Felhasználói cél: Költségek kezelése

Projektköltségek

A legjobb helyen jár, ha nyomon szeretné követni a költségadatokat. Megtudhatja, hogy miként és hol adhatja meg a különféle költségadatokat abból a célból, hogy, ahogyan a projekt halad, időről időre megtekinthesse és elemezhesse a költségeket.

A költségek ismeretében jobb döntéseket hozhat, amelyekkel biztosíthatja, hogy a projekt mindvégig a költségvetési kereteken belül maradjon.

Ezek az utasítások kifejezetten a Microsoft Project 2010, 2013 és 2016-ra vonatkoznak.

Mindenekelőtt néhány költségkezelési tanács...

Ez a témakör az egyik azok közül a projektvezetői célok közül, amelyeket A projektvezetési útikalauz is tárgyal.

  • Projektköltségek becslése:   Az éppen tervezetthez hasonló projektek költségelőzményei hasznosak lehetnek az első lépések megtételében. Ha szervezetében vannak projektirodai szakértők, velük is megvitathatja költség- és költségvetési terveit, vagy kikérheti egy tapasztalt és nagy tudású csapattag véleményét is a tevékenységek és erőforrások költségbecsléseiről. A költségbecslések csalókák – a nagyobb szervezetek a projektiroda irányelveit követik, vagy profi költségbecslőket bérelnek fel.

  • A Projectben elérhető költségtípusok ismerete:   A legtöbb projektköltség munkaerőforrásból származik – azaz a kiosztott tevékenységeken dolgozó személyekből és a projekt befejezéséhez szükséges erőforrásokból. Az erőforrásköltségek jellemzően óradíjakon vagy egységdíjakon alapulnak, de lehetnek akár egyszeri költségek is, például tanácsadói díjak, illetve gyártási vagy utazási költségek. Az erőforrásokhoz nem kapcsolódó költségek általában adott tevékenységekre vagy a teljes projektre vonatkozó fix költségek.

  • Költségek megadása:   Az erőforrásköltségek megadása az Erőforrás lap nézetben történik az órabérben dolgozók, a fizetésben részesülő alkalmazottak, az alvállalkozók, az anyagi költségek vagy más egyszeri erőforrásköltségek (például biztosítási vagy kamatköltségek) számára. A tevékenységköltségeket egy bármelyik tevékenységlapra felvehető költségtáblázatban adhatja meg.

  • A teljes költség kiszámítása:    A Project bármely megadott költség esetén kiszámítja a teljes költséget, így gyorsan nyomon követheti a projektköltségek alakulását. Ezt az információt a projekt azon résztvevőivel is megoszthatja, akiknek valószínűleg szükségük van rá.

  • A költségvetés meghatározása:    Ha a teljes költség nem tér el nagymértékben az Ön és a projekt többi résztvevője által várt összegtől, menthet egy alaptervet, hogy a program ezt a teljes költséget használja a projekt költségvetéseként. Ezt általában a projekthez szükséges adatok megadása után, de a munka megkezdése előtt célszerű megtennie. Eredeti tervezett költségek megadására akkor van szükség, ha követni és kezelni szeretné a költségeket, különösen ha arra készül, hogy megtermeltérték-elemzéssel elemezze a projekt költségeltéréseit. További információt az Alapterv beállítása és mentése című témakörben talál.

  • Költségelemzés végrehajtása:   A költségadatokat az Excelbe exportálva mélyrehatóan elemezheti az adatokat Excel-kimutatások, -diagramok és más funkciók – például feltételes formázás és értékgörbék – használatával (ahogyan az alábbi képen is látható).

    Megtermeltérték-kezelés az Excelben értékgörbékkel
    Vagy azt is megteheti, hogy a Projekt illusztrált jelentéseivel megtekinti a megtermelt értékek kimutatásdiagramját (gyakori néven S-görbéket).
    Megtermelt érték táblázat az Excelben
    A Projectben kezelt adatok alapján még egy speciális elemzést is létrehozhat az Excel Analysis ToolPak bővítményének varianciaanalízis (ANOVA) típusú elemzési funkcióival. A projektköltségek elemzésekor a határ a csillagos ég!

