Fájlok elrendezése a tárban

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A csoport igényeinek és hogyan szeretne tárolni, és keresse meg az információkat a SharePoint tárban lévő fájlok elrendezése függ. Néhány tervezési segítséget nyújtanak a struktúra, a szervezet számára legjobb beállítása.

A fájlok elrendezésének módjai

A tárok sok olyan funkcióval rendelkeznek, amelyek az azonos tárban elhelyezkedő többféle fájl esetén használhatóak. A többféle tárak emellett a rendszerezést is elősegítik.

Lehetséges, hogy egy nagy tárat szeretne használni a különböző igények kielégítésére. Ilyen eset például egy csoport számos projekten dolgozik vagy vagy ha több csoport dolgozik ugyanazon a projekten.

Használjon egy tárat, ha:

  • A csoport tagjainak a fájlokról összegző információra is szüksége van vagy ha ugyanarról a fájlcsoportról különböző nézeteket igényelnek. A vezető például lehet, hogy látni szeretné a részleg egy csoportjához vagy egy adott dátumhoz tartozó összes fájlt.

  • A webhely ugyanazon helyén található fájlokban szeretnének keresni.

  • A fájlokra azonos beállításokat szeretne alkalmazni, például a fájlverziók nyomon követését vagy a jóváhagyást.

  • A tárral dolgozó csoportok hasonló jellemzőkkel rendelkeznek, például azonos jogosultsági szinten vannak.

    Megjegyzés : Adott fájlokra egyedi biztonsági szintek is beállíthatók, de ha jogosultságok nagymértékben különböznek, akkor érdemes többféle tárat alkalmazni.

  • Táblázatokban szereplő információkat szeretne elemezni vagy a fájlokon összevont frissítéseket szeretne alkalmazni.

    Megjegyzés : Értesítéseket kaphat a fájlok módosítása vagy a tár módosításainak megtekintéséhez RSS technológia használata. Az RSS-hírcsatornák engedélyezése a munkacsoport tagjai, amelyek módosultak összevont listájának megtekintéséhez. Lásd: létrehozása vagy Előfizetés RSS-hírcsatornára vagy a Értesítés kérése a SharePoint fájl vagy mappa változásai az értesítés létrehozása további információt a.

Az azonos tárban található fájlok megtekintésére és kezelésére az alábbiakban néhány módot ismertetünk:

  • Oszlopok hozzáadása    Szeretné a csoportot, ha az adatok legfontosabb vezérlőkre kattintva megtekintheti az adatokat a különböző módokon, oszlopokat vehet a tárba. Oszlopok fejlécében jelenik meg a lap tetején, például részleg nevét vagy a lejárat dátuma. Az oszlopfejlécek segítségével rendezheti és szűrheti a tárban lévő fájlok. További információkért lásd a hozzáadása, eltávolítása, és módosítsa a dokumentumtár vagy webhely oszlopok .

  • Nézetek létrehozása    Nézetek is használhatja, ha a csoport tagjai gyakran kell az adatokat egy bizonyos módon. A nézeteket oszlopokat szolgálnak rendezheti, csoportosíthatja, szűrése és jelenítheti meg az adatokat. Lásd: jelentések létrehozása, módosítása és törlése a nézet további információt a.

  • Mappák létrehozása    Adott módon csoportosíthatók sok fájlok mappák olyan beállítást. Mappák segíti, hogy beolvasás és kezelheti a fájlokat a megszokott módon. SharePoint biztosít, amelyek a felhasználók segítségével keresse meg a webhelyek és a mappákat, hogy azok mappák használata a merevlemezen hasonló fanézetben. További információt a lásd: a dokumentumtárban a mappa létrehozása .

  • Több sablon beállítása    Ha többféle tartalomtípus állította be a tárakban, létrehozhat az alapértelmezett sablonok különböző típusú – például az értékesítési szerződés, bemutatókat és a tervezett munkalapok marketing – ugyanazt a tárakban. Tartalomtípusok rugalmasság és konzisztencia hozzáadása több tárban keresztül. További információkért lásd a egy dokumentum- vagy űrlaptárhoz fájlsablon beállítása .

