Háromrészes munkafolyamat használata

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A háromrészes munkafolyamat három állapoton (fázison) keresztül követi nyomon a listaelemek állapotát. Használhatja olyan üzleti folyamatok kezelésére, amelyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, ilyenek például az ügyfélszolgálati ügyletek, az eladások kezelése vagy a projekttevékenységek. Egy projekttevékenység három állapota lehet például a következő: Nincs elindítva, Folyamatban és Befejezett.

Tartalom

A Háromrészes munkafolyamat működése

Lista beállítása Háromrészes munkafolyamat használatára

Egy problémakövetési lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Egy egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

A háromrészes munkafolyamathoz egyéni lista testreszabása

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

Háromrészes munkafolyamat kézi indítása egy elemen

Háromrészes munkafolyamat egy munkafolyamat-feladat végrehajtása

A háromrészes munkafolyamat működése

A háromrészes munkafolyamat azokat az üzleti folyamatokat támogatja, amelyek során a szervezeteknek három állapoton és két állapotközi változáson keresztül kell követniük az egyes ügyletek vagy elemek állapotát. Az állapotok közötti változások alkalmával a munkafolyamat hozzárendel egy személyt egy folyamathoz, és értesítő e-mailt küld az adott személynek a folyamatról. Amikor ez a folyamat a végéhez ér, a munkafolyamat frissíti az elem állapotát a következő állapotra. A háromrészes munkafolyamat úgy lett megalkotva, hogy együttműködjön a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával is, amelyet úgy állítottak be, hogy tartalmazzon egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. A Választási lehetőség oszlopban megadott értékek a munkafolyamat által követett állapotoknak felelnek meg.

Lista beállíthatja, hogy egynél több választási lehetőségek oszlopra, és a választási lehetőségek oszlop háromnál több értéket is tartalmaz. A Háromrészes munkafolyamat csak beállítható a választott oszlopok egyikére, és csak az értékek három használni a kijelölt választási lehetőségek oszlopban. Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához vagy tárhoz, amikor lehetőséget választja, és három az értékeket az oszlop szerint adja meg. Megtudhatja, hogy miként dolgozhat az oszlopokat a listában, olvassa el a lista vagy tár oszlopának létrehozása vagy a lista vagy tár oszlopának törlésecímű témakört.

A háromrészes munkafolyamatot, amelyekhez a szervezeteknek nagy mennyiségű esetet vagy elemet, például az ügyfelek ügyfélszolgálati eseteit, az üzleti érdeklődőket vagy a projektfeladatokat nyomon követheti az üzleti folyamatok kezelését használható. Például az alkalmazottak a vállalat kis eseménytervezési is problémakövetési lista használata és kezelése a sok feladatot egy testre szabott Háromrészes munkafolyamat kapcsolódnak események azok megtervezése. A Háromrészes munkafolyamat nyomon követi a esemény tervezési feladatok három állapot: aktív, készen áll a Véleményezés, és a teljes. Az esemény létrehozásának és aktívkéntproblémakövetési lista összeállítása egy adott rendezvényhez kapcsolódó esemény előkészítése feladatok. Az esemény koordinátor az egyedi tevékenységekhez rendeli hozzá a csapattagok, és megkezdi a Háromrészes munkafolyamat a ezeket az elemeket az esemény tevékenység munkamennyiség kezdeményezése.

Amikor a munkafolyamat elkezdődik, a kijelölt személy számára létrejön egy feladat. Amikor egy csapattag megkapja feladatát, elvégzi a feladat teljesítéséhez szükséges munkát. Ez a munka lehet, hogy az ügykövető listát tartalmazó listától vagy webhelytől távol esik. Egy csapattag például azt a feladatot kapja, hogy készítsen egy beszállítói tervet – ebben az esetben a csapattag kapcsolatba lép egy beszállító céggel, és közösen készítik el a tervet. Amikor a beszállítói tervet elfogadják, a csapattag készre állítja feladata állapotát. Ekkor a munkafolyamat frissíti a feladat állapotát az ügynyilvántartásban Aktív állapotról Véleményezésre kész állapotra, és készít egy második feladatot a rendezvényszervezőnek, hogy véleményezze a beszállítói tervet. Miután a rendezvényszervező átnézte és elfogadta a beszállítói tervet, munkafolyamatának állapotát készre állítja, és a munkafolyamat a feladat állapotát Véleményezésre kész állapotról Kész állapotúra állítja.

