Gyakorlati tanácsok az Outlook naptárának használatához

Gyakorlati tanácsok az Outlook naptárának használatához

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Az Outlook naptára teljes mértékben integrálható az e-mailekkel, a névjegyekkel és más funkciókkal. Ez az integrálhatóság teszi a Naptár összetevőt az Outlook egyik legnépszerűbb funkciójává. Ebben a témakörben bemutatjuk a naptárak különféle funkcióinak használatát. Ezenkívül azokat a naptárfejlesztéseket is ismertetjük, amelyekkel még konzisztensebbé válik a felhasználói élmény.

Megjegyzés :  Az Outlook 2007 szervizcsomagjai számos naptárfejlesztést tartalmaznak. Először is ezért azt javasoljuk, hogy az Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) vagy újabb verziót használja. Az alábbi szakaszokban azt feltételezzük, hogy Ön az Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 vagy Outlook 2016 verziót használja.

Értekezlet-összehívások továbbítása

Az Outlook 2007 használata esetén nem célszerű továbbítani az értekezlet-összehívásokat, mert annak hatására elveszhetnek vagy megváltozhatnak az értekezletek. Ehelyett meg kell kérnie az értekezlet szervezőjét, hogy vegye fel a kívánt résztvevőt az eredeti értekezlet-összehívásba.

Ha Outlook 2010-et vagy újabb verziót használ, és résztvevője egy értekezletnek, az Értekezlettovábbítási értesítés funkcióval továbbíthatja az értekezletet másoknak, akik szintén az Outlook 2010-es vagy újabb verziót használják. Amikor az Outlook 2010-es vagy újabb verzióban továbbít egy értekezletet valakinek, akit eredetileg nem hívtak meg az értekezletre, az Outlook egy értekezlettovábbítási értesítést küld az értekezlet szervezőjének. Amikor az értekezlet szervezője megkapja az értekezletről szóló értesítést, az új résztvevő bekerül a szervező értekezletének résztvevői közé. Ha a meglévő résztvevőknek tudniuk kell arról, hogy új résztvevővel bővült az értekezlet, a szervezőnek meg kell nyitnia az értekezletet, és az összes résztvevőnek el kell küldenie egy értekezletfrissítést.

Megjegyzés : Ha szeretne valakit értesíteni egy értekezletről anélkül, hogy meghívná, egyszerűen húzza az értekezlet-összehívást a naptárról az Outlook bal alsó részén lévő Levelek ikonra. Ezzel megnyit egy e-mailt, amely információkat tartalmaz az értekezletről, és amelyet elküldhet az illetőnek. Megjegyzendő, hogy ez az e-mail nem veszi fel a címzette(ke)t az értekezletre, mindössze értekezletinformációkat, például dátumot, időt, tárgyat és napirendet tartalmaz.

Microsoft Exchange-felhasználók esetén

Az Értekezlettovábbítási értesítések funkció a Microsoft Exchange Server 2007-ben is megtalálható, a Naptársegítő funkció részeként. Ha egy Exchange Servert futtató szervezetben csatlakozik az Outlookkal egy postafiókhoz, az értekezlettovábbítási értesítések működése függhet az Exchange-rendszergazda által esetleg konfigurált Exchange-beállításoktól. Az Exchange-rendszergazda megtilthatja, például, az értekezlettovábbítási értesítések távoli tartományokba küldését.

Általában azt javasoljuk, hogy a résztvevők csak akkor továbbítsanak értekezletet a szervezőétől eltérő Exchange-szervezetből, ha megfelelnek az alábbi feltételeknek:

  • A résztvevő Microsoft Outlook 2010-et vagy újabb verziót használ.

  • A résztvevő Exchange-rendszergazdája engedélyezi az értekezlettovábbítási értesítések távoli tartományokba való küldését.

  • A szervező Microsoft Outlook ügyfélprogramot használ.

