Határozza meg a megfelelő küszöbértéket a projekt költségeiben és ütemtervében fellépő változásokra

Szerző: Bonnie Biafore

Ha időben felméri, hogy projektjének ütemezése csúszik, vagy a költségek meghaladják a költségvetést, kiigazítási műveletekkel terelheti vissza a projektet a megfelelő mederbe.    A legtöbb célkitűzés leszűkül arra, hogy mennyi ideig tart és mennyibe kerül. Ezért a projektvezetők általában odafigyelnek arra, hogy a hozzárendelt tervhez képest hogyan alakul a projekt tényleges költsége és ütemezése. A tényleges és tervezett értékek közötti különbségeket eltérésnek nevezik. A probléma az, hogy ezek nem mindig fedik le a teljes képet. Ugyanazok az eltérésértékek, amelyek az egyik projektet romba döntik, egy másik, gigászi vállalkozásnak meg se kottyannak.

A projekt állapotának eltérések alapján történő nyomon követése sokkal könnyebb, ha tudja mire kell figyelni. Ahelyett, hogy a legkisebb túllépések miatt aggódna, a projekttervezés során szakítson időt annak megállapítására, hogy milyen mértékű eltérés fér bele projektjébe. A költségeltérések és ütemezési eltérések beállítása segít megállapítani, hogy mikor van szükség kiigazítási műveletre. Fontos, hogy a projektjének megfelelő eltéréseket válasszon, így nem kell fölöslegesen aggódnia, valamint elkerülheti a megkésett intézkedéseket.

Hogyan jelzik az eltérések a projektteljesítményt?

Amikorra a résztvevők jóváhagyják a projekttervet, Önnek teljes képe lesz a projekt becsült teljesítményéről. A becsült munka, az időtartam, az egyes feladatok költségének, valamint a teljes projekt költségvetésének és ajánlott ütemezésének alaptervbeli értékei jelentik a szabványt, ezekhez lehet majd hasonlítani a tényleges teljesítményt. Habár, amint elkezdi végrehajtani a projekttervet, megjelennek a tényleges értékek és a valóság ritkán fog megfelelni a mindenki által elképzelt értékeknek. A költségeltérések és ütemezési eltérések jelzik Önnek, ha a feladatok vagy az egész projekt meghaladja a költségvetést, vagy túllépi a tervezett határidőt. Ezen információk alapján meghatározhatja, hogy mit kell tennie a projekt megfelelő mederbe történő visszatereléséhez.

A Microsoft Office Project 2007 az ütemezésében lévő jelenlegi becsült értékekből az alaptervbeli értékeket kivonva számítja ki az eltéréseket. Miután elkezdte a tényleges értékek nyomon követését, az Office Project 2007 kiszámítja a jelenlegi becsült értékeket (ütemezett értékek), a teljesített munka tényleges értékeinek a fennmaradó munka alaptervbeli értékeihez történő hozzáadásával. Tegyük fel például, hogy az alaptervbeli időtartam 20 nap és az Ön csapata 15 nap alatt végezte el a munka 50 százalékát. Az ütemezett időtartam most 25 nap: 15 nap a már elkészült 50 százalék tényleges időtartama, valamint az alaptervbeli 10 nap a fennmaradó 50 százalékra.

Ha az eltérés értéke pozitív, akkor az ütemezett érték nagyobb, mint az alaptervbeli érték, így az Ön projektje vagy meghaladja a költségvetést, vagy túllépi a tervezett határidőt. A negatív eltérések költségvetésen belüli vagy határidő előtti helyzetet jeleznek. Az a lényeg, hogy az eltérések nulla vagy annál kisebb értékei rendben vannak, a nullánál nagyobb értékek aggodalomra adnak okot.

Vissza a lap tetejére

Eltérések nyomon követése a Project 2007 segítségével

Az Office Project 2007 mezői a gyakran használt eltérésekhez:

  • Költség:    Ez az eltérés az ütemezett és az eredeti alaptervbeli költségek közötti különbséget jelöli. Jelzi, ha a projekt belefér a költségvetésbe, vagy ha meghaladja azt.

