Jelentések – Bevezetés

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Az adatbázisok használata során rendszerint jelentések formájában tekinti meg, formázza és összegzi az adatokat. Létrehozhat például egy lista típusú jelentést, mely a partnerek telefonszámait tartalmazza, vagy egy régiók és időszakok szerinti összegző jelentést a céges értékesítési bevételekről.

A cikk áttekinti a Microsoft Access 2010 jelentésekkel kapcsolatos funkcióit, kiemelve az új és a módosult szolgáltatásokat. Emellett megismerkedhet a jelentések létrehozásának, megtekintésének és nyomtatásának, illetve a bennük szereplő adatok rendezésének, csoportosításának és összegzésének módjával.

Értelmes-jelentések létrehozására, ha az adatbázist egy jól megtervezett táblázatok szerkezetének és a kapcsolatok sokkal egyszerűbb találhatók. A témakör az adatbázisok tervezésének alapjaitervezését és kialakítását adatbázis bemutatása.

Tartalom

Áttekintés

Az újdonságokat

Új jelentés készítése

Csoportosítás, rendezés és összegzés

Értékek kiemelése feltételes formázással

Témák a profi megjelenéshez

Képek felvétele

Jelentések nyomtatási képe és nyomtatása

Áttekintés

A jelentések az adatok megjelenítésére és összegzésére szolgáló objektumai az adatbázisoknak. Segítségükkel pillanatképet állíthat elő az aktuális adatokról terjesztési és archiválási célokra – akár nyomtatott formában, akár PDF- vagy XPS-fájlokként, akár más fájlformátumokba exportálva.

Alkalmazottakról készült jelentés nyomtatási képe

A jelentések egyes rekordok részletes adatairól is szólhatnak, illetve a rekordok csoportjait is feldolgozhatják – továbbá a két megközelítés kombinálható. Az Access jelentéseivel borítékokra vagy más célra szánt címkék is készíthetők.

Lehetőség van nem kötött jelentések készítésére is, melyek adatokat nem jelenítenek meg, azonban a cikk feltételezi, hogy a jelentések valamilyen adatforráshoz – például táblákhoz vagy lekérdezésekhez – vannak kötve.

Ügyféljelentések és webjelentések

Az Access 2010 egyik új funkciójának köszönhetően webes adatbázisokat is készíthet. Ehhez egy hagyományos Access-adatbázist kell közzétennie egy Access Services összetevőt futtató SharePoint kiszolgálón. A webes adatbázis létrehozása után az Access-jelentések – az SQL Server Reporting Services szolgáltatás révén – webböngészőben jelennek meg. Ez az átalakítás némiképp korlátozza a böngészőben megjelenítendő jelentésekben használható funkciók körét, ha azonban a böngészőbeli megjelenítés nem fontos, továbbra is rendelkezésére áll az Access jelentéstervezőjének összes funkciója.

A jelentések szerkezete

Az Access egy jelentés a Tervező szakaszból áll. Ügyféladatbázisban megtekintheti a jelentés Tervező nézetben, a szakaszok megjelenítéséhez. Az elrendezés nézet, a szakaszok nem jelennek a egyértelmű, de megvan, és a legördülő listában a Kijelölés csoportban kattintson a Formátum lap segítségével lehet kiválasztani. Hasznos jelentések létrehozásához kell minden szakasz működésének megértése. A szakasz, ahol úgy dönt, hogy számított vezérlőelem vigye például határozza meg, hogyan végezhet számításokat a hozzáférést az eredmények. Az alábbi lista a következő szakaszban felsorolt és használatuk:

  • Jelentésfej    Ez a szakasz csak egyszer nyomtatása a jelentés elején. Használja a jelentés fej olvashat, amelyek a szokásos módon megjelenhetnek fedőlap, például az emblémát, címet vagy dátummá. Számított vezérlőelem, amely a SZUM összesítő függvényt használja a jelentés fej elhelyezésekor az összeget számítja ki a teljes jelentésre szolgál. A jelentés fej nyomtatása a lap fejléce előtt.

  • Oldal élőfeje    Ez a szakasz nyomtatása mindegyik oldal tetején. Ha például oldalfej segítségével ismételje meg a jelentés címére minden oldalon.

