Gyakorlati tanácsok az Outlook 2010 használatához

A jelen cikket a Microsoft Outlook 2010 termékfejlesztő csapata készítette a lehető legkézenfekvőbb okból – ügyfeleink kérésére. Az Outlook 2010 alkalmazást úgy alakítottuk ki, hogy sokféle, eltérő munkastílusú és igényű felhasználó tudja használni. Bár nincs egyetlen „helyes út”, van néhány olyan munkamódszer, amelyről tudjuk, hogy könnyebbek, mint mások. Reméljük, hogy az általunk ajánlott eljárásokat követve a lehető leghatékonyabb módon fogja tudni használni az Outlook programot.

Az útmutató az Outlook 2010 hatékony használatára vonatkozó tanácsainkat mutatja be. Mindazonáltal nem teljes körű. Néhány alapvető esetet mutat be, hogy segítsen Önnek abban, hogy saját információkezelési igényeinek megfelelően tudja használni az Outlook programot.

A jelen útmutató azon felhasználóknak hasznos, akik:

  • informatikai részleggel rendelkező nagyvállalatoknál dolgoznak,

  • harmincnál több e-mailjük érkezik naponta,

  • minden nap hosszú időt töltenek el azzal, hogy az Outlook 2010 alkalmazásban leveleket küldenek és fogadnak, illetve értekezleteket állítanak be, vagy részt vesznek azokon,

  • Microsoft Exchange Server-fiókkal használják az Outlook 2010 alkalmazást.

A kiszolgáló beállításaitól és a szervezet méretétől függetlenül érdemes elolvasni a jelen dokumentumot.

Rendszergazdák számára

Az Office 2010 emblémájával Office 2010-embléma bevezetett mondatok más Microsoft Office 2010-termékekre, például a Microsoft OneNote 2010 vagy a Microsoft SharePoint Server alkalmazásra hivatkoznak. Azokat a mondatokat, amelyek megemlítik az Archiválás szolgáltatást és az Outlook-adatfájlokat (.pst), egy iratszekrényt ábrázoló ikon Archív ikon jelöli. Ha a szervezet nem telepíti ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az ilyen mondatokat figyelmen kívül lehet hagyni anélkül, hogy ez befolyásolná a teljes dokumentum- és munkafolyamatot.

Tartalom

A hatékony időbeosztás alapelvei

Az Outlook 2010 beállítása: elrendezés

Mappák

Szabályok

Teendősáv

Értesítések

Kategóriák

Gyorsműveletek

A Beérkezett üzenetek mappa megszelídítése négy lépésben

Napi ellenőrzés: idő- és feladatbeosztás

Feladatok: a munkavégzés helye

Hatékony üzenetkeresés

Adott személytől kapott üzenetek keresése

Hatásos e-mailek írása

Naptár és értekezletek

Névjegyek

Gyakori kérdések

Hivatkozások

A szerzőről

A hatékony időbeosztás alapelvei

Az Outlook 2010 alkalmazás segítségével eligazodhat levelei, névjegyei és feladatai között, illetve naptárában, így a program nem csupán a kommunikáció, hanem az időbeosztás fő eszközeként is szolgál. Az Outlook 2010 hatékony használata érdekében javasoljuk az alábbi néhány alapelv betartását:

  • Csökkentse az üzenetek elolvasására használt helyek számát. Szűrje az összes elolvasandó üzenetet egy helyen  – a Beérkezett üzenetek mappában – néhány szabály alkalmazásával.

  • Bizonyos üzenetekről ne vegyen tudomást. Szabályokkal irányítsa a Beérkezett üzenetek mappába azokat az üzeneteket, amelyeket el kell olvasnia, és hagyja, hogy a többi felbontatlanul zúduljon partnercsoportjába, terjesztési listájára, illetve mappáiba (partnercsoportmappáiba). Nincs szüksége arra – és nagy mennyiségű üzenet esetén valószínűleg módja sincs rá –, hogy minden Önnek küldött üzenetet elolvasson. Csak a fontosabbaknak kell a Beérkezett üzenetek mappába kerülniük. Azonban a fennmaradó üzenetek megőrzése is hasznos lehet – például arra az esetre, ha később mégis foglalkoznia kell az adott kérdéssel.

  • Csökkentse az üzenetek kézi iktatásához használt helyek számát. Csökkentse az iktatással járó mentális terhelést azáltal, hogy a keresési funkcióra támaszkodik az üzenetek megtalálásához.

  • Az üzenetek feldolgozásakor négy lehetőség közül válasszon. Olvasás közben döntse el, hogy az üzenetet:

    • törli,

    • megválaszolja,

    • továbbadja vagy

    • késlelteti (kategóriákat és jelzőket használva) egy második áttekintéshez a feladatlistában.

  • Vonja össze teendőit egyetlen listába. Használjon egyetlen feladatlistát és egyetlen naptárat a teendők kezelésére.

  • Ossza fel tételekre munkáját. Használjon kategóriákat a hasonló feladatok csoportosítására.

  • Üzenetek küldésekor támaszkodjon ítélőképességére. Kövesse a hatásos üzenetek írására vonatkozó tanácsokat.

  • Rendszeresen tekintse át naptárát és feladatait.

Még ha nem is hasznosítja az itt leírt összes gyakorlati tanácsot, csak néhányat, már ezekkel is javíthatja az Outlook 2010 alkalmazásban való munkavégzés minőségét.

Vissza a lap tetejére

Az Outlook 2010 beállítása: elrendezés

A gyakorlati tanácsok követésének első lépéseként állítson fel egy rendszert az Outlook 2010 használatának optimalizálására. Az általunk ajánlott eljárás szerint:

Az ajánlott elrendezés beállításának módjáról a Gyakori kérdések szakaszban olvashat részletesebben.

Vissza a lap tetejére

Mappák

Javasoljuk az alábbi mappák létrehozását:

  • Egy Beérkezett üzenetek mappa a feldolgozandó (megoldandó) üzenetek számára. Saját Beérkezett üzenetek mappája a közvetlenül Önnek küldött üzeneteket és egyéb fontos üzeneteket tartalmazza.

Ha számos olyan üzenetet kap, amely több különböző személy közötti üzenetváltások része, váltson témák szerinti nézetre. Ellenkező esetben használja az alapértelmezett időrendi (dátum szerinti) rendezést. Használjon automatikus formázási szabályokat a csak Önnek szóló üzenetek kék színének beállítására.

  • Egy referenciamappa a Beérkezett üzenetek mappa alatt azon referenciaanyagok számára, amelyekre később szüksége lehet. A program semmit sem küld ebbe a mappába automatikusan (szabály alapján). E mappa neve legyen 1-referencia. (Az 1- hatására ez lesz az első elem a Beérkezett üzenetek mappa alatt.) A mappát a Beérkezett üzenetek alatt hozza létre, hogy összecsukhassa és elrejthesse.

Archív ikon Állítsa be a mappát évenkénti automatikus archiválásra.

Megjegyzés :  Ha ez a mappa túl nagy (10 000 vagy több elemet tartalmaz), az Outlook 2010 a mappára váltva lelassulhat.

  • Külön mappák a munkával kapcsolatos, illetve a magánjellegű és személyes üzenetek számára. Ha külön mappája van a személyes és a munkájával kapcsolatos információk számára, nyugodtan kereshet az üzenetek között akkor is, ha éppen a válla fölött kukucskál valaki, nem kell aggódnia amiatt, hogy esetleg bizalmas jellegű személyes információ jelenik meg. E mappa neve legyen 2-személyes. Amennyiben Ön vezető, létrehozhat egy mappát az alkalmazottaikkal kapcsolatos visszajelzések számára 3-menedzsment néven.

Archív ikon Állítsa be ezen mappák évenkénti automatikus archiválását.

  • Egy mappacsoport a partnercsoportok üzenetei számára. A partnercsoportoknak (más néven listakiszolgálóknak, levelezőlistáknak vagy terjesztési listáknak) küldött üzeneteket nem feltétlenül kell elolvasnia. Ez a mappacsoport az összes olyan, partnercsoportokkal kapcsolatos üzenetet tárolja, amelyek nem kerülnek automatikusan Beérkezett üzenetek mappájába. A Beérkezett üzenetek mappa alatt hozzon létre egyetlen felső szintű mappát Partnercsoportok néven, majd a partnercsoportok egyes témakörei számára hozzon létre almappákat. Rendszerint partnercsoportonként egy mappa elegendő, de több kapcsolódó partnercsoport esetén érdemes lehet az összes üzenetet egyazon mappába továbbítani.

Csukja be a felső szintű Partnercsoportok mappát, hogy ne zavarják az almappákban található olvasatlan üzenetek.

Megjegyzés : Ha egy partnercsoport összes üzenetét el kell olvasnia, ne hozzon létre számára mappát. Ezeknek a Beérkezett üzenetek mappába kell kerülniük.

Archív ikon Állítsa a partnercsoportok mappáinak archiválását hat hónapi vagy (időérzékenyebb témakör esetén) sűrűbb gyakoriságra  – egy telekocsival kapcsolatos partnercsoport esetén például ajánlott naponta archiválni.

  • Egy mappacsoport az RSS-hírcsatornák számára. Hasonlóan a partnercsoportok mappacsoportjához, az RSS-hírcsatornák olyan adatokat tartalmaznak, amelyek esetenként érdekesek lehetnek, de kevésbé fontosak, mint a közvetlenül Önnek küldött üzenetek, így nem szükséges mindig elolvasnia őket. Az Outlook 2010 automatikusan létrehozza ezen mappákat.

Keresési mappák

A keresési mappák különösen akkor hasznosak, ha különböző levelezési és RSS-mappákban található információkat szeretne összegyűjteni – például egy negyedéves értekezlet előkészítéséhez.

Nagy mennyiségű (naponta kétszáznál több) kapott üzenet esetén a keresési mappák nagyszerűen alkalmasak a különböző feladóktól érkező e-mailek elemzésére.

Kedvencek lista a navigációs ablakban

Kedvencek (választható)

A Kedvencek lista láthatóvá teszi a levelezési mappái listájában eltakart mappákat.

A Kedvencek lista levelezési mappáinak egy, a navigációs ablak tetején megjelenített csoportja. A Kedvencek lista használata nem követelménye a rendszer működésének, de kis képernyőméret esetén kis méretre állíthatja a navigációs ablakot, és az ikonállapotú címsorra húzva az üzeneteket sikeresen iktathatja azokat, szokásos kereséseket végezhet, és megtalálhatja a Naptár, a Névjegyalbum és a Feladatok ablakot.

A Kedvencek listába javasoljuk felvenni a Beérkezett üzenetek, az 1-referencia, az Elküldött elemek és a Törölt elemek mappát.

Vissza a lap tetejére

Szabályok

Az Outlook alkalmazás használatának rendszerezésével csökkentheti a felesleges „zajt” a Beérkezett üzenetek mappában, és elérheti, hogy a legfontosabb elemek kerüljenek szeme elé. E cél elérését szabályokkal segítheti oly módon, hogy a bejövő üzenetek többsége a beállított szűrési szempontok alapján más mappákba kerüljön át, és így csak az elolvasandó elemek maradjanak a Beérkezett üzenetek mappában.

