Excel-munkafüzetben tárolt adatok importálása vagy csatolása

Excel-munkafüzetben tárolt adatok importálása vagy csatolása

Az Excel-munkafüzetek adatait többféleképpen viheti át egy Access-adatbázisba. Másolhatja egy megnyitott munkalap adatait, és beillesztheti egy Access-adatlapba, importálhatja a munkalapot egy új vagy meglévő táblába, illetve az Access-adatbázishoz csatolhatja az Excel-munkalapot.

Ez a témakör részletes leírást ad arról, hogyan importálhatja vagy csatolhatja az Excel adatait egy asztali Access-adatbázisban.

Megjegyzések: 

  • Böngészőben nem importálhat adatokat Access 2010-es adatbázisba. Ha webes adatbázisba szeretne adatokat importálni, az adatbázist először meg kell nyitnia az Access programban.

  • A csatolt táblák Access 2010-es webes adatbázisokban nem használhatók. Ha webes adatbázisban szeretne külső adatokat használni, csatolás helyett importálja őket. A webes adatbázisokkal kapcsolatos további tudnivalók a Weben megosztott Access-adatbázisok készítése című témakörben olvashatók.

Kapcsolódó műveletek

Adatok importálása az Excel alkalmazásból

Adatok importálása Excel-munkafüzetből

Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása

Excel-munkafüzet adatainak csatolása

Csatolt tábla #Szám! és egyéb hibáinak elhárítása

Adatok importálása az Excel alkalmazásból

Ha egy vagy több Excel-munkalap adatainak egy részét vagy egészét szeretné tárolni egy Access-adatbázisban, célszerű importálnia a munkalap tartalmát egy új vagy létező Access-adatbázisba. Ha adatokat importál, az Access egy másolatot készít az adatokról egy új vagy létező táblában, anélkül, hogy az Excel-forrásfájlt módosítaná.

Excel-adatok Access-adatbázisba való importálásának tipikus esetei

  • Hosszabb ideje használja az Excel alkalmazást, de tovább szeretne lépni, és az Access alkalmazásban szeretne dolgozni az adataival. A meglévő Excel-munkalapjai adatait szeretné átvinni egy vagy több új Access-adatbázisba.

  • A részlege vagy munkacsoportja az Access alkalmazást használja, de alkalmanként Excel-formátumban kap olyan adatokat, amelyeket fel kell vennie az Access-adatbázisba. Ezeket az Excel-munkalapokat úgy szeretné importálni az adatbázisba, ahogy megkapta őket.

  • Az adatait az Access alkalmazással kezeli, de a csapata többi tagjától kapott heti jelentések Excel-munkafüzetek formájában érkeznek. Szeretné automatizálni az importálási folyamatot, így biztosítva, hogy az adatok minden héten, egy megadott időpontban bekerülnek az adatbázisába.

Ha először importál adatokat Excel-táblázatból

  • Excel-munkafüzetet nem lehetséges Access-adatbázisként menteni. Az Excelnek nincsen olyan funkciója, amivel Access-adatbázist tudna létrehozni az Excel-adatokból.

  • Amikor megnyit egy Excel-munkafüzetet az Accessben (a Fájl megnyitása párbeszédpanelen, a Fájltípus listában a Microsoft Office Excel-fájlok típust választja, és kijelöli a kívánt fájlt), az Access nem importálja, hanem csatolja a munkafüzetet. A munkafüzet csatolása alapjában különbözik az importálástól. A csatolással kapcsolatban további információkhoz juthat a jelen cikk Excel-munkafüzet adatainak csatolása szakaszában

Adatok importálása Excel-munkafüzetből

A jelen szakasz lépései leírják, hogyan készítsen elő és futtasson egy importáló műveletet, és későbbi újrafelhasználás céljából hogyan mentse az importálási beállításokat. Ne feledkezzen el arról, hogy egyszerre csak egy munkalapból importálhat adatokat. Egyszerre nem tudja egy teljes munkafüzet adatait importálni.

A munkalap előkészítése

  1. Keresse meg a forrásfájlt, és válassza ki az Access-adatbázisba importálni kívánt munkalapot. Ha csak a munkalap egy részét szeretné importálni, megadhat egy megnevezett tartományt, amely csak az importálni kívánt cellákat tartalmazza.

    Megnevezett tartományok meghatározása (nem kötelező lépés)   

    1. Váltson át az Excelre, és nyissa meg az importálni kívánt adatokat tartalmazó munkalapot.

    2. Jelölje ki az importálni kívánt adatokat tartalmazó cellatartományt.

    3. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt tartományon belül, majd kattintson a Tartomány elnevezése vagy a Név megadása parancsra.

    4. Az Új név párbeszédpanelen adja meg a tartomány nevét a Név mezőben, majd kattintson az OK gombra.

      Ne feledje, hogy egy importálási művelettel csak egyetlen munkalapot importálhat. Ha több munkalapot szeretne importálni, minden munkalappal meg kell ismételnie a műveletet.

  2. Nézze át a forrásadatokat, és kövesse az alábbi táblázat útmutatását.

    Elem

    Leírás

    Oszlopok száma

    Az importálni kívánt forrásoszlopok száma nem haladhatja meg a 255-öt, mivel az Access egy táblában csak 255 mező használatát támogatja.

    Oszlopok és sorok kihagyása

    Hasznos, ha csak az importálni kívánt sorok és oszlopok szerepelnek a forrásként használt adatlapban vagy elnevezett tartományban.

    Sorok:    Az importálási művelet során nem hagyhat vagy szűrhet ki sorokat.

    Oszlopok:    A művelet során nem hagyhat ki oszlopokat, ha az adatokat egy létező táblához szeretné hozzáadni.

