Felhasználói cél: Projektek tervezése

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

A projekttervezés felhasználói céljához kapcsolódó ábra

A projektek tervezésének első lépéseihez nincs szükség a Microsoft Projectre.

A projekt céljával kapcsolatos első gondolatok rögzítéséhez célszerű inkább a Wordöt, az Excelt, a OneNote-ot vagy az Outlookot használnia.

Ha minden érintett támogatja a tervezett projekt mögött meghúzódó gondolatokat, akkor itt az ideje, hogy a Projecttel elkezdje megtervezni a tevékenységeket.

A Project útikalauza lapon további projektvezetési cikkeket talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács...

  • Biztosan projekt-e, amivel foglalkozik?    Fontos felmérni, hogy a tervezett tevékenységek vagy célok projektként valósíthatók-e meg. A projekteknek három jellemzőjük van:

  • Ideiglenes és egyedi    Projekt tervezése egy gyártási növény autó azért, mert egy egyszeri tevékenységet. A létesítmény a autós előállítása ismétlődő tevékenységek sorozatának és, ezért nem projekthez.

  • Pontos műszaki tartalommal (eredménytermékekkel) rendelkeznek:    A műszaki tartalom – vagy más néven az eredménytermékek köre – határozza meg a projektek fókuszát és célját. A projekt anyagi forrásait biztosító érintettek nem fogják értékesnek vagy megvalósításra érdemesnek tartani a projektet, ha nem tiszta a projekt műszaki tartalma és eredménye.

  • Van kezdetük és végük:    Befejezési dátum hiányában a befektetők és az egyéb érintettek nem fogják túlságosan nagyra értékelni a befektetésük árán elért eredményeket és előnyöket.

    Néhány példával is szeretnénk segíteni, hogyan mérhető fel, hogy egy feladat projektként valósítható-e meg:

Nem projektjellegű tevékenységek

Pontosan definiált projektek

Gépjárműgyártás

  • Gyártóüzem hatékonyságnövelő modernizálása

  • A gyártási létesítményekhez közelebbi karbantartóüzem létesítése

Versenyhelyzetből eredő kockázat csökkentése

  • Biztonsági szoftver cseréje

  • Hasonló iparágban tevékenykedő kockázatkezelési szakértő szerződtetése

  • Megismerkedhet a projekt korlátait   . Korlátozások tényező korlátozza a tervezése és kezelése a project a projektvezetők lehetőségeit. A legtöbb projektek három kényszerek van.

  • Időbeli korlátok:    A fő eredménytermékek előállításának időigénye rendszerint kijelöli a projekt teljes időtartamát.

  • Korlátozott emberi és más erőforrások:    A projektvezetők általában korlátozott számú munkatársat vonhatnak be a projektekbe, vagy a projekt költségvetése korlátozott.

  • Eredménytermékek körével kapcsolatos korlátok:    Sokszor a projektcsapat kapacitása is egy korlátozó tényező a projektekben. Ha egy projektnek túl sok terméket kellene előállítania, nem biztos, hogy a kitűzött időkeretbe belefér minden szükséges tevékenység.

Egy-egy korlátozó tényező változása rendszerint a másik kettő változását is maga után vonja, és minőségbeli hatása is van. A projekt átfutási idejének csökkentése esetén például a projektvezető kénytelen átgondolni, az új keretek között hány munkatárs szükséges a termékek előállításához. Ha nem áll rendelkezésére elegendő mennyiségű humán erőforrás, a vezető különböző kompromisszumokra kényszerülhet, például csökkentenie kell a projekt műszaki tartalmát.

  • Fontos az érintettek mielőbbi azonosítása:    Nem sok rosszabb történhet egy projekttel, mint hogy rosszul mérik fel, kiket érint a legnagyobb mértékben a hatása, és hogy hogyan célszerű ezzel a csoporttal kommunikálni. Ha a projekt elején nem sikerül felismerni egy fontos érintettet, a teljes projekt leállhat, vagy éppen túllépheti a költségvetését, mivel a későn felismert érintett csak későn tudja kitűzni a projekttel kapcsolatos saját céljait, és közölni az általa várt módszereket.

1. lépés: Az első gondolatok feljegyzése

Első gondolatok feljegyzése a OneNote-ban

A OneNote remek ötlet a jegyzetelésre, miközben az új projektjéről és az elérendő célokról gondolkozik. A jegyzetekhez leveleket, webes hivatkozásokat, videókat és előzetes terveket is mellékelhet.

Excel-adatok importálása a Projectbe

A projektek gyakran egy Excelbeli egyszerű listaként kezdik életüket. A lista növekedésével azonban az adatok a Projectbe importálhatók, ahol a tevékenységek hatékonyan rendszerezhetők és ütemezhetők.

Az Office 365 használata bármely PC-n, amellyel rögzítheti a projekt jegyzeteket bárhonnan

A projekttel kapcsolatos előzetes teendőire az Office 365 kiváló választás. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban.

Az Office Online használata böngészőprogramban

Az Office Online alkalmazásokban Office 365 nélkül is dolgozhat. Mindössze egy Microsoft-fiókra van szüksége a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote webes verzióinak használatához, amelyekben szintén rendszerezheti a projekttel kapcsolatos előzetes információkat.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: Kommunikáció az érintettekkel

Beszámolás az előzetes tevékenységekről

Bárhol is jár a tervezésben, egy jó megjelenésű beszámoló segít elfogadtatni az érintettekkel a projekt eredménytermékeit.

Bekapcsolódás online értekezletbe

Ha személyesen nem tud találkozni az említett érintettekkel, szervezhet online értekezletet. Ezeken a projektterv megbeszéléséhez szükséges PowerPoint-diákat, Excel-munkalapokat és OneNote-jegyzeteket is megoszthatja a résztvevőkkel. A résztvevők nem csak saját irodájukból csatlakozhatnak az online értekezletekhez, hanem mobileszközeikkel bárhonnan.

Csevegés a csapatban dolgozó munkatárssal

Ha a tervezés közben felmerül egy gyors választ igénylő kérdés, csak húzza az egeret a választ ismerő illető neve fölé, és máris csevegést kezdeményezhet vele a Lyncen keresztül.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: A projekt létrehozása

Másolás és beillesztés a Word, Outlook vagy PowerPoint, a projectbe

Másolja a feladatok listáját a Word, Outlook vagy PowerPoint, és illessze be a projekt ütemezett gyorsan indításához. Projekt megőrzi a Vázlat szerkezetét és formázását.

Új projekt létrehozása másik projektből vagy sablonból

Az új projekthez választhat egy sablont, ami a tervezettekhez hasonló tevékenységekkel előre fel van töltve. Sok sablont iparági szakértők készítettek, így ezek jó kiindulási alapok lehetnek.

Excel-adatok importálása a Projectbe

Az Excelben elkezdett tevékenységlisták is importálhatók a Projectbe. A Project megőrzi a tevékenységek hierarchiáját és formázását.

SharePoint-feladatlista importálása egy projekt kezdeti terveként

A projektek gyakran SharePoint-feladatlistaként kezdik életüket, hogy ne csak a Microsoft Project-felhasználók láthassák a tevékenységeket. Egy bizonyos méret felett azonban érdemes áttérni a Projectre.

Projektvezetői cél: Új projekt tevékenységeinek tervezése

A projekt Microsoft Projectbeli létrehozása után elkezdheti a tevékenységek definiálását, rendszerezését és összekapcsolását, a csapat kialakítását és így tovább.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×