Célszerű az alábbi szabályokat megadni (a szabályok beállításáról a záró Gyakori kérdések című rovatban olvashat részletesen):

  • Automatikus válaszok    Az értekezletekre adott tartalom nélküli válaszokat áthelyezi a Törölt elemek mappába. Az értekezlet ablakának nyomon követési lapján ellenőrizhető, hogy kik fogadták el az értekezletre szóló meghívást.

  • Címzett: én    Minden közvetlenül – akár a Címzett, akár a Másolatot kap mezőben – Önnek címzett üzenetet a Beérkezett üzenetek mappába továbbít a többi szabály általi feldolgozás mellőzésével, még akkor is, ha egy partnercsoport is szerepel a címzettek között.

  • Értekezlet-összehívások a Beérkezett üzenetek mappába    Minden értekezlet-összehívást a Beérkezett üzenetek mappába továbbít, még akkor is, ha egy partnercsoport is szerepel a címzettek között.

  • Elküldött elemek halasztása    Ez a szabály egy perccel vagy hosszabb időtartammal késlelteti az üzenetek elküldését. Használata esetén a számítógép kikapcsolása előtt győződjön meg arról, hogy az Outlook elküldte az üzeneteket.

Megjegyzés :  Office 2010-embléma Ez egy ügyféloldali szabály, így az Outlook Web App (OWA) alkalmazással nem használható.

  • Partnercsoportok    A partnercsoportoknak küldött e-mailek a partnercsoportmappába kerülnek – kivéve, ha a kulcsszavak azt mutatják, hogy az üzenet fontos az Ön számára, ebben az esetben a Beérkezett üzenetek mappába kerül. Több hasonló partnercsoport esetén használja ugyanazt a szabályt, és tárolja az üzeneteket ugyanabban a mappában. Ha Ön egy olyan partnercsoportnak a tagja, amelyben minden üzenetet el kell olvasnia, ne hozzon létre hozzá szabályt. Az elolvasandó üzenetek mindegyikét közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappába kell továbbítani.

A szabálycsoportnak a rendszerezés befejeztével az alábbiakhoz hasonlóan kell kinéznie.

Vissza a lap tetejére

Teendősáv

A Teendősáv az Outlook 2010 ablakának jobb oldalán jelenik meg, és megjelenít egy naptárat, a közelgő találkozókat, valamint egy egyesített feladatlistát, amely tartalmazza:

  • a megválaszolandó (megjelölt) üzeneteket,

  • azon partnereket, akiket fel kell hívnia (megjelölt névjegyek),

  • valamint a spontán módon felbukkanó feladatokat.

A Teendősávot úgy célszerű beállítani, hogy:

  • megjelenítsen egy dátumválasztót (alapértelmezés szerint be van kapcsolva),

  • kisebb képernyőfelbontás esetén, illetve ha az adott napon nincs sok értekezlet, csak három találkozót jelenítsen meg (alapértelmezés),

  • nagyobb képernyőfelbontás esetén vagy ha minden nap öt vagy több értekezlete szokott lenni, öt találkozót jelenítsen meg,

  • jelenítse meg a feladatokat (alapértelmezés szerint be van kapcsolva),

  • Office 2010-embléma jelenítse meg a gyorsnévjegyeket (Microsoft Office Communicator 2007 R2 esetén elérhető és alapértelmezésben be van kapcsolva).

A feladatok alapértelmezésben határidő szerint vannak rendezve, azonban a jelölők használatától függően érdemes lehet kezdő dátum szerinti elrendezésre váltani. Ha a hétfőn a következő hétre kiadott feladatokat szeretné látni, rendezzen a kezdő dátum szerint. Ha az adott napon esedékes feladatokat szeretné látni, rendezzen a határidő szerint.

Alapértelmezett jelölő

Célszerű az egyszerű besorolási jelzőt Ma értékre állítani (ez az alapértelmezés).

Vissza a lap tetejére

Értesítések

Ha nagyszámú üzenetet kap, vagy zavarja az üzenetek érkezését jelző hang, javasoljuk, hogy kapcsolja ki az alábbi beállításokat:

Outlook Asztali értesítés

  • A Windows tálcájának Outlook ikonján látható boríték

Új üzenet érkezésének jelzése a tálcán

  • Rövid időre borítékra változó egérmutató

  • A fenti beállításokkal társított hangjelzés

A fenti beállítások módosításához kattintson a Fájl fülre, majd a Beállítások gombra, és válassza a Levelek lapot.

Törölje a jelet az Üzenetek érkezése csoportban található összes jelölőnégyzetből.

Üzenetek érkezésének beállításai Backstage nézetben

Vissza a lap tetejére

Kategóriák

Az Outlook 2010 kategóriái sokféle lehetőséget nyújtanak az elemek kezeléséhez. A kategóriák alábbi három fő típusát célszerű létrehozni:

  • Projekt (tartalmazhat személyeket)

  • Témakör

  • Helyszín vagy tevékenység

A kategóriák nem kötelező elemei a rendszernek, de könnyebbé teszik az életét, ha gondosan használja őket. Például segítségükkel könnyebben azonosíthatja teendőit, és csoportosíthatja a hasonló feladatokat, hogy egyszerre végezhesse el őket.

Kategóriák létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

  • Tetszőleges nézetben kattintson a Kezdőlap lapon, a Címkék csoportban a Kategorizálás menügombra, majd a Kategóriák parancsra.

Javasoljuk, hogy hozzon létre kategóriákat:

  • Közvetlen beosztottjaihoz, illetve feletteséhez a következő találkozójukon áttekintendő feladatok számára (például 1:1 felettes néven)

  • A főbb helyszínekhez és tevékenységtípusokhoz, hogy tömeges műveleteket tudjon végezni (ami egy hasznos funkciója a feladatok kezelésének), például az alábbiakat:

    • @Ingázás –a munkából hazafelé menet közben elvégezhető feladatokhoz

    • @E-mail – az e-mail üzenetekkel, értekezletekkel vagy az Outlook 2010 más funkcióival kapcsolatos feladatokhoz

    • @Otthoni – a csak otthon végezhető feladatokhoz

    • @Értekezlet – az értekezletek előkészítéséhez szükséges elemekhez

    • @Offline – azon feladatokhoz, amelyekhez el kell mennie a számítógéptől, például dokumentumok másolása

    • @Online – a csak online állapotban, illetve böngészőn keresztül elvégezhető feladatokhoz

    • @Telefon – az elintézendő vagy fogadandó hívásokhoz

    • @Elolvasni – azon üzenetekhez, amelyek csak elolvasást igényelnek – azaz nem kell rájuk válaszolnia. Ez a kategória olyan hosszabb üzenetek vagy mellékletek esetén hasznos, amelyeket nem tud azonnal elolvasni.

    • @Várni – azon üzeneteihez, amelyekre választ vár, de nincs velük közvetlen teendője

A Színkategóriák párbeszédpanel

Megjegyzés : A bevezető @ szimbólum használatával kiemelhet bizonyos kategóriákat a listában, így a @ szimbólummal jelölt kategóriái a kategórialista tetején maradnak, emlékeztetve Önt, hogy mikor kell elvégeznie az adott feladatot (például a @Telefon esetében a telefonok lebonyolításakor).

  • A fontosabb témakörökhöz és projektekhez, hogy könnyen megtalálhassa az egy adott témához tartozó üzeneteket – különösen akkor hasznos ez, ha az üzenet tárgya és szövegtörzse nem tartalmaz a kereséshez megfelelő kulcsszavakat

  • Az aznap lezárandó azon fontos elemekhez, amelyek nem vihetők át másik napra

Adott elemhez több kategóriát is hozzárendelhet – szemben az iktatással, amikor azok egyszerre csak egy mappában tárolhatók. Ha például egy fontos üzenetet meg szeretne beszélni felettesével, mielőtt megválaszolná, az @E-mail és az 1:1 felettes kategóriába egyaránt besorolhatja azt.

Feladat több kategóriával

Az egyszerű besorolási kategóriának a leggyakrabban alkalmazott kategóriának kell lennie.

Az egyszerű besorolási kategória megadásához tegye a következőket:

  • Tetszőleges nézetben kattintson a Kezdőlap lapon, a Címkék csoportban a Kategorizálás menügombra, majd az Egyszerű besorolás beállítása parancsra.

Mint látni fogja, a kategóriák segítségével kiemelheti üzeneteit és feladatait a Teendősávon, hatékonyabbá téve a keresést és az értekezletekre való felkészülést.

Megjegyzés : A kimenő üzeneteket csak kellő körültekintéssel tanácsos kategorizálni – ugyanis kategóriái a címzettek számára is láthatóvá válhatnak. Ha a címzettek nem az Outlook 2010 vagy az Exchange Server 2010 alkalmazást használják, az Ön által beállított kategóriákat megjelenítheti számukra az általuk használt program.

Vissza a lap tetejére

Gyorsműveletek

A Gyorsműveletek gyűjteménye A Gyorsműveletek az Outlook 2010 egyik újdonsága, amely lehetővé teszi több művelet elvégzését egyetlen kattintással. Ez egy hasznos eszköz, amely megkönnyíti a Beérkezett üzenetek mappa tisztán tartását és az Outlook alkalmazás hatékonyabb használatát. Ha bármikor azt veszi észre, hogy sorozatosan ugyanazokat a lépéseket hajtja végre az Outlook alkalmazásban, próbálkozzon egy gyorsművelet létrehozásával.

Megjegyzés :  A gyorsműveletek csak az üzenetekre vonatkoznak.

Javasoljuk, hogy hozza létre az alábbi gyorsműveleteket. További tudnivalókért tanulmányozza a Gyakori és ismétlődő feladatok automatizálása című témakört.

Gyorsművelet

Működés

Mikor használatos

Hivatkozás

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

Iktatógomb.

Személyes*

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Áthelyezi a 2-személyes mappába.

Személyes üzenetek tárolásához.

Kész

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Késznek minősíti az üzenetet.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

Azon üzenetek megőrzésére hivatkozási célból, amelyeket már megválaszolt, vagy más módon intézkedett velük kapcsolatban.

Halasztás*

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Aznapi feladatként jelöli meg az üzenetet.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

A később kezelendő üzenetek kezelésére.

*A Személyes és a Halasztás nem alapértelmezett gyorsművelet.

Választható gyorsműveletek

A fenti gyorsműveletek mellett munkájától és rendszeres napi tevékenységeitől függően az alábbi gyorsműveleteket is létrehozhatja:

Gyorsművelet

Működés

Mikor használatos

Kategorizálás és áthelyezés

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Kategorizálja az üzenetet.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

Az üzenetek kategorizálására és iktatására nagyszámú üzenet esetén, hogy könnyű legyen megtalálni őket később. Hozzon létre egyet-egyet minden gyakran használt kategóriához.

Megjelölés és áthelyezés

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Megjelöli az üzenetet.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

A dolgok megjelölésére különböző dátumokkal, például Holnap, E héten és így tovább. Hozzon létre egyet-egyet minden gyakran használt jelölőhöz.

Megjelölés, kategorizálás és áthelyezés

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Megjelöli az üzenetet.

Kategorizálja az üzenetet.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

Kevés kategória használata esetén a feladatok környezetének magyarázatára. Példa: @Elolvasni: Megjelölés másnapra, besorolás az @Elolvasni kategóriába.

Tájékoztatás és áthelyezés

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Tájékozató üzenetként továbbítja.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

Abban az esetben, ha gyakran továbbít e-maileket másoknak (cikkeket stb.)