    Táblázatos forma

    Győződjön meg arról, hogy a cellák táblázatos formában vannak. Ha a munkalapon vagy az elnevezett tartományban összevont cellák is találhatók, azok tartalma az adott cellának megfelelő mezők közül a bal szélsőbe kerül, a többi mező üres marad.

    Üres oszlopok, sorok és cellák

    A munkalapon vagy tartományban törölje az összes szükségtelen üres oszlopot és sort. Ha a munkalapon vagy az elnevezet tartományban vannak üresen hagyott cellák, próbálja kitölteni a hiányzó adatokat. Ha a rekordokat egy meglévő táblához szeretné hozzáadni, győződjön meg arról, hogy a tábla megfelelő mezői elfogadnak null (hiányzó vagy ismeretlen) értékeket. Egy mező akkor fogad el null értékeket, ha a Kötelező tulajdonságának értéke Nem, és az Érvényességi szabály tulajdonsága nem zárja ki a null értékeket.

    Hibaértékek

    Ha a munkalap egy vagy több cellája hibaértékeket tartalmaz (például #SZÁM! vagy #ZÉRÓOSZTÓ!), javítsa ki őket az importálás kezdete előtt. Ha egy forrásmunkalap vagy forrástartomány hibaértékeket tartalmaz, az Access a tábla megfelelő mezőiben null értékekkel helyettesíti őket. A hibák kijavítási módszereiről további információkat a jelen cikk Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása című szakaszában találhat.

    Adattípus

    Az importálási hibák elkerülése érdekében ellenőrizze, hogy az egyes forrásoszlopok ugyanolyan típusú adatokat tartalmaznak minden sorban. Az Access az első nyolc forrásoszlop alapján határozza meg a tábla egyes mezőinek adattípusát. Ezért fontos, hogy az első nyolc sorban ne legyen többféle adattípusú érték egyik oszlopban sem.

    Ezenkívül célszerű minden forrásoszlopot az Excel alkalmazásban formázni, és meghatározott adatformátumot kijelölni nekik az importálási művelet megkezdése előtt. A formázás különösen ajánlott akkor, ha egy oszlop különböző adattípusú értékeket tartalmaz. Egy adatlap Járatszám nevű oszlopa például tartalmazhat szöveges és numerikus értékeket is (871, AA90 és 171). A hiányzó vagy helytelen értékek megjelenése ellen a következőt teheti:

    1. Kattintson a jobb gombbal az oszlopfejlécre, majd kattintson a Cellaformázás parancsra.

    2. A Szám lap Kategória címkéje alatt válasszon egy formátumot. A Járatszám oszlop számára például a Szöveg formátumot választhatná.

    3. Kattintson az OK gombra.

    Ha a forrásoszlopok formázva vannak, de a nyolcadik sor után még tartalmaznak eltérő formátumú értékeket, előfordulhat, hogy az importálási művelet kihagy bizonyos cellákat, vagy nem megfelelően konvertálja az értékeket. Az ilyen problémák megoldásáról részletesebb információt talál a Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása szakaszban.

    Első sor

    Ha a munkalap vagy elnevezett tartomány első sora az oszlopok neveit tartalmazza, megadhatja, hogy az Access az első sor adatait mezőnévként kezelje az importálási művelet során. Ha a forrásadatlap vagy forrástartomány nem tartalmazza az oszlopok neveit, célszerű hozzáadni őket a forráshoz az importálási művelet megkezdése előtt.

    Megjegyzés : Ha az adatokat egy létező táblához szeretné hozzáfűzni, biztosítsa, hogy az egyes oszlopok neve megegyezzen a megfelelő mezők nevével. Ha egy oszlop neve különbözik a megfelelő mező nevétől, az importálási művelet nem lesz sikeres. A mezőnevek megtekintéséhez nyissa meg a táblát az Access alkalmazásban, Tervező nézetben.

  3. Ha meg van nyitva a forrásmunkafüzet, zárja be. Ha nyitva hagyja a forrásfájlt az importálás során, az adatkonverziós hibákat okozhat.

Készítse elő a céladatbázist.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amelyben az importált adatokat tárolni szeretné. Győződjön meg róla, hogy az adatbázis nincs csak olvasható módban, és hogy rendelkezik az új adatok és objektumok felvételéhez szükséges jogosultságokkal.

    vagy

    Ha nem a meglévő adatbázisai egyikében kívánja tárolni az adatokat, hozzon létre egy üres adatbázist. Ehhez tegye a következőket:

    Kattintson a Fájl fülre, az Új kategóriára, majd az Üres adatbázis elemre. Ha Access 2007-et használ, kattintson a Microsoft Office-gombra, majd az Új elemre.

  2. Az importálás megkezdése előtt döntse el, hogy az adatokat meglévő vagy új táblában szeretné-e tárolni.

    Új tábla létrehozása:    Ha az adatokat új táblában szeretné tárolni, az Access létrehoz egy táblát, és ebbe veszi fel az importált adatokat. Ha a megadott nevű tábla már létezik, az Access felülírja a megadott tábla tartalmát az importált adatokkal.

    Hozzáfűzés meglévő táblához:    Ha az adatokat egy meglévő táblához szeretné hozzáfűzni, a művelet a megadott tábla adatai közé veszi fel az Excel tábla sorait.

    Ne felejtse el, hogy a legtöbbször azért sikertelen az importálás, mert a forrásadatok nem felelnek meg a céltábla szerkezetének és mezőbeállításainak. Ennek elkerülése érdekében nyissa meg a céltáblát Tervező nézetben, és ellenőrizze az alábbiakat:

    • Első sor:    Ha a forrásmunkalap vagy elnevezett tartomány nem tartalmaz oszlopfejléceket, győződjön meg arról, hogy a forrásmunkalap egyes oszlopainak elhelyezkedése és adattípusa megegyezik a céltábla megfelelő mezőijével. Ha az első sor oszlopfejléceket tartalmaz, az oszlopok és a mezők sorrendjének nem kell megegyeznie, de az egyes oszlopok nevének és adattípusának pontosan meg kell egyeznie a megfelelő mező jellemzőivel.

