Integrálja az eltéréskövetést a projekt változásmenedzsment folyamataiban

Szerző: Jane Suchan, hivatásos projektmenedzser

A projektvezetés főbb feladatai: a végrehajtandó feladatok megállapítása, az ezek elvégzéséhez szükséges munkákat tartalmazó feladatlista összeállítása, a munkák időtartamának felmérése és a költségek kiszámítása.     Egyszerűnek hangzik, nem? Az igazán nehéz rész azonban mindennek a folyamatos nyomon követése. Időn belül van a projekt? Készen lesz az ütemezett határidő előtt? Belefér a költségvetésbe? Akkor is belefér a költségvetésbe, mikorra minden munka elkészül?

A projekt állapotának kiszámítására az egyik módszer az eredeti projektterv és a tényleges állás közötti különbség nyomon követése. A különbség ismertebb neve eltérés – ez a tervezett vagy a költségvetésben szereplő összeg és a ténylegesen elköltött összeg összehasonlítása. Az eltéréselemzés a projekt tényleges eredményeinek és tervezett vagy várt eredményeknek összehasonlítása. Ezzel megállapítható, mennyire jól – vagy mennyire rosszul – halad a projekt.

Az eltérés tervezése: Az alapértékek megállapítása

A projekt eltérésének meghatározásához meg kell állapítani egy kiindulási pontot: ez lesz az alapérték. Enélkül egy mozgó célpontot üldöz és próbál irányítani. A két alapérték, amelyet meg kell állapítania, mielőtt követni tudná az eltéréseket, és jelentéseket tudna készíteni, a költség és az ütemezés. Mielőtt azonban eljutna ide, érdemes megállapítani a projekt kiterjedését.

Feladatlebontási szerkezet használata a kiterjedés kialakítására

A kiterjedési alapérték tartalmazza a projekt minden termékét, és mint ilyen, meghatározza az összes elvégzendő feladatot. A kiterjedés dokumentálásának egyik módja a feladatlebontási szerkezet létrehozása. Ez a projekt termékeinek hierarchikus nézete. A hierarchiában lefelé minden szint a termékek egyre részletesebb leírását jelöli. Például egy új ház építésének feladatlebontási szerkezete tartalmazza az alapozást, a falhúzást, a tetőfedést, a villamos és csővezeték-rendszereket, valamint a tereprendezési tervet, az építészeti tervrajzokat és a vizsgálatok eredményeit.

Az ütemezés és a költség alapértékeinek kialakítása

Az ütemezés és a költség alapértékeit csak a kiterjedés meghatározása után állapítják meg. Ha nem teljesen világos, hogy mi lesz a projekt eredménye, nem lehet meghatározni, mennyi ideig fog tartani a projekt, és mennyibe kerül.

Az ütemezés alapértéke a jóváhagyott projektütemterv, az ütemezéshez képesti előrehaladásról készült mérések és jelentések alapja. A költség alapértéke a jóváhagyott, időszakokra bontott költségvetés, amelyhez képest a költségek állását lehet mérni. A költséget a projekt egyes fázisaihoz vagy időszakaihoz tartozó költségek összege adja, ami megköveteli, hogy a projekt egyes feladataihoz költségeket rendeljenek. Az, hogy a projekt alkotóelemeihez költségeket rendel, időigényes lehet, de részletesebb és pontosabb költségfelhasználási jelentések készítését teszi lehetővé, és a projekt résztvevőit és finanszírozóját leginkább ezek érdeklik.

Az ütemezés és a költség alapértékeinek kialakítása:

  1. Dolgozza ki az ütemtervet, meghatározva az egyes termékek előállításához szükséges tevékenységeket és feladatokat a feladatlebontási szerkezetben.

  2. Határozza meg az egyes feladatokhoz szükséges erőforrásokat. Vegye figyelembe a kötöttségeket, vagy hogy ténylegesen mennyi időt tud áldozni egy-egy személy az adott projektre.

  3. Becsülje meg, mennyi ideig (hány óráig vagy napig) tart az egyes feladatok végrehajtása.

  4. Becsülje meg az egyes feladatok költségét, átlagos órabért vagy napszámot használva az egyes források esetén, és hozzáadva ezekhez a feladathoz társuló állandó költségeket.

  5. Határozza meg, mely feladatok függenek más feladatoktól, majd dolgozza ki a kritikus útvonalat.

  6. Dolgozza ki a költség alapértékét; ez egy időszakokra bontott költségvetés, amelynek alapján mérni a projekt költségfelhasználását. Ennek végrehajtásához vegye fel a becsült költségeket feladatonként vagy időszakonként.

Vissza a lap tetejére

Reagálás az eltérésekre: A felügyelet módosítása

Miután meghatározta a kiterjedést, az ütemezés és a költség alapértéket, dolgozza ki azokat a lépéseket, amelyeket a csoportnak a tervektől való eltérések kezeléséhez végre kell hajtania. Ez lesz aztán a projekt változáskezelési terve. Ez a terv határozza meg, mikor kell projektmódosítási kérést (PCR) beterjeszteni, hogyan kell az eltéréseket dokumentálni és jóváhagyásra beadni, és mi történik a módosításkérés jóváhagyása után.

Az eltérésszámítások célja annak meghatározása, hogy szükség van-e projektmódosítási kérésre, és hogy megváltozik-e a projekt ütemezésének vagy költségének alapértéke. Az eltérések lehetnek pozitívak vagy negatívak:

  • A pozitív eltérés azt jelzi, hogy a projekt végrehajtása gyorsabb a tervezettnél, vagy a projekt alatta marad a költségvetésnek. A pozitív eltérések lehetővé teszik, hogy pénzt és erőforrásokat csoportosítson át a pozitív eltéréssel rendelkező tevékenységektől a negatív eltéréssel rendelkező tevékenységekhez.

