Elemek rendszerezése a listában

Az, hogy a lista elemeit hogyan rendezi el a csoport igényeitől függ, valamint attól, hogy az információk keresésére és tárolására milyen megoldásokat szeretne alkalmazni.

Tartalom

A listák rendszerezésének a módjai

Oszlop hozzáadása a listához

Nézet létrehozása

Másik nézet kiválasztása

Mappa hozzáadása a listához

A listák rendszerezésének a módjai

Az alábbiakban a listák rendszerezéséhez ismertetünk néhány eljárást:

  • Oszlopok hozzáadása:    Annak elősegítésére, hogy a legfontosabb információkat nagy pontossággal megtalálja, adjon oszlopokat a tárhoz. Akár több oszlopot is hozzáadhat, ha a listaelemekről további információkat is be szeretne gyűjteni, mint például a részleg vagy a dolgozó nevét.

    Ha a listában több elem is szerepel, az oszlopok indexelése megnövelheti a rendszer teljesítményét, amikor számos elemet megjelenít vagy a nézetek között átvált. Ez a szolgáltatás nem módosítja az elemek elrendezésének a módját, csupán lehetővé teszi hogy a vállalat nagy mennyiségű adatát egy listán belül egyszerűbben tárolhassa. Mindazonáltal az indexelés használatakor az adatbázis a tárolása során nagyobb helyet igényel. További tájékoztatásért érdeklődjön a rendszergazdájánál.

  • Nézet létrehozása:    Használjon nézeteket, ha a csoport tagjai gyakran tekintenek meg hasonló módon adatokat. A nézetek oszlopokat használnak a rendezésre, csoportosításra, szűrésre és az adatok megjelenítésére. Beállíthatja azt is, hogy egyszerre hány elem legyen a nézetben megjeleníthető. A felhasználók például a beállításuktól vagy a kapcsolat sebességétől függően 25 vagy 100 elemű csoportokban tekinthetik meg az elemeket.

    A nézetek nagyszámú elemet tartalmazó listák esetén is rugalmasságot biztosítanak, de egyszerre csak az elemek egy bizonyos csoportját tudják megjeleníteni, például az adott évben elküldött hibákat vagy a naptárban szereplő aktuális eseményeket. Létrehozhat személyes nézeteket is, amelyek másnál nem jelennek meg, illetve ha a megfelelő jogosultsággal rendelkezik, létrehozhat mindenki által használható nyilvános nézeteket is.

  • Mappák létrehozása:    Ha a lista tulajdonosa engedélyezte, akkor a legtöbb listatípushoz hozzáadhat mappákat is. Ez különösen akkor hasznos, ha a lista elemeit egy adott módon, például projekt vagy csoport szerint kell tagolni. A mappák segítségével a listaelemeket egyszerű kezelni és áttekinteni. A Windows SharePoint Services 3.0 lehetővé teszi a fastruktúra használatát is, melyben könnyen, a merevlemez esetében megszokott módon lehet tallózni. Lehet például minden részlegnek saját mappája.

    Konzisztens listák a webhelyeken:     Ha csoportja többféle típusú listával dolgozik, akkor tartalomtípus, webhelyoszlopok és sablonok használatával biztosíthatja a konzisztenciát. Ezek lehetővé teszik a beállítások és listaszerkezetek hatékony újrafelhasználását. Például létrehozhat olyan tartalomtípust egy ügyfélszolgálati problémához, amely bizonyos oszlopokat (például ügyfélszerződés) és üzleti folyamatokat definiál. Részlegnevekhez is létrehozhat olyan webhelyoszlopot, amely lenyíló listában tartalmazza a részlegek neveit. Az oszlopot több listában is felhasználhatja, így biztosítva, hogy a nevek minden listában ugyanúgy jelenjenek meg.

    A Lásd még szakaszban lévő hivatkozásokra kattintva bővebben is olvashat a tartalomtípusokról, a webhelyoszlopokról és a listasablonokról.

Bár a lista szolgáltatást több módon is igénybe veheti, a használat tényleges módja a lista méretétől és elemszámától, valamint a vállalat igényeitől függ.

Nagyszámú elem tárolása egy listában

Lehetséges, hogy egy nagy listát szeretne használni a különböző igények kielégítésére. A vállalata például nagyszámú technikai problémát követhet nyomon, melyeket több terv és projekt esetén is alkalmazni szeretne.

Használjon egy listát, ha:

  • A csoport tagjainak a listaelemről összegző információra is szüksége van vagy ha ugyanarról az elemcsoportról különböző nézeteket igényelnek. A vezető például megtekintheti a vállalaton belül a technikai problémákkal kapcsolatos előrehaladást vagy azokat a fájlokat, amelyeket egyazon időpontban hoztak létre.

  • A webhely egyazon helyén az eseményeket többen keresik vagy tallózzák.

  • Ha ugyanazokat a beállításokat szeretné alkalmazni a listaelemeken, például verziószámozáskövetést vagy jóváhagyási igénylést.