  • Csoportfej    Ebben a szakaszban a rekordok minden új csoport elején nyomtatása. A csoport fejlécén segítségével nyomtatása a csoport nevét. Például a termék szerint csoportosított jelentésben használni szeretné kinyomtatni a termék neve a csoport fejlécén. Számított vezérlőelem, amely a SZUM összesítő függvényt használja a csoport fejlécén elhelyezésekor összegét az aktuális csoport szolgál. Csoport fejlécében szakaszokat a jelentés, attól függően, hogy hány csoportosítási szintek hozzáadta is. Csoport élőfejek és élőlábak létrehozásával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a Csoportosítás, rendezés és összegzésszakaszban.

  • Részletek    Ez a szakasz nyomtatva a rekordforrás minden sora. Ez a hol elhelyezni a jelentés törzsét alkotó vezérlőelemeket.

  • Csoportláb    Ebben a szakaszban a rekordok minden csoport végén nyomtatása. Csoportláb használatával kinyomtathatja a csoport összegzett adatokat. Csoport élőláb szakaszokat a jelentés, attól függően, hogy hány csoportosítási szintek hozzáadta is.

  • Oldalláb    Ez a szakasz nyomtatása mindegyik oldal végén. Az oldalláb oldalszámok és nyomtatására oldalanként információk használja.

  • Jelentésláb    Ez a szakasz csak egyszer nyomtatása a jelentés végén. A jelentéslábban helyezhetők el a nyomtatási végösszegeket vagy más összegzett adatokat használja a teljes jelentésre.

Megjegyzés : Tervező nézetben a jelentés láblécében a lábléc alatt jelenik meg. Azonban minden más nézeteket (elrendezés nézet, például, vagy ha a jelentés nyomtatása vagy megtekintése), a jelentés láblécében felett a lábléc csak után megjelenik az utolsó csoport részletek és az élőláb sor utolsó lapján.

A dokumentum elejére

Újdonságok

A jelentéskészítés az Access 2010 alkalmazásban hasonló az Access 2007-es verziójában megszokotthoz, azonban az Access 2010 néhány új funkciót is kínál a jelentésekkel kapcsolatban:

  • Képgyűjtemény megosztott    Az Access 2010-ben most egy adatbázishoz csatolja egy képet, és kattintson a kép használata: több objektumra. Az egyetlen kép frissítése frissíti bárhol használatos, a teljes adatbázist.

  • Office-témák    Az Access 2010-ben most segítségével szabványos a Microsoft Office-témák alkalmazása csoportjai professzionálisan megtervezett, betűtípusok és színek összes Access-űrlapok és jelentések egyszerre.

  • Több hatékony feltételes formázás    Az Access 2010 adatok a jelentés kiemelése több hatékony eszközöket is tartalmaz. Legfeljebb 50 feltételes formázási szabályok minden vagy vezérlők csoportját is felvehet, és az ügyfél-jelentéseket, adatsávok rekordok végig az adatok összehasonlításához adhat hozzá.

  • Rugalmasabb elrendezések    Az Access 2010 az alapértelmezett Tervező mód jelentésekhez, hogy a vezérlők vigye az elrendezések. Ezek rácsok súgó igazítása és egyszerűen méret vezérlők, és a böngészőben jeleníti meg a kívánt jelentéseket szükséges. Habár elrendezésekkel saját maguk nem az Access 2010 új, vannak a módokon, amelyben használhatja őket, igazítás, vezérlők áthelyezése és átméretezése megváltozott. További tudnivalókért lásd: a videó Bevezetés az űrlapok és jelentések jelentéselrendezések használatába.

A dokumentum elejére

Jelentés készítése

1. lépés: Rekordforrás választása

A jelentések rekordforrása tábla, elnevezett lekérdezés és beágyazott lekérdezés lehet, és tartalmaznia kell a jelentésben megjelenítendő összes adatsort és -oszlopot.

Táblák vagy lekérdezések létrehozásával kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a cikk, táblák – bevezetés és a lekérdezések – bevezetés.

További információt a hozhat létre, és jelölje ki a rekordforrás cikke a jelentés rekordforrásának beállítása.

2. lépés: Jelentéskészítési eszköz választása

A jelentéskészítési eszközök a menüszalag Létrehozás lapjának Jelentések csoportjában helyezkednek el. Az alábbi táblázatban röviden áttekintheti az egyes eszközök célját.