  • Időtartam:    A feladat vagy projekt ütemezett időtartama és az alaptervbeli időtartam közötti különbség. Jelzi, ha a feladatok több időt vesznek igénybe a tervezettnél, ami viszont hatással van a projektütemezésre.

  • Munka:    Meghatározza az ütemezett és az alaptervbeli munkaórák közötti különbséget. A munka pozitív eltérése azt jelzi, hogy a csapattagoknak több időre van szüksége a munka befejezéséhez, mint amire Ön számított. Ha a munka eltérése pozitív, jó eséllyel az összes többi eltérésmezőben is pozitív értékek szerepelnek.

  • Kezdés:    Az ütemezett (vagy tényleges) és az alaptervbeli kezdő dátum közötti időkülönbség. Ha a kezdés eltérése pozitív, a tényleges kezdő dátum később volt, vagy korábbi feladatok késleltetik az ütemezett kezdő dátumot.

  • Befejezés:    Az ütemezett (vagy tényleges) és az alaptervbeli befejezési dátumok különbözőségét jelzi. Ha a befejezésre vonatkozó eltérés pozitív, a feladat befejezési dátuma késleltetett.

Vissza a lap tetejére

A projekt eltéréseire vonatkozó küszöbértékek meghatározása

Noha az Office Project 2007-ben lévő pozitív eltérések nem jelentenek jót, nem feltétlenül kell azonnal cselekednie. Néhány közülük túl jelentéktelen az Ön értékes idejéhez képest. Veszélyes időt fordítani arra, hogy ezeket a kisebb eltéréseket kiigazítsa, miközben esetleg nem veszi figyelembe az aggasztó problémákat. Ahelyett, hogy megpróbálna emlékezni arra, mik a fontos kérdések, vagy ha a túllépések komoly problémát okozhatnak, küszöbértékeket állíthat be a projekt költségeltéréseihez és ütemezési eltéréseihez emlékeztetőül. Így gyorsan ellenőrizheti, hogy az eltérések meghaladják-e a rájuk vonatkozó küszöbértéket és ezután megteheti a megfelelő lépéseket.

Vissza a lap tetejére

Eltérések küszöbértékének méretezése

Ha kutyája 2 kilót hízik, az nem nagy probléma - kivéve, ha egy csivaváról beszélünk. Hasonlóképpen, a projektek mérete nyilvánvaló tényező az eltérések küszöbértékeinek beállításakor. Mivel a projektek is sokféle formájúak és méretűek lehetnek - csakúgy mint a kutyafajták - a százalékok használata a küszöbértékek kiszámításához megbízható jelzőket produkál, a projekt méretétől függetlenül. A 10 százalékos eltérés például figyelmeztető jelzés lehet, hogy ütemezése 5 vagy 50 héttel meghaladja a határidőt. Másrészt, egy 10 millió dolláros költségvetés, amely 30.000 dollárral haladja meg a keretet csak 0,3 százalékos lefaragást igényel a tartalékokból, amelyet a menedzsment félretesz; de 30.000 dollár túllépés egy projektnél, amelynek 20.000 dollárba kellene kerülnie, óriási, 150 százalékos kerettúllépésnek számít.

Vissza a lap tetejére

Az eltérések küszöbértékeinek meghatározásához használt irányelvek

Az eltérések küszöbértéke vállalatonként eltérő és kockázatkezelési stratégiákon, valamint a vállalat által használt menedzsmenttartalékokon alapul, amelyek jellemzően 10-15 százalék közöttiek. A küszöbértékek is projektenként eltérőek lehetnek, az üzleti célkitűzések kritikusságától függően.

Alább található néhány gyakori százalékos küszöbérték, amelyeket irányadóként használhat, de módosítást igényelhetnek az Ön projektjébe történő beillesztéshez.

  • 5 százaléknál kevesebb (alacsony kockázatú tolerancia):    Az 5 százalék alatti költségeltérések vagy ütemezési eltérések a lehetséges problémák korai előrejelzésére szolgálnak.

  • 5 és 10 százalék között (mérsékelt kockázat):    Ez a tartomány azt jelzi, hogy valamilyen lépéseket kell tennie.