Ha a résztvevő nem Exchange rendszerű levelezést használ, általában azt javasoljuk, hogy csak az alábbi feltételek teljesülése esetén továbbítson értekezletet:

  • A résztvevő Microsoft Outlook 2010-et vagy újabb verziót használ.

  • A szervező Microsoft Outlook ügyfélprogramot használ.

Ha a szervező bármilyen okból nem kapja meg az értekezlettovábbítási értesítést, a rendszer nem veszi fel az értekezlet résztvevőit a szervező értekezletére. Ha a szervező később módosítja az értekezletet, és elküldi az erről szóló frissítést, az csak az eredeti meghívottakhoz jut el. Az értekezlet továbbított példányát korábban megkapó résztvevők nem kapják meg a frissítést.

Ha a fenti korlátozások miatt problémákba ütközik az értekezlet-összehívások továbbítása, a legjobb megoldás egyszerűen megkérni az értekezlet szervezőjét, hogy ő adja hozzá a kívánt résztvevőket. Akkor is célszerű így tennie, ha nem biztos abban, hogy Ön és a meghívni kívánt résztvevők környezete megfelel-e a fenti feltételeknek.

Megjegyzés :  Az Outlook-meghatalmazottak nem kapják meg az értekezlettovábbítási értesítéseket.

Az összes értekezlet-összehívás és -lemondás feldolgozása

Bár az értekezlet-összehívásokat törölheti közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappában, az értekezlet-összehívások megfelelő feldolgozásához el kell fogadnia vagy el kell utasítania őket. Az értekezleteket mindig az Eltávolítás a naptárból paranccsal mondja le a Beérkezett üzenetek mappában. Az értekezletek feldolgozását lehetőleg ne a Naptár modulból kezelje.

Ismétlődő értekezletek kezelése

Befejező dátumok megadása és az előfordulások számának korlátozása

Az Outlookkal egyszerűen ütemezhetők a rendszeres időközönként ismétlődő értekezletek. Azt javasoljuk, hogy mindig adjon meg befejező dátumot, és korlátozza az ismétlődő sorozatot meghatározott számú előfordulásra. Nagyon valószínű, hogy az ismétlődő értekezleteket előbb-utóbb módosítani kell. Idővel résztvevőket kell felvenni vagy eltávolítani egy-egy előfordulásból. Az értekezlet helyszíne vagy időpontja is változhat például szabadságolás vagy más, előre nem látható körülmények miatt. Az Outlook ezeket az egyedi módosításokat kivételként menti az értekezlethez. Ha egy idő után túl sok kivétel tartozik egy értekezlethez, nehézkessé válik az értekezletsorozat kezelése, és váratlan működés lehet tapasztalható a programban. Ha egy sorozat véget ér, mindig létrehozhat új értekezletsorozatot. Az előfordulások számának meghatározásakor gondoljon a gyakoriságra. Egy heti két alkalomra ütemezett értekezletnek egy év alatt körülbelül 90-nel több előfordulása lesz, mint azonos időtartam alatt egy havi értekezletnek.

Ismétlődő értekezlet befejezése az eredeti befejezési dátum előtt

Az ismétlődő értekezleteket lemondhatja ugyan, jobb megoldás azonban, ha módosítja a sorozat befejezési dátumát. Ezzel ugyanis lehetővé teheti a résztvevők számára a korábban előfordult értekezletek nyilvántartását. Ha teljes egészében lemondja az ismétlődő értekezletet, ezek az előzmények elvesznek. A legjobb, amit tehet, hogy beállít egy új befejezési dátumot, és az összes résztvevőnek elküldi az erről szóló frissítést. Ily módon az értekezlet az eredetihez képest korábban véget ér úgy, hogy a korábbi értekezletek adatai megmaradnak.

Megjegyzés :  Ha az eredetileg megadottnál korábban fejez be egy értekezletsorozatot, elvesznek az ismétlődő értekezlethez tartozó kivételek. A kivételekről további információt a „Befejező dátumok megadása és az előfordulások számának korlátozása” című szakaszban talál.