Webkompatibilis jelentések

Az ezekkel az eszközökkel létrehozott jelentések kompatibilisek az Access Services alkalmazásbeli közzétételi funkcióval, és böngészőkben is megjeleníthetők. Érdemes megjegyezni, hogy a webkompatibilis objektumok ikonján egy földgömb látható.

Gombkép

Eszköz

Leírás

Gombkép

Jelentés

Egyszerű táblázatos jelentés létrehozása a navigációs ablakban kijelölt rekordforrás összes mezőjével.

Gombkép

Üres jelentés:

Egy üres jelentés megnyitása Elrendezési nézetben, illetve a Mezőlista munkaablak megjelenítése. Az Access lekérdezésként létrehozza a rekordforrást, ahogy a felhasználó mezőket húz a jelentésre a mezőlistából.

A közzététel az Access Services szolgáltatással kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a a cikk a weben megosztott Access-adatbázisok készítésecímű témakört.

Ügyféljelentések

Az ügyféljelentés-készítési eszközökkel létrehozott jelentések nem kompatibilisek az Access Services szolgáltatásbeli közzétételi funkcióval. Az ügyféljelentéseket tartalmazó adatbázisok is közzétehetők webes adatbázisokként, azonban az ügyféljelentések nem fognak megjelenni a böngészőkben. Egy webes adatbázisban létrehozott ügyféljelentés megjelenítéséhez az Access alkalmazásban kell megnyitni az adatbázist.

Gombkép

Eszköz

Leírás

Gombkép

Jelentés

Egyszerű táblázatos jelentés létrehozása a navigációs ablakban kijelölt rekordforrás összes mezőjével.

Gombkép

Jelentéstervező

Egy üres jelentés megnyitása Tervező nézetben. A jelentésen a felhasználónak kell elhelyeznie a szükséges mezőket és vezérlőelemeket.

Gombkép

Üres jelentés:

Egy üres jelentés megnyitása Elrendezési nézetben, illetve a Mezőlista munkaablak megjelenítése. Ahogy mezőket húz a mezőlistáról a jelentésre, az Access beágyazott lekérdezésként létrehozza a megfelelő lekérdezést, amit a jelentés Rekordforrás tulajdonságában tárol.

Gombkép

Jelentés varázsló

Egy többlépéses varázsló megjelenítése, melynek lapjain megadhatók a jelentésbe foglalandó mezők, a csoportosítási és rendezési szintek és szempontok, valamint az elrendezési beállítások. A varázsló a beállítások alapján létrehozza a kívánt jelentést.

Gombkép

Címkék

Egy varázsló megjelenítése, melyen szabványos és egyéni címkeméretek közül választhat, továbbá megadhatja a címkéken megjelenítendő mezőket és a rekordok rendezési módját. A varázsló ezt követően létrehozza a beállításoknak megfelelő címkejelentést.


3. lépés: A jelentés létrehozása

  1. Kattintson a kívánt jelentéskészítési eszközre. Ha az eszközhöz varázsló tartozik, kövesse annak lépéseit, majd az utolsó lapon kattintson a Befejezés gombra.

    Az Access Elrendezési nézetben megnyitja a jelentést.

  2. Végezze el a szükséges formázásokat:

    • A mezők és címkék (feliratok) átméretezéséhez jelölje ki az átméretezendő elemeket, és húzza a szélüket a kívánt méret eléréséig.

    • A mezők áthelyezéséhez jelölje ki az áthelyezendő mezőket (és ha van, címkéjüket), majd húzza őket a megfelelő pozícióba.

    • A mezők helyi menüjében különböző parancsokat talál, melyekkel cellák egyesíthetők és oszthatók fel, mezők törölhetők és jelölhetők ki, illetve más formázási feladatok végezhetők el. A helyi menü megjelenítéséhez kattintson a jobb gombbal az érintett mezőre.

      A fentiek mellett az alábbi szakaszokban ismertetett funkciókat is használhatja a jelentések olvashatóságának fokozására, illetve professzionálisabb megjelenési módjának kialakítására.

A dokumentum elejére

Csoportosítás, rendezés és összegzés

A jelentésbeli adatok csoportosításának, rendezésének és összegzésének leggyorsabb módja, hogy a csoportosítás, rendezés vagy összegzés alapjául szolgáló mezőre kattint a jobb gombbal, és a helyi menü megfelelő parancsát választja.