Megjegyzés : A munkafolyamatban résztvevők kétféleképpen változtathatják meg a munkafolyamat-feladat állapotát egy háromrészes munkafolyamatban. A résztvevők a munkafolyamat-feladat szerkesztésével készre állíthatják azt, vagy megváltoztathatják a munkafolyamat-elem állapotát a listában (ha rendelkeznek a lista megváltoztatásához szükséges engedéllyel). Ha egy résztvevő manuálisan frissíti egy elem állapotát a listában, a munkafolyamat feladata készre változik. Amennyiben a résztvevő a munkafolyamat feladatát szerkeszti annak készre állításához, a munkafolyamat elemének állapota a listában Kész állapotúra frissül.

Az előbbi példában a háromrészes munkafolyamat műveletei a következő folyamat szerint alakulnak:

A példa háromrészes munkafolyamat folyamatábrája

Vissza a lap tetejére

Lista beállítása háromrészes munkafolyamat használatára

Mielőtt háromrészes munkafolyamatot használhatna, be kell állítania a munkafolyamattal használni kívánt listát. Ezen listának tartalmaznia kell a munkafolyamattal kezelni vagy követni kívánt elemeket. A háromrészes munkafolyamat úgy lett megalkotva, hogy együttműködjön a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával, amelyet úgy állítottak be, hogy tartalmazzon egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. Amikor a listával használandó háromrészes munkafolyamatot állítja be, meg kell adnia a munkafolyamat által igényelt állapotértékeket tartalmazó Választási lehetőség oszlopot.

Vissza a lap tetejére

Problémakövető lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Alapértelmezésként minden olyan listával használhatja a háromrészes munkafolyamatot, melyet a Problémakövetés listasablon segítségével hozott létre.

  1. A Webhelyműveletek menüben kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  2. Kattintson A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

  3. A Létrehozás párbeszédpanelen kattintson a Problémakövetés, és írja be a lista nevét. A lista nevére szükség.

    Megjegyzés : A lista nevére a lista lap tetején jelenik meg, URL-címe a lista lap részévé válik, és megjelenik a navigációs elemek, amelyek segítségével a felhasználók keresse és nyissa meg a listát.

  4. Ha szeretne leírást is hozzáadni a listához, vagy szeretné megjeleníteni a listát a Fontos rovatok sávon (alapértelmezés), kattintson a További beállítások elemre.

    • A Leírás mezőbe írja be a lista céljának leírását. A leírás megadása nem kötelező.

    • A fontos rovatok sávon a listára mutató hivatkozás hozzáadásához kattintson az Igen gombra a Navigálás szakaszban.

  5. A Létrehozás párbeszédpanel alján kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Ha egyéni listát szeretne létrehozni a háromrészes munkafolyamatokhoz, legalább egy Választási lehetőség oszlopot hozzá kell adnia, mely legalább három állapotértéket tartalmaz. A munkafolyamat ezen értékeket fogja nyomon követni.

  1. A Webhelyműveletek menüben kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  2. Kattintson A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

  3. A létrehozás párbeszédpanelen kattintson az Egyéni listagombra, és írja be a lista nevét. A lista nevére szükség.

    Megjegyzés : A lista nevére a lista lap tetején jelenik meg, URL-címe a lista lap részévé válik, és megjelenik a navigációs elemek, amelyek segítségével a felhasználók keresse és nyissa meg a listát.

  4. Ha szeretne leírást is hozzáadni a listához, vagy szeretné megjeleníteni a listát a Fontos rovatok sávon (alapértelmezés), kattintson a További beállítások elemre.

  5. A Leírás mezőbe írja be a lista céljának leírását. A leírás megadása nem kötelező.

  6. Ha a Fontos rovatok sávhoz a listára mutató hivatkozást kíván adni, kattintson az Igen lehetőségre a Navigáció szakaszban.