  • Nagyobb, mint 10 százalék (magas kockázat):    Bármilyen 10 százalékot meghaladó eltérés azonnali és fontos intézkedést igényel.

Ezek az irányelvek a kritikus mederben lévő ütemezési eltérésekre a legjobbak, mert azok közvetlen hatással vannak a befejezési dátumra. A költségeltérésekhez is megfelelőek, mert a feladatok költsége hozzájárul a projekt végső kiadásaihoz. Magasabb küszöbértékeket is beállíthat (például 5 százalékot hozzáadva a fenti értékekhez) a nem kritikus mederben lévő feladatok ütemezési eltéréseihez. A magasabb küszöbértékek azt jelentik, hogy Önnek nem kell olyan gyorsan reagálnia, azonban megakadályozza, hogy ezeket a feladatokat olyan mértékben késleltesse, ami már kihatna a kritikus mederben lévő feladatokra.

Megjegyzés : Az Office Project 2007 tartalmazza az eltérések mezőit, de a küszöbértékek mezőit Önnek kell beállítania. Beállíthat egyéni mezőket bizonyos értékek tárolására és kiszámíthatja a különbséget saját küszöbértékei és az eltérések között. Másik megoldásként a Microsoft Office Excel 2007 és az Office Project 2007 is rendelkezik Illusztrált jelentések szolgáltatással az eltérések és küszöbértékek kiszámításához és értékeléséhez.

Vissza a lap tetejére

Mi irányítja a projekteltérések küszöbértékeit?

A gondot okozó eltérésértékek nem csak projektenként lehetnek eltérőek, de feladatonként is. Minden projekt egyedi, és különböző célkitűzések elérésére hivatott. Továbbá néhány célkitűzés fontosabb a többinél, ami szigorúbb küszöbértékeket eredményezhet bizonyos eltérések esetében. Az olyan üzleti célkitűzések, mint a piacra kerülési idő, a szigorú költségvetés vagy a szűkös erőforrások a költségeltérések és ütemezési eltérések különböző küszöbértékeihez vezethetnek. A tervezési fázis alatt dolgozzon közösen a résztvevőkkel a célkitűzések meghatározásán. Egyúttal megbeszélhetik a projekt célkitűzéseinek prioritását is, amely segít az eltérések küszöbértékeinek meghatározásában.

Néhány évvel ezelőtt például az Y2K szoftverprojektek nem tudták elfogadni az 1999. december 31-ei dátumot meghaladó késleltetéseket. Az ütemezési eltérés küszöbértéke lehet, hogy nulla volt, míg a költségeltérés a projekt költségvetésének 20 százaléka. Ha például egy lakókocsiban él a saját telkén, míg új házát építi, az ütemezési küszöbérték lehet, hogy nem akkora probléma, mint a költség. A költségvetés 10 százalékát félreteszi az előre nem látott kiadásokra és nem áll rendelkezésre több pénz. Valamint a hitvesének is lehetnek eltérő elképzelései arról, hogy egy héttel tovább éljenek egy lakókocsiban, mint szükséges.

Vissza a lap tetejére

Nullánál nagyobb

Habár az Office Project 2007 több projektmérőszámra is kiszámítja az eltéréseket, ezek a számok nem adnak elég információt arról, hogy hogyan oszthatja be idejét a legjobban. A költségeltérések és ütemezési eltérések küszöbértékeinek meghatározása hatékonyabb módja a projektteljesítmény mérésének. Érdemes szemmel tartani a nullánál nagyobb értékű eltéréseket, de cselekednie akkor kell, ha az eltérés meghaladja küszöbértékét.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről:    Bonnie Biafore a Project Management Institute (PMI) által hivatalosan elismert projektirányítási szakértő (PMP). Tanácsadó, oktató, előadó és díjnyertes író, több könyvet is írt befektetési, személyes finanszírozási és projektmenedzsment témakörökben, például az On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Időben! Terv szerint! A célnak megfelelően! Sikeres projektvezetés a Microsoft® Project használatával) című kiadványt (Microsoft Press, 2006).

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×