Híváslisták létrehozása és használata a Business Contact Managerben

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Egy cég sikerének egyik legfőbb titka a kapcsolattartás a meglévő és a potenciális ügyfelekkel. Ennek a legjobb módja gyakran egy egyszerű telefonhívás.

Érdemes lehet követni az érdeklődőket, akik névjegyet adtak, vagy más információt adtak meg a weboldalon; felhívni az ügyfeleket, akik egy készlethiányos termék elérhetősége felől érdeklődtek; vagy egyeztetni olyan ügyfelekkel vagy kapcsolattartóikkal, akiknek lejárt tartozása van.

Ebből a cikkből megtudhatja, miként működnek a híváslisták, és hogyan mérheti a hatékonyságukat a Business Contact Manager for Outlookban, megismerkedhet a célzott címzettlisták és hívási forgatókönyvek létrehozásának, valamint a tevékenységek és eredmények követésének részleteivel.

Kapcsolódó műveletek

Cég reklámozása telefonhívásokkal

Híváslista megnyitása

Híváslista módosítása

Cég reklámozása telefonhívásokkal

A Business Contact Manager for Outlookban híváslistát állíthat össze az ügyfelek és kapcsolattartók névjegyeiből, hívási forgatókönyvet hozhat létre és nyomon követheti az egyes hívások eredményét. Híváslistát jelentésben szereplő nevekből is összeállíthat. További információt híváslisták jelentésből történő létrehozásáról a Jelentések és diagramok használata a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben talál.

A híváslisták fontos részét képezik egy cég marketingtevékenységének, így a komoly szerepet játszanak a marketingkampányok során.

Ha nyomon szeretne követi egy híváslista-tevékenységet, a tevékenység nevét rögzíteni kell a tevékenység által generált összes Ügyfél, Kapcsolattartó, Érdeklődő vagy lehetőség rekord Kezdeményező mezőjében. Rögzíteni kell a tervezett és a tényleges költségekre vonatkozó információkat is a híváslistarekord Részletek és Követés lapján.

A híváslista eredményei a híváslistaűrlap Követés lapján tekinthetők meg. Ha a híváslista egy marketingkampány részét képezi, a teljes kampányra vonatkozó eredmények a Marketing munkaterület Elemzés lapján követhetők nyomon.

Híváslista létrehozása

A Business Contact Manager for Outlook-híváslisták nem pusztán neveket és számokat tartalmazó listák. A híváslisták alkotta rendszer segítségével mindig felkészülten telefonálhat, és nyomon követni az egyes hívások eredményeit is.

Egy marketingtevékenység címzettlistája egyetlen rekordtípust tartalmazhat – vagy az Ügyfelek vagy a Kapcsolattartók típust. A Kapcsolattartók és az Érdeklődők típus szerepelhet egy listában, hiszen utóbbi a Kapcsolattartók rekordtípuson alapszik.

  1. A Navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Marketing mappára.

  2. A menüszalag Kezdőlap lapjának Új csoportjában kattintson a Híváslista gombra Hívási forgatókönyv ikon .

  3. A híváslista űrlapján, a Tevékenység terület Név mezőjében adja meg a híváslista nevét, például „Potenciális ügyfelek Pest megyében”.

    híváslista rekord

    Megjegyzés :  Ha a híváslista egy marketingkampány része, a Kampány mezőben adja meg a kampány nevét, vagy a nyílra kattintva válassza ki a korábbi kampányok közül. Ha nem része kampánynak, a híváslista az alapértelmezett Aktuális tevékenységek marketingkampányhoz lesz csatolva.

  4. A Címzettek listája szakaszban kattintson a híváslistával elérni kívánt rekordtípusra, amely lehet Minden ügyfél, Minden kapcsolattartó és érdeklődő, Minden kapcsolattartó és Minden érdeklődő.

    Vagy kattintson a következő lehetőségek egyikére:

    • Keresési mappa. Ha egyéni listát kíván létrehozni, válassza a Keresési mappát, amely egy előszűrt címzettlistát tartalmaz. Miután kiválasztotta a mappát, a mező az Egyéni lista nevet kapja.

    • Meglévő marketingtevékenység. Válasszon a korábbi marketingtevékenységekhez használt címzettlisták közül.