  7. A Létrehozás párbeszédpanel alján kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni lista testreszabása háromrészes munkafolyamathoz

  1. Az egyéni listából a menüszalagon kattintson a lista fülre, és kattintson a Lista beállításaigombra.

  2. Az Oszlopok alatt kattintson az Oszlop létrehozása elemre.

  3. A Név és típus szakaszban az Oszlop neve alatt írja be a használni kívánt oszlop nevét, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotok neveit tartalmazza.

  4. Az oszlopban szereplő információ típusa szakaszban válassza a Választási lehetőség (menü, amiből választani lehet) lehetőséget.

  5. A További oszlopbeállítások szakaszban a Leírás alatt tetszés szerint adjon meg leírást az oszlopról.

  6. Az oszlopnak kötelezően tartalmaznia kell adatot szakaszban kattintson az Igen lehetőségre.

  7. A Minden választási lehetőséget külön sorba írjon lehetőség alatti listába írjon be három vagy több választási lehetőséget ehhez az oszlophoz. Ezen értékek lesznek a munkafolyamat állapotai.

  8. A választási lehetőségek megjelenítése alatt válassza a Legördülő menü vagy Választógomb lehetőséget.

  9. A Kitölthető választási lehetőségek engedélyezése alatt kattintson a Nem lehetőségre.

  10. Adja meg, hogy szeretne egy bizonyos alapértelmezett értéket az oszlopnak vagy szeretné hozzáadni a lista alapértelmezett nézetéhez.

  11. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

A háromrészes munkafolyamatot először hozzá kell adnia egy listához, hogy a benne lévő elemeken használni tudja. Amikor egy háromrészes munkafolyamatot ad hozzá egy listához, először meg kell határoznia, hogy melyik oszlop tartalmazza az állapotokat, amelyeket követni szeretne a munkafolyamattal. Az egyes állapotokhoz tartozó eseményeket is meg kell adnia. Meghatározhatja például a tárgyat, illetve azon e-mailek részleteit, amelyeket a tevékenység címzettei kapnak.

A legtöbb webhelyen alapértelmezés szerint engedélyezett a háromrészes munkafolyamatok használata, a webhelycsoport rendszergazdája azonban letilthatja ezt a szolgáltatást. Ha a háromrészes munkafolyamat nem érhető el, vegye fel a kapcsolatot a webhelycsoport rendszergazdájával.

Fontos : Ahhoz, hogy egy listához munkafolyamatot társítson, Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie.

  1. Nyissa meg a Háromrészes munkafolyamat hozzáadása kívánt listát. Az egyéni listából a menüszalagon kattintson a lista fülre kattintson a Lista beállításaigombra, és kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait. Például egy dokumentumtárban kattintson a Dokumentumtár beállításaihivatkozásra.

  2. Az Engedélyek és kezelés csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások hivatkozásra.

    Munkafolyamatok már amelyeket felvettek a lista, tár vagy a webhelytartalom-típus, ha ezt a lépést megnyitja közvetlenül a munkafolyamat-beállítások módosítása lapon, és kattintson a munkafolyamat hozzáadása egy munkafolyamat-lap hozzáadása megnyitásához szükséges. Ha nincs munkafolyamat amelyeket felvettek a lista, tár vagy a webhelytartalom-típus, ebben a lépésben megnyitja közvetlenül hozzáadása egy munkafolyamat-lapot.

  3. Ha a listához már létezik munkafolyamat, a Munkafolyamat-beállítások módosítása lapon válassza a Munkafolyamat hozzáadása lehetőséget.

  4. Kattintson a munkafolyamat hozzáadása lap munkafolyamat szakaszában, háromrészes csoportban jelölje be a munkafolyamat-sablont.

  5. A Név csoportban írja be a munkafolyamat egyedi nevét.

  6. A Feladatlisták szakaszban adja meg a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát.

    Megjegyzés : 

    • Használhatja az alapértelmezett Feladatok listát, de új listát is létrehozhat. Ha az alapértelmezett Feladatok listát használja, akkor a munkafolyamat résztvevői könnyen megtalálhatják a saját feladataikkal kapcsolatos információt a Feladatok lista Saját feladatok nézetében.