Ha a jelentés Elrendezési vagy Tervező nézetben van nyitva, a Csoportosítás, rendezés és összeg ablaktábla is használható a beállítások megadására:

  1. Ha nincs nyitva a Csoportosítás, rendezés és összeg ablaktábla, kattintson a Tervezés lap Csoportosítás és összesítés csoportjának Csoportosítás és rendezés gombjára.

  2. Kattintson a Csoport hozzáadása vagy a Rendezés hozzáadása gombra, és jelölje ki a csoportosítás vagy rendezés alapjául használandó mezőt.

  3. Kattintson a csoportosítási vagy rendezési sor Több gombjára a további beállítások megadásához, illetve az adatösszegzések megjelenésének beállításához.

Részletesebb információt a csoportosítás, rendezés és összegek cikke a csoportosított és összegző jelentések készítése.

A dokumentum elejére

Értékek kiemelése feltételes formázással

Az Access 2010 többféle hatékony eszközt kínál a jelentésbeli adatok kiemelésére. Akár 50 feltételes formázási szabályt is megadhat egy-egy vezérlőhöz és vezérlőcsoporthoz, ráadásul az ügyféljelentésekben adatsávokkal is összehasonlíthatja a különböző rekordok megfelelő adatait.

Feltételes formázás :

  1. Nyissa meg a jelentést Elrendezési nézetben. Ehhez kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, és válassza az Elrendezési nézet parancsot.

  2. Jelölje ki az összes a vezérlők, amelyhez a feltételes formázást alkalmazni szeretné. Több vezérlő kijelöléséhez tartsa lenyomva a SHIFT vagy CTRL billentyűt, és kattintson a kívánt vezérlőket.

  3. A Formátum lap Formázás megadása csoportjában kattintson a Feltételes formázás gombra.

    Az Access megnyitja a Feltételes formázás szabálykezelője párbeszédpanelt.

  4. A Feltételes formázás szabálykezelője párbeszédpanelen kattintson az Új szabály gombra

  5. Az Új formázási szabály párbeszédpanel Szabálytípus kiválasztása listájában jelöljön ki egy szabálytípust:

    • Ha egy minden rekordra külön kiértékelt szabályt szeretne létrehozni, válassza Az aktuális rekord értékeinek ellenőrzése vagy kifejezés használata típust.

    • Ha a rekordok értékét egymással összehasonlító, adatsávos megjelenésű szabályt szeretne megadni, az Összehasonlítás más rekordokkal típust kell választania.

Megjegyzés :  Webes adatbázisokban nem jelenik meg az Összehasonlítás más rekordokkal szabálytípus.


  1. A Szabály leírásának szerkesztése szakaszban adja meg azt a feltételrendszert, melynek teljesülése esetén alkalmazni szeretné a feltételes formázást. Szintén itt kell megadni a formázást is, mely tehát azon elemekre vonatkozik, melyekre teljesül a szabálybeli feltételrendszer.

  2. Kattintson az OK gombra. Ezzel visszatér a Feltételes formázás szabálykezelője párbeszédpanelre.

  3. Ha további szabályokat szeretne megfogalmazni ugyanahhoz a vezérlőhöz vagy vezérlőcsoporthoz, melyhez az imént létrehozott egy szabályt, ugorjon a 4. lépéshez. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a párbeszédpanel bezárásához.

Kiegészítése jelentés feltételes formázással kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a videó feltételes formázást a jelentések használata.

A dokumentum elejére

Témák a profi megjelenéshez

Az Access-adatbázisokban is alkalmazhatók az Office 2010 témái, amikkel egységes stílust kölcsönözhet minden Office-dokumentumának.

Fontos : Az Office-témák, vagyis a bennük definiált betűtípusok és színek az adatbázis minden űrlapján és jelentésében érvényesülnek, nem csak azon, amely a témaalkalmazáskor nyitva volt.

  1. Nyissa meg a jelentés elrendezési nézetben: kattintson jobb gombbal a navigációs ablakban, és válassza az Elrendezés VNézet.

