Elemek manuális archiválása

Outlook-postaládájának mérete már hatalmasra nőhetett, és mérget vehet arra, hogy a közeljövőben nem apadnak el az e-mailek. A postaláda megtelésének elkerülése érdekében a megtartani kívánt régi elemeket áthelyezheti egy archívumba, egy külön Outlook-adatfájlba (.pst), amelyet igény szerint külön nyithat meg az Outlookból.

Megjegyzés :  Az Archiválás parancs és funkció az Outlook-profil egyik fiókjában sem jelenik meg, ha felvesz egy Exchange Server-fiókot, és szervezete Microsoft Exchange Server Online Archiválás szolgáltatást használ. A hálózati rendszergazda is letilthatja ezt a funkciót.

Az Outlook alapértelmezés szerint rendszeresen archiválja az elemeket az Archiválás szolgáltatással. További tudnivalókat A régebbi elemek automatikus archiválása című témakörben talál.

Az elemek archiválását igény szerint manuálisan is elvégezheti. Ilyen módon kézben tarthatja, hogy mely elemek legyenek archiválva, hol akarja őket tárolni, és hogy milyen régiek legyenek az elemek, mielőtt az archívumba kerülnének.

  1. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Az Outlook 2013:-ban: Kattintson a Fájl > Információ > Karbantartási eszközök > Archiválás parancsra.


      Archiválás

    • Az Outlook 2016-ban: Kattintson a Fájl > Információ > Eszközök > Régi elemek tisztítása parancsra.

      Régi elemek kitakarítása

    Tipp : A manuális és az automatikus archiválás esetleg nem használható, ha a levelezési profil Exchange Serverhez kapcsolódik. Előfordulhat az is, hogy a szervezetnél olyan adatmegőrzési szabályok érvényesek, amelyek felülbírálják az automatikus archiválást. További kérdésekkel forduljon a rendszergazdához.

  2. Jelölje be az Archiválandó mappa belső mappáival együtt választógombot, majd válassza ki azt a mappát, melyet archiválni szeretne.

  3. Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adja meg a kívánt dátumot.

    Archiválás párbeszédpanel

  4. Akár több .pst fájlt is létrehozhat, ha egyes mappákba eltérő beállítások használatával szeretne archiválni. Például előfordulhat, hogy az Elküldött elemek mappa tartalmát tovább szeretné megőrizni, mint a Beérkezett üzenetek mappa elemeit.

  5. Ha azokat a különálló elemeket is archiválni szeretné, amelyekre az automatikus archiválás nem terjed ki, jelölje be A „Ne legyen archiválva”-ként jelölteket is jelölőnégyzetet. Ez a beállítás nem írja felül a korábbi beállítást, csak az adott archiválás során nem veszi figyelembe a Ne legyen archiválva beállítást.

  6. Kattintson az OK gombra.

Az archiválás kikapcsolása

Ha kizárólag igény szerint szeretne archiválni, ki kell kapcsolnia az automatikus Archiválás funkciót.

  1. Válassza a Fájl>Beállítások>Speciális kategóriát.

  2. Az Archiválás csoportban kattintson az Archiválási beállítások gombra.

  3. Törölje a jelet az Archiválás n naponta jelölőnégyzetből.

Alapértelmezés szerint a régebbi Outlook-elemeket a program időközönként automatikusan archiválja. Az Archiválás szolgáltatásról többet az Elemek biztonsági mentése és törlése az Archiválás szolgáltatással című témakörben talál.

Az Archiválás szolgáltatás mellett vagy helyett manuálisan is archiválhatja az elemeket, illetve biztonsági másolatot is készíthet róluk. A manuális archiválás rugalmasságot biztosít, segítségével pedig pontosan megadhatja, hogy a program mely mappákat archiválja és mely Outlook-adatfájlt (.pst) használja.

Az Outlook-elemek manuális archiválásához tegye a következőket:

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Karbantartási eszközök menügombra.

  3. Kattintson az Archiválás parancsra.

  4. Jelölje be az Archiválandó mappa belső mappáival együtt választógombot, majd keresse meg azt a mappát, melyet archiválni szeretne. A program a mappa minden almappáját is archiválni fogja.

  5. Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adja meg a kívánt dátumot.

    Archiválás párbeszédpanel

  6. Ha nem az alapértelmezett fájlt és elérési helyet szeretné használni, új fájl vagy hely megadásához az Archív fájl csoportban kattintson a Tallózás gombra. Keresse meg a kívánt fájlt, vagy adja meg a fájl nevét, végül kattintson az OK gombra. A célfájl elérési helye megjelenik az Archív fájl mezőben.

  7. Ha azokat a fájlokat is archiválni szeretné, melyekre az automatikus archiválás nem terjed ki, jelölje be A „Ne legyen archiválva”-ként jelölteket is jelölőnégyzetet. Ez a beállítás nem írja felül a korábbi beállítást, csak az adott archiválás során nem veszi figyelembe a Ne legyen archiválva jelölőnégyzetet.

Az archiválás kikapcsolása

Ha kizárólag manuálisan szeretné archiválni a fájlokat, ki kell kapcsolnia az Archiválás funkciót. Hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Beállítások gombra.

  3. A Speciális lap Archiválás csoportjában kattintson az Archiválási beállítások gombra.

  4. Törölje a jelet az Archiválás n naponta jelölőnégyzetből.

Az Archiválás szolgáltatás, amely alapesetben be van kapcsolva, előre meghatározott időközönként, automatikusan archívumba helyezi az elemeket. Emellett lehetősége van manuálisan is biztonsági másolatot készíteni az elemekről és archiválhatja azokat a megadott helyre.

Megjegyzés : A Microsoft Office Outlook 2007 archiválási beállításai testreszabhatók. Az elemek manuális biztonsági mentése vagy archiválása helyett az Archiválás szolgáltatás is megfelelhet igényeinek. További tájékoztatást az Elemek biztonsági mentése és törlése az Archiválás szolgáltatással című témakör tartalmaz.

  1. Kattintson a Fájl menü Archiválás parancsára.

  2. Jelölje be az Archiválandó mappa belső mappáival együtt választógombot, majd Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adjon meg egy dátumot.

    Archivált mappák a mappalistában

  3. Ha nem kívánja az alapértelmezett fájlt vagy helyet használni, kattintson az Archív fájl mező alatt található Tallózás gombra egy új fájl vagy hely megadásához.

  4. Ha felül szeretné bírálni azon korábbi beállítást, amely szerint bizonyos elemekre nem terjed ki az automatikus archiválás, jelölje be A "Ne legyen archiválva"-ként jelölteket is jelölőnégyzetet. Amennyiben manuálisan szeretné archiválni ezeket az elemeket a folyamat során, az elemekre ismét a Ne legyen archiválva beállítás lesz érvényes, ha nem bírálja felül azt a jövőben.

  5. Kattintson az OK gombra.

Megjegyzés : Az Outlook automatikusan létrehoz egy új archív fájlt a megadott mappa és hely elemeihez.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×