Felhasználói cél: A projekt befejezési dátumának közelebbre hozása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A projekt befejezési dátumának közelebbre hozása

Az útmutató olyan helyzetekben nyújt segítséget, amikor egy projekt ütemezése módosult, és ennek következményeként túl későre került a befejezési dátuma.

A befejezési dátum korrigálásához az azt leginkább befolyásoló tevékenységeket kell módosítani. Ezek a projekt kritikus útján elhelyezkedő tevékenységek.

A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács

Az ütemterv módosításakor három tényezőt kell figyelembe venni: a projekt költségét, az eredménytermékek körét (műszaki tartalom) és az ezek előállításához szükséges időt. A három tényezőt gyakran egy háromszögben ábrázolják, amelynek minden csúcsa (a három tényező valamelyike) csak legalább egy másik csúcs változásának árán módosítható.

A projektek háromszöge

Íme, néhány példa, hogy ez a tény milyen hatást gyakorol a projekt befejezési dátumára:

  • A befejezési dátum előbbre hozása esetén megnövekedhetnek a költségek, illetve csökkenhet a projekt műszaki tartalma.

  • Ha a projekt költsége semmiképpen sem módosítható, a projekt átfutási ideje megnövekedhet vagy műszaki tartalma lecsökkenhet.

  • A műszaki tartalom (az eredménytermékek számának) megnövelése a projekt átfutási idejének vagy – többleterőforrások bevonása esetén – költségének növekedését okozza.

Tanácsok a projektvezetéssel most ismerkedő szakemberek számára:    Bármilyen körültekintően is tervez meg egy projektet, a problémák felbukkanása nem előzhető meg. Éppen ezért érdemes már a kezdetektől fogva figyelemmel kísérni a problémás területeket, mivel a kezeletlen helyzetek csak tovább romlanak.

Néhány alapvető lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:

  • A fontosabb tevékenységekre kell nagyobb hangsúlyt fektetni:    Egyes tevékenységek fontosabbak a többinél, különösen a problémamegoldás során. Az ütemtervet leginkább befolyásoló tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezik, és értelemszerűen ezekre kell a legnagyobb figyelmet fordítani.

  • Fontos a megfelelő projektnézet:    A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. Egyszerűbb projektek esetén a Gantt-diagramon is figyelemmel kísérhető a projekt befejezési dátuma. Nagyobb projektek esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.

  • Heti állapotjelentések:    A heti állapotjelentések beszerzése a munkatársaktól néha problémássá válik. A haladás felmérésének legegyszerűbb módja a rendszeres heti státuszmegbeszélés. Az ennél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.

Tapasztalt projektvezetőknek szánt tanácsok:    A rutinos projektvezetők is kerülhetnek olyan helyzetbe, amikor egy projekt szoros felügyeletet igényel, hogy ne lépje túl a költségvetését.

A projekt szponzora ráadásul havi rendszerességgel szeretne vezetői összefoglalót kapni a projektről.

Ilyenkor hasznos az alábbi néhány lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:

  • Alapterv készítése a projekthez:    Az ütemterv kialakítását követően mentsen egy alaptervet. Az alapterv a projekt eredeti verziója, amit később összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával (a projekt tényleges állapotával).

  • Fontos a megfelelő projektnézet:    A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. A projektek komplexitásának növekedése esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.

  • Heti állapotjelentések:    A projektek komplexitásának növelésével párhuzamosan egyre kifinomultabb módszerekkel gyűjtheti be a heti állapotjelentéseket. A csapattagok egy SharePoint-feladatlistában rögzíthetik előrehaladásukat, amit aztán szinkronizálni lehet a Microsoft Projecttel. A Project Professional használata esetén a Project Web Appon keresztül is bekérhetők az állapotjelentések a csapattagoktól. A heti egyszerinél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.

  • A megtermelt érték elemzésének szerepe:    A megtermelt értékekről készült elemzéssel könnyebben megállapítható, hogy a projekt jó úton halad-e.

A projektek figyelemmel kísérése

Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése

A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a problémák azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, azonban a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető.

