Jelentések terjesztése elektronikus úton

A Microsoft Office Access használatával elektronikusan terjesztheti Access-jelentéseit. A Microsoft Office gomb menüjének E-mail parancsával például gyorsan exportálhatja és e-mail üzenet mellékleteként elküldheti jelentéseit. Azt is megteheti, hogy a jelentést fájlként exportálja, majd többféle módon terjeszti. Az elektronikus terjesztési eljárások igénybevételével fontos adatait gyorsan eljuttathatja másokhoz, ráadásul a fájlok segítségével létrehozhatja a jelentések biztonsági és archív másolatait, illetve csökkentheti a papírfelhasználást azokban az esetekben, amikor nincs kifejezetten szükség a jelentések kinyomtatására.

Ez a témakör a jelentések exportálására szolgáló három fájlformátumot ismerteti, és az exportált jelentések különféle terjesztési lehetőségeit tárgyalja.

Kapcsolódó műveletek

A jelentések exportálására szolgáló fájlformátumok ismertetése

Jelentések terjesztése az E-mail parancs használatával

A jelentések terjesztésére szolgáló további módszerek

A jelentések exportálására szolgáló fájlformátumok ismertetése

A jelentéseket számos különböző fájlformátumban exportálhatja, melyek közül azonban nem mindegyik őrzi meg az eredeti jelentés formázását és elrendezését. Ha a jelentést például HTML- (*.htm vagy *.html) fájlként, Rich Text formátumú (*.rtf) fájlként vagy szövegfájlként (*.txt) exportálja, az így kapott fájl nem fogja tartalmazni az eredeti jelentés minden vizuális összetevőjét, például a grafikát, a színeket, a vonalakat és a kereteket. Más fájlformátumok – így a Snapshot (pillanatkép, *.snp) formátum, a Portable Document Format (*.pdf) formátum és az XML Paper Specification (*.xps) formátum – azonban megőrzik az eredeti jelentés elrendezését és formázását. Ez a cikk e három formátum használatát mutatja be.

Az alábbi táblázat a jelentések exportálására szolgáló formátumokat és a fájlok megnyitására alkalmazható programokat ismerteti.

Formátum:

Fájlkiterjesztés(ek)

A fájl megnyitására szolgáló alkalmazások

HTML

*.htm; *.html

Internetböngészők, például a Microsoft Internet Explorer

PDF

*.pdf

Külső webhelyekről ingyenesen letölthető PDF-olvasó programok

Rich Text

*.rtf

Szövegszerkesztő programok, például a Microsoft Office Word és a WordPad

Snapshot

*.snp

A Microsoft letöltőközpontjából elérhető Microsoft Snapshot Viewer. Az ingyenes letöltéshez kattintson a Lásd még szakaszban található hivatkozásra.

Szöveg

*.txt

Szövegszerkesztő programok, például a Microsoft Office Word és a WordPad

XPS

*.xps

  • Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 vagy a Microsoft Windows XP    A Microsoft XML Paper Specification Essentials csomag letöltésével beszerezhető Microsoft XML Paper Specification Viewer. A csomagról további tudnivalókat a témakör Lásd még szakaszában olvashat.

  • Windows Vista rendszerben    Microsoft Internet Explorer 7.0 vagy újabb

Megjegyzés: A PDF (*.pdf) formátum és az XPS (*.xps) formátum egy bővítmény telepítése után érhető el. E formátumok támogatásáról továbbiakat a Lásd még szakaszban olvashat.

Vissza a lap tetejére

Jelentések terjesztése az E-mail parancs használatával

Az Office Access 2007 alkalmazásban a jelentések terjesztésének egyik leggyorsabb módja a Microsoft Office gomb menü E-mail parancsának használata. Néhány kattintás után az Access a kiválasztott fájlformátumban exportálja a jelentést, majd egy új e-mail üzenetet hoz létre, amely mellékletként tartalmazza a fájlt.

  1. A navigációs ablakban válassza ki az e-mailben küldeni kívánt jelentést.

  2. Kattintson a Microsoft Office gombra  Gombkép , majd válassza az E-mail parancsot.

  3. A Küldés formátuma párbeszédpanelen válassza ki a kívánt kimeneti formátumot, majd kattintson az OK gombra. Ne feledje, hogy csak a Snapshot (*.snp) formátum,a PDF (*.pdf) formátum és az XPS (*.xps) formátum alkalmazásával őrizheti meg az eredeti jelentés elrendezését és formázását.

    Az Office Outlook 2007 megnyit egy új e-mail üzenetet, amely mellékletként tartalmazza a fájlt a kiválasztott formátumban.

  4. Írja be a címzett e-mail címét a Címzett mezőbe, adja meg a levél tárgyát a Tárgy mezőben, és gépelje be az üzenet szövegét az erre szolgáló területen.

    Tipp: Alapértelmezés szerint az így elküldött fájlt nem menti a rendszer a számítógépre. Ha menteni szeretné a fájl egy példányát a számítógépre, jobb gombbal kattintson a Melléklet mezőben található mellékletre, majd kattintson a helyi menü Mentés másként parancsára.

  5. Kattintson a Küldés gombra.

Vissza a lap tetejére

A jelentések terjesztésére szolgáló további módszerek

Ha nem szeretné használni az E-mail parancsot a jelentés terjesztésére, akkor azt is megteheti, hogy először exportálja a jelentést a kívánt formátumban, és ezután ugyanúgy terjeszti, ahogy más fájlokkal is tenné. Megteheti például, hogy a fájlt cserélhető adathordozóra (CD-re, hajlékonylemezre vagy USB-eszközre) másolja, és így juttatja el a címzettekhez. Egy másik lehetőség, hogy a fájlt a Microsoft Windows SharePoint Services webhely egyik megosztott hálózati mappájába vagy dokumentummappájába menti, majd a címzettekkel közli a fájl helyét.

