Esetek az InfoPath és az InfoPath Forms Services használatához

A cikkben olyan eseteket ismerhet meg, amelyeknél a szervezetek igénybe vehetik a Microsoft Office InfoPath és az InfoPath Forms Services segítségét az egyes üzleti folyamatok fejlesztéséhez, mint például a költségtérítés vagy a biztosítási kárigény-bejelentés.

A cikkben megjelenő esetek és a vállalatok nem valósak, és csak szemléltetési célokat szolgálnak. Ha kíváncsi, hogyan használták fel az InfoPath és az InfoPath Forms Services szolgáltatásokat valós üzleti környezetben, tekintse meg a tényleges esettanulmányokat. Az esettanulmányokról a Lásd még szakaszban említett témakörökben találhat további tájékoztatást.

Tartalom

1. eset: Költségelszámolások

2. eset: Biztosítási kárigények

3. eset: Engedélykérelmek

4. eset: Készletkezelés

5. eset: Piackutatás

1. eset: Költségelszámolások

egy költségelszámolási űrlap része Az A. Datum egy nemzeti, számítógépes berendezéseket és informatikai szolgáltatásokat nyújtó vállalat, amely számítógépeket, hálózati hardvereket és informatikai szolgáltatási szerződéseket értékesít.

Az A. Datum vállalat sok csoportja (például a marketing, az értékesítési, valamint a támogatási tanácsadók csoportja) munkával kapcsolatos költségeket halmoz fel és jelent be.

Az A. Datum vállalat informatikai szakemberei az InfoPath és az InfoPath Forms Services segítségével egyszerűsíteni szeretnék a költségelszámolási folyamatot a vállalaton belül. Mindenekelőtt szeretnék megakadályozni az adatbeviteli hibákat, és elérni, hogy ne legyen szükség adminisztrációs munkatársakra, akik egy külön adatbázisba újra beviszik a költségelszámolások adatait. Az A. Datum vállalat ezen felül szeretne módot biztosítani az alkalmazottaknak, hogy online megtekinthessék költségelszámolásaik állapotát.

Az InfoPath előtt

Habár az A. Datum vállalat egy Microsoft Excel-munkafüzetet használt a költségelszámolási jelentések elkészítéséhez, az alkalmazottak továbbra is manuálisan adták be költségelszámolásaikat. Például egy alkalmazott bevitte a költségeit egy Excel-munkafüzetbe, majd kinyomtatta a munkafüzetet. A kinyomtatott jelentéshez egy papíralapú kísérőlevelet mellékelt, majd a belső postán elküldte a jelentést a felettesének.

Az elszámolás jóváhagyása után a felettes ellenőrizte a nevét a kísérőlevélen, és továbbküldte az elszámolást a számviteli osztályra a belső postán keresztül. Ha a számviteli osztályvezető jóváhagyta az elszámolást, megkezdődött a térítési folyamat. A területi irodáknál hetek telhettek el a kezdeti elszámolás elküldése és a között, hogy az alkalmazott megkapta a térítési csekket.

Az InfoPath után

Miután a papíralapú jelentési folyamatot felváltotta az InfoPath és az InfoPath Forms Services segítségével automatizált folyamat, az A. Datum vállalat alkalmazotti költségelszámolások feldolgozására szánt ideje és költségei is csökkentek. Az alkalmazottak most már online kitölthetik az űrlapot, és elektronikusan elküldhetik a felettesüknek. Miután a felettesek jóváhagyják, a jelentéseket elektronikusan továbbíthatják a számviteli részlegnek, ahol megkapják a végső jóváhagyást és megindul a költségtérítés.

A következő előnyökkel jár a váltás az InfoPath-alapú rendszerre:

  • Online kényelem    Azok a felhasználók, akiknek a számítógépén telepítve van az InfoPath, a programmal kitölthetik és beküldhetik a költségelszámolási jelentést. Azok a felhasználók, akiknek a számítógépén nincs telepítve az InfoPath, a webböngészőben tölthetik ki és küldhetik be költségelszámolási jelentésüket.

