Elektronikus körlevél készítése

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Az elektronikus körlevél szolgáltatást akkor érdemes használni, ha nagyszámú üzenetet szeretne küldeni, amelyek majdnem megegyeznek egymással, de mindegyik tartalmaz némi egyéni információt is. Az elektronikus körlevél szolgáltatással például egyedileg testreszabott e-maileket lehet létrehozni, amelyek személyes megjegyzéseket vagy különböző vásárlócsoportoknak szánt eltérő tartalmat foglalnak magukba. Az elektronikus körlevél szolgáltatás segítségével azt is megteheti, hogy egy olyan termékismertetőt küld ki a legjobb száz vásárlónak, amelyben a szöveg nagy része vagy egésze azonos, de az e-mail cím vásárlónként eltérő.

Megjegyzés : Az elektronikus körlevél szolgáltatás használatához az Microsoft Office Outlook 2007 vagy a Microsoft Outlook Express (5.0-s vagy újabb verziója) szükséges.

Az elektronikus körlevél elkészítéséhez használja az Elektronikus körlevél munkaablakot. Új vagy már létező kiadványban az Elektronikus körlevél munkaablak megnyitásához mutasson az Eszközök menü Körlevélkészítés és katalógusegyesítés pontjára, majd kattintson az Elektronikus körlevél parancsra.

A témakör tartalma

Hozzon létre vagy a címzettek listájának csatlakoztatása

A kiadvány előkészítése

Az egyesített kiadvány létrehozása

Egyesítés visszavonása

Új címzettlista létrehozása vagy csatlakozás egy címzettlistához

Elektronikus körlevél egyesítéséhez meg kell nyitni egy új vagy egy már létező kiadványt, majd csatlakozni kell az adatforráshoz, amely a kiadványba belefoglalni kívánt egyedi adatokat tartalmazza. Az adatfájl tartalmazhat névlistát, e-mail címeket, termékadatokat és képeket. Számos adatfájl-formátum használható, például:

  • Microsoft Office Outlook-névjegyalbum

  • Microsoft Office Excel-munkalap

  • Microsoft Office Word-táblázat

  • Microsoft Office Access-adatbázistábla

  • Olyan szövegfájl, amelyben tabulátor, vessző, pontosvessző vagy más elválasztó határozza meg az oszlopokat, és sorvégi bekezdésjel határozza meg a sorokat

Csatlakozni lehet egy létező listához vagy adatforráshoz, vagy készíthető új címzettlista is. Ha az egyesítés során csak a lista bizonyos bejegyzéseit kívánja felhasználni, megadott feltételek alapján szűrheti a listát. A bejegyzések betűrendbe állítására is lehetőség van.

Megjegyzés : Ha képeket szeretne egyesíteni a kiadvány oldalaival, az adatforrásnak az egyesíteni kívánt képfájlok nevét vagy elérési útját kell tartalmaznia. Maguk a képek ne szerepeljenek az adatforrásban.

Meglévő listából

  1. A Címzettek listájának létrehozása területen kattintson a Meglévő listából lehetőségre, majd a Tovább: Címzettlista létrehozása vagy meglévő lista csatlakoztatása elemre.

    A Publisher alapértelmezés szerint az Adatforrások mappában tárolja az adatforrásokat. Szükség esetén tallózással megkeresheti az adatforrást.

  2. Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen kattintson rá a kívánt adatforrás nevére.

  3. Kattintson a Megnyitás gombra.

    A kiválasztott adatforrástól függően további párbeszédpanelek jelenhetnek meg, amelyek bizonyos adatokat kérhetnek.

    Ha például az adatforrás egy olyan Microsoft Office Excel-munkafüzet, amely több munkalapon tartalmazza az adatokat, ki kell jelölni a kívánt adatokat tartalmazó munkalapot, majd az OK gombra kell kattintani.

    A listán szereplő összes partner megjelenik a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen, ahol Ön szűrheti és rendezheti a körlevél címzettjeit.