  2. Kattintson a Tervezés lap témák csoportjában jelölje ki a téma, színt vagy betűtípust:

    Menüszalag képe

    • A Téma gyűjteményben található témák választásával egyszerre módosíthatja a színeket és a betűtípusokat is egy előre megtervezett sémára.

    • Ha a Színek vagy a Betűtípusok gyűjteményből választ, egymástól függetlenül módosíthatja a szín- és a betűtípussémát.


Office-témák használatával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a videó Ellenőrizze az Access-űrlapok és jelentések, egységes, és az Office-témák vonzó.

A dokumentum elejére

Képek beillesztése

Az Access alkalmazásban a képek hagyományosan az űrlapok és jelentések egyes képvezérlőihez kötődtek. Ha le kellett cserélni egy gyakran használt, több űrlapon és jelentésen is elhelyezett képet, akkor ezt egyesével kellett elvégezni a vezérlőkön. Az Access 2010-es verziójában azonban elegendő egyszer az adatbázishoz csatolni egy képet, hogy azt több objektumban is felhasználhassa. Ha frissíti a képet, akkor az összes adatbázisbeli felhasználási helyen a friss kép fog megjelenni.

Kép beszúrása

  1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelybe képet szeretne helyezni, és kattintson az Elrendezési nézet parancsra.

  2. Kattintson a jelentésre azon a ponton, ahol a képet szeretné elhelyezni.

  3. Kattintson a Tervezés lap Vezérlők csoportjának Kép beszúrása menügombjára.

  4. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Egy meglévő kép használata    Ha a kívánt képet, már a gyűjteményben, kattintson rá, fel szeretne venni a jelentést.

    • Töltse fel az új képet    A gyűjtemény alján kattintson a Tallózás gombra. Kép beszúrása párbeszédpanelen jelölje ki a használni kívánt képet, és kattintson a Megnyitásgombra.

      Az Access a jelentésre helyezi a képet.

Háttérkép beállítása

Megjegyzés : A webkompatibilis jelentésekben nem állítható be háttérkép.

  1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyben háttérképet szeretne beállítani, és kattintson az Elrendezési nézet parancsra.

  2. Kattintson a Formátum lap Háttér csoportjának Háttérkép legördülő gombjára.

  3. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Egy meglévő kép használata    Ha a kívánt képet, már a gyűjteményben, kattintson rá, fel szeretne venni a jelentést.

    • Töltse fel az új képet    A gyűjtemény alján kattintson a Tallózás gombra. Kép beszúrása párbeszédpanelen jelölje ki a használni kívánt képet, és kattintson a Megnyitásgombra.

      Az Access beállítja háttérként a választott képet.

A dokumentum elejére

Jelentések nyomtatási képe és nyomtatása

Jelentés nyomtatási képének megtekintése

  1. Nyissa meg a szóban forgó jelentést, vagy csak jelölje ki a navigációs ablakban.

  2. A Fájl lapon kattintson a Nyomtatás fülre, majd a Nyomtatási kép gombra.

    Az Access ekkor megjeleníti a jelentés nyomtatási képét. A Nyomtatási kép menüszalaglap az alábbi lehetőségeket kínálja:

    • A jelentés nyomtatása

    • A lapméret és az oldalak elrendezésének módosítása

    • Nagyítás és kicsinyítés, valamint egyszerre több oldal megjelenítése

    • A jelentésbeli adatok frissítése

    • A jelentés exportálása különböző fájlformátumokba

  3. Az adatbázis-munkaterületre a Nyomtatási kép lap Minta bezárása csoportjának Nyomtatási kép bezárása parancsára kattintva térhet vissza.

Jelentés nyomtatása

A jelentéseket a nyomtatási kép megtekintése nélkül is kinyomtathatja:

  1. Nyissa meg a szóban forgó jelentést, vagy csak jelölje ki a navigációs ablakban.

  2. Kattintson a Fájl lap Nyomtatás fülére.

    • A Gyors nyomtatás gombra kattintva azonnal, a nyomtatóbeállítások megjelenítése nélkül az alapértelmezett nyomtatóra küldheti a jelentést.

    • Ha szeretné megnyitni a nyomtatási beállítások párbeszédpaneljét, ahol nyomtatót választhat, megadhatja a példányszámot és más beállításokat, a Nyomtatás gombra kell kattintania.

A dokumentum elejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×