Ha többet meg szeretne tudni arról, hogy miként mondhatja le egy sorozat összes jövőbeli értekezletét, olvassa el a következő témakört: Sorozat összes jövőbeli értekezletének lemondása

A szervező módosítása

Az Outlookban nincs mód arra, hogy megváltoztassa az értekezlet szervezőjét. Ha módosítania kell egy ismétlődő értekezlet szervezőjét, be kell fejeznie az értekezletet. Ehhez állítson be egy korábbi befejezési dátumot, és az összes résztvevőnek küldje el az erről szóló frissítést. Ezt követően az új szervezőnek létre kell hoznia egy új ismétlődő értekezletet.

Korábbi befejezési dátum beállításáról az Értekezlet lemondása című témakörben olvashat részletesebben.

Mellékletek megosztásának mellőzése ismétlődő értekezletekben

A mellékletek hozzájárulnak az ismétlődő értekezletek kivételeinek összetettségéhez. Minden kivétel saját példánnyal rendelkezik a mellékletekből. Mivel a kivételeket ismétlődő értekezletekhez veszi fel a rendszer, új mellékletpéldányok jönnek létre. Ha módosítja a mellékletek egyik csoportját, ez a módosítás nem vonatkozik a többi kivételre. Ha azt szeretné, hogy az összes résztvevő az adott értekezlet módosításainak legújabb verziójával rendelkezzen, ossza meg a dokumentumokat egy megosztó szolgáltatáson (például OneDrive) keresztül. Vállalati felhasználók használhatják a SharePoint alkalmazást vagy a hálózaton lévő más megosztott fájlkiszolgálót.

Az értekezletek másolásának megakadályozása

Az Outlook úgy lett kialakítva, hogy eltávolítsa a másolt és az eredeti értekezletek közötti kapcsolatokat. Ez az inkonzisztenciák kialakulását segíti. Az Outlook újabb verziói a tárgy elejéhez hozzáfűzik a „Másolat:” kifejezést. Ez alapján könnyen azonosíthatók az értekezletmásolatok.

A másolt értekezletekhez kapcsolódó műveletek váratlan eredményekkel járnak, ezért célszerű kerülni az értekezletek másolását. Ez azokra az értekezletekre, amelyeket valaki más naptárából másol, ugyanúgy vonatkozik, mint azokra, amelyeket a saját naptármappáiból másol.

A következő témakörből többet is megtudhat arról, hogy miként helyezheti át az Ön által szervezett értekezleteket egy másik naptármappába:

A "Frissítés küldése" beállítás megőrzésé Outlook-értekezletek áthelyezése

A naptárhoz csatlakozó eszközök kezelése

Győződjön meg arról, hogy minden olyan eszközön, amely a naptárhoz csatlakozik, telepítve vannak a legújabb frissítések. Egyes eszközök az Exchange ActiveSyncet használják a naptár és más mappák szinkronizálására. Ilyenek például a Windows Phone, a Windows RT, az Apple iOS és az Android rendszerű eszközök. A Research In Motion (RIM) BlackBerry eszközei és más készülékek szintén képesek a naptárral való szinkronizálásra.

Egyes ismert problémák kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a Microsoft Exchange Activesynckel és a külső eszközökkel.

Megjegyzés :  Olykor előfordulhat, hogy több Outlook ügyfélprogram és eszköz egy időben végez módosításokat ugyanazon az elemen, ami ütközésekhez vezethet. Ennek valószínűségét úgy minimalizálhatja, hogy rövid időn belül nem végez műveletet ugyanazon az elemen két vagy több ügyfélprogramban vagy eszközön.

Az Outlookkal együttműködő bővítmények kezelése

Az Outlook legtöbb, ha nem az összes bővítménye hozzáfér az Outlook adataihoz. Előfordulhat, hogy egy bővítmény Önnel egy időben módosít egy Outlook-elemet az Outlookban vagy egy másik eszközön. Ez ütközéseket okozhat. Ha csökkenteni szeretné ennek a valószínűségét, mindig telepítse az Outlookkal együttműködő bővítmények vagy programok legújabb frissítéseit, és távolítsa el vagy tiltsa le ezek közül a programok és bővítmények közül azokat, amelyeket nem használ, illetve amelyeknek nincs szüksége az Outlookkal való együttműködésre.