Címzettek kiválasztása Outlook névjegyalbumból

  1. A Címzettek listájának létrehozása területen kattintson az Outlook névjegyalbumból lehetőségre, majd a Tovább: Címzettlista létrehozása vagy meglévő lista csatlakoztatása elemre.

  2. Ha választani kell egy levelezési profilt, akkor kattintson a kívánt profilra, majd kattintson az OK gombra.

  3. A Névjegykártyák kijelölése párbeszédpanelen kattintson a kívánt névjegyalbumra, majd az OK gombra.

    A névjegyalbumban szereplő összes partner megjelenik a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen, ahol szűrheti és rendezheti a körlevél címzettjeit.

Új lista létrehozása

Ha nem rendelkezik csatlakoztatható listával, készíthet egy új listát.

  1. A Címzettek listájának létrehozása területen kattintson az Új listából lehetőségre, majd a Tovább: Címzettlista létrehozása vagy meglévő lista csatlakoztatása elemre.

  2. Az Új címlista párbeszédpanelen szükség esetén új mezőket és oszlopfejléceket is hozzáadhat a táblázathoz.

    Hogyan?

    Az Új címlista párbeszédpanelen kattintson az Oszlopok testreszabása gombra, majd válasszon a következő lehetőségek közül:

    • Mező hozzáadásához kattintson a kívánt mező nevére, majd a Hozzáadás gombra.

    • Mező eltávolításához kattintson a kívánt mező nevére, majd a Törlés gombra.

    • Mező átnevezéséhez kattintson a kívánt mező nevére, majd a Mező átnevezése párbeszédpanel Új név mezőjébe írja be az új nevet.

    • Ha egy mezőt felfelé vagy lefelé szeretne mozgatni a listán, kattintson a kívánt mező nevére, majd a Feljebb és a Lejjebb gombbal jelölje ki a mező új helyét.

  3. Írja be a megfelelő mezőkbe az első bejegyzés adatait, köztük az e-mail címet. Nem kell minden mezőt kitöltenie.

  4. Ha befejezte az első bejegyzés adatainak megadását, kattintson az Új bejegyzés gombra.

  5. Ismételje a 3. és 4. lépést addig, amíg az összes bejegyzést nem rögzítette, majd kattintson az OK gombra.

  6. Írja be a címlista nevét a Címlista mentése párbeszédpanel Fájlnév mezőjébe, majd adja meg azt a mappát, amelybe a listát menteni kívánja.

    Alapértelmezés szerint a Microsoft Office Publisher az Adatforrások mappába menti a címlistát. Érdemes itt tárolni a címlistákat, mert a Microsoft Publisher alapértelmezés szerint itt keresi az adatforrásokat.

    Az új listában szereplő összes partner megjelenik a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen, ahol aztán a körlevél címzettjeit szűrheti és rendezheti.

Címzettek kiválasztása

A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen kijelölheti az egyesítendő címzetteket. Jelölje be a jelölőnégyzetet azok mellett a címzettek mellett, akiknek el szeretné küldeni a körlevelet, és törölje a jelet azoktól a címzettektől, akiknek nem.

Jelölje be vagy törölje a jelet a listában az összes Naplóbejegyzéshez

  • Jelölje be a kezdősorban található jelölőnégyzetet, vagy törölje belőle a jelet.

Ha csak a lista bizonyos bejegyzéseit szeretné használni az egyesítés során, akkor egy mező vagy egy feltétel alapján szűrheti a listát. A lista szűrése után a jelölőnégyzetek használatával döntheti el, hogy belefoglalja vagy kihagyja az egyes rekordokat.

Szűrés a lista elemeit

  1. Kattintson a szűrés alapjául szolgáló elem oszlopfejléce mellett látható nyílra.

  2. Kattintson az alábbi lehetőségek valamelyikére:

    • (Üres) – megjeleníti az összes olyan rekordot, amelynél üres a megfelelő mező.