  • Offline támogatás    Ha az alkalmazottak kitöltenek egy költéselszámolási jelentést az InfoPath-ban, részlegesen kitöltött űrlapjukat elmenthetik a számítógépre, offline is dolgozhatnak rajta, majd az elkészült űrlapot az újracsatlakozás után elküldhetik a vállalati hálózaton. Ez különösen hasznos olyan alkalmazottak számára, akiknek időszakos vagy korlátozott hozzáférése van a hálózati erőforrásokhoz vagy az internethez, mint például a gyakran utazó alkalmazottak esetében.

  • Nagyobb pontosság    Az űrlapsablon adatsértetlenséget biztosító tervezése miatt kevesebb érvénytelen bejegyzés lesz. Az alkalmazottak például egy legördülő listából választhatják ki a szabványos költségkategóriákat ahelyett, hogy emlékezetből, manuálisan kellene megadniuk azt az űrlapon.

  • Hatékonyság    Az alkalmazottak a Microsoft Windows SharePoint Services webhely megfelelő oldalán láthatják a jóváhagyási folyamat állapotát.

Vissza a lap tetejére

2. eset: Biztosítási kárigények

Egy biztosítási kárigényről szóló űrlap része A Humongous Biztosító egy nagy, multinacionális vállalat, amely biztosítási termékeket értékesít hajókhoz, autókhoz és lakástulajdonosoknak. A termékeket a fogyasztók és a vállalati ügyfelek számára is értékesítik.

A Humongous Biztosító nagy, mobilis, 10 000 főt foglalkoztató munkaerővel rendelkezik, amelybe beletartoznak az értékesítők, a kárszakértők, az ügyvédek, a jogászok, az informatikai, a HR- és a pénzügyi dolgozók.

A Humongous Biztosító arra szeretné használni az InfoPath és az InfoPath Forms Services alkalmazásokat, hogy ügyfeleik, biztosítási ügynökeik és kapcsolódó üzleteik számára online űrlapokon keresztül lehetővé tegyék a kárigények feldolgozását.

Az InfoPath előtt

Az InfoPath és az InfoPath Forms Services használata előtt a Humongous Biztosító alkalmazottai manuális, papíralapú igénylési folyamatot használtak. Az ügyfél meghallgatása után az ügynök kézzel kitöltött egy igénylőlapot, majd elfaxolta azt egy szakértőnek. A szakértő ellenőrizte az adatokat, és a fax nyomtatási minőségétől függően gyakran felhívta az ügynököt, hogy pontosítást kérjen.

Az InfoPath után

Miután a papíralapú igénylési folyamatot felváltotta az InfoPath és az InfoPath Forms Services, a Humongous Biztosító már képes volt online összeköttetést létesíteni az ügyfelek, ügynökök és szakértők között.

Most például már megoldható, hogy a Humongous Biztosító ügyfele egy böngészőbarát űrlap kitöltésével igénylést nyújthasson be az interneten. Az ügyfél a Humongous Biztosító webhelyét felkeresve regisztrálhat egy fiókot, beléphet és beadhat egy igénylést. Miután az ügyfél beküldi, az űrlap e-mail üzenetben érkezik meg a szakértőhöz, és az ügynök is ugyanígy másolatot kap róla. Ha további információra van szüksége, a szakértő visszaküldi az űrlapot az ügynöknek. Az automatikus rendszerrel csökkentek a feldolgozási költségek, a követelések feldolgozási ideje, és nőtt az ügyfelek általános elégedettsége.

A következő előnyökkel jár a váltás az InfoPath-alapú rendszerre:

  • Kényelem    A telefonon beadott igénylések mellett az ügyfelek egy webes űrlapon is beadhatják az igénylésüket. Ez lehetővé teszi, hogy az ügyfél akkor adja be az űrlapot, amikor csak szeretné, nem kell a munkaidőhöz igazodnia.

  • Nagyobb pontosság    Az űrlapsablon adatsértetlenséget biztosító tervezése miatt kevesebb érvénytelen bejegyzés lesz. Az ügyfelek és az ügynökök például egy legördülő listából választhatják ki a szabványos igényléstípusokat ahelyett, hogy keresgélniük kellene és manuálisan megadniuk azt az űrlapon.