Megjegyzés :  Olykor előfordulhat, hogy több Outlook ügyfélprogram és eszköz egy időben végez módosításokat ugyanazon az elemen, ami ütközésekhez vezethet. Ennek valószínűségét úgy minimalizálhatja, hogy rövid időn belül nem végez műveletet ugyanazon az elemen két vagy több ügyfélprogramban vagy eszközön.

További tanácsok Microsoft Exchange-felhasználóknak

Munkavégzés vezető/meghatalmazott helyzetben

Ha szervezete lehetővé teszi, állítsa be úgy az Outlookot, hogy az a gyorsítótáras Exchange üzemmódot használja. Ezzel érhető el a legjobb teljesítményt.

A Microsoft Outlook, a Microsoft Entourage és a Microsoft Outlook for Mac legújabb verziójában számos fejlesztést vezettünk be a meghatalmazási funkciót illetően. Ezekről a verziókról további információt a következő témakörben talál:

Az Outlook meghatalmazási funkciója a Microsoft Outlook vagy Entourage

A meghatalmazottak számának korlátozása

Az Outlook nem korlátozza a hozzáadható meghatalmazottak számát. Azt ajánljuk azonban, hogy szerkesztői engedélyeket csak egy (1) meghatalmazottnak adjon. Ha így tesz, nyomon követheti az értekezletek feldolgozásának idejét és módját. Mivel egy meghatalmazott több készülékkel is hozzáférhet az Ön adataihoz, ha több meghatalmazottnak is ad szerkesztői engedélyeket, nagyon nehéz lesz megállapítani, hogy miért hiányoznak vagy elavultak az értekezletek.

Ha csak egy meghatalmazottnak ad szerkesztői engedélyeket, akkor is ügyelnie kell arra, hogy ne vegyen fel sok véleményezői vagy közreműködői engedélyekkel rendelkező meghatalmazottat. Erre azért van szükség, mert a túl sok meghatalmazott miatt más erőforrások kimerülhetnek. Elérheti például a szabályadatokra vonatkozó korlátot. Amikor felvesz egy meghatalmazottat, számos változás történik:

  • Az Outlook alkalmazza az engedélyeket a megfelelő mappákra.

  • Az Active Directory PublicDelegates attribútuma frissül oly módon, hogy a meghatalmazotthoz „Küldés más nevében” engedélyt ad hozzá.

  • Az Outlook hozzáadja a meghatalmazottat egy továbbítási szabályhoz a kezelő postafiókjában. Ennek hatására a program továbbítja az értekezlet-összehívásokat a meghatalmazottnak.

  • Az Outlook menti a meghatalmazott további adatait a kezelő postafiókjában.

A fenti összetevő-területek mindegyikében különböző korlátozások lehetnek érvényben. Ha megközelíti a határértékeket, az hatással lehet a teljesítményre és a stabilitásra.

Megjegyzések: 

  • A termék fejlesztése és tesztelése során a Microsoft legfeljebb négy (4) meghatalmazottat használt. A meghatalmazottak kizárólag az Outlookot használták. Eszközök nem szerepeltek a tesztelésben.

  • Ha a szerkesztői engedélyekkel bíró meghatalmazottat átmenetileg vagy végleg le kell cserélnie, módosítsa az engedélyeket Szerkesztő értékről Véleményező vagy egyik sem értékre, és ezt követően adjon szerkesztői engedélyeket az új vagy a helyettesítést ellátó meghatalmazottnak.

Lásd még

Az Office Configuration Analyzer Tool ismertetése

Információ a Naptárellenőrző eszközével (CalCheck) Outlookhoz

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×