    • (Nem üres) – megjeleníti az összes olyan rekordot, amelynél a megfelelő mező adatot tartalmaz.

    • (Speciális) – megnyitja a Szűrés és rendezés párbeszédpanelt, amelyen több feltétel szerint végezhet szűrést. A Szűrés és rendezés párbeszédpanelt úgy is megnyithatja, hogy a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Címzettek listájának pontosítása csoportjában a Szűrés gombra kattint.

      Tipp : Ha az adatforrás több olyan rekordot tartalmaz, amelynek valamelyik mezőjében ugyanaz az adat szerepel, és egy oszlopban tíz vagy kevesebb egyedi érték van, az adott adat szerint is lehet szűrni. Ha például több olyan cím is van, amelyekben Ausztrália szerepel országként, ki lehet szűrni az Ausztrália értéket tartalmazó rekordokat.

      A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen csak a megadott feltételnek megfelelő rekordok jelennek meg. Ha ismét meg szeretné jeleníteni az összes rekordot, kattintson a (Mind) gombra.

Ha a lista rekordjait betűrendbe szeretné állítani, rendezheti a listában szereplő elemeket.

A listában bejegyzések rendezése

  • Kattintson a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen a rendezéshez használni kívánt elem oszlopfejlécére.

    Ha például a listát vezetéknév szerint, betűrendben szeretné megjeleníteni, kattintson a Vezetéknév oszlopfejlécre.

  • Ha több feltétel alapján szeretne rendezést végezni, kattintson a Rendezés gombra a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Címzettek listájának pontosítása csoportjában. A Szűrés és rendezés párbeszédpanelen válassza ki a szűrési feltételeket.

Kattintson az OK gombra a Körlevél munkaablakhoz való visszatéréshez.

Vissza a lap tetejére

A kiadvány előkészítése

Egy elektronikus körlevélben a minden példányában ismétlődő üzenetnek és a példányonként változó adatokat őrző mezőknek a kombinációja található. A kiadvány elkészítése után írja be az elektronikus körlevél minden példányában megjelenítendő szöveget (például a megszólítást), és az egyedi adatokat (például a címzettek nevét) őrző mezőket.

Ha még nem tette meg, most illesszen be egy szövegdobozt, és írja bele azt a szöveget, amelyet az elektronikus körlevél minden verziójában meg szeretne jeleníteni, és helyezze el az egyedi adatokat őrző mezőket.

Szövegdoboz beillesztése

  1. Az objektumok eszköztárán kattintson a Szövegdoboz Gombkép .

  2. A kiadványban mutasson arra a pontra, ahol a szövegdoboz egyik sarkát meg szeretné jeleníteni, majd húzza az egeret átlósan, amíg el nem érte a kívánt dobozméretet.

A körlevél minden verziójában megjelenő szöveg beillesztése

  • Kattintson bele a szövegdobozba, és írja bele azt a szöveget, amelyet az elektronikus körlevél minden verziójában meg szeretne jeleníteni.

Adatmezők beillesztése a kiadványba.

  1. Az elektronikus körlevél kiadványban kattintson bele abba a szövegdobozba, amelybe be szeretne illeszteni egy adatmező.

  2. Szúrja be a következők valamelyikét:

    Címe mezők

    Az Elektronikus körlevél munkaablakban (A kiadvány előkészítése), A kiadvány előkészítése területen található listáról húzza át a kívánt mezőt az erre a célra készített szövegdobozba.

    Megjegyzés : 

    • Vagy kattintson a További elemek területen található Címmezők elemre, és a Címmező beszúrása párbeszédpanelen kattintson rá az összes beillesztendő címelemre.

    • Ha az adatforrás adatmezőinek a neve nem egyezik meg a Publisher által használt címmezőnevekkel, akkor a Címmező beszúrása párbeszédpanel Mezők egyeztetése gombjára kell kattintani. A Mezők egyeztetése párbeszédpanel legördülő listáiról ki lehet választani a Publisher adatmezőinek megfelelő mezőket az adatforrásban.