Ha a fájlok csoportjai vagy az azokkal dolgozók csoportjai között jelentős eltérések vannak, akkor érdemes a fájlok kezelésére és megtekintésére többféle tárat használni.

Használjon többféle tárat, ha:

  • A tárolni és kezelni kívánt fájltípusok jelentősen eltérnek és ha a fájlokkal dolgozó személyek nem szeretnének az összes fájlban együtt keresni, illetve nem használják az áttekintő nézetet.

  • A fájlokkal dolgozó személyek köre, valamint a jogosultságaik jelentősen eltérnek.

  • Különböző beállításokat kell alkalmazzon a fájlok többféle csoportján, mint amilyen például a változatkövetés.

  • A fájlokat nem kívánja együtt elemezni, illetve azokon nem szeretne összevont frissítéseket alkalmazni.

  • Az új fájlok létrehozása során eltérő lehetőségeket szeretne megjeleníteni vagy a tár Új menüjében található lehetőségek sorrendjén szeretne változtatni.

Az alábbi módokon hatékonyan dolgozhat többféle tárral:

  • Oldalsablonok és oszlopok beállítása:     Ha a vállalat több tárban is azonos beállításokat szeretne alkalmazni, hozzon létre lapsablonokat és oszlopokat. Ezeket meg tudja osztani a különböző tárak között, így nincs rá szükség, hogy a beállításokat minden alkalommal elvégezze.

  • Fájlok küldése eltérő helyekre:    Ha azt szeretné, hogy egy fájl több tárban is megjelenjen, akkor az egyik tárban tárolhatja, a többibe pedig a másolatait helyezheti el. Ha az eredeti dokumentumot frissíti, megadhatja, hogy a másolatok is frissüljenek-e.

  • Társablonok létrehozása    Ha több tárban azonos beállítást szeretne megadni vagy a tárjellemzőket több helyen is használni kívánja, mentse el a tárat sablonként. A társablon a Webhelyműveletek menü Létrehozás elemére kattintva választható lehetőségként jelenik meg.

Megjegyzés : Ha egy korábbi projektből származó fájlokat tartalmazó tárhoz új fájlokat adna hozzá, akkor nem egyszerű eldönteni, hogy érdemesebb-e új tárat létrehozni vagy jobb a már meglévőt használni. Bár minden helyezet eltérő, ha a fájlokat együttesen szeretné kezelni vagy elemezni, akkor célszerűbb az elemeket a már létező tárhoz hozzáadni. Oszlopok, nézetek és szűrők használatával a legújabb fájlokat meg tudja jeleníteni.

Alapértelmezésben a táron belül az alkalmazás a fájlok nevét, valamint az állapotukkal és a kivételükkel kapcsolatos információkat nyomon követi. Olyan további oszlopokat is hozzáadhat, melyek a csoport számára a nyomon követést és a kategorizálást elősegítik, mint amilyen például a részleg neve vagy a projekt száma. Oszlopok hozzáadásával a tár legtöbb nézete létrehozható.

A létrehozott oszlophoz számos típust választhat, ideértve az egysoros szöveget, a legördülő menüt, az egyéb oszlopokból számított számokat vagy akár egy személy webhelyen megtalálható képét és nevét.

Megjegyzés : Az alábbi eljárás megkezdi a tár lapon, amelyet az oszlop hozzáadása a tárhoz. Ha a tár még nincs megnyitva, kattintson a nevére a fontos rovatok sávon. Nem jelenik meg a tár nevére, kattintson a Beállítások A beállítások fogaskerék alakú gombja , és kattintson a Webhely tartalma vagy a Teljes webhelytartalom megjelenítéseparancsot, és kattintson a tár nevére.

  1. Kattintson a menüszalag Lista vagy Tár fülére.

  2. A Nézetek kezelése csoportban kattintson az Oszlop létrehozása gombra.

    A SharePoint Online-dokumentumtár oszlop hivatkozás létrehozása
  3. Név és típus csoportjának Oszlopnév mezőjében adja meg az oszlop nevét.