  • Hatékonyság    Ráadásként az integrált jóváhagyási munkafolyamat lehetővé teszi, hogy az ügynökök vagy szakértők gyorsan átlássák az igénylésen dolgozó többi fél állapotát. Bár a Humongous Biztosító alkalmazottai korábban egy egyértelműen meghatározott munkafolyamatot használtak, a folyamatok papíralapúak voltak. Épp ezért az ügynökök és a szakértők nem tudták gyorsan, egy telefonhívás nélkül meghatározni az igénylés állapotát. Most az ügynök például ellenőrizheti a munkafolyamat állapotát az űrlapot tároló SharePoint-webhelyen, és láthatja, hogy a szakértő végzett-e már a jóváhagyási folyamattal.

Vissza a lap tetejére

3. eset: Engedélykérelmek

Egy engedélykérő űrlap része Az Épületvizsgáló részleg egy 100 fős ügynökség, amely Springfield város önkormányzatához tartozik.

Az ügynökség feladata az elektromos alvállalkozók által beadott engedélykérelmek felülvizsgálata, majd a kérelmek elfogadása vagy elutasítása.

Az Épületvizsgáló részleg azt szeretné, ha az alvállalkozók egy webböngészőben is kitölthetnék az engedélykérelmeket, így az engedélyezési folyamat könnyebbé és kényelmesebbé válna.

Az InfoPath előtt

Az InfoPath és az InfoPath Forms Services használata előtt az Épületvizsgáló részleg manuális, papíralapú kérelmezési folyamatot használt, amely felesleges adatbevitelt eredményezett. Az alvállalkozók az önkormányzat irodájában töltötték ki a papíralapú űrlapokat. A hivatalnokok ezután elküldték a kézzel írott űrlapokat egy recepciósnak, aki bevitte az adatokat egy adatbázis-rendszerbe. Az adatok bevitelét követően a pontosság kedvéért az eredményeket összevetették a papíralapú űrlappal. Ha érvénytelen vagy olvashatatlan adatokkal adták be, az űrlapot visszapostázták az alvállalkozónak egy második űrlappal, amely a helytelen adatok javításához adott útmutatást.

Miután az alvállalkozó beadta a javított űrlapot, a frissített adatokat is felvitték az adatbázisba, majd az új adatok helyességét is ellenőrizték az eredeti és a második űrlaphoz viszonyítva. Miután az adatokat érvényesnek találták, megkezdődött a jóváhagyási folyamat. A jóváhagyási fázis során egy felügyelő különböző szempontok alapján vagy jóváhagyta, vagy megtagadta az engedélykérelmet. A jóváhagyási munkafolyamat befejeztével az alvállalkozót levélben értesítették a döntésről.

Az InfoPath után

Miután a papíralapú engedélyezési folyamatot felváltotta az InfoPath és az InfoPath Forms Services automatizált folyama, az Épületvizsgáló részleg már képes volt online összeköttetést létesíteni az alvállalkozók, a hivatalnokok és a felügyelők között.

Például ha az alvállalkozó beküld egy engedélykérelmet az Épületvizsgáló részleg webhelyén, az űrlap adatai az Épületvizsgáló részleg hálózatán található adatbázisba kerülnek. A kérelem beadása után a SharePoint-webhelyen automatikusan megjelenik egy új engedélykérelem, ahol a kérelmet fogadó ügynök ellenőrzi, hogy minden adat helyes-e, majd digitálisan aláírja az kérelmi űrlapot, ezzel megerősítve a beérkezést.

A következő előnyökkel jár a váltás az InfoPath-alapú rendszerre:

  • Online kényelem    Az alvállalkozókan többé nem kell beutazniuk az önkormányzathoz, hogy engedélyhez folyamodhassanak. Az alvállalkozók mostantól a weben keresztül is beadhatják engedélykérelmeiket, ehhez csak ki kell tölteniük egy böngészőbarát űrlapot a böngészőben (például a Firefoxban, a Safariban vagy az Internet Explorerben).

  • Nagyobb pontosság    A engedély űrlapsablonjának adatsértetlenséget biztosító tervezése miatt kevesebb érvénytelen bejegyzés lesz. Az alvállalkozók például a keresett engedély kiválasztásánál egy legördülő listából választhatják ki a szabványos kategóriákat ahelyett, hogy keresgélniük kellene és manuálisan megadniuk azt az űrlapon.