    • Hiányzó vagy fölös mezők:    Ha a forrásmunkalap egy vagy több mezője szerepel a céltáblában, adja hozzá őket az importálási művelet megkezdése előtt. Ha viszont a tábla tartalmaz olyan mezőket, amelyek nem szerepelnek a forrásban, nem kell törölnie őket a táblából, feltéve, hogy elfogadnak null értékeket.

      Tipp : Egy mező akkor fogad el null értékeket, ha a Kötelező tulajdonságának értéke Nem, és az Érvényességi szabály tulajdonsága sem zárja ki a null értékeket.

    • Elsődleges kulcs:    Ha a tábla tartalmaz elsődlegeskulcs-mezőt, a forrásmunkalapnak vagy -tartománynak rendelkeznie kell egy olyan mezővel, amelynek értékei kompatibilisek az elsődlegeskulcs-mező értékeivel. Ezenkívül az importált elsődlegeskulcs-mező értékeinek is egyedieknek kell lenniük. Ha egy importált rekord olyan elsődlegeskulcs-értéket tartalmaz, amely már szerepel a céltáblában, az importálási művelet hibaüzenetet jelenít meg.

    • Indexelt mezők:    Ha a tábla egy mezőjének Indexelt tulajdonsága Igen (nem lehet azonos) értékre van állítva, a forrásmunkalap vagy -tartomány megfelelő mezőjének is egyedi értékeket kell tartalmaznia.

      A következő lépések szerint indíthatja el az importálási műveletet.

Az importálási művelet elindítása

  1. Az importáló/csatoló varázsló nem pontosan ugyanott található az Access különféle verzióiban. Válassza az Ön által használt Access-verziónak megfelelő lépéseket:

    • Ha az Office 365-előfizetésekhez járó legújabb Access-verziót használja, váltson a Külső adatok lapra, és az Importálás és csatolás csoportban kattintson az Új adatforrás > Fájlból > Excel elemre.

    • Ha az Access 2016-ot, az Access 2013-at vagy az Access 2010-et használja, váltson a Külső adatok lapra, és kattintson az Importálás és csatolás csoport Excel gombjára.

    • Ha az Access 2007-et használja, váltson a Külső adatok lapra, és kattintson az Importálás csoport Excel gombjára.

    Megjegyzés : A Külső adatok lap csak akkor érhető el, ha meg van nyitva egy adatbázis.

  2. A Külső adatok átvétele – Excel-munkalap párbeszédpanelen, a Fájlnév mezőben adja meg az importálni kívánt adatokat tartalmazó Excel fájl nevét.

    vagy

    Kattintson a Tallózás gombra, és keresse meg az importálandó fájlt a Fájl megnyitása párbeszédpanelen.

  3. Adja meg, hogyan kívánja tárolni az importált adatokat.

    Az adatok új táblába történő mentéséhez válassza a Forrásadatok importálása új táblába az aktuális adatbázisban. A program később rákérdez az új tábla nevére.

    Ha egy meglévő táblához kívánja hozzáfűzni az adatokat, válassza a Rekordok másolatának hozzáfűzése a következő táblához lehetőséget, és válasszon egy táblát a legördülő listából. Ez a lehetőség nem érhető el, ha az adatbázis nem tartalmaz táblákat.

    Ha az adatforrás csatolásával csatolt táblát szeretne létrehozni, olvassa el a jelen cikk Excel munkafüzet adatainak csatolása című szakaszát.

  4. Kattintson az OK gombra.

    Elindul a Táblázat importálása varázsló, és végigvezet az importálási folyamaton. Ugorjon a következő lépésekre.

A Táblázat importálása varázsló használata

  1. A varázsló első lapján jelölje ki az importálni kívánt adatokat tartalmazó munkalapot, majd kattintson a Tovább gombra.

  2. A varázsló második oldalán kattintson a Munkalapok megjelenítése vagy a Megnevezett tartományok megjelenítése lehetőségre, válassza ki az importálandó munkalapot vagy megnevezett tartományt, majd kattintson a Tovább gombra.

  3. Ha a forrásként használt adatlap vagy megnevezett tartomány első sora tartalmazza a mezőneveket, jelölje be Az első sor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet, és kattintson a Tovább gombra.

    Ha új táblába importálja az adatokat, az Access ezeket az oszlopfejléceket használja a tábla mezőinek elnevezésére. Ezeket a neveket a művelet során és később is módosíthatja. Ha egy meglévő táblához fűzi az adatokat, győződjön meg arról, hogy a forrásmunkalap oszlopfejlécei pontosan megegyeznek a céltábla mezőneveivel.

    Ha egy meglévő táblához fűz hozzá adatokat, ugorjon a 6. lépésre. Ha új táblába vesz fel az adatokat, kövesse a hátralévő lépéseket.

  4. A varázsló figyelmeztet, hogy ellenőrizze a mezőtulajdonságokat. A mezők tulajdonságainak megjelenítéséhez kattintson az adott oszlopra a lap alsó felén. Azután a következők egyikét teheti:

    • Ellenőrizze, és ha kell, módosítsa a célmező nevét és adattípusát.