    Személyre szabott hivatkozás

    1. Kattintson az Elektronikus körlevél munkaablak (A kiadvány előkészítése) További elemek csoportjában található Testreszabott hivatkozás beszúrása elemre.

    2. A Testreszabott hivatkozás beszúrása párbeszédpanelen írja be a megjelenített szöveget, és annak a weboldalnak a címét, ahová a címzettek eljutnak, amikor rákattintanak a hivatkozásra.

    3. Ha szeretne adatmezőt is felhasználni a megjelenített szövegben, akkor a Szöveg megjelenítése mezőben kattintson a kívánt helyre, majd a jobb oldalon található listán kattintson a beszúrandó adatmezőre.

      Megjegyzés : Ha beszúr egy adatmezőt, akkor az adatmező üres elemeihez beállíthat helyettesítő megjelenített szöveget és webcímet. Jelölje be az Üres bejegyzésekhez az alapértelmezett szöveg használata és az Üres bejegyzésekhez az alapértelmezett hivatkozás használata jelölőnégyzetet, majd írja be a helyettesítő szöveget és webcímet.

    Kép mező

    1. Kattintson az Elektronikus körlevél munkaablak (A kiadvány előkészítése) További elemek csoportjában található Képmező elemre.

    2. Kattintson arra a mezőre a Képmező beszúrása párbeszédpanelen, amely a beilleszteni kívánt képek fájlnevét tartalmazza.

    Megszólítás

    1. Kattintson az Elektronikus körlevél munkaablak (A kiadvány előkészítése) További elemek csoportjában található Megszólítás elemre.

    2. A Megszólítás beszúrása párbeszédpanelen adja meg a megszólítás formátumát. Minden formátum tartalmazza az üdvözlést, a névformátumot és a záró írásjelet.

    3. Jelölje ki azt a szöveget, amelynek olyan esetekben kell megjelennie, amikor a Publisher nem tudja értelmezni a címzett nevét – ha például az adatforrás nem tartalmaz vezetéknevet és utónevet a címzetthez, csak cégnevet.

      Megjegyzés : Ha az adatforrás adatmezőinek a neve nem egyezik meg a Publisher által használt mezőnevekkel, akkor a Megszólítás beszúrása párbeszédpanel Mezők egyeztetése gombjára kell kattintani. A Mezők egyeztetése párbeszédpanel lenyíló listáiról ki lehet választani a Publisher adatmezőinek megfelelő mezőket az adatforrásban.

Az adatmezők formázása

Ha szeretné, szövegformázást alkalmazhat az adatmezőkre, és bármely más hozzáadott szövegre (például a Köszöntjük! üdvözlésre vagy a Tisztelt megszólításra), amely megváltoztatja az egyesített adatok küllemét. Az egyesített adatok formázásához a körlevélként használt kiadványban kell a körlevélmezőket formáznia.

  1. Jelölje ki az elektronikus körlevél kiadványban a formázni kívánt adatot tartalmazó mezőt.

  2. Kattintson a Formázás menü Betűtípus parancsára, majd adja meg a kívánt beállításokat.

Az adatmezőkben szereplő címzettadatok megtekintése

Ha elkészült, megnézheti, milyen lesz a kiadvány külleme, ha az adatmezők helyén a valódi adatok szerepelnek.

  1. A kiadvány megtekintéséhez tegye a következők valamelyikét:

    • Bejegyzések a sorrendben, amely meg fog jelenni az egyesített kiadvány megtekintéséhez kattintson a navigációs gombok előzetes címzett csoportban az Elektronikus körlevél feladat ablaktáblában Előre gomb Vissza gomb .

      Az adatforrás első rekordjában lévő adatok kerülnek az adatmezőkbe. A kiadvány lapjain nem szerkesztheti az adatforrás bejegyzéseit, azonban formázhatja, áthelyezheti és törölheti az adatmezőket.

