőt, majd később olyan adatforrásra vált át, amely nem tartalmaz a mező nevével egyező nevű oszlopot, a Word nem tudja beszúrni a mező által tartalmazott adatokat a körlevélbe.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×