Költségek megadása a projektben

Személyek és agyagok díjalapú költségeinek megadása

Kezdjük az elején: az első lépés a projekten dolgozó személyek díjának és a projekt befejezéséhez szükséges anyagok egységdíjának megadása.

Felszerelésköltségek és más költségerőforrások megadása

Ezután a felszerelések „fix” erőforrásköltségeit kell megadnia, azokkal az egyszeri költségekkel együtt, amelyeket nyomon szeretne követni a projektben.

Fix költségek megadása tevékenységekhez

A következő lépésben hozzáadhatja az esetleges egyszeri, egyéb költségeket adott tevékenységekhez vagy a teljes projektre vonatkozó projekt-összefoglaló tevékenységhez.

A projekt teljes költségének megtekintése

Miután megadta a költségeket az erőforrásokhoz, a tevékenységekhez vagy mindkettőhöz, a teljes költség alapján megállapíthatja, hogy szükség van-e a költségek módosítására ahhoz, hogy megfeleljenek az Ön céljainak.

Útmutató a jelentések közötti választáshoz

Elérkezhet az idő, hogy jelenteni szeretné a projekt költségadatait a szervezetben dolgozó többi személy felé. Használhatja az előre definiált jelentések egyikét, például a pénzáramlást vagy a megtermelt értéket összegző jelentést, vagy azonnal megtekintheti a költségadatokat egy illusztrált jelentésben, például egy Excel- vagy Visio-kimutatásdiagramban.

A projektköltségek kezelése

Alapterv beállítása és mentése

Miután megadta a becsült költségeket, egy alaptervbe mentve őket létrehozhatja a költségvetést. Ily módon összehasonlíthatja a tervezett költségeket a projekt előrehaladása során keletkező tényleges költségekkel, és előre jelezheti, hogy a projektköltségek a költségvetés keretein belül tarthatók-e.

Az ütemterv haladásának nyomon követése – kezdőtől a szakértői szintig

Nyomon követheti a tevékenységeken végzett munka előrehaladását és a tényleges költségek alakulását, így megállapíthatja, hogy a projekt a költségvetésen belül tartható-e, vagy fennáll a veszélye annak, hogy túllépi a tervezett költségeket.

A tényleges költségek kézi megadása

A Project automatikusan kiszámítja a tényleges költségeket a felhalmozódott tényleges munka vagy a tevékenységekre felhasznált anyagok alapján, de szükség esetén Ön is megadhat tényleges költségeket bármely elvégzett kiosztott tevékenységhez.

Megtermeltérték-elemzés – a többség számára

A projekt időtartama során bármikor készíthet megtermeltérték-elemzést, amellyel kiderítheti, hogy az eddig elköltött pénzösszeg megfelel-e az elvégzett munkának, és egyeztetheti a tevékenységekhez, az erőforrásokhoz és a feladatokhoz megadott eredeti költségeket.

Speciális elvek a megtermeltérték-elemzéshez (blog)

Megtudhatja, hogy miként exportálhatja az ütemtervet az ENSZ kereskedelmet és elektronikus üzletvitelt elősegítő központja (UN/CEFACT) által támogatott formátumba.

Ezek az utasítások kifejezetten a Microsoft Project 2007-re vonatkoznak.

Kapcsolódó műveletek

Milyen típusú költségek érhetők el a Project 2007-ben?

Hogyan hozhatok létre költségvetéseket, és hogyan követhetem a költségeket?

Mik a díjalapú költségek, és hogyan kell kiszámítani őket?

Mik a használati költségek, és hogyan kell kiszámítani őket?

Mik a fix költségek, és hogyan kell kiszámítani őket?

Mik a költségerőforrások, és hogyan kell kiszámítani őket?

Hogyan szabályozható a pénzáramlás?

Milyen típusú költségek érhetők el a Project 2007-ben?