Továbbadás

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Továbbítja egy adott személynek.

Áthelyezi az 1-referencia mappába.

Abban az esetben, ha gyakran kap olyan üzeneteket, amelyek már másoknak szólnak.

Tevékenység

Létrehoz egy feladatot melléklettel.

Törli az üzenetet.

Abban az esetben, ha megjelölt üzeneteivel kapcsolatban további környezeti információra van szüksége.

Partnercsoport

Olvasottnak minősíti az üzenetet.

Áthelyezi az Ön partnercsoportmappájába (vagy egy megadott partnercsoportmappába).

Abban az esetben, ha a szabályok miatt véletlenül partnercsoportoktól kap üzeneteket a Beérkezett üzenetek mappába. Példa: az egyik szabály a „példa” nevű partnercsoporttól származó összes üzenetet iktatja egy mappában, kivéve, ha az tartalmazza a fontos szót. Időnként előfordul majd, hogy valaki üzenetet küld Önnek a fontos szóval a „példa” partnercsoportba, de az nem vonatkozik Önre.

Válasz és törlés

Megnyit egy válaszablakot.

Törli az eredeti üzenetet.

Abban az esetben, ha gyakran kap gyors üzeneteket, amelyekre válaszolnia kell, de ezt követően, nincs szüksége az eredeti üzenetekre. Példa: „Szia, jössz ebédelni?” – „Jövök hát!”

Miután elkezd gyorsműveleteket létrehozni, látni fogja, hogy más módokon is lehet optimalizálni a dolgok elintézéséhez szükséges kattintások számát. Ha bármikor azt veszi észre, hogy sorozatosan ugyanazokat a lépéseket hajtja végre, próbálkozzon egy gyorsművelet létrehozásával. A projektek változásaival párhuzamosan frissítse gyorsműveleteit úgy, hogy mindössze ezeket kelljen használnia.

Vissza a lap tetejére

A Beérkezett üzenetek mappa megszelídítése négy lépésben

Miután beállította a rendszert, készen áll a bejövő üzenetek kezelésére. Azáltal, hogy a Beérkezett üzenetek mappát teszi meg a fontos üzenetek fogadásának központi helyévé, biztos lehet abban, hogy minden itt található elemmel foglalkoznia kell.

A Beérkezett üzenetek mappában lévő üzenetek kezelése során kövesse az alábbiakat:

  • Ha nem fontos az üzenet, törölje azonnal.

  • Ha két percen belül elintézhető az ügy, tegye meg (válaszoljon, iktassa, telefonáljon stb.).

  • Ha nem Önnek szól, vagy van erre lehetősége, adja tovább.

  • Ha el kell intéznie az ügyet, de ez tovább tartana két percnél (beleértve az elolvasást), halassza el (tartsa vissza).

Ha referenciaként szüksége van rá (akkor is, ha elhalasztotta), helyezze át referenciamappájába. A cél, hogy minél kevesebb alkalommal kelljen foglalkoznia egy adott üzenettel.

Törölje

Törölje azokat az üzeneteket, amelyeket nem szükséges elolvasnia. Ha levélszemetet kap, törölje.

Ha soha többé nem szeretne több üzenetet kapni az adott témakörben, hagyja figyelmen kívül.

Téma figyelmen kívül hagyása parancs

Intézze el: a kétperces szabály

Bámulatos, hogy mi mindent lehet elintézni két perc alatt. Így például számos üzenet két percen belül megválaszolható. Ha azonban egy üzenet két percnél hosszabb időt igényel, halassza el. Ha tudni szeretné, hogy mennyi idő két perc, mérje le.

Ha intézkedett az üzenettel kapcsolatban, hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

  • Ha az üzenet csekély jelentőségű, törölje.

  • Tárolja az egyik referenciamappában (például 1-referencia) egy gyorsművelettel.

Tevékenységének visszakereshetősége érdekében – különösen ha azok éves értékelésekhez és egyéb vizsgálatokhoz szükségesek – használja a Kész gyorsműveletet, amely készként jelöli meg az üzeneteket.

Adja tovább

Időnként olyan üzeneteket kap, amelyekkel valaki másnak kellene foglalkoznia. Ilyenkor válaszoljon az üzenetre, és a Címzett sorba vegye fel azt a személyt, akinek továbbadja. Ha gyakran fordul elő ilyen, célszerű létrehozni egy olyan gyorsműveletet, amely válaszol az üzenetre, és hozzáadja a meghatalmazott személyt a Címzett sorhoz.

Ha szeretné a későbbiekben követni az üzenetet, jelölje meg magának, mielőtt elküldi. A Teendősávban jelölje meg a feladatot a @Várni kategóriával.

Halassza el

Mikor érdemes halasztani egy üzenetet?

Az üzenet elhalasztása azt jelenti, hogy később fogja megvizsgálni azt, amikor lesz rá ideje.

Akkor halasszon el egy üzenetet, ha:

  • nem lehet két perc alatt elintézni,

  • elolvasásához hosszabb időre lenne szükség,

  • gondosan megfogalmazott választ igényel,

  • további teendőket igényel egy másik programban (példa: „Hozzá kell adni a <név> dokumentumhoz”).

Az üzenet elhalasztásának módja: megjelölés

Amikor úgy dönt, hogy éppen nem ér rá foglalkozni egy üzenettel, megjelölheti azt:

  • Ha még aznap kell intézkednie, jelölje meg a Ma jelölővel (egyszerűen kattintson a bal gombbal a jelölőre).

  • Ha hosszabb időre félre tudja tenni, kattintson rá a jobb gombbal, és jelölje meg egy későbbi dátumra.

  • Ha többször kell hivatkoznia az üzenetre, és szeretné egyszerűen elérni, húzza a Teendősáv Később csoportjába. Ha nem látható a Később csoport, állítsa a Kezdés dátuma jelzőjét egy 100 évvel későbbi dátumra. (Csak ritkán használja ezt a jelzőt, hogy ne váljon túlzsúfolt „mindenes” hellyé.)

  • Ha rövid távú teendőről van szó, jelölje meg a Nincs dátum jelölővel, hogy a Teendősáv elején jelenjen meg. Ezt a csoportot csak mértéktartással használja, és rendszeresen tisztítsa meg, mert a feladatlista elején szerepel.

Az üzenetek megjelölése mellett az alábbi lehetőségei vannak:

  • Hozzáadhat megfelelő kategóriákat.

  • A Hivatkozás gyorsműveletre kattintva olvasottként megjelölheti, ha még nincs annak jelölve, és tárolhatja a referenciamappában (1-referencia).

Ha gyakran alkalmazza ugyanazokat a kategóriákat és jelölőket, hozzon létre egy új gyorsműveletet az üzenetek megjelölésére, kategorizálására és iktatására.

A megjelölt üzenetek megjelennek a Teendősávon. Az üzenet megjelölésével és a referenciamappában való iktatásával feldolgozta azt, így eltüntetheti az útból. Mivel azonban szerepel a feladatlistán, folytathatja a következő üzenettel, és biztos lehet benne, hogy később visszatérhet a megjelölt elemekhez.

További információ hozzáadása a megjelölt elemekhez

Ha az üzenet tárgysora nem nyújt elegendő információt, a hozzáadni kívánt információ mennyiségétől függően két dolgot tehet:

  • Megváltoztathatja a feladat nevét a Teendősávban a feladatra kattintva vagy a jobb gombbal rákattintva, majd a Feladat átnevezése parancsot választva. A feladat nevének módosítása nem változtatja meg az üzenet tárgyát, de megkönnyíti a következő feladat megértését.

  • Létrehozhat egy feladatot, mellékletként csatolva az üzenetet.

Felvehet egy olyan kategóriát is, amely segíti a következő teendő gyors megértését. Egy gyors pillantás a kategorizált feladatokat tartalmazó Teendősávra. és máris tudja, mikre kell azonnal reagálnia (@Iroda), mely feladatok esetén vár másokra (@Várni), illetve melyek lesznek értekezlet témái (@Értekezlet).

Mikor kell foglalkozni az elhalasztott feladatokkal?

Az üzenetek feldolgozását követően hozzáláthat a feladatlistához. Ekkor válaszolhat az elhalasztott üzenetekre.

Csak iktatás

Időnként kaphat olyan üzeneteket, amelyekkel pillanatnyilag nincs teendője, de szükség lehet rájuk a jövőben. Ilyenek lehetnek például az utasításokat tartalmazó üzenetek. Tárolja ezeket az üzeneteket referenciamappájában (1-referencia) a Hivatkozás gyorsműveletre kattintva. Kategória (például @Projekt) hozzáadásával szükség esetén könnyebben megtalálhatja az üzenetet. Ezt a gyorsművelettel történő iktatás előtt tegye meg.

Az üzenetek feldolgozásával megtisztította postaládáját, és innentől a naptárra, illetve a feladatokra összpontosíthat.

Vissza a lap tetejére

Napi ellenőrzés: idő- és feladatbeosztás

Úgy véljük, a legjobb megoldás minden reggel külön időt fordítani a feladatlista és a naptár kezelésére. Ez magában foglalja a következőket:

  • A következő napi és heti találkozók és értekezletek áttekintése.

  • A feladatok áttekintése és finomítások végrehajtása.

  • Találkozók felvétele a naptárba a munka elvégzéséhez szükséges idő biztosítása érdekében.

Visszautasítás

A naptár és a feladatlista áttekintésekor realisztikusan fel kell mérnie, hogy mit tud véghezvinni. Néha ez azt jelenti, hogy nemet kell mondania. Íme néhány helyzet, amikor időt nyerhet a visszautasítással:

  • Utasítsa vissza azon értekezleteket, amelyeken nem kell részt vennie. Igen, ezt is megteheti.

  • Törölje azon feladatokat, amelyeket nem kell elvégeznie, vagy tudja, hogy nem fogja elvégezni őket.

  • Küldjön üzeneteket, hogy mások is tudják, hogy dolgozik a válaszon (és győződjön meg arról, hogy megjelöli az üzeneteket küldéskor). Jobb, ha tudatja velük, hogy reális időn belül válaszolni fog, mint hogy azt higgyék, hogy elfelejtette a kérést.

Naptárkezelés

Az igazság az, hogy egy értekezletekkel zsúfolt napon kevesebb ideje fog jutni a feladatok elvégzésére és üzenetek írására, így nyugodtan helyezze át a feladatokat más napokra.

Ha a feladat hosszú időt fog igénybe venni, vagy sürgősen el kell végeznie azt (szemben azon feladatokkal, amelyeknél úgy dönt, hogy nem kell), húzza ki a napi feladatlistából a naptárra az időszak kizárásához.

A feladatok létrehozásának módjai

A naptár és a feladatok áttekintése során elkerülhetetlen, hogy további szükséges teendők jussanak eszébe. Íme néhány lehetőség feladatok létrehozására az Outlook alkalmazásban:

  • Jelölje meg az üzenetet.

  • Írjon be valamit a feladatlista tetején látható Írja be az új feladatot mezőbe.

  • Használja a Ctrl+Shift+K billentyűparancsot az új feladat létrehozására.

  • Vezetés közben – ha biztonságos és tartózkodási helyén legális – használja mobilkészüléke hangos jegyzet funkcióját a feladatok rögzítésére, és írja be később azokat a feladatlistába.