  4. Válassza ki az oszlopban megjelenítendő információ típusát Az oszlopban szereplő információ típusa listából.

    Oszlop létrehozása párbeszédpanel

  5. Írja be az oszlop szerepét és a megjelenítendő információt ismertető leírást a További oszlopbeállítások szakaszban található Leírás mezőbe. A leírás megadása nem kötelező.

  6. Kattintson az OK gombra.

Lehetősége van a legfontosabb, illetve az igényeinek legjobban megfelelő fájlok megtekintésére is. Létrehozhatja például a fájlok egy olyan nézetét, ahol a legújabb vagy egy adott részlegről származó, illetve egy adott személy által létrehozott fájlok szerepelnek. Miután egy nézetet létrehozott, az a tár minden megtekintésekor elérhető lesz.

A menüszalag aktuális nézetek listában

Ha megtekint egy tárat, lehetősége van a fájlok rendezésére vagy szűrők alkalmazására azáltal, hogy az oszlopban rámutat a névre és rákattint a mellette megjelenő nyílra. Ez hasznos segítség, ha a fájlokat egy adott módon szeretné megtekinteni, de ilyenkor minden újabb esetben meg kell ismételnie ezeket a lépéseket.

Legördülő menü az oszlopfejlécek.

Ha szeretné megtekinteni a fájlok egy bizonyos módon gyakran várt nézet is létrehozhat. Ez a nézet, amely a tár használatakor bármikor használhatja. Nézetek létrehozásakor bekerül a Nézet menü, a tár.

Nézetek választási lehetőségek, a dokumentumtár tetején

A tárak személyes és nyilvános nézeteket is tartalmazhatnak. A fájlok megtekintésére vagy szűrésére bárki létrehozhat személyes nézeteket. Ha webhely tervezői jogosultsággal rendelkezik,akkor lehetősége van a tárat használó minden személy számára elérhető nyilvános nézetek létrehozására is. Ezenkívül bármelyik ilyen nyilvános nézetet alapértelmezetté is teheti, így a tár megtekintésekor automatikusan ez fog megjelenni.

Emellett webhely tervezésekor, is csatolhat különböző nézeteit és a különféle nézetekben használó kijelzők-Tervezés lap.

Ha a csoport tagjai a tárakat mobil eszközökön is meg szeretnék tekinteni, létrehozhat limitált mobil nézeteket is, például csökkentett számú elem megjelenítésével, ami a kisebb sávszélesség és a mobil eszköz korlátozottabb lehetőségei miatt lehet hasznos. A nézetek létrehozásával kapcsolatban további információt a Lásd még szakasz hivatkozásait követve kaphat.

Az alábbi eljárás a szabvány nézettípus létrehozását írja le. A leírt lehetőségek egyes esetekben eltérhetnek más nézettípusok létrehozásakor, de az alapvető lépések azonosak.

  1. Kattintson a Lista vagy a Tár fülre, majd a Nézet létrehozása gombra abban a listában vagy tárban, ahol a nézetet létre szeretné hozni.

    Megjegyzés : Ha Nézet létrehozása le van tiltva, akkor nincs engedélye nézetet szeretne létrehozni. Forduljon a rendszergazdához.

    A SharePoint-tár Nézet létrehozása gombja a menüszalagon

  2. Kattintson arra a formátumra, amelynek alapján a nézetet létre szeretné hozni (például a Szokásos nézet típus hivatkozására).

  3. A Nézet neve mezőbe írjon be egy nevet. Ha ezt a nézetet szeretné a lista vagy tár alapértelmezett nézeteként beállítani, jelölje be a Kijelölés alapértelmezett nézetként jelölőnégyzetet. Egy lista vagy tár alapértelmezett nézeteként csak nyilvános nézetet lehet beállítani.

  4. A Célközönség csoportban, a Nézet célközönsége felirat alatt jelölje be a Személyes nézet létrehozása vagy a Nyilvános nézet létrehozása választógombot.

    Megjegyzés : Ha a Nyilvános nézet létrehozása választógomb le van tiltva, akkor nincs engedélye arra, hogy a listához vagy tárhoz nyilvános nézetet hozzon létre.