A költségek fontos szempontjai a projektek ütemezésének és vezérlésének. A Project 2007 több különböző típusú költséget is kezel. A Project 2007-tel az alábbi költségtípusokat adhatja meg és követheti nyomon:

  • Díjalapú költség: egy erőforráshoz megadott díjak, valamint az erőforrás által elvégzett munka alapján számoljuk.

  • Használati költség: olyan költség, amely vagy az erőforrás minden használatakor, vagy az erőforrás minden elvégzett feladate után kerül felszámolásra.

  • Fix költség: egy tevékenységhez, nem pedig erőforráshoz megadott rögzített költség. A fix költség nem változik; független a tevékenység időtartam és az erőforrás által a tevékenységen elvégzett munkától.

  • Költségerőforrás: olyan erőforrás, amellyel egy tevékenységhez tartozó egyszeri vagy rendszeres költségeket halmozhat fel. A költségerőforrások például lehetnek repülőjegyek és szállások. Ezek általában egyszeri kiadások tevékenységenként, a költségerőforrás-hozzárendelés azonban a tevékenység időtartamához igazítható, ha telepítette A Microsoft Office Project 2007 infrastruktúrájának frissítését.

  • Költségvetés erőforrás: olyan erőforrás, amely a teljes projektre alkalmazandó. A költségvetés erőforrások egy projekt pénzre, munkára vagy anyagegységekre vonatkozó maximális kapacitását képviselik. Ez azonban nem jelenti azt, hogy egy projekt nem haladhatja meg a költségvetését. A költségvetés erőforrásokkal összehasonlíthatja a tervezett számokat a jelenlegi költségekkel, így könnyebben nyomon követheti a projekt pénzügyi állapotát.

    • Egy munka típusú erőforráshoz több fajta költségtípus is megadható. Megadhat például egy óradíjat egy erőforrás munkájához, de emellett használati költséget is hozzáadhat az utazási idő és egyéb kiadások miatt.

    • A különféle költségtípusok különböző módokon működnek attól függően, hogy az erőforrás munka típusú erőforrás (személy), anyagerőforrás (például cement vagy acélbetét), illetve költségerőforrás-e (például repülőjegy). A munka típusú erőforrások esetében a díj időegységenként számolandó. Anyagi erőforrások és költségerőforrások esetében a díj egyéb megadott egységenként számolandó (például tonnánként, méterenként vagy egy adott pénznem egységeiként).

Hogyan hozhatok létre költségvetéseket, és hogyan követhetem a költségeket?

A költségvetéseket két irányból hozhatja létre és követheti nyomon, vagy alulról felfelé, vagy felülről lefelé becsléssel. A Project 2007 mindkét módszert támogatja.

Költségvetés készítése alulról felfelé becsléssel

Az alulról felfelé becslés során az alapdíjak vagy az erőforrások használati költségei, valamint az egyes tevékenységek fix költségei vagy költségerőforrás kerülnek becslésre. A Project 2007 kiszámolja az erőforrások, a tevékenységek és a teljes projekt teljes költségét. Az „alulról felfelé” becslés módszere segít megbízható és pontos eredményeket adni.

Alulról felfelé becslés létrehozása a Project 2007-ben:

  • Elsőként írja be a díjakat, a használati költségeket, a fix költségeket és a költségerőforrásokat.

  • Ezután adja meg a becsült munkamennyiséget vagy az egyes tevékenységek becsült időtartamát.

  • Végül rendelje hozzá az erőforrásokat a tevékenységekhez.

Megjegyzés : A költségvetés erőforrások kézenfekvőbbek a felülről lefelé haladó tervezés esetén. A projekt szintjén csak egy költségvetés erőforrás a projekt összefoglaló tevékenységéhez rendelésével alkalmazhatók.

A Project 2007 ekkor kiszámítja a projekt összes tevékenysége elvégzésének becsült költségeit. Ha ez a teljes összeg nem fér össze a költségvetéssel, módosítania kell a díjakat, az erőforrás-hozzárendeléseket és egyéb paramétereket.

A becsült költségek finomítása után elmenthet egy alaptervet, amellyel elkészítheti a projekt költségvetését.