    • Új lista. Nyissa meg A kapcsolattartók szűrése párbeszédpanelt, és válassza ki a szűrési feltételeket.

      Címzettlistát jelentésből is készíthet. További információt a Jelentések és diagramok használata a Business Contact Manager programban című témakörben talál.

      Az Ügyfél típus alapján létrehozott rekordtípusok a Minden ügyfél listában jelennek meg. A Kapcsolattartó típus alapján létrehozott rekordtípusok a Minden kapcsolattartó és érdeklődő listában jelennek meg.

  5. Ha szűréssel szeretné szerkeszteni a kiválasztott listát, kattintson az Áttekintés és szűrés lehetőségre.

    Listák szűréséről további információt a Rekordok szűrése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben talál.

  6. A menüszalag Kezdőlap lapján található Megjelenítés csoportban kattintson a Részletek elemre a Tevékenység részletei lap megnyitásához. Ha szeretné, adja meg a Kampány kódja, a Tervezett költség, a Kezdés dátuma, a Befejezés dátuma és a Megjegyzések mezők értékeit.

    Ha vissza szeretne térni a híváslistaűrlap főoldalára, a menüszalag Marketing lapján található Megjelenítés csoportban kattintson az Általános elemre.

  7. Az egyes címzettek adatai az Általános lap Címzettek adatai területén láthatók. Ha módosítani szeretné, a rekord mely szakaszai jelenjenek meg, kattintson a Szakaszok kijelölése gombra Szakaszok kijelölése gomb , majd válassza ki a megjelenítendő szakaszokat.

  8. Ha forgatókönyvet hoz létre, egységesebbé teheti a hívásokat, és gondoskodhat arról, hogy minden fontos kérdésre sor kerüljön a beszélgetés során. Forgatókönyv használatával könnyebb a kijelölt témánál maradni, illetve útmutatást nyújt a nem várt helyzetek kezeléséhez.

    Hívási forgatókönyv létrehozása

    • A menüszalag Telefonnapló csoportjában kattintson a Hívási forgatókönyv elemre Hívási forgatókönyv ikon .

    • Hívási forgatókönyvet az alábbi módszerek egyikét követve hozhat létre:

      • Gépelje be a forgatókönyvet a Hívási forgatókönyv ablakba.

      • A Műveletek csoportban kattintson a Tartalom betöltése Szkript betöltése ikon gombra, majd lépjen egy korábban mentett dokumentumra.

      • Másoljon és illesszen be egy forgatókönyvet egy másik dokumentumból.

        A forgatókönyv az egyes címzettek Telefonnaplójában fog megjelenni.

        Híváslista forgatókönyvvel

        Megjegyzés :  Ha a híváslistarekord Telefonnapló szakaszában módosítja a forgatókönyvet, a változás csak a kijelölt címzett forgatókönyv-verzióját érinti majd. Ha minden hívásra vonatkozóan szeretné módosítani a forgatókönyvet, kattintson a Hívási forgatókönyv Hívási forgatókönyv ikon gombra a menüszalagon, és a megjelenő Hívási forgatókönyv ablakban végezze a szerkesztést.

  9. Igény szerint használhatja az Outlook kategorizáló funkcióját, amellyel színkategóriákat rendelhet a híváslistákhoz. A Marketing lap Címkék csoportjában kattintson a Kategorizálás gombra, és válasszon színkategóriát.

  10. Ha azonnal hozzálátna a telefonáláshoz, kezdje a listán szereplő első névvel. Ellenkező esetben mentse a híváslistát.

Mielőtt hideghívásokat indítana, tanulmányozza a National Do Not Call Registry és a Federal Communications Commission (FCC) szabályait a www.fcc.gov/cgb/donotcall/ címen. A Do Not Call szabályai nem vonatkoznak azokra a cégekre, amelyekkel a felhasználó üzleti kapcsolatban áll.

Vissza a lap tetejére

Híváslista megnyitása

Előfordulhat, hogy folytatnia kell egy korábban félbehagyott híváslistát, vagy módosítani kell a címzettek listáját vagy a forgatókönyvet.