  • A listával dolgozó csoportok hasonló jellemzőkkel rendelkeznek, például azonos jogosultságaik vannak. Adott listaelemekre egyedi jogosultságok is alkalmazhatók, de ha a szintek jelentősen eltérnek, akkor célszerűbb több lista létrehozása.

  • A listával kapcsolatos információkat elemezni szeretné vagy összesítő frissítéseket szeretne alkalmazni rajta. A fájlok módosulásakor üzeneteket kaphat, illetve az RSS-technológia segítségével a tárban bekövetkezett minden változást nyomon követhet. Az RSS-technológia lehetővé teszi a munkacsoport tagjai számára, hogy a módosított információk összevont listáját is megtekinthessék.

Több lista létrehozása

Használjon többszörös listákat, ha a kezelt adatok vagy a velük dolgozó csoportok között jelentős különbségek vannak.

Használjon több listát, ha:

  • Ha nincs az összes elemre vonatkozó összegzésre szüksége.

  • Az információval dolgozó csoportok erősen különböznek vagy eltérő jogosultságokkal rendelkeznek.

  • Különböző beállításokat kell alkalmazzon az elemek többféle csoportján, mint amilyen például a változatkövetés.

  • Az elemeket nem kívánja együtt elemezni, illetve azokon nem szeretne összevont frissítéseket alkalmazni.

Vissza a lap tetejére

Oszlop hozzáadása a listához

A lista információi olyan oszlopokban tárolódnak, mint például a Cím, az Utónév vagy a Cég. Ha további listaelem-információkat is tárolnia kell, a rendezés, csoportosítás és többféle nézet létrehozása céljából további oszlopokat is hozzáadhat a listához. Rendezheti például a listát az elvégzési dátum szerint vagy csoportosíthatja az elemeket a részleg neve alapján.

A létrehozott oszlophoz számos típust választhat, ideértve az egysoros szöveget, a legördülő menüt, az egyéb oszlopokból számított számokat vagy akár egy személy webhelyen megtalálható képét és nevét.

Megjegyzés: A következő eljárást azon a listát tartalmazó lapon kezdje, amelyhez az oszlopot hozzá kívánja adni. Ha a listát még nem nyitotta meg, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon. Ha nem jelenik meg a lista neve, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése elemre, majd a lista nevére.

  1. Kattintson a Beállítások menü Settings menu Oszlop létrehozása elemére.

  2. Írja be a kívánt nevet a Név és típus szakaszban lévő Oszlopnév mezőbe.

  3. Válassza ki az oszlopban megjelenítendő információ típusát Az oszlopban szereplő információ típusa listából.

  4. Írja be az oszlop szerepét és a megjelenítendő információt ismertető leírást a További oszlopbeállítások szakaszban található Leírás mezőbe. A leírás megadása nem kötelező.

  5. A További oszlopbeállítások szakasz a választott oszloptípustól függően egyéb lehetőségeket is tartalmazhat. Adja meg a kívánt beállításokat.

  6. Ha azt szeretné, hogy az oszlop automatikusan megjelenjen a felhasználók számára a lista vagy tár megnyitásakor, akkor kattintson a Hozzáadás az alapértelmezett nézethez gombra az oszlop alapértelmezett nézetekhez való hozzáadásához.

  7. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Nézet létrehozása

Lehetősége van a legfontosabb, illetve az igényeinek legjobban megfelelő listaelemek megtekintésére is. Létrehozhat például olyan nézetet, amelyik a legújabb elemeket, egy adott részleg által alkalmazottakat vagy az egy adott személy által létrehozottakat jeleníti meg.

A feladatlista különböző nézetei

Ha megtekint egy listát, lehetősége van az elemek rendezésére vagy szűrők alkalmazására azáltal, hogy az oszlopban rámutat a névre és rákattint a mellette megjelenő nyílra. Ez hasznos segítség, ha a listaelemeket egy adott módon szeretné megtekinteni, de ilyenkor minden újabb esetben meg kell ismételnie ezeket a lépéseket.

Elemek rendezése a tárban vagy a listában

Ha az elemeket egy adott módon többször is meg szeretné tekinteni, érdemes nézetet létrehoznia. Ennek segítségével a listában dolgozva az elemeket mindig ugyanúgy meg tudja jeleníteni. Ha nézetet hoz létre, akkor az hozzáadódik a lista Nézet menüjéhez Nézet menü is.

A listák személyes és nyilvános nézeteket is tartalmazhatnak. Az elemek megtekintésére vagy szűrésére bárki létrehozhat személyes nézeteket. Ha webhely-szerkesztési jogosultsággal rendelkezik,akkor lehetősége van a listát használó minden személy számára elérhető nyilvános nézetek létrehozására is. Ezenkívül bármelyik ilyen nyilvános nézetet alapértelmezetté is teheti, így a lista megtekintésekor automatikusan ez fog megjelenni.

A webhely tervezése során emellett a különböző nézeteket vagy tervezői oldalakat különböző nézeteket használó kijelző is összekötheti. Egy csoport például igényelheti, hogy a tagjai által létrehozott dokumentumokat megjeleníthesse.