      Az Access az egyes oszlopok első 8 sora alapján tesz javaslatot a megfelelő mező adattípusára. Ha egy oszlop első 8 sorában az adatlap oszlopa többféle típusú értéket tartalmaz (például szöveget és számokat), a varázsló olyan típust javasol, amely az oszlop mindegyik értékével kompatibilis – ez leggyakrabban a Szöveg adattípus. Habár a javasolttól eltérő adattípust is választhat, vegye figyelembe, hogy a kiválasztott adattípusokkal nem kompatibilis értékeket az importálási művelet kihagyja, vagy nem megfelelően konvertálja. A hiányzó vagy nem megfelelő értékek kijavításával kapcsolatosan olvassa el a jelen cikk Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása című szakaszát.

    • A mező indexeléséhez az Indexelt tulajdonságot állítsa Igen értékre.

    • Egy forrásoszlop kihagyásához jelölje be a Ne importálja a mezőt (Kihagyja) jelölőnégyzetet.

      A beállítások kiválasztása után kattintson a Tovább gombra.

  5. A következő képernyőn állítsa be a tábla elsődleges kulcsát. Ha Az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához lehetőséget választja, az Access a céltábla első mezőjeként felvesz egy Számláló mezőt, és automatikusan feltölti egyedi értékekkel, 1-től kezdve. Kattintson a Tovább gombra.

  6. A varázsló utolsó képernyőjén adjon nevet a céltáblának. Adja meg a tábla nevét az Importálás a következő táblába mezőben. Ha a tábla már létezik, az Access megkérdezi, szeretné-e felülírni a tábla tartalmát. Az Igen gombra kattintva folytathatja a műveletet, a Nem gombra kattintás után megadhat egy másik nevet a céltábla számára, majd a Befejezés gombra kattintva importálhatja az adatokat.

    Ha az Access importálni tudta legalább az adatok egy részét, a varázsló utolsó oldala megjeleníti az importálási művelet állapotát. Ezen kívül mentheti a művelet részleteit későbbi használatra, egy specifikáció formájában. Ugyanakkor ha a művelet teljesen sikertelenül zárult, az Access a Hiba történt a következő fájl importálásánál hibaüzenetet jeleníti meg.

  7. Az Igen gombra kattintva mentheti a művelet részleteit későbbi felhasználás céljából. A részletek mentésével később könnyen megismételheti a műveletet anélkül, hogy újra meg kéne adnia a beállításokat a varázslóban.

További információt arról, hogyan mentheti egy specifikáció részleteit az Importálási vagy exportálási művelet mentése specifikációként című témakörben talál.

További információt a mentett import- vagy csatolási specifikáció futtatásáról a Mentett import- vagy exportspecifikáció futtatása című témakörben talál.

További információt az import- vagy a csatolási feladatok ütemezéséről az Import- vagy exportspecifikáció ütemezése című témakörben talál.

Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása

Ha a Hiba történt a következő fájl importálásánál üzenetet kapja, az importálási művelet teljesen sikertelenül zárult. Ha azonban az importálási művelet megjelenít egy párbeszédpanelt, amely a művelet részleteinek mentésére kérdez rá, a művelet az adatok egy részét vagy egészét importálni tudta. Az állapotjelentés mutatja a hibanaplótábla nevét is, amely a művelet során esetlegesen bekövetkezett hibák leírását tartalmazza.

Fontos : Ne feledje, hogy ha az állapotjelentés szerint a művelet sikeres volt, akkor is érdemes ellenőrizni a tábla tartalmát és szerkezetét, hogy meggyőződjön az adatok helyességéről, mielőtt elkezdené használni a táblát.

  • Nyissa meg a céltáblát Adatlap nézetben, és ellenőrizze, hogy minden adat bekerült-e a táblába. Ezenkívül nyissa meg a táblát Tervező nézetben is, hogy ellenőrizze a mezők adattípusát és egyéb tulajdonságait.

  • Nyissa meg a táblát Tervező nézetben is, hogy ellenőrizze a mezők adattípusát és egyéb tulajdonságait.

A következő táblázat ismerteti, mit tehet a hiányzó vagy hibás értékek kijavítása érdekében.

Tipp : Ha a hibajavítás során csak néhány hiányzó értéket talál, azokat manuálisan is felveheti a táblába. Ha viszont sok szám, akár egész oszlopok is hiányoznak, vagy a művelet nem megfelelően importálta őket, akkor a forrásfájlban kell korrigálnia a problémát. Az ismert problémák megoldása után ismételje meg az importálási műveletet.

Probléma

Megoldás

Grafikus elemek

A grafikus elemeket (például emblémákat, diagramokat és képeket) nem lehet importálni. Manuálisan vegye fel őket az adatbázisba az importálás befejezése után.

Számított értékek

A számított oszlopok vagy cellák esetében az Access a számítások eredményét importálja, az alapul szolgáló képletet nem. Az importálás során a képletek eredményével kompatibilis adatformátumot adjon meg (például Szám).

IGAZ és HAMIS, -1 és 0 értékek

Ha a forrásmunkalap vagy -tartomány tartalmaz egy olyan oszlopot, amely csak IGAZ vagy HAMIS értékeket tartalmaz, az Access egy Igen/Nem mezőt hoz létre az oszlop adatainak tárolására, és azt -1 és 0 értékekkel tölti fel. Azonban ha a forrásmunkalap vagy -tartomány egy olyan oszlopot tartalmaz, amely csak -1 és 0 értékeket tartalmaz, az Access alapértelmezés szerint egy Szám típusú mezőbe importálja az oszlop adatait. A probléma elkerülése érdekében az ilyen mező adattípusát Igen/Nem értékre módosíthatja az importálási művelet során.

Többértékű mezők

Ha egy új táblába importál adatokat, vagy hozzáfűzi őket egy meglévő táblához, az Access nem teszi lehetővé a többértékű mezők támogatását, akkor sem, ha a forrásoszlop pontosvesszővel (;) elválasztott értéklistát tartalmaz. A művelet az értéklistát egyetlen értékként kezeli, és szöveges mezőben tárolja.