  • Jobb felhasználói élmény    Az adatok beküldése után egy új engedélykérelem jelenik meg automatikusan az Épületvizsgáló részleg intranetes oldalán. Ha egy hivatalnok megnyitja az űrlapot, láthatja az alvállalkozó vállalati adatai és engedélykérelmi adatait az űrlapon.

Vissza a lap tetejére

4. eset: Készletkezelés

egy készletkezelő űrlap része A Széles Világ Importőrei egy nemzetközi vállalat, amelynek székhelye Baltimore-ban található. A vállalat főleg a észak-afrikai területekről származó szöveteket, kézműves tárgyakat és fogyasztási cikkeket importál.

A Széles Világ Importőrei több mint 70, 12 országban/régióban található beszállítótól vásárol. Mivel a beszállítók készletei meglehetősen dinamikusak és idényjellegűek, ezért a Széles Világ Importőrei olyan InfoPath űrlapsablonokat szeretne tervezni, amelyekkel könnyedén és hatékonyan felmérhetik a beszállítók készleteit.

Az InfoPath előtt

Az InfoPath és az InfoPath Forms Services használata előtt a Széles Világ Importőrei manuális, papíralapú felmérési folyamatot használt, amely felesleges adatbevitelt eredményezett. A vásárlók a Garantált Globális Expressz postával küldték el a felméréseket a tengerentúli beszállítóknak. A beszállítók visszapostázták vagy elfaxolták a kitöltött felmérésűrlapokat. Időnként telefonon adták meg válaszaikat a Széles Világ Importőreinek. Ritka esetekben személyesen az értékesítési munkatársak gyűjtötték be a felmérés eredményeit a beszállítóktól. Általában hónapok teltek el, mire a Széles Világ Importőrei megkapta a végleges felmérési eredményeket.

Szinte minden felmérés eredményezett felesleges adatokat. A papíralapú felméréseket a Széles Világ Importőrei egyik titkárnője bevitte egy adatbázisba. Az így kapott adatbázisrekordokat a pontosság kedvéért összevetették a papíralapú űrlappal. Ha érvénytelen vagy olvashatatlan adatokkal adták be az űrlapot, telefonon egyeztették le az adatokat a beszállítóval. Ha ez nem volt megoldható, pontosítási kérelmet küldtek a forgalmazónak postán vagy faxon. Miután a Széles Világ Importőrei megkapta a javított információt, véglegesítették az adatokat.

Az InfoPath után

A Széles Világ Importőreinek postán elküldött felmérések helyett a beszállítók most már egy böngészőbarát űrlapot kitöltve, a weben keresztül küldik be a felméréseket. A beszállítók által megadott felmérési adatok egyből egy leltáradatbázisba kerülnek. Miután az InfoPath és az InfoPath Forms Services alkalmazásokra váltott, a Széles Világ Importőrei a következő előnyöket élvezi:

  • Online kényelem    Az InfoPath-alapú rendszerrel a beszállítók egy böngésző segítségével tölthetik ki a felméréseket. A beszállítóknak már nem kell postán vagy faxként elküldeni a felméréseket a Széles Világ Importőreinek.

  • Időszerűség    A korábbi, papíralapú rendszerben a beszállítók által kitöltött felmérés időpontja után csak jelentős késéssel kerültek be a válaszok a Széles Világ Importőrei adatbázisába. Emiatt a leltárbecslések gyakran elavultak voltak. Az InfoPath böngészőbarát űrlapsablonjával a beszállítók által az űrlapon megadott adatok azonnal a leltáradatbázisba kerülnek.

  • Nagyobb pontosság    Az űrlapsablon adatsértetlenséget biztosító tervezése miatt kevesebb érvénytelen bejegyzés lesz. A forgalmazók például a terméktípus kiválasztásánál egy legördülő listából választhatják ki a szabványos kategóriákat ahelyett, hogy keresgélniük kellene és manuálisan megadniuk a terméktípust az űrlapon.

Vissza a lap tetejére

5. eset: Piackutatás

egy piackutatási űrlap része A Proseware Rt. egy kanadai székhelyű szoftvergyártó cég, amely a kiadványszerkesztési iparnak fejleszt termékeket.