    Az oszlopok csoportban jelölje ki a használni kívánt hasábok a nézetben, és törölje a jelet az oszlopokat, amelyeket nem szeretne megjeleníteni. Az oszlopokban szereplő számok mellett válassza ki a kívánt oszlopot a nézetben megjeleníteni. A további hasábok létrehozása, módosítása és törlése a lista vagy tár oszlopánaktalál.

  5. A Rendezés szakaszban válassza ki a fájlok rendezési módját. A rendezésre két oszlopot használhat. Például az egyikben rendezhet a szerző, a másikban pedig a szerzőhöz kapcsolódó fájlok nevei szerint.

  6. A Szűrő szakaszban válassza ki a fájlokon használatos szűrőt. A szűrő segítségével a fájlok egy kisebb csoportját tudja megjeleníteni, például az egy adott részleg által létrehozott, vagy a meghatározott állapotú fájlokat.

  7. A Csoportosítás szempontja szakaszban az egy adott szempont szerint összetartozó fájlokat tudja csoportosítani, ezzel például egy lenyitható és összecsukható szakaszba kerülhetnek az egy személy által létrehozott dokumentumok.

  8. Az Összesítés szakaszban megszámolhatja az oszlopelemeket, például a problémák teljes számát. Bizonyos esetekben egyéb adatokat is összesíthet vagy kiszámíthat (például átlagértékeket).

  9. Válassza ki a Stílus szakaszban a nézet kívánt stílusát (például árnyékolt lista árnyékolt oszlopokkal).

  10. A mappákat meg nem jelenítő nézetet akkor is létrehozhat, ha a tár mappákat tartalmaz. Ezt időnként időrendi nézetnek is nevezik. Ha az azonos szinten található fájlokat egyszerre szeretné megjeleníteni, kattintson a Mappa szakasz Az összes elem megjelenítése mappák nélkül elemére.

  11. Korlátozhatja, hogy egy tárban vagy egy oldalon hány elem jelenhessen meg. Ez különösen a mobil eszközök számára készült nézeteknél hasznos. A Maximális elemszám szakaszban válassza ki a kívánt lehetőséget.

  12. Ha a tárat mobil eszközökön is meg szeretné tekinteni, válassza ki a kívánt lehetőséget a Mobil szakaszban.

  13. Kattintson az OK gombra.

Ha a tárban többféle dokumentumtípust vagy eltérő tartalmakat tárol, az átláthatóbb elrendezés elősegítésére mappákat is létrehozhat.

  1. Ha a tár még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

    Ha nem jelenik meg a tár nevére, kattintson a Beállítások menü A beállítások fogaskerék alakú gombja , kattintson a Webhely tartalma vagy a Teljes webhelytartalom megjelenítése, és kattintson a tár nevére.

  2. Kattintson a fájlok fülre, kattintson az Új mappagombra.

    A fájlok lap a menüszalagon az új mappa gombja

    Megjegyzés : A tárat létrehozó személy beállíthatja, hogy a táron belül ne lehessen mappát létrehozni. Ilyen esetben az Új mappa lehetőség nem elérhető.

  3. Írja be a mappa nevét , és kattintson a Mentés vagy az OK gombra.

Tipp : A mappák több tárban van, és a csoport tagjai szeretne tallózással keresse meg a tárakban, ahogy azok a merevlemezen való tallózásra, ha a csoport is engedélyezni szeretné a webhelyen a fastruktúra. A fastruktúrájú nézetben bontsa ki a, összecsukása és egyszerűen keresse meg a mappák is használhatja.

Fanézet engedélyezése
  1. Kattintson a Beállítások menü A beállítások fogaskerék alakú gombja , és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

  2. A Megjelenés és működés csoportban kattintson a fanézet hivatkozásra.

  3. A fanézet lap beállíthatja, hogy a Fontos rovatok sávon vagy a fastruktúra nézet engedélyezi-e. Mivel a fastruktúra nézet a fontos rovatok fog megjelenni, valószínűleg engedélyezni szeretné is.

  4. Kattintson az OK gombra.

    Fontos rovatok sáv fanézetben

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Lásd még

Dokumentumtárak – bevezetés

Jelentések létrehozása, módosítása és törlése a lista vagy tár nézetének

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×