  • Office 2010-embléma Értekezleten készítsen jegyzeteket a OneNote alkalmazásban. A OneNote alkalmazásban megjelölt elemek megjelennek az Outlook 2010 feladatlistáján.

A feladatok kezelésének módjai

Az alábbiakban a feladatok kezelésének módszereit mutatjuk be:

  • A felmerülő feladatokat írja be az Írja be az új feladatot mezőbe a teendősávon vagy a feladatlista tetején, egy üres helyre a napi feladatlistán, vagy a menüszalag Új feladat parancsára kattintva.

  • Törölje azon feladatokat, amelyeket nem kell elvégeznie. A feladatlista szent terület – ha beszennyezi, hasznossága is elvész. A megőrizni kívánt megjelölt üzenetek esetén kattintson az Eltávolítás a listáról parancsra, máskülönben egyszerűen a Törlés parancsra.

  • A kész feladatokat jelölje meg készként, hogy törlődjenek a teendősávról.

  • A megjelölt üzenetek tárgyának módosításával tegye érthetőbbé a feladatokat, hogy könnyebben reagálhasson. Ha például az üzenet tárgya Nem tudom módosítani a csoporttagságot a billentyűzetről, nevezze át Válasz Attilának névre, mivel ez a feladat következő művelete. A feladat tárgyának módosításához kattintson az adott elemre a teendősávon, és írjon be új tárgyat, vagy pedig kattintson rá a jobb gombbal, majd kattintson a Feladat átnevezése parancsra. A feladat tárgyának módosítása nem változtatja meg az üzenet tárgyát, csak a feladatlistában látható tárgy módosul.

  • Rendeljen hozzá kategóriákat a következő lépés könnyebb azonosításához és bizonyos feladatok kiemeléséhez.

  • Rendezze át a feladatokat a hasonló (például azonos kategóriába tartozó) feladatok csoportosításával. Feladat áthelyezéséhez kattintson rá a feladatlistán, majd húzza azt a kívánt helyre. Ily módon a hasonló feladatokat együtt oldhatja meg.

  • Húzza át a napi feladatlistán és a teendősávon látható feladatokat arra a napra, amelyen dolgozni szeretne rajtuk. A hosszabb időt igénybe vevő feladatokat húzza a naptárra, hogy külön időt biztosítson elvégzésükre.

Bár fontos a jó szervezés, ne töltsön sok időt a feladatlista fontossági sorrendbe rendezésével és kezelésével. A feladatlista kezelése nem lehet az élete értelme!

Használja a naptárat: hozzon létre találkozókat ideje beosztásához

Ne feledje: teendőből mindig több van, mint időből.

A helyes időgazdálkodáshoz elegendő időre van szüksége az üzenetek, a találkozók és a feladatok kezelésére, valamint a teendőkre való reagálásra.

Ezt az időt rendszeres találkozók és értekezletek létrehozásával oszthatja be a naptárban. Naptárát saját időbeosztási terveként kell kezelnie – ha beütemezett valamit, ezzel elkötelezte magát amellett, hogy az adott időben az adott tevékenységet fogja végezni.

Különítsen el időt az alábbi tevékenységekre:

  • Az üzenetek kezelése. Különösen akkor fontos külön időt biztosítani az üzenetek kezelésére, ha sok üzenetet szokott kapni. Még ha vannak is szabályok beállítva annak érdekében, hogy csak a fontos üzenetek jelenjenek meg a Beérkezett üzenetek mappában, elegendő időre van szüksége ezek kezelésére.

Tipp : A levelek feldolgozásakor és olvasásakor az állapotsoron lévő Olvasás gombra Olvasás nézet ikonja az állapotsoron kattintva állítsa kis méretűre a navigációs ablakot, a teendősávot és a menüszalagot, hogy ne tereljék el a figyelmét. Az eredeti elrendezéshez való visszatéréshez kattintson a Normál Normál nézet ikonja az állapotsoron gombra (az Olvasás ikon bal oldalán).

  • A feladatok és találkozók napi és heti áttekintése. Tekintse át naptárát és feladatait, és értékelje találkozóit és feladatait a prioritásaival való összevetéséhez. Ha naptára zsúfolt, itt az ideje, hogy megtegye az alábbiakat:

  • Törölje az ütköző találkozókat, mert nem lehet egyszerre két helyen.

  • Ütemezze idejét a munkájához.

  • Teendőivel összevetve vizsgálja meg, hogy hasznosan használja-e fel idejét, és a megfelelő prioritásokat tűzte-e ki.

  • Találkozzon rendszeresen felettesével. Ezeken az értekezleteken ismertetheti, hogy min dolgozik, és szükség esetén változtathat prioritásain. Rendszeresen ismétlődő értekezlet beállításához kattintson az Ismétlődés Gomb képe gombra.

Vissza a lap tetejére

Feladatok: a munkavégzés helye

Heti áttekintés

Ha átlátja idejét és feladatait, a fontos munkákat a kevésbé sürgős feladatok elé rangsorolhatja. Ennek köszönhetően világossá teheti mások számára, hogy mit tehet, illetve mit lehet reálisan elvárni Öntől, és mit nem. Az előző és a következő hét áttekintése is hasznos ahhoz, hogy felkészüljön a heti értekezletre felettesével, vagy előkészítse az e-mailben küldött állapotjelentést.

A munkavégzés helye

Az üzenetek feldolgozását követően az Outlook alkalmazásban a munka elvégzéséhez (az üzenetek megválaszolásához és így tovább) a Feladatok nézet az optimális. A feladatokra váltva nem terelik el a figyelmét a Beérkezett üzenetek mappába érkező e-mailek.

Az üzenetek tömeges feldolgozása

A feladatlista és a naptár áttekintése során a hasonló feladatokat együttesen végezze el. Például ha csak néhány perce van, bonyolítsa le az összes szükséges telefonhívást (ha nincs túl sok). A sok energiát igénylő feladatokhoz (egyesek számára az üzenetek megválaszolása is ilyen lehet) akkor lásson hozzá, amikor van rá energiája. A kis energiaigényű feladatokat, például az állapotüzenetek elolvasását hagyja délutánra vagy estére, illetve amikor kevesebb ereje van a munkához. A feladatok „tömeges feldolgozása” révén egyidejűleg minden projektjén kimutatható eredményt érhet el.

A feladatok tömeges feldolgozásának egyik módja azok átrendezése a Rendezési szempont: Kezdő dátum helyett a Rendezési szempont: Kategóriák beállítást választva. Ehhez kattintson a Rendezési szempont oszlopfejlécre, majd válassza a Kategóriák elemet.

Megjegyzés : Ha vannak olyan feladatai, amelyek befejezéséig mások nem tudnak dolgozni, először ezeket végezze el.

Elrendezés menü

A feladatok befejezése

Amikor befejez egy feladatot, jelölje meg elvégzettként. Az Outlook 2010 automatikusan megőrzi a kész feladatok listáját. Ezzel hasznos összegzést kaphat arról, hogy mit végzett el. Ha nincs szüksége a feladat vagy az üzenet nyilvántartására, törölje azt, vagy törölje a jelölőt.

A Megjelölés elvégzettként parancs a menüszalagon

Kapcsolat nélküli munkavégzés

Ha egy csomó munka vár Önre, célszerű offline módban dolgoznia, hogy gátat vessen a bejövő üzenetek figyelemelterelő hatásának.

Amikor vált az online és a kapcsolat nélküli munka között, minden e-mail fiók módosul Outlook-profiljában.

  • A Küldés/fogadás lap Beállítások csoportjában kattintson az Offline munka parancsra.

Az Offline munka gomb a menüszalagon online állapot esetén

Az Offline munka parancs kiemelten jelenik meg, ha kapcsolat nélküli üzemmódban dolgozik.

Az Offline munka gomb a menüszalagon offline állapot esetén

A kiemelten megjelenített Offline munka gombra kattintva térhet vissza online módba.

Vissza a lap tetejére

Hatékony üzenetkeresés

Adott személytől kapott üzenetek keresése

Adott személytől kapott üzenetek kereséséhez kattintson a Keresés mezőbe a referenciamappában (például 1-referencia), majd a Keresés lapon kattintson a Feladó parancsra.

A menüszalag Feladó parancsa

Írja be a személy nevét.

Azonnali keresés a Feladó keresési feltételeivel

Azt is megteheti, hogy elkezdi beírni a szöveget, majd lenyomja a lefelé mutató nyílbillentyűt, és a Feladó elemet választja a keresés pontosításához.

Azonnali keresés javasolt feltételekkel

Mellékletet tartalmazó üzenetek keresése

Mellékletet tartalmazó üzenetek kereséséhez kattintson a Keresés mezőbe, majd a Keresés lapon a Van melléklete parancsra.

A menüszalag Van melléklete parancsa

A keresési kifejezések additívek, így egy adott személy által küldött, melléklettel rendelkező üzenetek kereséséhez kattintson a menüszalag megfelelő parancsaira (Feladó, Van melléklete) a keresés összeállításához.

Példa azonnali keresésre több keresési feltétellel

Üzenetek keresése a teljes postaládában

Előfordulhat, hogy csak a referenciamappában keresve nem találja meg az üzenetet – például ha azt saját maga küldte, vagy előfordulhat, hogy nem lett megfelelően iktatva. Ilyenkor kezdje a keresést bármely mappában (Beérkezett üzenetek, 1-referencia és így tovább) majd kattintson a Próbálkozzon újabb kereséssel a Minden levél nézetben hivatkozásra.

Azonnali keresés találatok nélkül

Használhatja a Keresés lap Minden levél parancsát is.

A menüszalag Minden levél parancsa

Ha gyanítja, hogy a keresett elem esetleg egy elfogadott értekezlet-összehívásban szerepel (és így a naptárban található), próbálja minden Outlook-elemre kiszélesíteni a keresés hatókörét.

Ha gyakran fordul elő, hogy a teljes postaládában keres, a Backstage nézetben beállíthatja az alapértelmezett hatókört úgy, hogy az összes mappában keressen a program:

  1. Kattintson a Fájl fülre, majd a Beállítások parancsra.

  2. Kattintson a Keresés gombra.

  3. Az Eredmények csoportban jelölje be a Minden mappa választógombot.

Azonnali keresés beállításai a Backstage nézetben

A keresés leállítása

Ha megtalálta a keresett elemet, és a következő feladatra szeretne váltani, kattintson az Azonnali keresés mező mellett található Keresés bezárása gomb ikonra, vagy a Keresés lap Bezárás csoportjában kattintson a Keresés bezárása parancsra.

Az Azonnali keresés szolgáltatás Keresés bezárása parancsai

Hatásos e-mailek írása

A következő szabályok hozzájárulhatnak a profi hatás eléréséhez és mondanivalójának megértetéséhez.

A hatásos e-mailek írásának alapszabályai: követendő tanácsok

  • Az elküldés előtt olvassa el az üzenetet.

  • Adjon meg leíró tárgyat, például: Értékesítési részleg: Küldjék el az igazgatósági ülés javasolt időpontjait, ahol az Értékesítési részleg a csoport neve, a Küldjék el pedig a teendő. További hasznos előtagok lehetnek a Tájékoztatás: és az Intézkedés szükséges.

  • Ha valamilyen művelet végrehajtása szükséges, adja meg a Tárgy mezőben.

  • Az üzenetváltás témájának változása esetén módosítsa az üzenet tárgyát.

  • Üzenetei mindig legyenek rövidek és tárgyszerűek.