Ha már van költségvetése, összehasonlíthatja a valós kiadásokat a tervezett mennyiségekkel, és elvégezheti a szükséges módosításokat, hogy a költségvetés keretein belül maradjon. A legtöbb esetben mindössze annyit kell tennie, hogy minden tevékenységhez valódi költségeket ad meg. A Project 2007 kiszámítja a tevékenység költségét a projekt állapota alapján. Szükség esetén konkrét költségeket is megadhat.

Ha nyomon szeretné követni a teljes költséget, ezt háromféleképpen is megteheti: a Projekt adatai párbeszédpanelen, a Project nézeteiben (különösen a Tevékenység kihasználtsága és az Erőforrás kihasználtsága nézetben) vagy egy jelentésben. Az illusztrált jelentésekkel ezeket az adatokat exportálhatja is más programokba, például a Microsoft Office Excel 2007-be és Microsoft Office Visio 2007-be.

Költségvetés készítése felülről lefelé becsléssel

A költségvetés-becslés felülről lefelé haladó módszerével a teljes erőforrás-, tevékenység- és projekt-költségek becslését a korábbi, hasonló projektek alapján végezzük. Ha egy fix maximum pénzösszeget tud egy projektre fordítani, a felülről lefelé becslés módszere kézenfekvőbb az alulról felfelé haladó módszerrel szemben.

Felülről lefelé becslés létrehozása:

  • Elsőként hozzon létre olyan költségvetés erőforrásokat, amelyek a projekt teljes költségvetését képviselik, beleértve a költségek, a munka és az anyagok költségvetés erőforrásait.

  • Második lépésként rendelje hozzá a költségvetés erőforrásokat a projekt-összefoglaló tevékenységhez. A költségvetések így a teljes projektre vonatkozni fognak.

  • Harmadik lépésként írja be a költségvetés erőforrások értékeit.

  • Negyedik lépésként jelölje meg azokat a további erőforrásokat, amelyeket nyomon szeretne követni, valamint össze szeretne hasonlítani az összes költségvetés erőforrással. Ehhez hozzon létre egy egyéni mezőt a projekt összes erőforrásához, majd kategorizálja az erőforrásokat (a költségvetés erőforrásokkal együtt). Ehhez az egyéni mezőben egy olyan értéket adjon meg, amely jelzi, hogy az erőforrást melyik költségvetéstípushoz hasonlítja.

  • Végül, az erőforrások költségvetéstípus szerinti kategorizációja után, csoportosítsa az erőforrásokat, így megtekintheti azok összehasonlítását a projekt költségvetésével.

Vissza a lap tetejére

Mik a díjalapú költségek, és hogyan kell kiszámítani őket?

A díjalapú erőforrásköltségek a munka típus erőforrások költségei, például a személyzet vagy a bérelt felszerelés ára, amelyekhez szabványos és (amennyiben alkalmazható) túlóradíjakat rendelhet hozzá óradíjak alapján. Amikor hozzárendel egy erőforrást egy tevékenységhez, a Project 2007 az erőforrások megadott óradíja és a tevékenység elvégzéséhez szükséges idő (vagy időtartam) alapján kiszámítja a teljes erőforrásköltséget.

Megjegyzés : Alapértelmezés szerint a Project 2007 szabványos erőforrásdíjakkal számolja ki a tevékenység elvégzéséhez szükséges összes munka költségét. A Project 2007 nem számolja automatikusan túlórának a további órákat, hacsak azokat Ön meg nem szabja túlóraként.

Mivel a munka mindig az elvégzett munka összességét jelenti, a túlórával elvégzett munka mindig a teljes munkamennyiség részeként, és nem azon felül kerül elszámolásra. Például ha egy személynek 40 órát kell négy nap alatt dolgoznia, amely napi 8 óra hagyományos munkából és 2 óra túlórából áll, Ön napi 10 óra munkát rendel hozzá, majd a 10-ből 2 órát túlóraként jelöl meg. A Project 2007 a megadott túlóradíj segítségével kiszámítja a túlóraként megjelölt órák költségeit, a további órákat pedig a szabványos díjjal számolja.