    • Ha a munkafolyamathoz új feladatlistát hoz létre, akkor az mutatni fogja azokat a bizalmas és személyes adatokat is, amelyeket az általános Feladatok listától elkülönítve szeretne tárolni.

    • Új feladatlistákat akkor hozzon létre, ha a szervezet számos munkafolyamatot alkalmaz, és ezek is több feladatból állnak. Ebben az esetben minden munkafolyamathoz külön feladatlistát készíthet.

  7. Az Előzménylista csoportban válassza ki az ehhez a munkafolyamathoz használandó előzménylistát: a lista megjeleníti a munkafolyamat valamennyi példánya idején előforduló összes eseményt.

    Használhatja az alapértelmezett előzményeket, vagy létre is hozhat egy újat. Ha a szervezet több munkafolyamattal dolgozik, előfordulhat, hogy az egyes munkafolyamatokhoz külön előzménylistát kíván létrehozni.

  8. Az Indítási beállítások szakaszban válasszon a következő lehetőségek közül:

    • Ha engedélyezni szeretné, hogy a munkafolyamatot manuálisan is lehessen indítani, jelölje be A munkafolyamatot Részvétel engedéllyel rendelkező hitelesített felhasználók indíthatják el manuálisan jelölőnégyzetet. Jelölje be A munkafolyamat indításához listakezelési engedély szükséges jelölőnégyzetet, ha a munkafolyamat indításához magasabb szintű jogosultságot kíván társítani.

    • Amennyiben azt szeretné, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon új elem létrehozásakor, jelölje be A munkafolyamat automatikus indítása új elem létrehozásakor jelölőnégyzetet.

  9. Kattintson a Tovább gombra.

  10. A Munkafolyamat-állapotok szakaszban a Válasszon választási lehetőséget tartalmazó mezőt résznél válassza ki a Választási lehetőség oszlopot a listából, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotokat tartalmazza, majd válassza ki a munkafolyamat Alapállapot, Köztes állapot és Végső állapot állapotainak megfelelő értékeket.

  11. Adja meg az Itt adhatja meg, hogy mi történjen a munkafolyamatok elindításakor (a munkafolyamat első feladatának beállításai) és az Itt adhatja meg, hogy mi történjen akkor, ha a munkafolyamat köztes állapotúra módosul (a munkafolyamat második feladatának beállításai) szakaszokban a következő adatokat:

    Feladat részletei

Feladat leírása

Írjon be minden olyan információt, amelyet a tevékenység leírásához kíván fűzni. Ha bejelöli a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet is, a kiválasztott mező az üzenet végére kerül. Amennyiben bejelöli a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, a listaelemre mutató hivatkozás is megjelenik a leírásban.

Feladat határideje

Ha szeretne határidőt kijelölni a tevékenységnek, jelölje be a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet, majd válassza ki azt a dátum oszlopot a listából, amely a használni kívánt határidőt tartalmazza.

Tevékenység felelőse:

Ahhoz, hogy a tevékenységhez egy listában megadott személyt rendeljen, kattintson a Listamező hozzáadása lehetőségre, majd kattintson a használni kívánt felhasználóadatot tartalmazó listaelemre. Amikor ez a munkafolyamat elindul, az első tevékenység ahhoz a személyhez lesz társítva, akinek neve ennél az elemnél ebben az oszlopban szerepel.

Ha a tevékenységet hozzá kívánja rendelni egy személyhez ezen munkafolyamat minden példányában, kattintson az Egyéni gombra, majd válassza ki annak a személynek a nevét, akihez a tevékenységet hozzá szeretné rendelni.

  1. Jelölje be az E-mail küldése jelölőnégyzetet, ha szeretné, hogy a munkafolyamat résztvevői e-mail üzeneteket kapjanak munkafolyamatbeli tevékenységeikről.

    Megjegyzés : Ha azt szeretné, győződjön meg arról, hogy a munkafolyamat résztvevői e-mail értesítések és emlékeztetők munkafolyamat-feladataikról után kapott munkafolyamatok elindított, lépjen kapcsolatba a webhelycsoport-gazdai jogosultsággal ellenőrizze, hogy az e-mail engedélyezve van-e a webhelyen.