Az alábbi szakasz azt mutatja be, hogyan exportálhatja a (később a kívánt módszerrel terjesztett) jelentéseket Snapshot (*.snp), Portable Document Format (*.pdf) vagy XML Paper Specification (*.xps) formátumban.

Jelentés exportálása Snapshot-fájlként

A Snapshot-fájlok megtekintéséhez a Microsoft Snapshot Viewer programnak telepítve kell lennie a küldő és a címzett számítógépén is. Az Access korábbi verzióiban az Access tartalmazta a Snapshot Viewer alkalmazást, ám az Office Access 2007 esetében ez már nem így van. A Snapshot-fájlok megjelenítéséhez le kell tölteni és telepíteni kell az ingyenes Microsoft Snapshot Viewer programot a Microsoft letöltőközpontjából. Mivel ehhez nincs szükség Office Access 2007-licencre, ezért a telepített Access 2007 programmal nem rendelkező felhasználók is letölthetik és használhatják a Snapshot Viewer alkalmazást. A letöltéshez kattintson a Lásd még szakaszban található hivatkozásra.

  1. A navigációs ablakban kattintson az exportálni kívánt jelentésre.

  2. A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson az Egyebek gombra, majd a Snapshot Viewer lehetőségre.

  3. Az Exportálás - Snapshot Viewer varázsló első lapján adjon meg egy fájlnevet a Fájlnév mezőben, vagy kattintson a Tallózás gombra, ha máshova szeretné menteni a fájlt.

  4. Ha a Snapshot-fájlt létrehozása után azonnal meg szeretné tekinteni, az Exportálási beállítások csoportban jelölje be A célfájl megnyitása az exportálás befejeztével jelölőnégyzetet.

  5. Kattintson az OK gombra.

    Ha létezik már ilyen nevű fájl a megadott mappában, akkor választhat, hogy felülírja a meglévő fájlt, vagy átnevezi az új fájlt. A meglévő fájl felülírásához kattintson az Igen gombra, ha más nevet szeretne megadni, akkor pedig a Nem gombra.

    Az Access létrehozza a Snapshot-fájlt. Ha azt választotta, hogy az Access nyissa meg a célfájlt, és a Snapshot Viewer telepítve van a számítógépen, a program elindul, és megjeleníti a Snapshot-fájlt. Ha a Snapshot Viewer nincs telepítve, nem jelenik meg üzenet, és a fájl sem nyílik meg, ám ebben az esetben is terjesztheti azt a többi felhasználó között.

  6. Ha később meg szeretné ismételni a műveletsort, ezt egyszerűen megteheti a végrehajtott lépések mentésével. Ehhez jelölje be az Exportálási lépések mentése jelölőnégyzetet, majd adjon meg egy nevet és egy leírást a lépések számára. Ha az exportálási műveletet a jövőben ütemezhetővé tevő Outlook-feladatot szeretne létrehozni, jelölje be az Outlook-feladat létrehozása jelölőnégyzetet.

    Az importálási és exportálási műveletek ütemezésével kapcsolatban a Lásd még című szakaszban találhat további információt.

Jelentés exportálása *.pdf és *.xps fájlként

A jelentések *.pdf és *.xps formátumú fájlokba történő exportálása előtt telepítenie kell egy bővítményt. A *.pdf és *.xps formátumokhoz hasonló fájlformátumok támogatásával kapcsolatos további tudnivalókért kattintson a Lásd még című szakaszban található hivatkozásokra.

A bővítmény telepítése után az alábbi eljárással exportálhatja a jelentést *.pdf vagy *.xps formátumban:

  1. A navigációs ablakban kattintson az exportálni kívánt jelentésre.

  2. A Külső adatok lap Exportálás csoportjában válassza a PDF vagy XPS lehetőséget.

  3. A Közzététel PDF vagy XPS formátumban párbeszédpanel Fájltípus mezőjében válassza ki a jelentés exportálási célformátumát.

  4. A fájlnév módosításához adjon meg új fájlnevet a Fájlnév mezőben.

  5. Ha a jelentést az exportálás után azonnal meg szeretné nyitni, jelölje be a Fájl megnyitása a közzététele után jelölőnégyzetet. Ha a számítógépen nincs telepítve a fájltípus megnyitására alkalmas program, a beállítás nem érhető el.

  6. Az Optimalizálás csoportban tegye a következők valamelyikét:

    • Ha a jelentést nagyobb méretű és felbontású fájllá szeretné átalakítani (ami nyomtatáshoz javasolt), jelölje be a Szokásos választógombot.

    • Ha a jelentést kisebb méretű és felbontású fájllá szeretné átalakítani (ami online közzétételhez javasolt), jelölje be a Méret minimalizálása választógombot.

  7. Kattintson a Közzététel gombra.

    Az Access létrehozza a *.pdf vagy az *.xps fájlt. Ha azt választotta, hogy az Access nyissa meg a fájlt közzététel után, a megfelelő program elindul, és megjeleníti a fájlt.

  8. Ha később meg szeretné ismételni a műveletsort, ezt egyszerűen megteheti a végrehajtott lépések mentésével. Ehhez jelölje be az Exportálási lépések mentése jelölőnégyzetet, majd adjon meg egy nevet és egy leírást a lépések számára. Ha az exportálási műveletet a jövőben ütemezhetővé tevő Outlook-feladatot szeretne létrehozni, jelölje be az Outlook-feladat létrehozása jelölőnégyzetet.

    Az importálási és exportálási műveletek ütemezésével kapcsolatban a Lásd még című szakaszban találhat további információt.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×