Ha a csoport tagjai a listákat mobil eszközökön is meg szeretnék tekinteni, létrehozhat limitált mobil nézeteket is, például csökkentett számú elem megjelenítésével, ami a kisebb sávszélesség és a mobil eszköz korlátozottabb lehetőségei miatt lehet hasznos. A nézetek létrehozásával kapcsolatban további információt a Lásd még szakasz hivatkozásait követve kaphat.

  1. Ha a lista még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

    Ha a kívánt lista neve nem jelenik meg, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra, majd kattintson a lista nevére.

  2. Kattintson a Beállítások menü Settings menu Nézet létrehozása parancsára.

  3. A Nézet formátumának kiválasztása alatt válassza ki a kívánt nézettípust. Számos alkalommal választhatja a Szokásos nézet lehetőséget, de a helyzettől függően mást is bejelölhet, például létrehozhat naptárat vagy Gantt-diagramot.

  4. Adja meg a Nézet neve mezőben a nézet nevét (például Utónév szerint rendezett).

  5. Ha ezt kívánja alapértelmezett nézetté tenni, jelölje be a Kijelölés alapértelmezett nézetként jelölőnégyzetet.Ezt a nézetet csak akkor teheti alapértelmezett nézetté, ha nyilvános nézetről van szó, és rendelkezik engedéllyel a lista tervének módosítására.

  6. A Célközönség szakasz Nézet célközönsége részében adja meg, hogy saját használatú személyes nézetet vagy mások számára is látható nyilvános nézetet kíván-e létrehozni.

  7. Az Oszlopok szakaszban a megfelelő jelölőnégyzetekre kattintva megjelenítheti vagy elrejtheti az oszlopokat. A nézet oszlopsorrendjének beállításához írja be a kívánt sorszámokat az oszlopnév mellé.

  8. A Rendezés szakaszban válassza ki, hogy a listát mi alapján és milyen módon szeretné listázni. A rendezéshez két oszlopot használhat, például az elsőbe kerülhet az utónév, a másodikba pedig a vezetéknév.

  9. A Szűrő válassza ki, hogy melyik szűrőt szeretné használni és hogy hogyan. A szűrő segítségével a listák egy kisebb csoportját tudja megjeleníteni, például az egy adott részleg által létrehozott, vagy a meghatározott állapotú elemeket.

  10. A Csoportosítás szakaszban az azonos értékekkel rendelkező csoportelemeket különítheti el (például az azonos személy által létrehozott dokumentumokhoz hozhat létre kibontható listát).

  11. Az Összesítés szakaszban megszámolhatja az oszlopelemeket, például a problémák teljes számát. Bizonyos esetekben egyéb adatokat is összesíthet vagy kiszámíthat (például átlagértékeket).

  12. Válassza ki a Stílus szakaszban a nézet kívánt stílusát (például árnyékolt lista árnyékolt oszlopokkal).

  13. A mappákat meg nem jelenítő nézetet akkor is létrehozhat, ha a lista mappákat tartalmaz - ezt időnként időrendi nézetnek is nevezik. Ha az azonos szinten található listaelemeket egyszerre szeretné megjeleníteni, kattintson Az összes elem megjelenítése mappák nélkül elemére parancsra.

  14. Korlátozhatja, hogy egy listában vagy egy oldalon hány elem jelenhessen meg. Ez különösen a mobil eszközök számára készült nézeteknél hasznos. A Maximális elemszám szakaszban válassza ki a kívánt lehetőséget.

  15. Ha a listát mobil eszközökön is meg szeretné tekinteni, válassza ki a kívánt lehetőséget a Mobil szakaszban.

  16. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Másik nézet kiválasztása

Egyes listák több nézetet tartalmaznak, illetve létre lehet hozni további nézeteket is. Ha több nézet is rendelkezésre áll, ezek közül a Nézet menüben tud választani.

  1. Ha a lista még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

    Ha a kívánt lista neve nem jelenik meg, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra, majd kattintson a lista nevére.

  2. A Nézet menüben Nézet menü kattintson a kívánt nézetre.

    Tipp: Egy létező nézet módosításához kattintson a Nézet menüre, majd a Nézet módosítása parancsra.

Vissza a lap tetejére

Mappa hozzáadása a listához

Ha többféle listaelem-típust is használ, ezek rendezésére mappákat hozhat létre.

  1. Ha a lista még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

    Ha a kívánt lista neve nem jelenik meg, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra, majd kattintson a lista nevére.

  2. Az Új menüben Új menü kattintson az Új mappa lehetőségre.

    Ha a lista létrehozója nem engedélyezte mappák létrehozását a listán belül, akkor az Új mappa parancs nem elérhető.

  3. Adjon nevet a mappának, majd kattintson az OK gombra.

Tipp: Ha több, mappákat is tartalmazó listával rendelkezik és a listákat használó személyek hasonló módon szeretnének böngészni a listában, mint ahogy azt a merevlemezeken teszik, engedélyezze a listában a fastruktúra használatát. Ennek segítségével a mappák lenyithatók vagy felcsukhatók, így könnyű közöttük tallózni.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×