  1. A Navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Marketing mappára.

  2. A Lista munkaablak Híváslisták lapján kattintson duplán a megnyitni kívánt híváslistára.

Vissza a lap tetejére

Híváslista módosítása

A híváslisták létrehozása és módosítása meglehetősen egyszerű. Módosíthatja a listában megjelenő rekordtípusokat, a címzettek szűrésével vagy kiválasztásával pontosíthatja a listát, és változtathat a forgatókönyvön minden címzettre vagy a címzettek egy részére vonatkozóan.

  1. Nyissa meg a módosítani kívánt híváslistát.

  2. A híváslista módosítása a Híváslista létrehozása című szakaszban leírtak szerint történik.

Fontos : Ha a lista bármely rekordjánál módosította a hívás állapotát, a híváslista nem módosítható. Helyette kattintson a jobb gombbal a híváslistára, majd hozzon létre új híváslistát az eredeti alapján az Elérés híváslistával lehetőségre kattintva.

Vissza a lap tetejére

Hívások indítása és nyomon követése híváslisták használatával

  1. Nyisson meg vagy hozzon létre egy híváslistát.

    A Címzettek listája területen a lista első neve van kiemelve.

    Híváslista címzettlistája hívások nélkül

    Megjegyzés :  A megjelenített nevek a forrásrekord Tárolási forma mezőjéből származnak. A Címzettek adatai területen látható nevek a Teljes név mezőből.

  2. A Címzettek adatai területen látható telefonszámon hívja fel a címzettet.

  3. Nyissa meg a forgatókönyvet. A menüszalag Telefonnapló csoportjában kattintson a Hívási forgatókönyv elemre. Ha sikerült kapcsolatba lépni a címzettel, olvassa fel természetes hangon a forgatókönyvben foglaltakat, vagy ha nincs forgatókönyv, közölje a mondanivalóját.

    Megjegyzés :  Ha a híváslistarekord Telefonnapló szakaszában módosítja a forgatókönyvet, a változás csak a kijelölt címzettre fog vonatkozni.

  4. A Telefonnapló Teljes időtartam területén adja meg a hívás időtartamát, vagy kattintással válassza ki. A hívás időtartamát automatikusan is mérheti.

    A hívásidőtartam automatikus mérése

    1. A menüszalag Telefonnapló csoportjában a kattintson az Időmérő indítása Időmérő indítása ikon elemre a hívás indításakor vagy a szüneteltetés utáni folytatásakor.

    2. Ha szünetelteti a hívást, vagy befejezi azt, kattintson az Időmérő szüneteltetése Időmérő szüneteltetése ikon lehetőségre.

      A hívás időtartama a Telefonnapló Teljes időtartam mezőjében jelenik meg. Kattintással vagy gépeléssel a hívásidőtartam kézzel is megadható.

  5. Ha jegyzeteket szeretne írni a beszélgetéshez, a menüszalag Telefonnapló csoportjában kattintson az Időbélyeg hozzáadása elemre, majd a forgatókönyvet megjelenítő mezőbe írja be a megjegyzését.

    Megjegyzés :  A szöveget a menüszalag Szövegformázás lapjának parancsaival formázhatja. Fájlokat, képeket és táblázatokat a Beszúrás lapra kattintva adhat hozzá.

  6. Hívás közben vagy a befejezés után a menüszalag Marketing lapján található Címzettekhez kapcsolódó műveletek csoportban kattintson az alábbi lehetőségek egyikére:

    • Új előzmény – Kapcsolati előzményeket, például üzleti feljegyzést, feladatot, fájlt vagy e-mailt adhat hozzá a címzett rekordjához. A híváslista automatikusan új telefonnaplót hoz létre a címzetthez.

    • Elintézendő – Elintézendőként jelöli meg a rekordot. Ha készként szeretne megjelölni egy elintézendő elemet, kattintson a Megjelölés készként lehetőségre.

    • Megnyitás – Megjeleníti a címzett rekordját.

    • Weblap – megjeleníti a címzett rekordjához tartozó weblapot, ha van ilyen.