  • A negatív eltérés azt jelzi, hogy a projekt végrehajtása késik az ütemezéshez képest, vagy a projekt túllépi a költségvetést, tehát azonnali intézkedésre van szükség. Ha egy tevékenység költségeltérése negatív, lehet, hogy növelni kell a költségvetést, vagy kisebb haszonkulcsot kell alkalmazni.

A költségeltérési küszöbértékek a projektek változáskezelési tervének fontos részei. Ezek képezik a projekt anyagi módosításait, ezért dokumentálást és projektmódosítási kérésben történő jóváhagyást tesznek szükségessé. Nem minden projektmódosítási kérés jár a kiterjedés, az ütemezés vagy a költségvetés módosításával. Ez jelentős feladat, amelynek végrehajtása hosszabb időt vesz igénybe, és a projekt szervezetében fentebb és lentebb állók jóváhagyását teheti szükségessé.

A költségeknek és az ütemezésnek a projekt teljes életciklusán át történő nyomon követése segít azonosítani a problémás pontokat – azokat a területeket, ahol többszöri módosításra van szükség –, és az azokra való megfelelő reagálást. Ha például azt látja, hogy a tesztelő csoport folyamatosan késésekbe botlik, lehet, hogy további forrásokat kell kijelölni az ütemterv tartásához.

Vissza a lap tetejére

Egy lépéssel továbblépve: Megtermeltérték-elemzés

Vitán felül áll, hogy egy projekteltérés sem teljes a megtermelt érték említése nélkül. Ez egy olyan projektvezetési módszer, amely a költségek és az ütemezés adott időbeni állásának megbecslésére szolgál. A megtermeltérték-elemzés összeveti az elvégzett munkát a megállapított alapértékekkel. A megtermeltérték-elemzés segít kiértékelni a projekt pillanatnyi állását, és meghatározni a módosítási irányokat, ahol arra szükség van.

A megtermeltérték-elemzés elvégzéséhez szükséges a tervezett munka feladatlebontási szerkezete, részletes projektütemezése és (időszakokra vagy szakaszokra bontott) költségvetése.

A megtermelt értékkel kapcsolatos kérdések felvetése

A megtermeltérték-elemzés a projekt bármely pillanatában három fő kérdést feltéve méri a projekt állapotát:

  • Tervezett érték: Mi a munkához szükséges összeg?

  • Megtermelt érték: Mi készült el ténylegesen?

  • Tényleges költség: Mennyibe került az elvégzett munka?

A tervezett érték (té) a tervezett feladatok költségvetésben szereplő költsége. A megtermelt érték (mé) az elvégzett munka költségvetésben szereplő összes költségének összege. A tényleges költség (tk) az elvégzett munkára ténylegesen elköltött összeg.

A megtermeltérték-elemzés rövid ismertetése

A megtermeltérték-elemzést egy példán keresztül lehet a legegyszerűbben bemutatni. Tegyük fel, hogy egy négy hónapos futamidejű projektet vezet, amelynek a költségvetése 100 000 000 Ft. A projekt már három hónapja fut, de kiderül, hogy a csapat csak a munka felével végzett, így a megtermelt érték 50 000 000 Ft. A projekt ütemterve alapján már nagyjából a munka 75%-ának készen kellene lennie, így a tervezett érték 75 000 000 Ft. Azt is tudja, hogy a csapat eddig 90 000 000 Ft-ot költött, tehát a tényleges költség 90 000 000 Ft.

Ezeket a számokat használva kiszámítható a költség és az ütemezés eltérése. A költségeltérés (KtgE) az elvégzett munka tényleges költségei és a projekt költségvetése közötti különbséget méri:

KtgE = mé – tk    

Az ütemezési eltérés (ÜE) a tényleges előrehaladást méri a projekt ütemtervéhez képest:

ÜE = mé – té    

A fenti példában a költségeltérés ennél a projektnél 50 000 000 Ft – 90 000 000 Ft = 40 000 000 Ft. Az ütemezési eltérés 50 000 000 Ft – 75 000 000 Ft = 25 000 000 Ft.

Minden projektvezető látja, hogy a projekt elköltötte költségvetésének 90%-át, de csak a munka 50%-a lett elvégezve. A projekt el van maradva az ütemtervtől, túl fogja lépni a költségvetést, mire elkészül, így módosításra lesz szükség. A projektvezetőnek csökkenthetie kell a projekt kiterjedését, ki kell tolnia a határidőt, vagy növelnie kell a költségvetést, hogy a munka elkészüljön.

Vissza a lap tetejére

A költségeltérés nyomon követése – első lépések

A költségeltérés nyomon követésének beépítése a projektvezetésbe teljesen ésszerű lépés, de módszeres hozzáállást igényel. A projekt kijelölése után a projekt finanszírozójával közösen alakítsák ki a projekt kiterjedését, költségvetését és ütemtervét. Ezután a csapatával közösen hozzon létre egy hatékony változáskezelési tervet, amely meghatározza az eltérési küszöbértékeket, és leírja, mit kell tenni, ha az eltérések meghaladják a küszöbértéket. A feladatlebontási szerkezetnek és a projekt részletes ütemtervének kidolgozása után meghatározhatja a projekt ütemezését és költségvetését. Miután minden összetevő a helyén van, készen áll az eltérések nyomon követésének elkezdésére és a változáskezelési terv gyakorlatba való átültetésére.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről     Jane Suchan egy vállalati üzleti kezdeményezések vezetésében és projektvezetési módszerek kidolgozásában is tapasztalt programvezető. Jane a Washington állambeli Seattle városában él.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×