Felhasználói cél: Az ütemterv megfelelő nézetének kiválasztása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A megfelelő nézet kiválasztása

A Gantt-diagramok alapvetően egyfajta képet adnak a projektek alakulásáról, azonban a Project más nézeteivel a projektek más aspektusairól is fontos visszajelzéseket kaphat.

A projekt megfelelő nézetének kiválasztása az első nagy lépés a projekt sikerének biztosítása felé.

A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács...

  • Szeretné tudni, melyek az ütemterv legfontosabb tevékenységei?    Természetesen minden tevékenység fontos, de egyesek nagyobb mértékben befolyásolják a projekt befejezési dátumát, mint a többi. A projektmenedzsment terminológiájában ezeket kritikus tevékenységeknek nevezik. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni.

  • Szeretné látni a tevékenységek közötti összefüggéseket?    A Gantt-diagram csak az egyik lehetőség a tevékenységek összefüggéseinek ábrázolására. Bátran próbálja ki a többi nézetet is! A hálódiagramok összetettebb kapcsolatokat is ábrázolni tudnak a tevékenységek között. A Naptár nézetben az ismerős havi naptáras formában jelennek meg a tevékenységek, míg az Ütemterv nézet azt emeli ki, hogy mely fő mérföldköveknél nem tarthatók a határidők.

  • Kíváncsi, hogy ki mit csinál?    Ha kerek képre vágyik, ajánljuk figyelmébe az Erőforrás kihasználtsága és a Csapattervező nézetet, amelyekben a tevékenységeket a rajtuk dolgozó erőforrások szerinti rendszerezésben tekintheti meg.

  • Be kell mutatni a projektet egy vezetőnek?    A projektterv másolatának elküldése sokszor rossz választás. A vezetők és a többi érintett csak egy felső szintű áttekintésre kíváncsi, amiből megállapíthatja a projekt általános helyzetét. A Project 2013 teljes mértékben újjátervezett vizuális jelentései között szerencsére olyanok is vannak, amik a megfelelő mennyiségű információt ábrázolják diagramokon, és elkészítésük csak minimális munkát igényel.

  • A kiadásokra és a költségvetésre kíváncsi?    A Project összesítő költségjelentést és a megtermelt értékekről készült kifinomult jelentést is képes készíteni. Az adatokat mindig exportálhatja az Excelbe, ahol komplex költségelemzést végezhet.

  • Még a tervezés legelején jár, és egyelőre nincs szüksége a Microsoft Projectre a tevékenységek összegyűjtéséhez?    A tervezési folyamat elején lehetséges, hogy egyáltalán nem is szükséges még a Project használata, mert elegendő és célravezetőbb egy egyszerű lista egy SharePoint-webhelyen vagy Excelben – netán egy cetlin. Bármit is választ, az összegyűjtött információkat célszerű másokkal is megosztani, mielőtt a Projectben is létrehozza a projektet, és kialakítja a projekttervet.

1. lépés: A megfelelő nézet kiválasztása

A megfelelő nézet kiválasztása

A legfontosabb dolgokkal célszerű kezdeni – mindenekelőtt minden célhoz meg kell keresni az ideális nézetet. A csapattal kapcsolatos információkat például a Csapattervező vagy az Erőforrás kihasználtsága nézetben célszerű tanulmányozni, nem a Gantt-diagramokon, ahol elsősorban a tevékenységek adatai jelennek meg.

A projekt haladásának tanulmányozása Gantt-diagramon

A projekt előrehaladását a legegyszerűbben a Gantt-diagramokon lévő sávok változásának megfigyelésével mérheti fel.

Projekttevékenységek megtekintése Ütemterv nézetben

Az Ütemterv nézet felső szintű képet ad a projektről: a rajta megjelenő fő tevékenységek és mérföldkövek például hasznosak a státuszmegbeszéléseken. Az ütemtervet egyszerűen átemelheti egy PowerPoint-diára, de ki is nyomtathatja, illetve azonnali beszámoló gyanánt levélként is elküldheti a feletteseinek.

Tevékenységeken végzett munka megtekintése hálódiagramon

A nagy komplexitású projektekben a tevékenységek közötti kapcsolatokat ábrázoló hálódiagramok nagy segítséget nyújtanak az összefüggések megértésében. Ezeken a diagramokon a projektinformációk „klasszikus” formában, téglalapok és téglalapokat összekötő vonalak formájában jelennek meg.

Létrehozottérték-elemző jelentések tanulmányozása

A megtermelt értékek vagy létrehozott értékek elemzése a Project hatékony, de könnyen megérthető elemzési és költségvetési funkciója. A megtermelt értékek elemzése segít választ adni néhány fontos kérdésre, például hogy a projekten eddig végzett tevékenységek alapján mennyi kellene, hogy legyen a kiadások aktuális összege; illetve hogy egyáltalán időben befejezhető-e a projekt.

