Háromrészes munkafolyamat használata

Háromrészes munkafolyamat használata

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A háromrészes munkafolyamat három állapoton (fázison) keresztül követi nyomon a listaelemek állapotát. Használhatja olyan üzleti folyamatok kezelésére, amelyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, ilyenek például az ügyfélszolgálati ügyletek, az eladások kezelése vagy a projekttevékenységek. Egy projekttevékenység három állapota lehet például a következő: Nincs elindítva, Folyamatban és Befejezett.

Tartalom

A háromrészes munkafolyamat működése

Lista beállítása háromrészes munkafolyamat használatára

Problémakövetési lista létrehozása

Egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Egyéni lista testreszabása háromrészes munkafolyamathoz

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

Háromrészes munkafolyamat kézi indítása egy elemen

Háromrészes munkafolyamat egy adott munkafolyamat-feladatának végrehajtása

A háromrészes munkafolyamat működése

A háromrészes munkafolyamat azokat az üzleti folyamatokat támogatja, amelyek során a szervezeteknek három állapoton és két állapotközi változáson keresztül kell követniük az egyes ügyletek vagy elemek állapotát. Az állapotok közötti változások alkalmával a munkafolyamat hozzárendel egy személyt egy folyamathoz, és értesítő e-mailt küld neki a folyamatról. Amikor ez a folyamat a végéhez ér, a munkafolyamat frissíti az elem állapotát a következő állapotra. A háromrészes munkafolyamat együttműködik a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával is, amely beállítása szerint tartalmaz egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. A Választási lehetőség oszlopban megadott értékek a munkafolyamat által követett állapotoknak felelnek meg.

Egy lista több választóoszloppal is rendelkezhet, egy oszlopban pedig háromnál több érték is megadható. A háromrészes munkafolyamat azonban kizárólag egy Választási lehetőség oszlopot használhat, és annak is csak három értéke használható. Ha háromrészes munkafolyamatot ad hozzá egy listához vagy egy tárhoz, ki kell választania egy Választási lehetőség oszlopot és annak három értékét.

A Háromrészes munkafolyamat használható olyan üzleti folyamatok kezelésére, amelyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, például ügyfélszolgálati ügyletek, eladások kezelése vagy projekttevékenységek. Egy kis rendezvényszervező cég alkalmazottai például használhatják a tervezett rendezvényekhez kapcsolódó tevékenység kezelésére. A munkafolyamat három állapoton keresztül követi az eseményszervezési feladatokat. Ezek az Aktív, a Véleményezésre kész és a Kész. Minden, egy adott rendezvénnyel kapcsolatos, a rendezvényszervezésre vonatkozó tennivaló bekerül egy ügykövető listába, amelyet arra az eseményre hoztak létre és Aktív állapotúra állítottak. Az esemény szervezője hozzárendeli az egyes eseményeket csapatának tagjaihoz, és elindítja a háromrészes munkafolyamatot ezeken az elemeken, hogy a munka elkezdődhessen a rendezvényhez rendelt tevékenységgel.

Amikor a munkafolyamat elkezdődik, a kijelölt személy számára létrejön egy feladat. Amikor egy csapattag megkapja feladatát, elvégzi a feladat teljesítéséhez szükséges munkát. Ez a munka lehet, hogy az ügykövető listát tartalmazó listától vagy webhelytől távol esik. Egy csapattag például azt a feladatot kapja, hogy készítsen egy beszállítói tervet – ebben az esetben a csapattag kapcsolatba lép egy beszállító céggel, és közösen készítik el a tervet. Amikor a beszállítói tervet elfogadják, a csapattag készre állítja feladata állapotát. Ekkor a munkafolyamat frissíti a feladat állapotát az ügynyilvántartásban Aktív állapotról Véleményezésre kész állapotra, és készít egy második feladatot a rendezvényszervezőnek, hogy véleményezze a beszállítói tervet. Miután a rendezvényszervező átnézte és elfogadta a beszállítói tervet, munkafolyamatának állapotát készre állítja, és a munkafolyamat a feladat állapotát Véleményezésre kész állapotról Kész állapotúra állítja.

Megjegyzés : A munkafolyamatban résztvevők kétféleképpen változtathatják meg a munkafolyamat-feladat állapotát egy háromrészes munkafolyamatban. A résztvevők a munkafolyamat-feladat szerkesztésével készre állíthatják azt, vagy megváltoztathatják a munkafolyamat-elem állapotát a listában (ha rendelkeznek a lista megváltoztatásához szükséges engedéllyel). Ha egy résztvevő manuálisan frissíti egy elem állapotát a listában, a munkafolyamat feladata készre változik. Amennyiben a résztvevő a munkafolyamat feladatát szerkeszti annak készre állításához, a munkafolyamat elemének állapota a listában Kész állapotúra frissül.