A Proseware Rt. éppen elindítja a cég legfontosabb termékének következő kiadását megelőző fejlesztési ciklust. A fejlesztők úgy döntenek, hogy az InfoPath és az InfoPath Forms Services alkalmazásokat használják fel a piackutatási tevékenységhez. A fejlesztők azt tervezik, hogy az ügyfelekkel folytatott megbeszélések során egy űrlapsablonnal gyűjtik és rögzítik majd az ügyfelek visszajelzéseit. Az űrlappal rögzíteni szeretnének minden interakciót az ügyfelekkel, hogy jobban megértsék az ügyfelek szükségleteit, és biztosítani szeretnék, hogy a begyűjtött adatok később könnyen megtalálhatók és újra felhasználhatók legyenek.

Az űrlapsablonból egyenesen az adatbázisba fognak érkezni az adatok, így az alkalmazottak hozzáférhetnek és kielemezhetik a több különböző megbeszélésről begyűjtött adatokat. A Proseware Rt. a kitöltött űrlapokat egy SharePoint-webhely könyvtárában szeretné tárolni.

Az InfoPath előtt

Bár a fejlesztők a Microsoft Office Word vagy a Microsoft Office Excel használatával készítettek jegyzeteket az ügyfelek és partnerek visszajelzéseiből, az adatok elemzése és terjesztése során sok lett a feleslegesen bevitt adat. A csapattagok szabad kézzel írtak jegyzeteket, és a kapcsolódó információk rendszerint szétszóródtak a dokumentumokban és a dokumentumok között. Ha a csapattagok technikai leírásokban szerették volna összefoglalni a begyűjtött információt, rengeteg időt töltöttek a nem szabványos dokumentumok átfésülésével, hogy megtalálják, amit kerestek.

Az InfoPath után

Az InfoPath és az InfoPath Forms Services alkalmazásokat hasznosító, szabványos adatgyűjtési folyamatra való váltás után a Proseware Rt. fejlesztői időt és pénzt takaríthatnak meg, amit az adatok belső gyűjtése, elemzése és terjesztése emésztett fel.

A már meglévő és a jövőbeli ügyfelekkel folytatott megbeszéléseken a fejlesztők most már az InfoPath űrlapjával gyűjtenek adatokat az ügyfél igényeiről és ötleteiről. A csoport egy SharePoint-webhely könyvtárában tárolja és onnan osztja meg az űrlapokat. Ebből a könyvtárból a csapattagok új ügyfelek adatűrlapjait tölthetik ki, áttekinthetik a már meglévő űrlapok adatait, adatokat exportálhatnak a kitöltött űrlapokból a Microsoft Office 2003-ba vagy a Microsoft Office Excel 2007-be, vagy több űrlap adatait egyesíthetik egyetlen űrlapon.

A következő előnyökkel jár a váltás az InfoPath-alapú rendszerre:

  • Egységes információk    Az űrlapsablon tervezése biztosítja, hogy az információk rendszerezése és formázása egységes legyen. Az űrlapon listákban megjelenő adatok szabványos SharePoint listákból és .xml-fájlokból származnak. Például az Üzlet típusa lista elemei közvetlenül egy előre megadott, a Proseware Rt. egészében egységesen használt XML-sémából származnak, amely szabványosítja az üzleti adatok kölcsönös megosztását különböző rendszerek között.

  • Integráció a már meglévő rendszerekkel    A beküldött űrlapok automatikusan egy SharePoint-webhely könyvtárában tárolódnak. Az egyes űrlapokból származó adatok az űrlapon kívül jelennek meg, a könyvtár oszlopaiban. Ez megkönnyíti a csapattagok számára az űrlapok adatainak keresését és rendezését a könyvtárban anélkül, hogy minden űrlapot egyesével meg kellene nyitniuk.

  • Több nézet    Az ügyféladat-űrlap különböző igényeket kielégítő nézeteket is tartalmaz, mint például különböző nézeteket az ügyfélinformációk begyűjtéséhez, a csapat eredményeihez, a kutatási módszertanhoz és a további erőforrásokhoz. Az űrlapban ezen felül található egy dedikált nyomtatási nézet is, amely összesíti a többi nézet adatait egyetlen kényelmes, nyomtatóbarát formátumban.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×