Projektinformációk áttekintése elegáns jelentéseken

Hatásos és testre szabható grafikus jelentéseket készíthet a projektek minden aspektusáról. Ha egy jelentést nem találna tökéletesnek, néhány másodperc alatt testre szabhatja.

Tevékenységek közötti kapcsolatok kiemelése

Bonyolultabb projektek esetén a Gantt-diagram sávokat tartalmazó felén nagyon sok elem zsúfolódhat össze, színes téglalapok és mindenfelé kanyargó vonalak átláthatatlan rendszerét produkálva. Ha letisztultabb képet szeretne, lehetősége van egy-egy tevékenység útvonalának megjelenítésére, amivel kiemelheti az adott tevékenységet megelőző és követő tevékenységeket a kavalkádból.

Nézet nyomtatása

A Project nézeteit asztali nyomtatón, de akár rajzgépen is kinyomtathatja, ha például szeretné kifüggeszteni a falra, vagy egy tervezőasztalra helyezné.

2. lépés: A nézet finomhangolása

Oszlop felvétele egy nézetbe

A projektnézeteket különböző oszlopokkal bővítheti, hogy minden szükséges információ megjelenjen. A bizalmas adatok védelme érdekében el is rejthetők az egyes oszlopok.

Nézet időskálájának módosítása

Az időskála módosításával az óráktól kezdve akár évekig terjedő kisebb és nagyobb időegységeket lehet megjeleníteni. Arra is lehetőség van, hogy egy projekt ütemtervét ne naptári, hanem pénzügyi évek szerint jelenítse meg, vagy hogy a Gantt-sávok egy-egy egysége ne egy napot, hanem egy hónapot jelentsen.

Tevékenységek vagy erőforrások csoportosítása

Ha egy projektben a tevékenységek nagy száma már akadályozza az átláthatóságot, érdemes csoportosítani a tevékenységeket. A csoportosításra számos rendezési lehetőség kínálkozik – például prioritás, kényszertípus és készültségi állapot szerint is csoportosíthatók a tevékenységek.

A nézet kettéosztása

Néha nagyon hasznos két nézet együttes megjelenítése. Ha például a Gantt-diagram jelenik meg a képernyő felső felén, az alsó felén bepillanthat a fent kijelölt tevékenység részleteibe. A rutinos projektvezetők sokkal hatékonyabban végzik napi rutinfeladataikat a kettéosztott nézetekkel.

Projektinformációk rendezése tevékenységek, erőforrások és dátumok szerint

Általában időbeli sorrendben szokás nézni a tevékenységeket, de a projekt komplexitásának növekedésével hasznos lehet időnként állapot vagy erőforrás szerinti csoportosításban megjeleníteni őket.

Nézetek szűrése

Nem kell mindig feltétlenül a szokásos időrendi sorrendben nézni az információkat. A szűrési funkciókkal tetszőlegesen szervezheti őket.

Tevékenységek behúzása résztevékenységek és összegző tevékenységek kialakításához

A tevékenységek kihúzásával és behúzásával szemléltetheti a hierarchiájukat, és megadhatja, hogy milyen fázishoz vagy részfázishoz tartoznak.

Testre szabott beállítások felhasználása jövőbeli projektekben

Bizonyára nem szeretné, ha egy projekt végeztével veszendőbe mennének testre szabott nézetei – de nem is kell ennek történnie, mivel megoszthatja őket másokkal, és későbbi projektekhez sablonként is mentheti őket.

3. lépés: Projektadatok megtekintése más alkalmazásokban

Projektinformációk megtekintése SharePoint-webhelyen

Ha szerette volna valaha SharePoint-feladatlistákkal szinkronizálni projektjeit (a Project Server közbeiktatása nélkül), akkor jó hírünk van: a Project Professional-lel kialakíthat egy, a projekttel szinkronizált SharePoint-feladatlistát. A csapattagok ebben megtekinthetik a tevékenységek ütemezését, jelezhetik előrehaladásukat a hozzájuk rendelt tevékenységeken, és projektvezetőként mindezt a Projectben is láthatja.

Projekt megtekintése PDF-dokumentumban

A PDF- vagy XPS-dokumentumokká alakított projektterveket bárkivel megoszthatja, akinek van számítógépe, még ha a Project nincs is telepítve rajta.

Excel-adatok importálása a Projectbe

Ha Excelben vagy egy adatbázisban kezdte el tárolni egy komplex projekt adatait, és aggódik, hogy ezek némelyike elvész a Microsoft Projectre való áttérés során, ajánljuk figyelmébe az importálási varázslót, amivel bonyolult adatszerkezetű projektek is sikeresen importálhatók.

Projektfájl mentése más formátumban

A Project támogatja a projektadatok exportálását az Excel és a Visio fájlformátumába, PDF formátumba, és számos más népszerű formátumba.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×