  • Az üzenet tartalmát szedje fontossági sorrendbe, a legjelentősebb információval kezdve az üzenetet.

  • A fontos információkat célszerű félkövérrel írni.

  • A könnyebb észrevehetőség érdekében írja a teendőket vagy kérdéseket külön sorba.

  • Kérdések feltevésénél írja a személyek nevét félkövérrel. Példa: „Attila: Hogy áll a projekted?

  • Korlátozza a címzettek körét azokra, akiknek el kell olvasniuk az üzenetet.

  • Akiket tájékoztatni kell, azokat írja a Másolatot kap mezőbe.

  • Akiktől válaszadást vagy valamilyen művelet elvégzését várja, azokat írja a Címzett mezőbe.

  • Amikor szükséges, használjon aláírást, de az legyen egyszerű, rövid, professzionális és lehetőleg ne tartalmazzon képet.

  • Ha azonnali választ vár, e-mail üzenet helyett telefonáljon, vagy Office 2010-embléma küldjön csevegőüzenetet.

  • Ha egy e-mailben folytatott beszélgetés már több mint tíz üzenetet tartalmaz megoldás nélkül, célszerű kitűzni egy értekezletet a téma megvitatására. E-mailben nem mindig lehet hatékonyan megoldani összetett problémákat. Az üzenetet kijelölve kattintson a Kezdőlap lap Válasz csoportjában az Értekezlet gombra.

Értekezlet parancs

  • Nyugtázza a bővebb választ igénylő üzeneteket. Ha nem ér rá azonnal kimerítő választ adni, tájékoztassa a feladót, hogy vizsgálja a problémát és egy bizonyos idő múlva vagy egy megadott határidőre válaszolni fog. Jelölje meg magának az üzenetet, hogy emlékezzen rá a későbbiek során.

  • Csak akkor használja a Sürgős Sürgős ikon  címkét, ha valóban szükséges.

A menüszalag Címkék csoportja

  • Ha olya kérdést tesz fel, amire többen tudnának válaszolni, válasszon ki egy személyt, és ne egy csoportnak tegye fel a kérdést.

Elintézendő: megjelölés küldéskor

Ha olyasvalakinek küld üzenetet, akitől választ vár, tegye a következőket:

  • Küldéskor jelölje meg magának az üzenetet.

  • A teendősávon módosítsa a megjelölt üzenethez tartozó feladat nevét oly módon, hogy az Elintézendő szóval kezdődjön.

  • Jelölje meg a feladatot a @Várni kategóriával.

  • Ha elvégzi ezt a három lépést, tudni fogja, hogy következő teendője egy újabb üzenetet küldeni vagy válaszra várni.

Tipp : Gyakran hatékonyabb, ha emlékezteti magát rá, hogy küldjön egy üzenetet, mint ha megjelöli a címzettnek szóló üzenetet. Hasonlóképpen, amikor ígéretet tesz valamire egy üzenetben, jelölje meg azt, hogy legyen a teendősávon egy feladat, ami emlékezteti rá.

A hatásos e-mailek írásának alapszabályai: ami kerülendő

  • Ne használjon levélpapírokat.

  • Ne vegye fel felettesét minden küldött üzenet címzettjei közé.

  • Ne küldjön üzenetet, ha dühös, inkább csak írja meg, majd mentse a Piszkozatok mappába, és térjen rá vissza később.

  • Ha hosszú (több mint két bekezdésből álló) üzenetet küld, ne várjon gyors választ.

  • Ne küldjön emlékeztető üzenetet az első üzenetet követő egy napon belül. Ha nem kap visszajelzést időben, próbálkozzon telefonon vagy Office 2010-embléma csevegőüzenetben.

  • Ne kérjen olvasási vagy kézbesítési visszaigazolást minden küldött üzenetről, csak akkor, ha nem biztos benne, hogy a címzettek megkapják az üzenetet.

  • Ne csatoljon jelölőket vagy Sürgős ikon jelzést minden elküldött üzenetéhez, mert a címzettek hozzászoknak, és nem fogják figyelembe venni.

  • Ne írjon NAGYBETŰKKEL.

  • Ne küldjön mellékleteket – használjon helyettük hivatkozásokat. Ez különösen az értekezlet-összehívásokra érvényes, ahol a mellékletek jelentősen hozzájárulhatnak a kiszolgálókvóták elhasználásához.

  • Ne bontsa ki a terjesztési listákat. A terjesztési listák kibontása nehezebbé teheti az üzenetek olvasását, és azok a szabályokat használó címzetteknél nem a megfelelő levelezési mappába kerülhetnek.

  • Ne ironizáljon. Előfordulhat, hogy nem értik vagy nem értékelik a humorát.

  • Ne írjon olyasmit, amit nem szeretne, hogy a vállalatnál bárki elolvashasson. Sosem tudhatja, hogy a végén ki mindenkihez fog eljutni az üzenete.

  • Ne használjon nehezen olvasható kurzív vagy „vicces” betűtípusokat.

  • Ne írjon piros betűkkel, mert nehezen olvashatók és bírálatként értelmezhetők.

  • Soha ne használja a Válasz mindenkinek funkciót, ha egy partnercsoport eltávolítását kéri. Soha!

Tanácsok a partnercsoportokkal (korábbi néven terjesztési listákkal) kapcsolatban

Nagy létszámú partnercsoportnak válaszolva kövesse az összes fenti alapszabályt és intelmet.

Ha további információra van szüksége, vagy külön-külön vizsgálják a problémát, válaszoljon előbb az egész partnercsoportnak, hogy mindenki tudja, hogy válaszolt, majd külön az illetőnek is. Miután a probléma megoldódott, feltétlenül válaszoljon a partnercsoportnak, és írja meg a megoldást. Ily módon a partnercsoport többi tagjai is megismerhetik azt.

Személyek átirányítása

Ha egy olyan partnercsoportba, amelynek Ön is tagja, valaki olyan üzenetet küld, amelyre mástól vagy egy másik partnercsoporttól jobb választ várhatna, tegye a következőket:

  • Válaszoljon és a Címzett sorba írja be a megfelelő partnercsoportot vagy személyt.

  • Továbbítsa a válaszokat a megfelelő partnercsoportnak vagy személynek.

  • Az eredeti partnercsoportot ne írja be a Titkos másolat sorba, mert így más felhasználók szabályai nem fogják szűrni az üzenetet, ezért hagyja a partnercsoportot a Címzett vagy a Másolatot kap sorban.

  • Ha új szerepkörében rendszeresen át kell irányítania másokat, állítson be gyorsműveletet.

Kilépés partnercsoportokból

Ha olyan partnercsoporttól kap levelet, amelynek nem kíván tagja lenni, küldjön üzenetet a hálózati rendszergazdának vagy a partnercsoport tulajdonosának, és kérje eltávolítását. Ne válaszoljon a teljes partnercsoportnak. A partnercsoport tulajdonosának megkereséséhez kattintson duplán a partnercsoport nevére a Címzett sorban.

Szövegbe ékelt megjegyzések használata

A szövegbe ékelt megjegyzésekkel egyszerűen válaszolhat a kérdésekre, és közvetlenül válaszolhat a problémákra. Javasoljuk, hogy kövesse az alábbi eljárást:

  1. Az üzenetben utaljon a szövegbe ékelt megjegyzésekre, például: „További megjegyzések lejjebb”.

  2. Különböztesse meg az eredeti üzenet szövegét. Néhány módszer:

    • A betűszín módosítása.

    • Szúrja be nevét vagy monogramját szögletes zárójelekben, például: [Bobvos Endre].

      Kép

    • Dőlt vagy félkövér formázás (vagy mindkettő) használata.

  3. Ne töröljön semmit a szövegből, amit nem Ön írt.

Ha egy hosszabb üzenet egy kisebb részéhez kíván hozzászólni, másolja be az üzenet megfelelő szakaszát válaszába más színnel és tegye idézőjelek közé, majd írja be a választ.

Titkos másolat használata

Ha egy címzett nevét a Titkos másolat (angol nyelvű programokban Bcc) mezőbe írja be, az illető megkapja az üzenet egy példányát, neve azonban nem lesz látható a többi címzett számára.

A Titkos másolat funkcióval eltávolíthatja a felesleges személyeket az e-mailben folytatott beszélgetésből, ha megítélése szerint felesleges további e-maileket kapniuk az adott témában, illetve ha megváltozott a téma.

Ha például Ön egyike öt személynek, akiknek feltettek egy kérdést, és válaszolni kíván a kérdésre, helyezze át a másik négy címzettet a Titkos másolat sorba, és írjon valamit ezzel kapcsolatban, például „Titkos másolatot kapnak: András, Balázs, Barbara és Péter. A válasz…” Az üzenetváltás ezután csak Ön és az eredeti feladó között fog folytatódni.

Ne használja a Titkos másolat funkciót harmadik fél (például felettese) tájékoztatására bizalmas jellegű üzenetek esetén. Előfordulhat, hogy a titkos másolat címzettje nem veszi észre, hogy titkos másolatot kapott, és minden címzettnek válaszol, ezzel leleplezve a titkos másolatot tényét, amit mások sunyi magatartásnak tekinthetnek az Ön részéről.

Ha tájékoztatni szeretne egy harmadik felet is, titkos másolat helyett továbbítsa számára az üzenetet, miután elküldte.

Vissza a lap tetejére

Naptár és értekezletek

Mikor indokolt értekezletet összehívni?

Az alábbi esetekben:

  • Egy új csoport tagjai először dolgoznak együtt.

  • Tíznél több, viszonylag hosszú üzenetváltásra került sor több felhasználó között.

  • Vitára, ötletgyűjtésre vagy közös gondolkodásra van szükség.

  • Akkor hívjon össze értekezletet, ha ez a leghatékonyabb mód az előrelépésre, és előzetesen egyértelműen tisztázta, hogy mi az értekezlet célja.

Kiket érdemes meghívni?

Csak olyanokat hívjon meg, akiknek szükséges a részvétele. Minden egyes meghívott személy bonyolultabbá és nehezebben irányíthatóvá teszi az értekezletet. Másrészt, ha döntést kell meghozni, biztosítani kell minden kulcsfontosságú érdekelt személy jelenlétét, ellenkező esetben az értekezlet csak idő- és energiapocsékolás lesz.

A találkozó időpontjának megválasztása

A naptárban a meghívottak elfoglaltsági adatait megtekintve válasszon olyan időpontot, amikor mindenki el tud jönni. Az Ütemezési segéd segítségével ellenőrizheti, hogy az értekezlet résztvevői mikor érnek rá.

A foglaltsági beosztásban követheti a résztvevők elérhetőségét. Az értekezlet kezdetét függőleges, zöld vonal jelzi. Az értekezlet végét függőleges, vörös vonal szimbolizálja.

Foglaltsági beosztás az Outlook programban

Az Ütemezési segéd az értekezlet-összehívások összeállítása közbeni megjelenítéséhez tegye a következőket:

  • Kattintson az Értekezlet lap Megjelenítés csoportjának Ütemezési segéd gombjára.

A Helyiségkereső ablaktáblában megtalálhatja az értekezlet megtartására javasolt leginkább alkalmas időpontokat (amikor a legtöbb résztvevő ér rá). A javasolt időpontok közül a Helyiségkereső ablaktábla Javasolt idők területének valamely időpontjavaslatára kattintva választhat, vagy manuálisan is választhat időpontot a foglaltsági beosztáson.