Ezzel az elemzéssel tisztábban látható, hogy a projekt a várakozások szerint halad-e.

A projekt kritikus útjának megjelenítése

Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni.

A megfelelő nézet megválasztása a projekt ütemtervéhez

Használja bátran a Project különböző nézeteit és jelentéseit a problémák azonosítására és az ütemterv kiigazítására.

Alapterv beállítása és mentése

Ha új alapokra szeretné helyezni a haladás figyelemmel kísérését, készíthet egy új alaptervet, hogy a jövőben ehhez hasonlítsa a haladást.

Jelentés készítése a potenciális problémákról

A projekt előrehaladásáról grafikus jelentéseket készíthet, illetve testre szabhatja a beépített jelentéseket, amiket a Projectben is megtekinthet, de más alkalmazásokba, például PowerPointba, Wordbe és Excelbe is exportálhat.

Problémák keresése a megtermelt értékek elemzésével

A megtermelt értékek elemzése segít választ adni néhány fontos kérdésre, például hogy a projekten eddig végzett tevékenységek alapján mennyi kellene, hogy legyen a kiadások aktuális összege; illetve hogy egyáltalán időben befejezhető-e a projekt.

Projekt felügyelete a Project Web Appban

A Microsoft Project Professional felhasználói a Project Web Appban is begyűjthetik az állapotinformációkat, és figyelemmel kísérhetik a tevékenységek előrehaladását.

Vissza a lap tetejére

Problémák orvoslása

Tevékenység időtartamának módosítása

A tevékenységek időtartamának rövidítésével előbbre hozható a befejezési dátum, legalábbis ha a módosított tevékenységek között a projektre és a befejezési dátumra a legnagyobb hatást gyakorló kritikus tevékenységek is felbukkannak.

Tevékenység máshoz rendelése

Ha egyszerre túl sok feladaton kell dolgoznia egy-egy munkatársának, a Project erőforrás-hozzárendeléseket kisimító funkciójával egyenletesebben oszthatja el a feladatokat a csapattagok között.

Újabb csapattagok felvétele egy projektbe

Ha van rá módja, újabb munkatársakat rendelhet a befejezési dátumot befolyásoló tevékenységekhez.

Csapattag eltávolítása egy projektből

Néha azzal is előbbre hozható egy projekt befejezési dátuma, ha egy-egy munkatársat eltávolít egy-egy tevékenység erőforrásai közül – ugyanis ha túl sokan próbálkoznak ugyanazzal a dologgal, netán nem a legmegfelelőbb kompetenciájú munkatársakra van bízva egy feladat, akkor a tevékenység végrehajtási idejét megnövelő kommunikációs és más problémák adódhatnak.

A munkanapok módosítása a projektnaptárban

A projekt befejezési dátuma a munkatársak munkaidejét meghatározó naptárak módosításával is előbbre hozható. A naptárba rendkívüli munkanapokat vehet fel, illetve jelezheti, ha túlórázásra kéri a csapattagokat.

Kérdés feltevése a Project-fórumban

A fórumban szakértői választ kaphat a Projecttel kapcsolatos kérdéseire. Az Answers.com portálon üzemelő Project fórumban tapasztalt felhasználók és a Projecttel kapcsolatos konzultációs szolgáltatásokat nyújtó tanácsadók várják, hogy segíthessenek.

Projektinformációk közlése

Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk.

Lyncen keresztüli csevegés a csapattagokkal

Ha gyors választ szeretne kapni egy adott tevékenységgel kapcsolatos kérdésre, a Lyncen belül cseveghet a hozzárendelt munkatárssal: csak húzza az egeret a neve fölé, és kattintson a Csevegőüzenet küldése ikonra.

A projektvezetés során kötendő kompromisszumok

A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. A projektvezetőnek e tényezők között kell napról napra egyensúlyt teremtenie, hogy a projekt sikeres lehessen. A cikkben megismerkedhet a három tényező kezelési módjával.

A Project tevékenységütemezése

Ha a Project módosítja az ütemtervet, egyes tevékenységek váratlannak tűnő helyekre kerülhetnek – amíg meg nem ismerkedik a Project hatékony ütemező algoritmusával.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×