Csonkított adat

Ha egy oszlop az Access-táblában csonkítottan jeleníti meg az adatokat, próbálja megnövelni az oszlop szélességét Adatlap nézetben. Ha ez nem oldja meg a problémát, akkor az Excel oszlopban tárolt numerikus adat túl nagyméretű volt az Access táblában található mező méretéhez képest. Például az Access-adatbázisban a célmező Mezőméret tulajdonságának értéke Bájt, azonban a forrásadat 255-nél nagyobb értéket tartalmaz. Javítsa az értékeket a forrásfájlban, majd próbálja újra az importálást.

Megjelenítési formátum

Lehetséges, hogy módosítania kell egyes mezők Formátum tulajdonságát Tervező nézetben, hogy az értékek megfelelően jelenjenek meg Adatlap nézetben. Például:

  • Az importálás befejezése után az Igen/Nem típusú mezők -1 és 0 értékeket jelenítenek meg Adatlap nézetben. Ezt úgy korrigálhatja, hogy a mező Formátum tulajdonságát Igen/Nem értékre állítja be, így a mező jelölőnégyzeteket jelenít meg számértékek helyett.

  • A hosszú vagy egyszerű dátumok rövid dátumokként jelennek meg az Access alkalmazásban. Ennek javításához nyissa meg a céltáblát Tervező nézetben, majd állítsa a dátummező Formátum tulajdonságát Hosszú dátum vagy Egyszerű dátum értékre.

Megjegyzés : Ha a forrásmunkalap Rich Text formázást tartalmaz (például félkövér, aláhúzott vagy dőlt betűs szövegek), a művelet a szöveget importálja, de a formázás elvész.

Ismétlődő értékek (kulcsértékhiba)

Az éppen importált rekordok tartalmazhatnak ismétlődő értékeket, amelyek nem tárolhatók a céltábla elsődlegeskulcs-mezőjében, vagy olyan mezőjében, amelynek Indexelt tulajdonságának értéke Igen (nem lehet azonos). Szüntesse meg az ismétlődéseket a forrásfájlban, majd próbálja újra importálni.

4 évvel eltérő dátumértékek

Az Excel-munkalapból importált dátumértékek négy évvel eltérhetnek. Az Excel for Windows az 1900-as dátumrendszert használja (ebben a rendszerben a számok 1-től 65380-ig terjedhetnek), amely az 1900. január 1-jétől 2078. december 31-éig terjedő dátumokat tartja nyilván. Ugyanakkor az Excel for Macintosh az 1904-es dátumrendszert használja (itt a számok 0-tól 63918-ig terjednek), amely az 1904. január 1-jétől 2078. december 31-éig ábrázolja a dátumokat.

Az adatok importálása előtt változtassa meg az Excel-munkafüzet dátumrendszerét, vagy az adatok hozzáfűzése után hajtson végre egy frissítő lekérdezést, amely a [dátummező neve] + 1462 kifejezéssel korrigálja a dátumokat.

Üres értékek

Előfordulhat, hogy az importálási művelet végén megjelenik egy hibaüzenet, amely szerint egyes adatok elvesztek a művelet során, vagy ha megnyitja a táblát Adatlap nézetben, láthatja, hogy egyes mezőértékek üresek. Ha a forrásoszlopok az Excel-munkalapban nem voltak formázva, vagy az első nyolc forrássor különböző adattípusú értékeket tartalmaz, nyissa meg a forrásadatlapot, és tegye a következőt:

  • Formázza a forrásoszlopokat.

  • Rendezze át úgy a sorokat, hogy az első nyolc forrássor ne tartalmazzon különböző adattípusú értékeket.

  • Az importálási művelet során válassza ki az egyes mezők megfelelő adattípusát. Ha az adattípus nem megfelelő, az importálási művelet befejezése után helytelen vagy null értékeket láthat az egész oszlopban.

Az előző lépések segítségével minimalizálhatja a null értékek megjelenését. Az alábbi táblázat felsorolja azokat az eseteket, amikor még ezek után is null értékeket láthat.

Hiányzó értékek típusa

Importálás célobjektuma

Célmező típusa

Megoldás

Szöveg

Új tábla

Dátum

Cserélje ki a szöveges értékeket dátumértékekkel, és próbálja újra az importálást.

Szöveg

Létező tábla

Szám vagy Dátum

A szöveges értékeket cserélje fel a célmező adattípusának megfelelő értékekkel, majd próbálja újra az importálást.

Dátumértékek helyett numerikus értékek

Az alábbi helyzetekben a dátumértékek helyett látszólag véletlenszerű ötjegyű számok jelennek meg:

  • A munkalap forrásoszlopa az első nyolc sorban csak numerikus értékeket tartalmaz, de a többi sorban dátumértékek találhatók. Ezeket a dátumértékeket a művelet nem konvertálja megfelelően.

  • A forrásoszlop első nyolc sora tartalmaz néhány dátumértéket, és ezt az oszlopot numerikus mezőbe importálta. Ezeket az értékeket a művelet nem konvertálja megfelelően.

    A hibák elkerüléséhez cserélje ki a dátumértékeket numerikus értékekkel, majd próbálja újra az importálást.

    Ha egy főleg dátumértékeket tartalmazó oszlop tartalmaz néhány szöveges értéket is, előfordul, hogy az összes dátumérték látszólag véletlenszerű ötjegyű számként jelenik meg. Ennek elkerülése érdekében cserélje ki a szöveges értékeket dátumértékekkel, majd próbálja újra az importálást.