  7. A hívás végén frissítse a rekordot a Hívási állapot szakaszban. Alapértelmezés szerint a Nem hívták fel van kiválasztva. Kattintson az alábbi jelölőnégyzetek egyikére:

    1. Üzenet hagyva

    2. Hívás befejezve

    3. Telefonon nem érhető el

      Fontos :  Ha a lista bármely rekordjánál módosította a hívási állapotot, a híváslista nem módosítható. Létrehozhatja azonban az eredeti lista másolatát. A Marketing munkaterületen kattintson jobb gombbal a híváslistára, majd kattintson az Elérés híváslistával lehetőségre.

  8. A címzett kérésére eltávolíthatja őt a híváslistáról a Telefonon nem érhető el jelölőnégyzet bejelölésével. Az Ügyfél vagy Kapcsolattartó Telefonon nem érhető el jelzést kap mind a Címzettek listája, mind az Ügyfél vagy Kapcsolattartó rekord Részletek lapján. A címzett nem szerepelhet jövőbeni híváslistákon sem.

  9. Kattintson a Mentés és tovább elemre az alábbi változtatások elvégzéséhez:

    1. A módosítások mentése telefonnaplóként a kiválasztott rekord kapcsolati előzményeiben, és ugrás a következő felhívandó rekordra.

    2. Az időmérő leállítása, és a hívás teljes időtartamának rögzítése a Telefonnaplóban.

    3. Tüntesse fel a hívási állapotot a Címzettek listája szakaszban.

      Híváslista két hívással

      1 – Üzenet hagyva. 2 – Hívás befejezve. 3 – Telefonon nem érhető el. 4 – A jelenlegi címzett.

      Megjegyzés :  Bár az állapot frissül a Címzettek listája szakaszban a rekord mentésekor, a Hívási állapot szakaszban megjelenő beállításokat manuálisan kell módosítani.

  10. Ha mindenkit felhívott a listáról, zárja le a tevékenységet. A menüszalagMarketing csoportjában kattintson a Megjelölés lezártként lehetőségre.

Vissza a lap tetejére

Marketing-híváslisták hatékonyságának mérése

Híváslistákat és forgatókönyveket számos céllal létrehozhat. De ha marketinghívásokat bonyolít, fontos az eredmények ismerete is. A híváslisták eredményeit a híváslista Követés lapján tekintheti meg.

  1. Nyissa meg a híváslistát.

  2. A menüszalag Kezdőlap lapjának Megjelenítés csoportjában kattintson a Követés parancsra Oldalikon nyomon követése .

  3. A Követés lapon az alábbiakat tekintheti át:

    • A Tevékenység eredménye területen a tevékenységre vonatkozó összefoglalókat találja Kezdeményezett érdeklődők, Kezdeményezett lehetőségek, Kezdeményezett ügyfelek, Kezdeményezett kapcsolattartók, Kezdeményezett telefonnaplók és Várható bevétel kategóriában. Minden mezőhöz tartozik egy Jelentés megjelenítése gomb is, amely az adott mező adatait tartalmazó részletes jelentést nyitja meg.

      Megjegyzés :  A Követés oldalon szereplő információk, beleértve a várható bevételt, akkor frissülnek, ha az Ügyfél, a Kapcsolattartó, az Érdeklődő és a Lehetőség rekordok tartalmazzák a híváslista nevét a Kezdeményező mezőben.

    • A Tevékenységinformáció területen az alábbi adatokat módosíthatja:

      • Tényleges költség    – Megadhatja a híváslista tényleges költségét, így kiszámítható a megtérülés.

      • Lezárva    – Ezzel a jelölőnégyzettel jelezheti, hogy a híváslista befejeződött, és a tevékenység lezárult. A jelölés törlésével újraaktiválhatja a híváslistát.

    • A Címzettek szakaszban megtekintheti a korábbi hívásokat, és ha szeretné, közvetlenül a címzett rekordjából létrehozhat egy Lehetőség rekordot. Egyszerűen kattintson a listában a névre, majd a Lehetőség kezdeményezése elemre.

      Megjegyzés :  Lehetőség rekordot a híváslista Általános lapján található Címzettek listája területről is létrehozhat. Válasszon egyet a Címzettek listája nevei közül, majd a menüszalag Marketing lapján található Címzettekhez kapcsolódó műveletek csoportban kattintson az Új előzmény Új előzmény ikon gombra, majd a Lehetőség elemre.

  4. Kattintson a Mentés és bezárás gombra Mentés és bezárás ikon .

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×