A díjalapú anyagi költségek a fogyóeszközöknek számító erőforrások költségei, például építőanyagok vagy kellékek. Ezekhez Ön szabványos díjakat rendelhet (de általában nem óradíjakat). Az anyagi erőforrások költségeinek meghatározásához anyagonkénti egységárat kell megadnia, például méterenkénti vagy tonnánkénti ár. Amikor egy tevékenységhez rendel egy anyagi erőforrást, a Project 2007 a megadott anyagi erőforrások díját a tevékenység elvégzéséhez használt anyagegységek számával megszorozva kiszámolja a teljes anyagi költségeket.

A munka típusú erőforrások költségeinek számításakor a program néha díjtáblat alkalmaz. A díjtábla az anyagi és a munka típusú erőforrások díjainak és használati költségeinek gyűjteménye. A Project 2007 öt díjtáblával rendelkezik, A-tól E-ig (a nevek nem módosíthatók), így ha egy erőforrás különböző munkatípusokhoz különböző díjakat számol fel, Ön akár öt különböző díjat is hozzárendelhet az erőforráshoz. Például ha egy ács magasabb díjat számol fel a befejező munkálatokra, mint a keretezésre, Ön a befejező munkákhoz és a keretezéshez külön-külön díjtáblát használhat.

Az egyes díjtáblákban akár 25 sor is szerepelhet, amelyekben vezetheti a jövőbeni díjváltozásokat (például a díjemeléseket vagy az anyagi költségek változásait). A díjváltozások esetén megadhatja a változások életbe lépésének dátumát. Ha például tudja, hogy egy erőforrás hat hónap múlva díjemelésen fog átesni, a Project 2007-ben beállíthatja, hogy az automatikusan az új díjat használja a megadott dátumtól.

Ha Microsoft Office Project Professional 2007-et használ és vállalati erőforrások dolgozik, előfordulhat, hogy a vállalata korlátozza a díjtáblákat. Dönthet például úgy a vállalat, hogy az „A” díjtáblát a számladíjakhoz, a „B” díjtáblát pedig a nem számlázható díjakhoz használja. További információkért forduljon a rendszergazdahoz.

Vissza a lap tetejére

Mik a használati költségek, és hogyan kell kiszámítani őket?

A használati költségek egyszeri díjak, amelyeket erőforrások, például felszerelés használatára költ. A használati költségek sosem az elvégzett munka mennyiségétől függnek. Ezek egyszeri költségek, amelyek az erőforrás minden használatakor fel kell számolni. Míg a munka típusú erőforrások használati költsége a felhasznált hozzárendelt mennyiségek számától függ, az anyagi erőforrások használati költségét csak egyszer kell felszámolni. Ha például egy kőműves 100 USD használati költséggel dolgozik (óradíj helyett), és a tevékenység elvégzéséhez három kőművesre van szükség, a költség 300 USD lesz. Az anyagi erőforrások, mint például a cement, 100 USD-s használati költségét azonban csak szállításonként egyszer kell felszámolni, akár 10 tonna cementet szállítanak egyszerre, akár 100 tonnát.

A használat költségeket az Erőforrás adatai párbeszédpanel Költségek lapján állíthatja be.

Mik a fix költségek, és hogyan kell kiszámítani őket?

A fix költségek a tevékenységek olyan költségei, amelyek állandók maradnak a tevékenység időtartamától, az erőforrás által elvégzett munka mennyiségétől és a hozzárendelési egységek számától függetlenül.

Megjegyzés : A díjalapú erőforrásköltség megnő, ha a tevékenység elvégzése a vártnál tovább tart, a fix költség azonban nem. Ha például egy ács díjalapú erőforrás (tehát óradíj szerint fizetik), és öt nap alatt kell elvégeznie a munkát, de hét nap alatt végzi el, több pénzt keres, mint amennyit a költségvetés tervezett. Azonban ha az ács fix összeget kap a munkáért, a költség változatlan marad a munkához szükséges időtől függetlenül.