Numerikus értékek helyett dátumértékek

Az alábbi helyzetekben a tényleges numerikus értékek helyett látszólag véletlenszerű dátumértékek jelennek meg:

  • A munkalap forrásoszlopa az első nyolc sorban csak dátumértékeket tartalmaz, de a többi sorban numerikus értékek találhatók. Ezeket a numerikus értékeket a művelet nem konvertálja megfelelően.

  • A forrásoszlop első nyolc sora tartalmaz néhány numerikus értéket, és ezt az oszlopot Dátum típusú mezőbe importálta. Ezeket a numerikus értékeket a művelet nem konvertálja megfelelően.

Ennek elkerülése érdekében a forrásoszlopban cserélje ki a numerikus értékeket dátumértékekkel, majd próbálja újra az importálást.

Ezenkívül érdemes lehet átnézni a hibanaplótáblát (a varázsló utolsó lapján volt róla szó) Adatlap nézetben. A tábla három mezővel rendelkezik – Hiba, Mező és Sor. A tábla minden sora egy bizonyos hiba információit tartalmazza, és a Hiba mező tartalma segíthet elhárítani a problémát.

Hibaüzenetek és hibaelhárítási tippek

Hiba

Leírás

Csonkított mező

A fájlban található érték túl nagy a mező Mezőméret tulajdonságában szereplő értékhez képest.

Típuskonverziós hiba

A munkalapon található egyik érték nem felel meg a mező adattípusának. Lehet, hogy célmezőben az érték hiányzik, vagy nem megfelelően jelenik meg. Az előző táblában leírtak alapján oldhatja meg ezt a problémát.

Kulcsmegsértési hiba

A rekord elsődleges kulcsa ismétlődő érték – már létezik ilyen érték a táblában.

Érvényességi szabály megsértése

Egy érték nem felel meg a tábla vagy a mező ÉrvényességiSzabály tulajdonságában megadott szabályoknak.

Null érték kötelező mezőben

A mezőben nem szerepelhet üres érték, mivel a mező Kötelező tulajdonsága Igen értékre van állítva.

Null érték Számláló mezőben

Az importált adatok között egy null érték található, amit egy Számláló típusú mezőhöz próbált hozzáfűzni.

Nem elemezhető rekord

Egy szöveges érték tartalmazza a szöveghatároló karaktert (általában dupla idézőjel). Ha egy érték tartalmazza ezt a karaktert, akkor a szövegfájlban kétszer egymás után kell feltüntetni, például:

4 1/2"" átmérő

Vissza a lap tetejére

Excel-munkafüzet adatainak csatolása

Ha egy Access-adatbázist egy másik program adataihoz csatol, használhatja az Access lekérdező és jelentési eszközeit anélkül, hogy az adatbázis Excel-adatait kellene karbantartania.

Ha egy Excel-adatlapot vagy elnevezett tartományt csatol, az Access létrehoz egy új táblát, amely a forráscellákhoz van csatolva. Az Excel alkalmazásban a forráscellákon végzett módosítás megjelenik a csatolt táblában. A megfelelő tábla tartalmát azonban nem szerkesztheti az Access alkalmazásban. Ha adatokat szeretne felvenni, módosítani vagy törölni, azt a forrásfájlban kell megtennie.

Excel-munkalap Access alkalmazásban történő csatolásának tipikus esetei

Általában az alábbi okoknál fogva szükséges csatolni (nem pedig importálni) egy Excel-munkalapot:

  • Szeretné az Excel adatlapjain folytatni a munkát, de ki szeretné használni az Access lekérdező és jelentéskészítő képességeit.

  • A részlege vagy munkacsoportja az Access alkalmazást használja, de a külső forrásokból származó adatokhoz Excel-munkalapokon jut hozzá.

Ha először csatol adatokat Excel táblázatból

  • Access-adatbázist nem csatolhat az Excel alkalmazásban.

  • Ha Excel fájlt csatol, az Access létrehoz egy új táblát, amit csatolt táblának is neveznek. A tábla a forrásmunkalap vagy -tartomány adatait mutatja, de valójában nem tárolja az adatokat az adatbázisban.

  • Nem csatolhat Excel adatokat az adatbázis egy meglévő táblájához. Más szóval, csatolási művelettel nem fűzhet hozzá adatokat egy meglévő táblához.

  • Egy adatbázis több csatolt táblát tartalmazhat.

  • Az Excel táblázatban elvégzett módosítások automatikusan megjelennek a csatolt táblában is. Azonban a csatolt tábla tartalma és szerkezete az Access alkalmazásban csak olvasható.

  • Amikor megnyit egy Excel-munkafüzetet az Access alkalmazásban (a Fájl megnyitása párbeszédpanelen, a Fájltípus listában válassza a Microsoft Excel típust, és jelölje ki a kívánt fájlt), az Access létrehoz egy üres adatbázist, és automatikusan elindítja a Táblázat csatolása varázslót.

Az Excel adatainak előkészítése

  1. Keresse meg az Excel-fájlt, majd azt a munkalapot vagy tartományt, amely a csatolni kívánt adatokat tartalmazza. Ha nem szeretné az egész munkalapot csatolni, érdemes lehet létrehozni egy elnevezett tartományt, amely csak a csatolni kívánt cellákat tartalmazza.

    Megnevezett tartományok létrehozása az Excelben (nem kötelező lépés, jól használható, ha a munkalap adatainak csak egy részét szeretné csatolni)   

    1. Váltson az Excelre, és jelenítse meg azt a munkalapot, amelyen megnevezett tartományt szeretne meghatározni.

    2. Jelölje ki a hivatkozni kívánt adatokat tartalmazó cellatartományt.

    3. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt tartományon belül, majd kattintson a Tartomány elnevezése vagy a Név megadása parancsra.