Javasolt idők ablaktábla egy értekezlet-összehívás esetén

Megjegyzés : Ha nem jelenik meg a Helyiségkereső ablaktábla, az Értekezlet lap Beállítások csoportjában kattintson a Helyiségkereső parancsra.

A Helyiségkereső parancs a menüszalagon

Ha rendszeresen ugyanazon csoport számára hoz létre értekezleteket,, hozzon létre egy csoportot a navigációs ablakban, hogy egyszerűbben megtekinthesse a szóban forgó személyek elfoglaltsági adatait. Ezekbe a csoportokba helyiségek is felvehetők, ami megkönnyíti egy rendelkezésre álló helyiség keresését.

Új naptárcsoport létrehozásához tegye az alábbiakat:

  • Naptár nézetben kattintson a Kezdőlap lap Naptárak kezelése csoportjában a Naptárcsoportok menügombra, majd kattintson az Új naptárcsoport létrehozása parancsra.

Mikor indokolt a személyes találkozás?

Az alábbi esetekben:

  • Az adott csoport tagjai először fognak közösen dolgozni.

  • Nem elektronikus formában tartott bemutatók.

  • Ötletgyűjtő értekezletek.

  • Nagyfokú együttműködést igénylő értekezletek.

  • Nem minden résztvevő rendelkezik telefonnal, Office 2010-embléma Office Live Meeting rendszerrel vagy más megfelelő szoftverrel és eszközökkel az elektronikus értekezleteken való részvételhez.

Egyéb esetben célszerű lehet a Live Meeting vagy a telefonos konferencia.

Tipp : Ha az értekezlet helyszínére kell utaznia, naptárában az értekezlet elé és után ütemezze be az utazási időt is.

A kapcsolódó dokumentumok kezelése

Az értekezletek előkészítése során gyakran van szükség dokumentumok megosztására az értekezlet előtt vagy magán az értekezleten.

Office 2010-embléma Ha minden résztvevő kapcsolódik a vállalati hálózathoz, tegye elérhetővé a dokumentumokat egy SharePoint-webhelyen vagy egy megosztott hálózati meghajtón.

Office 2010-embléma Ha van vállalaton kívüli résztvevő (például egy olyan alvállalkozó, akinek nincs hozzáférése a vállalati intranethez), célszerű a SharePoint Workspace programot használni.

Az értekezlet-összehívásokban ne küldjön mellékleteket.

A napirend előkészítése feladatok használatával

  • A napirendi pontok központi kezelésének helye az @Értekezlet kategória   .

Hozzon létre egy feladatot, jelölje meg az @Értekezlet kategóriával, és állítsa be a Kezdő dátum és a Határidő időpontját az értekezlet dátumára. Ahogy közeledik az értekezlet napja, és vitapontok merülnek fel, adjon megjegyzéseket, felsorolásokat és gondolatokat a feladathoz. Ebből a feladatból lesz az értekezlet napirendje.

Az értekezletet követően jelölje meg készként a feladatot, és hozzon létre új feladatokat teendőihez.

  • Üzenetcsoportok vagy egyes üzenetek megvitatása…   

Ha meg szeretne vitatni egy üzenetet az értekezleten, jelölje meg azt az értekezlet napjára és az @Értekezlet kategóriával.

Háromnál több megvitatandó üzenet esetén ne jelölje meg az üzeneteket, mert áttekinthetetlenné teszik a feladatlistát, ehelyett hozzon létre egy új, az értekezlettel azonos nevű feladatot a jobb gombbal az üzenetekre kattintva, majd azokat a feladatra húzva (másolás menet közben). Jelölje meg ezt a feladatot az @Értekezlet kategóriával.

  • Ha több helyet szeretne biztosítani gondolatainak...   

Office 2010-embléma Ha közösen dolgozik másokkal, vagy csak több helyet szeretne biztosítani gondolatainak, célszerű OneNote-jegyzetfüzetet használnia, amelyet megoszthat egy SharePoint-webhelyen vagy helyi kiszolgálón. A OneNote 2010 bővebb jegyzetkészítési lehetőségeket nyújt, mint az Outlook 2010-beli feladatok.

Közös munka az értekezlet során

Az értekezlet során a közös munkához használt eszköz a résztvevők helyétől és hozzáférésétől függ.

Ha közösen dolgozik másokkal egy dokumentumon, és mindenki egy helyiségben tartózkodik, használja a Word Változások és megjegyzések követése szolgáltatásának funkcióit.

Office 2010-embléma Ha bemutatót tart, és közben a közönség néhány tagja távol van, hozzon létre egy online értekezletet, és használja a Microsoft Lync csevegőfunkcióit, vagy kevésbé hivatalos megbeszélések esetén kapcsoljon be mindenkit egy Microsoft Lync-alapú csoportos csevegésbe, és ossza meg az asztalát vagy egy második monitort:

A Microsoft Lync ablaka képernyő-megosztási beállításokkal

Office 2010-embléma Ha esetibb jelleggel szeretne közös munkát végezni, a OneNote segítségével közösen jegyzetelhet partnereivel egyetlen jegyzetfüzetbe. Ha nem megosztott jegyzetfüzetet használ, jegyzeteit üzenetben küldheti el az értekezletet követően.

Office 2010-embléma Ha jegyzetet vagy jegyzőkönyvet készít az értekezletről, a OneNote segítségével beszúrhatja az értekezlet részleteit az Outlook alkalmazásból a jegyzeteibe. Az értekezlet után elküldheti a feljegyzéseit a résztvevőknek egy üzenetben.

Ismétlődő értekezlet lezárása

Amikor egy értekezletsorozat befejeződik, érdemes az ismétlődési mintát beállítania úgy, hogy véget érjen az utolsó értekezlet alkalmával. Ha ugyanis egyszerűen törli az értekezletet, akkor a korábbi alkalmakat is eltávolítja. A záró dátumot az Ismétlődés gombra kattintva módosíthatja.

Hogyan és mikor érdemes megosztania a naptárát?

Nem biztos, hogy szükség van a naptára megosztására, mivel a szervezetében mindenki láthatja, hogy Ön mikor szabad vagy elfoglalt. Nem feltétlenül látják ugyanakkor az értekezletek és találkozók tartalmát vagy tárgyát. Naptárát azonban könnyedén megoszthatja a csapatával, ha azt szeretné, hogy az összes értekezletét és találkozóját lássák.

Esetleg érdemes lehet valaki másra bíznia a naptára kezelését, például egy asszisztensére, aki elfogadhat vagy elutasíthat értekezleteket az Ön nevében. Ennek érdekében delegálhatja a naptárát. Ha így tesz, csak egy személyt válasszon ki: ne tegyen mindenkit a naptárkezelő meghatalmazottjává. Több meghatalmazott esetén hibák fordulhatnak elő a naptárban.

Office 2010-embléma Naptára megosztása helyett hozzon létre egy SharePoint-naptárat azokhoz a csoporttevékenységekhez, amelyekhez mindenkinek hozzáférése van. Létrehozhat például egy SharePoint-webhelyen egy olyan naptárat, amelyben a csoport szabadságainak beosztását tartja számon.

Küldje el a naptárát üzenetben, ha olyan személyekkel – például a vállalaton kívüli személyekkel – szervez értekezletet, akik nem látják az elfoglaltsági adatait.

Megjegyzés : A rendszer által használt Microsoft Exchange Server verziójától, valamint a kiszolgáló konfigurációjától függ, hogy a naptár meg van-e osztva.

Vissza a lap tetejére

Partnerek

Mikor érdemes használni az Outlook 2010 névjegyalbumát vállalati környezetben?

Még ha globális címlistát használó vállalatnál dolgozik is, elképzelhetők olyan esetek, amikor érdemes megtartani a névjegyeit az Outlook 2010 alkalmazásban. Létrehozhat például névjegyeket:

  • a vállalaton kívüli személyekhez,

  • azokhoz a személyekhez, akikről meg szeretne jegyezni valamit, vagy akiknek fel szeretné venni valamilyen adatát, például a születésnapját a névjegykártyára, illetve

  • azokhoz, akiket szinkronizálni szeretne a mobiltelefonjára, különösen akkor, ha a telefonja nincs kapcsolatban a vállalati címjegyzékkel, vagy ha nincs internetkapcsolata.

Mikor érdemes partnercsoportot létrehozni az Outlook 2010 alkalmazásban?

Akkor hozzon létre partnercsoportokat (korábbi nevükön személyes címlistákat) az Outlook 2010 alkalmazásban, ha egyszerűbben szeretne üzenetet küldeni bizonyos szervezeten kívül személyek csoportjának. A szervezeten belüli csoportok mindegyikéhez nyilvános partnercsoportot hozzon létre (ennek mikéntjéről érdeklődjön a rendszergazdánál).

Vissza a lap tetejére

Gyakori kérdések

Mik azok a gyorsműveletek?

Az Outlook 2010 verzióban bemutatkozó gyorsműveletek több művelet végrehajtását teszik lehetővé egyetlen kattintással. Hasznos eszközzel szolgálnak a postaládája rendben tartásához és az Outlook még hatékonyabb használatához. Ha bármikor úgy találja, hogy mindig ugyanazokat a lépéseket kell elvégeznie az Outlook alkalmazásban, próbáljon meg létrehozni egy gyorsműveletet.

Megjegyzés : A gyorsműveletek csak az e-mail elemekre vonatkoznak (például a Beérkezett üzenetek mappa elemeire).

Miért érdemes az Olvasóablakot jobb oldalt, nem pedig alul megjeleníteni (vagy kikapcsolni)?

A hosszabb oszlopba tördelt, keskeny szöveget könnyebb olvasni, mint a rövidebb, szélesebb szöveget. Ennek az az oka, hogy a szemet könnyebb lefelé mozgatni, mint balra és jobbra nagyobb távolságokon, ami a fej és a nyak mozgatását is szükségessé teheti, és így elfáraszthatja az izmokat. Jobb, ha bekapcsolva hagyja az Olvasóablakot, hogy ne kelljen minden egyes üzenet elvolvasásához külön ablakot nyitnia.

Mit tegyek a feleslegessé vált mappákkal?

A navigációs ablak mappalistáját a gyakran használt mappák számára érdemes fenntartani. Ha mindenféle mappákkal van tele, amelyeket fel sem ismer, helyezze át az összes levelét a referenciamappába, és törölje az összes meglévő mappát.

Hogyan tehetem az összes csak nekem küldött üzenetet kékké?

  1. A Nézet lapon, a Jelenlegi nézet csoportban kattintson a Nézet beállításai gombra.

A menüszalag Nézet beállításai gombja

  1. A Speciális nézetbeállítások párbeszédpanelen kattintson a Feltételes formázás gombra.

A Speciális nézetbeállítások párbeszédpanel

  1. A Feltételes formázás párbeszédpanelen kattintson a Hozzáadás gombra.

  2. Név mezőbe írja be az Én szöveget, majd kattintson a Betűtípus gombra.

  3. A Betűtípus párbeszédpanel Szín területén kattintson a Kék elemre, majd kattintson az OK gombra.

  4. A Feltételes formázás párbeszédpanelen kattintson a Feltétel gombra.

  5. A Szűrés párbeszédpanelen jelölje be az Olyan elemek, amelyeket jelölőnégyzetet a csak én kaptam meg szövegű mező mellett, és kattintson az OK gombra az összes nyitva lévő párbeszédpanelen.