Az előbbi példában a háromrészes munkafolyamat műveletei a következő folyamat szerint alakulnak:

A példa háromrészes munkafolyamat folyamatábrája

Vissza a lap tetejére

Lista beállítása háromrészes munkafolyamat használatára

A háromrészes munkafolyamat használata előtt be kell állítania azt a listát, amely tartalmazza a munkafolyamattal kezelni vagy követni kívánt elemeket. A háromrészes munkafolyamat együttműködik a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával, amely beállítása szerint tartalmaz egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. Amikor a listával használandó munkafolyamatot beállítja, meg kell adnia a munkafolyamathoz szükséges állapotértékeket tartalmazó Választási lehetőség oszlopot.

Vissza a lap tetejére

Problémakövetési lista létrehozása

Alapértelmezésként minden olyan listával használhatja a háromrészes munkafolyamatot, melyet a Problémakövetés listasablon segítségével hozott létre.

  1. A Beállítások menüben Office 365-beállítások gombja kattintson az Alkalmazás hozzáadása parancsra.

  2. Az Ön alkalmazásai lapon kattintson a Problémakövetés ikonra, majd adja meg a lista nevét. A lista nevének megadása kötelező.

  3. Ha szeretne leírást is adni a listához, kattintson a Speciális beállítások elemre.

    • A Leírás mezőben adja meg a lista rendeltetésének leírását. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni.

  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Ha egyéni listát szeretne létrehozni a háromrészes munkafolyamatokhoz, legalább egy Választási lehetőség oszlopot hozzá kell adnia, mely legalább három állapotértéket tartalmaz. A munkafolyamat ezen értékeket fogja nyomon követni.

  1. A Beállítások menüben Office 365-beállítások gombja kattintson az Alkalmazás hozzáadása parancsra.

  2. Az Ön alkalmazásai lapon kattintson az Egyéni lista ikonra, majd adja meg a lista nevét. A lista nevének megadása kötelező.

  3. Ha szeretne leírást is adni a listához, kattintson a Speciális beállítások elemre.

  4. A Leírás mezőben adja meg a lista rendeltetésének leírását. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni.

  5. Kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni lista testreszabása háromrészes munkafolyamathoz

  1. Kattintson az előző lépésben létrehozott egyéni listára.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista fülre, majd a Beállítások csoportban a Lista beállításai gombra.

  3. Az Oszlopok alatt kattintson az Oszlop létrehozása elemre.

  4. A név és típus csoport oszlopnévírja be a nevét adja meg a munkafolyamat állapota értékeit szeretné használni kívánt oszlopot. Például a nevet adhat meg, a munkafolyamat állapota.

  5. Az oszlopban szereplő információ típusa szakaszban válassza a Választási lehetőség (menü, amelyből választani lehet) lehetőséget.

  6. A További oszlopbeállítások szakaszban a Leírás alatt tetszés szerint adjon meg leírást az oszlopról.

  7. Az oszlopnak kötelezően tartalmaznia kell adatot szakaszban kattintson az Igen lehetőségre.

  8. Írja be három vagy több választási lehetőségek értékeket Ez az oszlop, amelyet csoportban Írja be a minden külön sorban választási lehetőségeta legördülő listában. Ezeket az értékeket az államok, a munkafolyamat válnak. Például előfordulhat, hogy aktív, kész véleményezésre, adja meg, és töltse ki a az három választási lehetőséget.

  9. A választási lehetőségek megjelenítése alatt válassza a Legördülő menü vagy Választógombok lehetőséget.

  10. A Kitölthető választási lehetőségek engedélyezése alatt kattintson a Nem lehetőségre.

  11. Adja meg, hogy szeretne egy bizonyos alapértelmezett értéket az oszlopnak vagy szeretné hozzáadni a lista alapértelmezett nézetéhez.

  12. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

A háromrészes munkafolyamatot először hozzá kell adnia egy listához, hogy a benne lévő elemeken használni lehessen. Amikor egy háromrészes munkafolyamatot listához ad, meg kell határoznia, hogy melyik oszlop tartalmazza azokat az állapotokat, amelyeket követni szeretne a munkafolyamattal. Az egyes állapotokhoz tartozó eseményeket is meg kell adnia. Meghatározhatja például azon e-mailek tárgyát és szövegét, amelyeket a feladat címzettjei kapnak.

A legtöbb webhelyen alapértelmezés szerint engedélyezett a háromrészes munkafolyamatok használata, a webhelycsoport rendszergazdája azonban letilthatja ezt a szolgáltatást. Ha a háromrészes munkafolyamat nem érhető el, vegye fel a kapcsolatot a webhelycsoport rendszergazdájával.

Fontos : Ahhoz, hogy egy listához munkafolyamatot társíthasson, Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie.