    4. Az Új név párbeszédpanelen adja meg a tartomány nevét a Név mezőben, majd kattintson az OK gombra.

      Ne feledje, hogy egy csatolási művelettel csak egyetlen munkalapot importálhat. Ha több helyen található adatokat szeretne csatolni, ismételje meg a csatolási műveletet minden munkalap vagy tartomány esetében.

  2. Nézze át a forrásadatokat, és kövesse az alábbi táblázat útmutatását.

    Elem

    Leírás

    Táblázatos forma

    Győződjön meg arról, hogy a cellák táblázatos formában vannak. Ha a tartományban összevont cellák is találhatók, azok tartalma az adott cellának megfelelő mezők közül a bal szélsőbe kerül, a többi mező üres marad.

    Oszlopok és sorok kihagyása

    A csatolás során nem hagyhat ki forrásoszlopokat és -sorokat. Ugyanakkor a művelet befejezése után elrejthet mezőket és kiszűrhet rekordokat, ha megnyitja a csatolt táblát Adatlap nézetben.

    Oszlopok száma

    A forrásoszlopok száma nem haladhatja meg a 255-öt, mivel az Access egy táblában csak 255 mező használatát támogatja.

    Üres oszlopok, sorok és cellák

    Az Excel-munkalapon vagy tartományban törölje az összes szükségtelen üres oszlopot és sort. Ha vannak üresen hagyott cellák, próbálja kitölteni a hiányzó adatokat.

    Hibaértékek

    Ha a munkalap egy vagy több cellája hibaértékeket tartalmaz (például #SZÁM! vagy #ZÉRÓOSZTÓ!), javítsa őket az importálás kezdete előtt. Ne feledje, hogy ha egy forrásmunkalap vagy forrástartomány hibaértékeket tartalmaz, az Access a tábla megfelelő mezőiben null értékekkel helyettesíti őket.

    Adattípus

    A csatolt tábla adattípusait és mezőméreteit nem módosíthatja. A csatolási művelet megkezdése előtt győződjön meg arról, hogy minden oszlop egy meghatározott típusú adatot tartalmaz.

    A formázás különösen ajánlott különböző adattípusú értékeket tartalmazó oszlopok esetében. Egy munkalap Járatszám nevű oszlopa például tartalmazhat szöveges és numerikus értékeket is (871, AA90 és 171). A hiányzó vagy helytelen értékek megjelenése ellen a következőt teheti:

    1. Kattintson a jobb gombbal az oszlopra, majd kattintson a Cellaformázás parancsra.

    2. A Szám lap Kategória címkéje alatt válasszon egy formátumot.

    3. Kattintson az OK gombra.

    Első sor

    Ha a munkalap vagy elnevezett tartomány első sora az oszlopok neveit tartalmazza, megadhatja, hogy az Access az első sor adatait mezőnévként kezelje a csatolási művelet során. Ha a munkalap nem tartalmaz oszlopneveket, vagy valamelyik név nem felel meg az Access mezőelnevezési szabályainak, az Access a megfelelő mezőket érvényes nevekkel látja el.

  3. Ha meg van nyitva a forrásfájl, zárja be.

Készítse elő a céladatbázist.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amelyhez az Access-adatokat csatolni szeretné. Győződjön meg arról, hogy az adatbázis nincs csak olvasható módban, és hogy van joga módosítani.

  2. Ha nem a meglévő adatbázisai egyikében kívánja tárolni a hivatkozást, hozzon létre egy üres adatbázist: Kattintson a Fájl fülre, az Új kategóriára, majd az Üres adatbázis elemre. Ha Access 2007-et használ, kattintson a Microsoft Office-gombra, majd az Új elemre.

Most már készen áll a csatolási művelet elindítására.

A csatolás létrehozása

  1. Az importáló/csatoló varázsló nem pontosan ugyanott található az Access különféle verzióiban. Válassza az Ön által használt Access-verziónak megfelelő lépéseket:

    • Ha az Office 365-előfizetésekhez járó legújabb Access-verziót használja, váltson a Külső adatok lapra, és az Importálás és csatolás csoportban kattintson az Új adatforrás > Fájlból > Excel elemre.

    • Ha az Access 2016-ot, az Access 2013-at vagy az Access 2010-et használja, váltson a Külső adatok lapra, és kattintson az Importálás és csatolás csoport Excel gombjára.

    • Ha az Access 2007-et használja, váltson a Külső adatok lapra, és kattintson az Importálás csoport Excel gombjára.

    Megjegyzés : A Külső adatok lap csak akkor érhető el, ha meg van nyitva egy adatbázis.

  2. A Külső adatok átvétele – Excel-munkalap párbeszédpanelen adja meg a forrás Excel-fájl nevét a Fájlnév mezőben.

  3. Válassza az Adatforrás csatolása csatolt tábla létrehozásával lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

    Ekkor megnyílik a Táblázat csatolása varázsló, és végigvezet a csatolási folyamaton.

  4. A varázsló első lapján válasszon egy munkalapot vagy egy megnevezett tartományt, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Ha a forrásként használt adatlap vagy elnevezett tartomány mezőneveket tartalmaz, jelölje be Az első sor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet. Az Access az oszlopfejlécek alapján nevezi el a tábla mezőit. Ha az oszlop neve bizonyos speciális karaktereket tartalmaz, nem használhatja Access mezőnévként. Ebben az esetben megjelenik egy hibaüzenet, mely szerint az Access érvényes mezőnevet fog kijelölni az adott oszlopnak. A folytatáshoz kattintson az OK gombra.

  6. A varázsló utolsó lapján adja meg a csatolt tábla nevét, majd kattintson a Befejezés gombra. Ha a megadott nevű tábla már létezik, az Access megkérdezi, hogy szeretné-e felülírni a meglévő táblát. A tábla felülírásához kattintson az Igen gombra, másik név megadásához kattintson a Nem gombra.