Fix költségeket a díjalapú erőforrásköltséggel ellátott tevékenységekhez is hozzárendelhet. Ha például egy tevékenységhez rendelt díjalapú erőforrás utazási költségeket is von maga után, azokat szintén hozzáadhatja a fix költséggel ellátott tevékenységhez. A fix költségek a teljes költség részei a projekt szakaszaiban (az összefoglaló tevékenységekben) és a tejes projektben is.

A fix költségeket egy tevékenységnézetben (például Gantt-diagramban) adhatja meg. Ehhez alkalmazza a megfelelő díjtáblát, majd adja meg a költség mennyiségét a Fix költség mezőben.

Mik a költségerőforrások, és hogyan kell kiszámítani őket?

A fix költségektől és a használati költségektől eltérően a költségerőforrások (például a szállás vagy a repülőjegy) létrehozása erőforrástípusként történik, amelyet ezt követően hozzárendelnek egy tevékenységhez. A munka típusú erőforrásokkal ellentétben a költségerőforrásokra nem alkalmazhatók a naptárak. A költségerőforrások mennyisége nem a tevékenységen végzett munka mennyiségétől függ.

Ha telepítette a Microsoft Office Project 2007 infrastruktúrájának frissítését, a költségerőforrások befolyásolhatják a tevékenységek kezdő vagy befejező dátumát. Ha például egy augusztus 1. és 15. közötti tevékenységhez egy 500 USD értékű költségerőforrást rendel augusztus 21-én, a tevékenység befejező dátuma augusztus 21-re módosul a költségerőforrás hozzárendelése miatt.

A költségerőforrásokat akkor használja, ha egy tevékenységhez több különféle költséget szeretne rendelni, amelyek nem függnek a tevékenységhez elvégzett munka mennyiségétől. Például egy új projektjavaslaton dolgozó igazgatóra három különböző költségerőforrás is vonatkozhat: egy a repülőjegyre, egy az étkezési kiadásokra és egy a hotelszoba kiadásaira. Ezzel a módszerrel több „fix” költséget rendelhet egyetlen tevékenységhez. A munka típusú és az anyagi erőforrásoktól eltérően a költségszorzók nem alkalmazhatók a költségerőforrásokra.

A költségerőforrásokat az Erőforrás lapon hozhatja létre. (Az Erőforrás adatai párbeszédpanel Általános lapján válassza a Típus lista Költség elemét.) A költségerőforrás létrehozása után igény szerint hozzárendelheti a tevékenységekhez. A költségerőforrás tevékenységhez rendelése után megadhatja a öltség mennyiségét a tevékenység Tevékenység adatai párbeszédpanelén, a Hozzárendelés adatai párbeszédpanelén vagy a díjtáblát alkalmazó Tevékenység kihasználtsága nézetben.

Hogyan szabályozható a pénzáramlás?

Amikor tevékenységekhez és erőforrásokhoz rendel költségeket, megszabhatja a költségek felmerülésének idejét. Ha a pénzáramlás kritikus tényező a projektben, célszerű lehet a költségek felmerülésének módját az egyes tevékenységekhez igazítani annak érdekében, hogy csak akkor merüljenek fel, amikor Ön rendelkezik a kifizetésükhöz elegendő tőkével.

A használati költségeket kivéve, amelyek mindig a tevékenységek elején merülnek fel, a Project 2007 alapértelmezés szerint arányosan osztja el a költségeket, azok felmerülését pedig a tevékenység százalékos állapota alapján számolja ki, így a tevékenység teljes időtartamára arányosan elosztva azt. A költségek azonban a tevékenységek elején (egyösszegű, a kezdéskor kifizetendő összegek) vagy végén (ha a fizetéssel a munka elvégeztéig vár) is felmerülhetnek.

A felmerülés módja a költség típusától többféleképpen is beállítható. A legtöbb erőforrástípus esetében (beleértve a munka-, az anyagi és költségerőforrásokat) a felmerülés módját Önnek kell megadnia az Erőforrás adatai párbeszédpanel Költség lapján. A fix költségek esetén a felmerülés módját a Fix költség felmerülése mezőben adhatja meg.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×