Mikor érdemes használni a témák szerinti nézetet?

A témák szerinti nézet a következő esetekben hasznos:

  • Ritkábban ellenőrzi az üzeneteit, ezért egyszerre többet kell megjelenítenie.

  • Sok üzenetszállal rendelkezik, melyek kölcsönös válaszadások sokaságát tartalmazzák.

  • Látnia kell, hogy ki kinek az üzenetére válaszolt.

  • Sok üzenetet kap.

Az üzenetek téma szerinti nézetben való megjelenítésével egyszerűen megállapíthatja, hogy melyik beszélgetések váltották ki a legtöbb válaszadást. Ezekben az esetekben esetleg megteheti, hogy csak a beszélgetés utolsó üzenetére válaszol. Kijelölhet egy teljes beszélgetést is, és műveleteket végezhet vele. Találhat például egy hosszas üzenetsorozatot, melynek az utolsó üzenetében csupán ennyi áll: „Köszönöm, ez választ ad a kérdésemre”. Ekkor törölheti a teljes beszélgetést.

Témák szerinti nézetben a más mappákban lévő üzeneteket is láthatja, ami nagyon hasznos lehet, ha új üzenet érkezik egy terjedelmes beszélgetésre – minden előzményt egy helyen láthat, köztük a saját válaszait.

Érdemes együtt tartanom a személyes és az üzleti leveleimet?

Az, hogy csökkenteni igyekszik az üzenetolvasási helyek számát, nem jelenti azt, hogy össze kell kevernie a munkahelyi és a magánlevelezését. A legjobb megoldás külön postafiókot használni a munkahelyi és a személyes kommunikációhoz. A kezelendő e-mail címek számát azonban érdemes minimálisra csökkenteni. Az Outlook 2010 alkalmazásban szerencsére több fiókot is megtekinthet egyszerre. A munkahelyi leveleit (Exchange Server) tárolhatja az egyik adatfájlban, míg az Outlook.com- (az Outlook Connector telepítése esetén) és a Google Gmail-fiókját egy másikban, és ehhez elegendő egyetlen profil az Outlook 2010 alkalmazásban.

Mire jók az olvasott és olvasatlan állapotok?

Az Outlook 2010 olvasott és olvasatlan állapotai egy pillantásra megmutatják, hogy melyik üzeneteket olvasta már el legalább egyszer, és melyikeket nem. Az üzenetek olvasott és olvasatlan állapota azonban könnyen megváltoztatható véletlenül is az üzenetek közelében kattintgatva, ezért nem tökéletes nyilvántartás – csupán egy eszköz.

A Ctrl+Q billentyűkombinációval gyorsan megjelölhet egy üzenetet olvasottként. Az olvasatlanként jelölés pedig a Ctrl+U billentyűparanccsal lehetséges.

Miért nem elegendő az olvasott/olvasatlan állapot?

Vannak, akik az olvasott és olvasatlan állapotot arra használják, hogy az üzeneteket újnak vagy referenciaelemnek jelöljék meg. Az olvasatlan állapot azonban nem megbízható, mivel amint az üzenetről elkerül a fókusz (amikor egy másik üzenetre kattint), az alkalmazás automatikusan megjelöli olvasottként, ezenkívül más eszközök (például telefonok) is túlságosan gyakran jelölik az üzeneteket olvasottként. Az üzeneteket elkerülhetetlenül újra kell olvasnia, és ismét azzal kell fáradnia, hogy eldöntse, mi a teendő velük. Annak a gyakorlatnak a hátulütői, hogy az olvasott/olvasatlan állapotot használja „választóvonalként” a Beérkezett üzenetek mappában azok között az üzenetek között, amelyek „teendők”, illetve amelyekkel egyszerűen csak még nem volt ideje foglalkozni, akkor jelentkeznek, amikor túl sok üzenetet kezd kapni, és egy részüket sosem fogja elolvasni, mert a tárgyra nézve tudja, hogy nem kell elolvasnia őket. Postaládája kezelésének jóval hatékonyabb módja az, ha végighalad az üzenetein, és mindegyiknél eldönti, mit szeretne tenni vele. Ezután az üzenetek kikerülnek a Beérkezett üzenetek mappából – nem pedig „olvasatlanok” maradnak.

Miért kell mappákba rendezni az üzeneteket?

A leginkább beváltnak bizonyult módszer az, ha az üzeneteit egy központi tárban tartja, hogy később hivatkozhasson rájuk. Ha kevés mappát tart fenn, amelyben keresnie kell (1-referencia és 2-személyes), nem kell amiatt aggódnia, hogy rossz helyre iktat egy üzenetet, vagy hogy több mappába kell másolnia az olyan üzeneteket, amelyek több témát vagy projektet is érintenek.

Ez nem jelenti azt, hogy nem szükséges átböngészni az adott témára vagy projektre vonatkozó üzeneteket. Az Outlook 2010 hatékony eszközöket – például kategóriákat és keresési mappákat – biztosít a keresés megkönnyítésére.

Miért csak egy referenciamappát tartsak fenn?

Ha csak egy mappája van, nem kell azon gondolkodnia, hogy melyik mappában melyik üzenetek vannak, és tudni fogja, hogy a mappa minden elemét már egyszer látta, és meg kívánta őrizni.

Több mappa használata azzal jár, hogy minden egyes üzenetnél el kell döntenie, hogy melyik mappába szeretné helyezni. Ez csak még komplikáltabbá válik, ha egy üzenethez több mappa is illik. Sok mappa kihasználatlan marad a választási lehetőségek miatt, ez pedig összevisszasághoz vezet.

Habár nem tűnik túl lényeges dolognak, ha az összes levelét a Beérkezett üzenetek mappában hagyja, valójában minden alkalommal megfizeti ennek az árát, amikor azt a kérdést kell feltennie, hogy „Ezzel még foglalkoznom kell, vagy csak referenciaként van itt?”. Emellett nagyobb biztonságban is érezheti magát, ha a Beérkezett levelek mappában csak az új dolgait tartja. A Beérkezett üzenetek mappát mások manipulálhatják, azonban amit a referenciamappába helyez, az kizárólag Önre tartozik.

Miért szükségesek külön mappák a partnercsoportokhoz?

  • Archív ikon Különböző archiválási gyakoriságok:    Az egyes partnercsoportok számára különböző mappákat kell fenntartani a téma és az archiválás gyakorisága szerint. Ha például közös autóval megy munkába néhány munkatársával, a Telekocsi mappát naponta kell törölni. A munkával kapcsolatos témák partnercsoportjait elegendő ritkábban, például évente archiválni.

  • Hatékony beszélgetéscsoportosítás:    Ha a téma szerint szerveződő partnercsoportokat külön mappában kezeli, az összes beszélgetést egy helyen láthatja, így szükség esetén hatékonyan kereshet egy mappában.

Miért kell elválasztani a partnercsoportokat és az RSS-tartalmakat?

A nagy terjesztési listákra küldött üzenetek és az RSS-csatornák könnyen eláraszthatják a postaládáját. Kezelje ezeket az információfolyamokat úgy, mint egy vastag hírlapot – lehetnek benne hasznos és érdekes cikkek, de az egész újság elolvasása meglehetősen sokáig tartana. Vegyen igénybe szabályokat, hogy azt olvashassa el, ami valóban érdekli és érinti Önt.

Mely partnercsoportokat helyezzem másik mappába a Beérkezett üzenetek helyett?

A terjesztési listákra vonatkozó szabályok és az azok számára létesített mappák jó szolgálatot tesznek az olyan listák esetében, amelyek:

  • Nagy mennyiségű üzenetet kapnak.

  • Sok címzettet tartalmaznak.

A vállalati szintű, fontos híreket tartalmazó üzenetek (például az ügyvezető igazgató üzenetei) és az informatikai részleg kiszolgálóleállásra figyelmeztető üzenetei nem valók külön mappába. A partnercsoportoknak küldött olyan üzenetek azonban, amelyek csak ritkán tartalmaznak hasznos vagy érdekes információt, gyakoriságuktól függetlenül külön mappába helyezendők. Ezt pedig szabállyal kell előírni.

Hogyan állíthatók be RSS-hírcsatornákra vonatkozó szabályok?

Ha sok különböző RSS-hírcsatornára feliratkozott, kezelje őket úgy, mint egy újabb terjesztési listát. Helyezze az érdekes RSS-elemeket (kulcsszavak alapján) a Beérkezett üzenetek mappába; a többi elemet hagyja automatikusan az RSS-mappákba iktatódni.

Mi a teendő adatmegőrzési szabályok vagy Exchange Server Online-archívumok esetén?

Használja a szervezete által biztosított megoldást az archiválás helyett, és mint mindig, tartsa magát a vállalati házirendhez. Ha a vállalati házirend előírja, hogy minden elemtípushoz külön mappa szükséges, kövesse ezt a szabályt.

Hogyan állítható be az „automatikus válaszok” szabály?

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. Kattintson a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen az Új szabály gombra.

  4. A Szabály varázsló Teljesen új szabály területén válassza A szabály alkalmazása a fogadott üzenetekre lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Az 1. lépés területen jelölje be a következő űrlappal készült jelölőnégyzetet. (A beállítás megjelenéséhez lehet, hogy lejjebb kell görgetnie.)

  6. A 2. lépés területen kattintson az Űrlap neve elemre, és jelölje ki az Értekezlet elfogadásának visszajelzése és az Értekezlet feltételes elfogadása lehetőséget. Miután hozzáadta a két űrlapot, kattintson a Bezárás gombra, majd a Szabály varázsló főablakában a Tovább gombra. Ne felejtse el kiválasztani az Alkalmazásűrlapok lehetőséget a párbeszédpanel tetején lévő listából, máskülönben lemaradhat az Értekezlet elfogadásának visszajelzése és az Értekezlet feltételes elfogadása lehetőségről.

Űrlap választása párbeszédpanel

  1. Jelölje be a következő kivételt: kivéve, ha a szöveg tartalmazza a következőt.

  2. A 2. lépés területen kattintson az adott szó elemre, írjon be egy szóközt, és kattintson a Hozzáadás, majd az OK gombra.

  3. Kattintson a Befejezés gombra.

Hogyan állítható be a „Címzett: én” szabály?

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. Kattintson a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen az Új szabály gombra.

  4. A Szabály varázsló Teljesen új szabály területén válassza A szabály alkalmazása a fogadott üzenetekre lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Jelölje be az A nevem a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben szerepel jelölőnégyzetet, és kattintson a Tovább gombra.

  6. Válassza ki a többi szabály ne lépjen működésbe feltételt (lehet, hogy a beállítás eléréséhez lejjebb kell görgetnie), majd kattintson a Befejezés gombra.

Hogyan állítható be az „értekezlet-összehívások küldése a Beérkezett üzenetek mappába” szabály?

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. Kattintson a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen az Új szabály gombra.

  4. A Szabály varázsló Teljesen új szabály területén válassza A szabály alkalmazása a fogadott üzenetekre lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Válassza ki az amely meghívó egy értekezletre, illetve egy frissítés elemet (lehet, hogy a beállítás eléréséhez lejjebb kell görgetnie), majd kattintson a Tovább gombra.

  6. Válassza ki a többi szabály ne lépjen működésbe műveletet (lehet, hogy a beállítás eléréséhez lejjebb kell görgetnie), és kattintson a Befejezés gombra.