    • Az adatforrás egy adott bejegyzésének megkereséséhez és megjelenítéséhez kattintson a Címzett keresése elemre, majd írja be a keresési feltételeket a Bejegyzés keresése párbeszédpanelen.

  2. Ha szükséges, módosítsa a címzettek listáját. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Ha ki szeretne hagyni egy adott címet a körlevélből, kattintson a Címzett kihagyása gombra.

    • A címzettek listájának módosításához kattintson a Címzettlista szerkesztése gombra, majd végezze el a módosításokat a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen.

  3. Amikor elkészítette az elektronikus körlevelet, és beszúrta az összes körlevélmezőt, kattintson a Fájl menü Mentés másként parancsára. Írja be a kiadvány nevét a Fájlnév mezőbe, majd kattintson a Mentés gombra.

  4. Kattintson a Tovább: Egyesített kiadványok létrehozása elemre.

Vissza a lap tetejére

Az egyesített kiadvány létrehozása

Az Elektronikus körlevél munkaablak Elektronikus körlevél kimenetének megadása csoportjában a következő lehetőségek közül választhat:

  • Az egyesített kiadvány elküldése e-mail üzenetként.

  • Az egyesített kiadvány megtekintése (egyrészt a kiadvány megjelenésének még az összes verzió elküldése előtt történő ellenőrzése végett, másrészt az esetleges problémák elhárítása érdekében).

Az egyesített kiadvány megtekintése

  1. Kattintson az E-mail megtekintése elemre.

  2. Kattintson a Következő és az Előző gombra az egyes e-mail üzenetek megjelenési módjának a megtekintéséhez.

    Megjegyzés : Ha a Kiadványtesztelő talált olyan hibákat, amelyek az elektronikus körlevél sikerességét ronthatják, értesítés jelenik meg az Elektronikus körlevél munkaablak E-mail megtekintése csoportjában. A lehetséges hibák megtekintéséhez és megoldásához kattintson a Kiadványtesztelő elemre.

Vissza a lap tetejére

Az egyesített kiadvány elküldése

  1. Kattintson az E-mail küldése elemre.

  2. A Egyesítés e-mailbe párbeszédpanelen jelölje ki a címzettet tartalmazó mezőt a Címzett legördülő listáról. Elektronikus körlevelek esetén általában az E-mail cím a megfelelő választás.

  3. A Tárgy mezőbe írja be az üzenet tárgyát. A Beszúrható elemek területen kattintson azokra az adatmezőkre, amelyeket bele szeretne foglalni a tárgysorba.

  4. Kattintson az Beállítások gombra, ha szeretne egyéb beállításokat is megadni, például a másolattal, a titkos másolattal vagy a csatolt fájlokkal kapcsolatban.

  5. Kattintson a Küldés gombra.

    Megjelenik az Egyesített e-mail üzenetek küldése párbeszédpanel, amelyen ellenőrizheti, hogy mely címzetteknek sikerült és mely címzetteknek nem sikerült elküldeni az e-mailt.

Vissza a lap tetejére

Az egyesítés visszavonása

Az egyesített e-mail üzenetek elküldése előtt bármikor megszakíthatja az egyesítést, és így bonthatja a kapcsolatot az elektronikus körlevél kiadvány és az adatforrás között.

  1. Mutasson az Eszközök menü Körlevélkészítés és katalógusegyesítés pontjára, majd kattintson az Egyesítés visszavonása parancsra.

  2. Kattintson az Igen gombra, amikor a program megkérdezi, hogy biztosan megszünteti-e az egyesítést.

Ekkor megszakad a kapcsolat a kiadvány és az adatforrás között.

Megjegyzés : Elektronikus körlevél egyesítésének a visszavonása esetén néhány adatmező szöveggé alakul, míg a címterületek, címmezők és megszólítások működő adatmezők maradnak.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×