    Az Access megkísérli létrehozni a csatolt táblát. Ha a művelet sikerült, az Access A tábla csatolása befejeződött üzenetet jeleníti meg. Nyissa meg a csatolt táblát, és ellenőrizze a mezőket és az adatokat, hogy meggyőződjön a csatolt adatok helyességéről.

    Ha hibaértékeket vagy helytelen adatokat lát, a forrásadatokat kell helyesbítenie. A következő szakaszban további tájékoztatást olvashat a hibát jelző értékek vagy helytelen értékek elhárításáról.

Vissza a lap tetejére

Csatolt tábla #Szám! és egyéb hibáinak elhárítása

Még ha meg is jelenik A tábla csatolása befejeződött üzenet, célszerű megnyitni a táblát Adatlap nézetben, és meggyőződni arról, hogy a sorok és oszlopok a megfelelő adatokat mutatják.

Ha bárhol a táblában hiányzó adatokat vagy hibákat lát, cselekedjen az alábbi táblázat útmutatása alapján, és próbálja meg újra a csatolást. Ne feledje, hogy közvetlenül nem vehet fel adatokat a csatolt táblába, mivel az ilyen táblák csak olvashatók.

Probléma

Megoldás

Grafikus elemek

Az Excel-munkalap grafikus elemeit (például az emblémákat, diagramokat és képeket) nem lehet Access táblába csatolni.

Megjelenítési formátum

Egyes mezők esetében az Adatlap nézetben való megfelelő megjelenítéshez módosítani kell a Formátum tulajdonság beállítását.

Számított értékek

A számított oszlopok vagy cellák eredményei megjelennek a megfelelő mezőben, de az Access táblában nem nézheti meg az azt előállító képletet vagy kifejezést.

Csonkított szöveges értékek

Növelje meg az oszlop szélességét Adatlap nézetben. Ha még ezután sem látja az egész értéket, lehetséges, hogy az érték hosszabb 255 karakternél. Az Access csak az első 255 karaktert tudja csatolni, így a csatolás helyett érdemesebb importálni az ilyen adatokat.

Numerikus mező túlcsordulása hibaüzenet

Előfordulhat, hogy a csatolt tábla megfelelőnek tűnik, de később, amikor egy lekérdezést futtat a táblán, a Numerikus mező túlcsordulása hibaüzenetet kapja. Ennek oka a csatolt tábla mezőjének adattípusa és a mezőben tárolt adat típusa közötti eltérés lehet.

IGAZ és HAMIS, -1 és 0 értékek

Ha a forrásmunkalap vagy -tartomány tartalmaz egy olyan oszlopot, amely csak IGAZ vagy HAMIS értékeket tartalmaz, az Access egy Igen/Nem mezőt hoz létre a csatolt táblában az oszlop adatainak tárolására. Azonban ha a forrásmunkalap vagy -tartomány egy olyan oszlopot tartalmaz, amely csak -1 és 0 értékeket tartalmaz, az Access alapértelmezés szerint egy Szám típusú mezőbe importálja az oszlop adatait, és nem módosíthatja annak adattípusát. Ha szeretné Igen/Nem típusú mezőben megjeleníteni ezeket az adatokat, a forrásoszlopnak IGAZ és HAMIS értékeket kell tartalmaznia.

Többértékű mezők

Az Access nem teszi lehetővé a többértékű mezők támogatását, akkor sem, ha a forrásoszlop pontosvesszővel (;) elválasztott értéklistát tartalmaz. A művelet az értéklistát egyetlen értékként kezeli, és szöveges mezőben tárolja.

#Szám!

Az Access az alábbi esetekben a #Szám! hibaértéket jeleníti meg a tényleges adat helyett:

  • Ha egy főleg szöveges értékeket tároló forrásmező tartalmaz néhány numerikus vagy dátumértéket, az Access nem csatolja ezeket az értékeket.

  • Ha egy főleg numerikus értékeket tároló forrásmező tartalmaz néhány szöveges értéket, az Access nem csatolja ezeket az értékeket.

  • Ha egy főleg dátumértékeket tároló forrásmező tartalmaz néhány szöveges értéket, az Access nem csatolja ezeket az értékeket.

Az alábbiak alapján minimumra csökkentheti a táblában megjelenő null értékek számát:

  1. Gondoskodjon arról, hogy a forrásoszlopok ne tartalmazzanak különböző adattípusú értékeket.

  2. Formázza az Excel-munkalap oszlopait.

  3. A csatolás során válassza ki az összes mező számára a megfelelő adattípusokat. Ha az adattípus nem megfelelő, előfordulhat, hogy a létrejövő oszlop minden sora csak #Szám! értékeket tartalmaz.

Dátumértékek helyett numerikus értékek

Ha egy látszólag véletlenszerű ötjegyű számot lát egy mezőben, valószínű, hogy a forrásoszlop főleg numerikus értékeket tartalmaz, valamint néhány dátumértéket. A numerikus oszlopokban található dátumértékeket az Access tévesen numerikus értékekké konvertálja. Cserélje ki a dátumértékeket numerikus értékekkel, majd próbálja újra a csatolást.

Numerikus értékek helyett dátumértékek

Ha egy látszólag véletlenszerű dátumértéket lát egy mezőben, valószínű, hogy a forrásoszlop főleg dátumértékeket tartalmaz, valamint néhány numerikus értéket. A dátumoszlopokban található numerikus értékeket az Access tévesen dátumokká konvertálja. Cserélje ki a numerikus értékeket dátumértékekkel, majd próbálja újra a csatolást.


Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×