Hogyan állítható be az „elküldött elemek késleltetése” szabály?

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. Kattintson a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen az Új szabály gombra.

  4. A Szabály varázsló Teljesen új szabály területén válassza A szabály alkalmazása a küldendő üzenetekre lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Kattintson ismét a Tovább gombra. Ezzel az összes elküldött üzenetére alkalmazza a szabályt.

  6. Válassza ki a kézbesítés késleltetése néhány perccel lehetőséget.

  7. A 2. lépés területen kattintson a néhány lehetőségre, majd a Késleltetett kézbesítés párbeszédpanelen az OK gombra. (A percig mezőben az alapértelmezett 1 érték látható.)

  8. Kattintson a Tovább gombra.

  9. Jelölje ki a következő kivételt: kivéve, ha mint fontosság van megjelölve.

  10. 2. lépés területén kattintson a fontosság elemre, és válassza a nagyon fontos lehetőséget.

  11. Kattintson a Tovább gombra, és adja a szabálynak az Elküldött elemek nevet.

  12. Kattintson a Befejezés gombra.

Megjegyzés : Ez egy ügyféloldali szabály, ezért csak akkor működik, ha az Outlook 2010 fut.

Hogyan állítható be a „terjesztési listák” szabály?

Hozzon létre egy szabályt minden egyes terjesztési listához vagy partnercsoporthoz, amelynek tagja, és amelynek nem kívánja elolvasni az összes üzenetét.

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.

  4. A Szabály varázsló Rendezett állapot megőrzése területén válassza az Adott személytől érkező üzenetek áthelyezése egy mappába lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Jelölje be a személyektől vagy csoporttól jelölőnégyzetet.

  6. A 2. lépés területen kattintson az Egy adott személy vagy nyilvános csoport elemre, vegye fel a partnercsoportot, és kattintson a Tovább gombra.

  7. Jelölje be a legyen áthelyezve a következő mappába és a többi szabály ne lépjen működésbe jelölőnégyzetet. (A beállítások megjelenéséhez lehet, hogy lejjebb kell görgetnie.)

  8. A 2. lépés területen kattintson a megadott elemre, válassza ki a terjesztési listának szánt mappát, és kattintson a Tovább gombra.

  9. Jelölje ki a következő kivételeket: kivéve azt, amelyben a nevem a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben szerepel és kivéve, ha a Tárgy mező vagy a szöveg tartalmazza a következőt.

  10. A 2. lépésben kattintson az adott szó hivatkozásra és írja be az összes kulcsszót, amely előfordulása esetén el szeretné olvasni az üzenetet. Ha például egy általános kérdésekkel foglalkozó terjesztési listán szerepel, de bizonyos kérdésekkel csak Ön foglalkozik, írjon be az adott kérdésekkel kapcsolatos kulcsszavakat. Kattintson a Hozzáadás, majd az OK gombra.

  11. Kattintson a Befejezés gombra.

Tipp : Ha semmi szükségét nem látja annak, hogy a partnercsoportnak küldött e-mailek megérkezzenek a postafiókjába, kérheti az eltávolítását a partnercsoportból.

Megjegyzés : Ismételje meg a 2–10. lépést (mappánként egy szabállyal).

Mire jók a szabályok?

Idővel egyre több és több üzenetet kap. Nem olvashat el minden beérkezett üzenetet – és nem is érdemes ezzel próbálkoznia. Ehelyett csak azokat az üzeneteket olvassa el, amelyek fontosak Önnek. A szabályokkal kiemelheti a fontos üzeneteket, és minimálisra csökkentheti a zavaró üzenetek számát.

Tipp : Pusztán azért, mert egy üzenetet elküldtek Önnek (vagy egy terjesztési listára, amelyre feliratkozott), nem kell feltétlenül elolvasnia, sem pedig válaszolnia rá.

Milyen dátumokat állítanak be a jelölők?

Gyorsművelet

Működés

Mikor használatos

Ma

Ma

Ma

Holnap

Holnap

Holnap

E héten

Két nap múlva vagy a hét utolsó munkanapján, attól függően, hogy melyik érkezik el előbb. (Alapértelmezett beállítások mellett hétfőn ez szerdát, kedden csütörtököt jelent.)

A hét utolsó munkanapján

Jövő héten

A következő hét első munkanapján

A következő hét utolsó munkanapján

Mit tegyek a teendősávon lévő több éves feladatokkal és megjelölt levelekkel?

Ha nem használja aktívan a feladatokat vagy a jelölőket semmilyen célra, jelölje ki az összes elemet, kattintson rá a jobb gombbal, majd válassza a Törlés parancsot. Ezzel törli a régi feladatokat, illetve eltávolítja a jelölőt a megjelölt üzenetekről és névjegyekről anélkül, hogy törölné őket.

Mit tegyek a nem használt kategóriákkal?

Töröljön minden olyan kategóriát, amelyet nem szándékozik használni. Minden elemre ugyanaz a kategóriakészlet vonatkozik, ezért ha például a névjegyekhez használja az adott kategóriát, akkor tartsa meg.

Hogyan választhatom ki a legmegfelelőbb színeket?

A színkategóriák létrehozásakor gondolja át, hogy milyen színeket választ. Például ne válassza ugyanazt a színt a @telefon kategóriához, mint az @e-mail kategóriához, viszont válasszon hasonló színeket (például a zöld különböző árnyalatait) az összes 1:1 kategóriához. Egy idő után a feladatlistára nézve a szín alapján meg fogja tudni mondani, hogy egy feladatra reagálnia kell-e hamarosan. Ha például az @Otthoni kategória lila színt kap, és Ön éppen a munkahelyén van, a lila színű feladatokat nem tudja elvégezni.

Miért érdemes ütemezni az időt?

Ha naptárában ütemezi idejét, a rendszer frissíteni fogja elfoglaltsági információit és megjeleníti azokat mások számára, így kevésbé valószínű, hogy erre az időre fogják ütemezni Önt. Ha naptára zsúfolt, ez az egyetlen módja, hogy időt különíthessen el saját munkájára.

Ezzel könnyebbé válik a munkára vonatkozó kötelezettségvállalás is – Ha felvette a naptárába az adott időszakot, lefoglalta azt arra, hogy dolgozzon. Ha valaki más az Ön munkaidejére ütemez valamit, feltétlenül ütemezze át idejét. Ne csapja be magát!

Hogyan kezeljem a Beérkezett üzenetek mappában lévő 10 000 levelet?

Ha húsznál több elem található Beérkezett üzenetek mappájában, dolgozza fel az előző heti üzeneteket, majd jelölje ki a maradékot, és helyezze át az 1-referencia mappába. Igen, ezt is megteheti, és jó érzés!

Miért kapok ilyen sok üzenetet?

Ha nyomasztónak érzi az üzenetek számát, valószínű, hogy ez az üzenetmennyiség kezelhetetlenné vált az Ön számára, és agresszívebb szabályokat kell beállítania. Az üzeneteket a Feladó oszlop szerint rendezve, majd az összes fejlécet összecsukva vizsgálja meg az üzenetek eredetét. Nem olvas-e olyan partnercsoportokat, amelyekre nem lenne szüksége? Ha igen, hozzon rá létre szabályt. Nézetváltás esetén ne felejtsen el visszaváltani az előző nézetre.

Tíz percem van csak. Mit olvassak el először a Beérkezett üzenetek mappában?

Ha kevés az ideje – például két értekezlet között – olvassa el a kék színű üzeneteket – ezeket közvetlenül Önnek küldték. Ezek a legfontosabb üzenetek, amelyekre gyakran reagálnia kell valamit.

Milyen gyakran érdemes elolvasni az üzeneteket?

Sokunk számára már-már függőség az üzenetek olvasása. Reggelente töltsön húsz percet az üzenetek végignézésével, majd fordítsa figyelmét a feladatlista napi ellenőrzésére. Ezután kezdődjön a munkanap! Az üzenetolvasásra fordított időt korlátozza napi két alkalomra: reggelre és a nap végére, így sokkal hatékonyabban fog tudni dolgozni. Próbálja ki egy hétre, és meglátja.

Hogyan kezelhetem az összetett feladatokat?

Office 2010-embléma Bizonyos feladatok több tervezési lehetőséget igényelnek. Ezekhez használja a OneNote programot. Egy több lépésből álló, beágyazott feladatokat tartalmazó projekt tervezéséhez például megfelelőbb eszköz a OneNote.

Ha csak néhány kapcsolódó feladatot szeretne megjegyezni, sorolja fel azokat a feladat törzsében. Az esetleges kapcsolódó üzeneteket húzza át a feladatba.

Együtt tároljam a személyes és az üzleti feladatokat?

Ha lehetséges, tartsa a személyes és üzleti feladatokat egy helyen. Egyetlen listát vezetve kevesebb helyen kell követnie teendőit. Kategóriák segítségével egyetlen lista esetén is szétválaszthatja a személyes és üzleti feladatokat, és hatékonyan kezelheti listáját. Személyes feladatait a vállalati Exchange Server kiszolgáló tárolja, így azok láthatóak lehetnek az informatikai részleg számára, ezért csak olyan személyes feladatokat vegyen fel a listába, amelyek helyénvalóak.

Mi a probléma azzal, ha a feladatokat a fejemben tartom nyilván?

A feladatok fejben tartása nem működik. Az Outlook 2010 alkalmazásnak köszönhetően nem kell feladatai nyomon követésével terhelnie memóriáját. Semmi szükség arra, hogy agya képességeit feladatok megjegyzésére fecsérelje („Jaj, el ne felejtsem, Andrásnak írni kell a sablonokról, Andrásnak, a sablonokról…”) ahelyett, hogy teendőire összpontosítana.

Miért az Outlook 2010 programban tartsam nyilván feladataimat?

Az Outlook 2010 feladatlistájának előnyei a papíralapú listákkal szemben:

  • Automatikusan frissül.

  • Egyszerűen átrendezhető.

  • Az Outlook Web App használatával bárhonnan megtekintheti feladatlistáját.

  • Office 2010-embléma Az Outlook 2010 együttműködik a OneNote 2010 és a Microsoft SharePoint Server programmal és mobileszközével, illetve telefonjával.

  • A papíralapú listák könnyen elveszhetnek.

Haladó felhasználóknak: Hogyan hozhatok létre keresési mappákat e-mail üzenetek számára?

Egyszerűen hozzáférhet egy adott értekezleti témában írt üzenetek csoportjához. Készítsen egy kategóriát az értekezlethez, majd hozzon létre keresési mappát a következő feltételekkel: <név> kategória és befejezetlen és adott időszakból. A témában beérkező üzeneteket jelölje meg a kategóriával. Amikor sor kerül az értekezletre, jelölje meg elvégzettként a megbeszélt üzeneteket.

Vissza a lap tetejére

Hivatkozások

Az alábbi forrásokból számos kitűnő könyv és időgazdálkodási filozófia érhető el:

Könyvek és más források

Egyéb online források

Vissza a lap tetejére

A szerzőről

Melissa MacBeth a Microsoft Office termékcsoport vezető programmenedzsere. Az Outlook számos időgazdálkodási szolgáltatásán dolgozott, beleértve a teendősávot, a jelölőket, a küldéskori jelölést és a napi feladatlistát. Seattle-ben él. Hobbija a kertészkedés.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×