    E-mail részletei

Cél

Írja be annak a személynek a nevét, akinek szeretne a munkafolyamatbeli tevékenységről e-mailt küldeni. Jelölje be a Feladat felelősével együtt jelölőnégyzetet, amennyiben szeretné, hogy a tevékenység tulajdonosa kapjon e-mail üzenetet.

Tárgy

Írja be az e-mail üzenetben használni kívánt tárgysort. Jelölje be a Feladatnév használata jelölőnégyzetet, amennyiben szeretné hozzáadni a tevékenység címét az e-mail címsorához.

Törzs

Írja be az üzenet törzséül szolgáló információkat. Jelölje be a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, ha szeretne egy listaelemre mutató hivatkozást hozzáadni az üzenethez.

  1. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat kézi indítása egy elemen

A háromrészes munkafolyamatot előbb hozzá kell adni egy listához, hogy az elemein elérhető lehessen. További információt a korábbi szakaszokban talál.

A háromrészes munkafolyamat úgy is beállítható, hogy új elem listához való hozzáadásakor automatikus elinduljon, vagy megadható olyan beállítás, hogy a bizonyos jogokkal rendelkező felhasználók maguk indíthassák el a munkafolyamatokat. Egyes munkafolyamatoknál egyszerre mindkettő beállítható.

A háromrészes munkafolyamatok egy elemen történő kézi indításához kövesse az alábbi lépéseket. Ehhez rendelkeznie kell a lista szerkesztésére vonatkozó engedélyekkel. Egyes munkafolyamatok listakezelési engedély meglétét is kérhetik.

Megjegyzés : Ha azt szeretné, hogy győződjön meg arról, hogy a munkafolyamat résztvevői e-mail értesítések és emlékeztetők munkafolyamat-feladataikról után kapott munkafolyamat indítása, lépjen kapcsolatba a webhelycsoport-gazdai jogosultsággal ellenőrizze, hogy az e-mail engedélyezve van-e a webhelyen.

  1. Nyissa meg a listát, melyen a háromrészes munkafolyamatot el szeretné indítani.

  2. Mutasson rá az elemre, melyen a munkafolyamatot szeretné elindítani, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a Munkafolyamatok lehetőségre.

    Megjegyzés : A Munkafolyamatok parancs csak akkor elérhető, ha a listában vagy a tárban olyan elem is található, amelyhez legalább egy munkafolyamat hozzá van kapcsolva.

  3. A Webhelyműveletek menüben kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  4. Az Új munkafolyamat indítása alatt kattintson az elindítani kívánt háromrészes munkafolyamatra.

    A munkafolyamat azonnal elindul.

Vissza a lap tetejére

Végezzen el egy feladatot a háromrészes munkafolyamatban

Egy munkafolyamatbeli feladat elvégzéséhez legalább Elemmódosítási engedéllyel kell rendelkeznie a tevékenységlistán, melyben a munkafolyamat tevékenységei rögzítésre kerülnek.

  1. Nyissa meg a webhely Feladatok listáját, és a Nézet menü Saját feladatok parancsára kattintva keresse meg saját munkafolyamat-feladatát.

    Megjegyzés : Ha a munkafolyamat nem használja az alapértelmezett feladatok lista, a munkafolyamat-feladat előfordulhat, hogy nem jelenik meg a feladatok listában. Keresse meg a munkafolyamat-feladat, nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol a munkafolyamat-elem van mentve. Mutasson a kívánt befejezéséhez kattintson a megjelenő nyílra, és kattintson a munkafolyamatokelem nevét. Kattintson a nevére a munkafolyamat, amelyben egy résztvevő is a munkafolyamat állapota lap Futó munkafolyamatokterületén. Tevékenységekcsoportban keresse meg a munkafolyamat-feladat.

  2. Nyissa meg a készként megjelölendő elemet tartalmazó listát.

  3. Mutasson az elvégzendő feladat nevére, kattintson a megjelenő nyílikonra, majd az Elem szerkesztése parancsra.

  4. A Feladatok párbeszédpanelen adja meg vagy válassza ki azt az információt, amely a feladat befejezéséhez szükséges, majd kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×