  1. Nyissa meg azt a listát, amelyhez a háromrészes munkafolyamatot hozzá szeretné adni.

  2. Kattintson a Lista > Lista beállításai gombra, vagy a megnyitni kívánt tár típusához tartozó beállításokra. Ha például dokumentumtárról van szó, akkor kattintson a Tár beállításai gombra.

  3. Az Engedélyek és kezelés csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások hivatkozásra.

  4. Kattintson a Munkafolyamat-beállítások lapon a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.

  5. Kattintson a munkafolyamat hozzáadása lap, a munkafolyamat -szakasz a munkafolyamat-sablon kiválasztása csoportban a háromrészes.

  6. A Név szakaszban adja meg a munkafolyamat egyedi nevét.

  7. A Feladatlista szakaszban adja meg a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát.

    Megjegyzés : 

    • Használhatja az alapértelmezett Feladatok listát, de új listát is létrehozhat. Ha az alapértelmezett Feladatok listát használja, akkor a munkafolyamat résztvevői könnyen megtalálhatják a saját feladataikkal kapcsolatos információt a Feladatok lista Saját feladatok nézetében.

    • Ha a munkafolyamathoz új feladatlistát hoz létre, akkor az mutatni fogja azokat a bizalmas és személyes adatokat is, amelyeket az általános Feladatok listától elkülönítve szeretne tárolni.

    • Új feladatlistákat akkor hozzon létre, ha a szervezet számos munkafolyamatot alkalmaz, és ezek is több feladatból állnak. Ebben az esetben minden munkafolyamathoz külön feladatlistát készíthet.

  8. Az Előzménylista szakaszban válassza ki a munkafolyamattal használatos előzménylistát. Ez a lista a munkafolyamat során előfordult összes eseményt tartalmazza.

    Megjegyzés : Használhatja az alapértelmezett előzményeket, vagy létre is hozhat egy újat. Ha a szervezet több munkafolyamattal dolgozik, előfordulhat, hogy az egyes munkafolyamatokhoz külön előzménylistát kíván létrehozni.

  9. Az Indítási beállítások szakaszban válasszon a következő lehetőségek közül:

    • Ha engedélyezni szeretné, hogy a munkafolyamatot manuálisan is lehessen indítani, jelölje be A munkafolyamatot Részvétel engedéllyel rendelkező hitelesített felhasználók indíthatják el manuálisan jelölőnégyzetet. Jelölje be A munkafolyamat indításához listakezelési engedély szükséges jelölőnégyzetet, ha a munkafolyamat indításához magasabb szintű jogosultságot kíván társítani.

    • Amennyiben azt szeretné, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon új elem létrehozásakor, jelölje be A munkafolyamat automatikus indítása új elem létrehozásakor jelölőnégyzetet.

  10. Kattintson a Tovább gombra.

  11. A Munkafolyamat-állapotok szakaszban a Válasszon választási lehetőséget tartalmazó mezőt résznél válassza ki a Választási lehetőség oszlopot a listából, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotokat tartalmazza, majd válassza ki a munkafolyamat Alapállapot, Köztes állapot és Végső állapot állapotainak megfelelő értékeket.

  12. Adja meg az Itt adhatja meg, hogy mi történjen a munkafolyamatok elindításakor (a munkafolyamat első feladatának beállításai) és az Itt adhatja meg, hogy mi történjen akkor, ha a munkafolyamat köztes állapotúra módosul (a munkafolyamat második feladatának beállításai) szakaszokban a következő adatokat:

    Feladat részletei

Mező

Leírás

Feladat megnevezése:

Tetszés szerint módosíthatja annak az üzenetnek a címét, amely a feladatban megjelenik, amikor a munkafolyamat elindul vagy középső állapotba jut. Ha bejelöli a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet is, a kiválasztott mező az üzenet végére kerül.

Feladat leírása

Írjon be minden olyan információt, amelyet a feladat leírásához kíván fűzni. Ha bejelöli a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet is, a kiválasztott mező az üzenet végére kerül. Amennyiben bejelöli a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, a listaelemre mutató hivatkozás is megjelenik a leírásban.

Feladat határideje

Ha szeretne határidőt kijelölni a feladathoz, jelölje be a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet, majd válassza ki azt a dátum oszlopot a listából, amely a használni kívánt határidőt tartalmazza.

Feladat felelőse

Ha a feladathoz egy, a listában megadott személyt szeretne rendelni, kattintson a Listamező hozzáadása lehetőségre, majd kattintson a használni kívánt felhasználóadatot tartalmazó listaelemre. Amikor ez a munkafolyamat elindul, az első feladat ahhoz a személyhez lesz társítva, akinek neve ennél az elemnél ebben az oszlopban szerepel.

