Gyakorlatias, elérhető és hihető minőségi előírások létrehozása

Lonnie Pacelli írása

Egy korábbi ügyfelemnek volt egy jelentős informatikai szervezete, mely elkötelezett volt a minőségmenedzsment iránt. A fő informatikai vezető kötelezővé tette, hogy minden projektért egy minőségellenőr feleljen, így biztosítva a projekt szankciókkal is kiegészített előírásoknak való megfelelőségét. Mikor csapatom projektje elkezdődött, a minőségellenőr egy hosszú, az előírásokat tartalmazó listát adott át nekünk. Ahogy áttekintettük a listát, feltűnt, hogy sok előírás nem vonatkozott a projektünkre, illetve olyan homályosan volt megfogalmazva, hogy nem értettük, miként lehet megvalósítani őket. A projekthez kijelölt kollégák közül sokan elutasították az előírásokat, arra hivatkozva, hogy sok elfoglaltságot jelentenek és egyszerűen figyelmen kívül hagyták őket. Mások megpróbálták megérteni, hogy az előírások miként alkalmazhatók a projekt esetében és megpróbálták betartani az előírásokat. Mindazonáltal, bár projektünk átment a minőségi előírások ellenőrzésén, a megfelelés kényszere elvonta a csapattagok figyelmét és nem szolgált hozzáadott értékkel.

A minőség számít.

Az említett élmény ellenére hangos szószólója vagyok a minőségi előírásoknak. Úgy vélem, hogy a termékfejlesztés során sokat segítenek az elvárások teljesítésében, és akkor is, ha a terméken változtatni kell. A minőségi előírásoknak azonban nem szabad önálló életre kelniük, el kell kerülni, hogy a meghatározatlan hozzáadott érték elérése érdekében egyre több munkát rójanak a csapattagokra. Igen, a minőségi előírásoknak van létjogosultsága és a projekteknek követniük kell őket. Azonban ezen előírásoknak mindenki számára hozzáférhetőnek, gyakorlatiasnak, elérhetőnek és hihetőnek kell lenniük. Ami még lényegesebb, a csapattagoknak világosan kell látniuk a minőségi előírások által nyújtott értéket. Ha az érték nehezen felfogható vagy körvonalazható, akkor a projektcsapat tagjai nehezen fogadják el és valósítják meg a szükséges minőségi előírásokat.

Vissza a lap tetejére

Irányelvek a minőségi előírások fejlesztéséhez

Hogyan léptethetünk érvénybe gyakorlatias, elérhető és hihető minőségi előírásokat? Vegye fontolóra az alábbi irányelveket, mielőtt vállalkozik a feladatra.

  • Tudakolja meg, hogy léteznek-e már minőségi előírások a szervezetben.    Ha egy nagyobb szervezet tagja, akkor valószínű, hogy az Ön által vezetett projekttípusokhoz már kifejlesztettek minőségi előírásokat. Kérdezze meg a kollégákat, vezetőket és egyéb érdekelteket, hogy a szervezetben bevezették-e már a szükséges minőségi előírásokat? Ha igen, fontolja meg ezek használatát kezdetként.

  • Állítson fel egy minőségi előírásokat felügyelő tanácsadó testületet.     Állítson össze az Ön által vezetett projektekben érintett csoportokból egy csapatot. A cél ez esetben nem a munkaterhelés megosztása ezzel a csapattal, hanem az érintettek tanácsadóként való bevonása, annak érdekében, hogy az Ön által meghatározott minőségi előírások az elvárásoknak megfeleljenek.

  • Ismerje meg az érdekeltek minőségről alkotott felfogását.    Folytasson interjúkat minden érdekelt csoporttal, hogy megérthesse a projekttermékekkel kapcsolatos elvárásokat. Például, ami az informatikai minőségi előírásokat illeti, az elvárásait a használhatóság és a terméktámogatás területek vezetőivel és más kiemelt támogatókkal vitathatja meg. Kérdezze meg, hogy szerintük mi szükséges egy sikeres projekt teljesítéséhez. Úgy vélheti, hogy ez egy egyértelmű kérdés, azonban néhány válasz révén tájékozódhat az érdekeltek értékrendjéről, illetve arról, hogy mit tekintenek lényegtelennek. Ne becsülje alá e beszélgetések hasznát: segíthetnek a minőségről alkotott elképzeléseit összhangba hozni az érdekeltek elképzeléseivel.

  • Induljon ki egy sablonból.     Rengeteg minőségügyi előírásterv és -sablon érhető el, így nem kell üres lappal kezdenie. Használjon egy megfelelő, hatékony sablont, mely választási lehetőségeket is nyújt, majd válassza az Ön szervezetére alkalmazható lehetőségeket.

  • Alakítson ki minden előíráshoz egy következményt.    Ezt a „Kit érdekel?” tesztnek hívom. Minden azonosított előíráshoz alakítson ki egy logikus, átgondolt következményt, amely a mulasztás eredményeként jelentkezhet. Ha Ön és a tanácsadó testület tagjai nem tudnak életszerű eredményt azonosítani, vagy ha a következmény jelentéktelen, fontolják meg az előírás átdolgozását vagy eltávolítását. Könnyű mindent belevenni a minőségi előírások listájába. Azonban a több néha kevesebb, így koncentráljon a legfontosabbakra.

  • Értékelje a projektzárás után rendszeresen a projekt részeként a minőségi előírásokat is.    A gyakorlatias előírások bevezetése jó kezdés az érdekeltek elvárásai teljesítéséhez. Ezért, hogy a minőségi előírások meghozzák eredményüket, fontos a rendszeres utólagos felülvizsgálatuk. Tegye fel a következő kérdéseket:

    • Figyelmen kívül hagytunk-e bármely minőségi előírást? Ha igen, jelentősek voltak-e a következmények?

    • A projektterméket a minőségi előírásokat szem előtt tartva tervezték, vagy a termék megtervezése után alkalmazták és tesztelésre volt szükség?

    • Komolyan vették a csapattagok a minőségi előírásokat, vagy csak kötelességből követték az irányelveket?


      Ha alaposan tájékozódott a projektcsapatok minőségi előírásokra vonatkozó véleményéről, akkor könnyebben fejlesztheti ezen intézkedéseket, és idővel majd együtt fejlődnek az Ön szervezetével.

Vissza a lap tetejére

Összefoglalás

A minőségi előírások a projektmenedzsment módszertanának fontos részét képezik. Ahhoz, hogy a mérőszámok hatékonyak legyenek, gyakorlatiasnak, hihetőnek és elérhetőnek kell lenniük. Ha a minőségi előírások nem a valóságot tükrözik, akkor a projektcsapatok kiskapukat fognak keresni vagy teljesen figyelmen kívül hagyják az előírásokat.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről:     Lonnie Pacelli vállalkozó, tanácsadó, szerző, több, mint két évtizedes tapasztalattal rendelkezik a projektmenedzsment terén. Olyan Fortune 500-as cégekkel dolgozott együtt, mint a Microsoft, az Accenture, a Motorola, a Hughes Electronics, az AT&T, és a Northrop Grumman, az összetett információ-technológiai rendszerek telepítésétől kezdve a kisebb folyamatfejlesztésekig számos projekt menedzsere volt. Jelenleg a Seattle-i székhelyű Banzai Sushi társaság ügyvezetője. Lonnie könyvei: The Project Management Advisor: 18 Major Project Screw-ups and How to Cut Them Off at the Pass (Prentice Hall, 2004), The Truth About Getting Your Point Across (Prentice Hall, 2006), és Leadership Made Simple (Amazon.com, 2006).

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×