Ha a feladatot hozzá kívánja rendelni egy személyhez ezen munkafolyamat minden példányában, kattintson az Egyéni gombra, majd válassza ki annak a személynek a nevét, akihez a feladatot hozzá szeretné rendelni.

  1. Jelölje be az E-mail küldése jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a munkafolyamat résztvevői e-mail üzeneteket kapjanak munkafolyamat-feladataikról.

    Megjegyzés :  Ha meg szeretne bizonyosodni arról, hogy a munkafolyamat résztvevői megkapják e-mail üzeneteiket és emlékeztetőiket a munkafolyamat-feladataikról, ellenőriztesse a webhelycsoport rendszergazdájával, hogy az e-mail küldés engedélyezve van-e a webhelyen.

    E-mail részletei

Mező

Leírás

Címzett

Írja be annak a személynek a nevét, akinek szeretne a munkafolyamat-feladatáról e-mailt küldeni. Jelölje be a Feladat felelősével együtt jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a feladat tulajdonosa is kapjon e-mailt.

Tárgy

Írja be az e-mail üzenet tárgysorát. Jelölje be a Feladatnév használata jelölőnégyzetet, ha a feladat nevét hozzá szeretné adni az e-mail tárgysorához.

Törzs

Írja be az üzenet törzsszövegét. Jelölje be a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, ha szeretne egy listaelemre mutató hivatkozást hozzáadni az üzenethez.

  1. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat kézi indítása egy elemen

A háromrészes munkafolyamatot előbb hozzá kell adni egy listához, hogy az elemein elérhető lehessen. További információt a korábbi szakaszokban talál.

A háromrészes munkafolyamat úgy is beállítható, hogy új elem listához való hozzáadásakor automatikus elinduljon, vagy megadható olyan beállítás, hogy a bizonyos jogokkal rendelkező felhasználók maguk indíthassák el a munkafolyamatokat. Egyes munkafolyamatoknál egyszerre mindkettő beállítható.

A háromrészes munkafolyamatok egy elemen történő kézi indításához kövesse az alábbi lépéseket. Ehhez rendelkeznie kell a lista szerkesztésére vonatkozó engedélyekkel. Egyes munkafolyamatok listakezelési engedély meglétét is kérhetik.

Megjegyzés : Ha meg szeretne győződni arról, hogy a munkafolyamat megkezdése után a résztvevők kapnak e-maileket és emlékeztetőket a munkafolyamat-feladataikról, ellenőriztesse a webhelycsoportgazdával, hogy az e-mail küldés engedélyezve van-e a webhelyen.

  1. Nyissa meg a listát, melyen a háromrészes munkafolyamatot el szeretné indítani.

  2. Kattintson a három pontra azon elem mellett, amelyen a munkafolyamatot el szeretné indítani, majd a megjelenő menüben kattintson a Munkafolyamatok parancsra.

    Megjegyzés : A Munkafolyamatok parancs csak akkor érhető el, ha a listában vagy a tárban olyan elem is található, amelyhez legalább egy munkafolyamat társítva van.

  3. A Beállítások menüben Office 365-beállítások gombja kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  4. Az Új munkafolyamat indítása alatt kattintson az elindítani kívánt háromrészes munkafolyamatra.

    A munkafolyamat azonnal elindul.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat egy adott munkafolyamat-feladatának végrehajtása

Egy munkafolyamat-feladat elvégzéséhez legalább Elemmódosítási engedéllyel kell rendelkeznie ahhoz a feladatlistához, amelyben a munkafolyamat-feladatokat a rendszer rögzíti.

  1. Nyissa meg a webhely Feladatok listáját, és a Nézet menü Saját feladatok parancsára kattintva keresse meg saját munkafolyamat-feladatát.

    Megjegyzés : Ha a munkafolyamat nem az alapértelmezett Feladatok listát használja, előfordulhat, hogy a munkafolyamat-feladat nem jelenik meg a Feladatok listában. A munkafolyamat-feladat megkereséséhez nyissa meg a munkafolyamattal feldolgozandó elemet vagy dokumentumot tartalmazó listát vagy tárat. Mutasson az érintett elem vagy dokumentum nevére, majd kattintson a mellette megjelenő nyílra, és a menüben a Munkafolyamatok parancsra. A Munkafolyamat állapota lap Futó munkafolyamatok szakaszában kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelyben részt vesz. A Feladatok listában válassza a munkafolyamat-feladatot, és ugorjon a 3. lépésre

  2. Nyissa meg a készként megjelölendő elemet tartalmazó listát.

  3. Mutasson a végrehajtani kívánt feladatra, kattintson a megjelenő nyílra, majd az Elem szerkesztése pontra.

  4. A Feladatok párbeszédpanelen adja meg vagy válassza ki azt az információt, amely a feladat befejezéséhez szükséges, majd kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×