Egyszerű jelentés készítése

Az Access alkalmazásban sokféle jelentést készíthet, az egyszerűtől kezdve az összetettig. A munka első lépése a jelentés rekordforrásának átgondolása. Akár egyszerűen fel kell sorolni a rekordokat, akár a területenként összegzett és csoportosított értékesítésekről kell kimutatást készíteni, először azt kell megállapítania, hogy mely mezők tartalmazzák azokat az adatokat, amelyeket látni szeretne a jelentésben, és hogy ezek mely táblákban vagy lekérdezésekben találhatók.

Ha már megvan a rekordforrás, általában a Jelentés varázsló segítségével a legkönnyebb elkészíteni a jelentést. A Jelentés varázsló az Access funkciója, amely egy kérdéssorozaton vezeti végig a felhasználót, majd a kapott válaszok alapján generál egy jelentést.

Kapcsolódó műveletek

Rekordforrás választása

Jelentés készítése a Jelentés eszközzel

Jelentés készítése a Jelentés varázslóval

Címkék készítése a Címke varázslóval

Jelentés készítése az Üres jelentés eszközzel

Ismerkedés a jelentés szakaszaival

Ismerkedés a vezérlőelemekkel

Jelentés finomhangolása az Elrendezés nézetben

Jelentés finomhangolása a Tervező nézetben

Vezérlőelemek hozzáadása a jelentéshez

A munka mentése

A jelentés megtekintése, nyomtatása és küldése e-mailként

A jelentés megtkeintése

A jelentés nyomtatása

A jelentés küldése e-mailként

Rekordforrás választása

A jelentések táblákból és lekérdezésekből nyert információkból állnak, továbbá olyan információkból, amelyeket a jelentés terve tárol (ilyenek például a címkék, a fejlécek és a grafikus fájlok). A jelentés adatait szolgáltató táblákat vagy lekérdezéseket a jelentés rekordforrásának is szokás nevezni. Ha a jelentésben használni kívánt mezők mind ugyanabban a táblában találhatók, akkor azt a táblát kell a jelentés rekordforrásaként használni. Ha több tábla tartalmazza a mezőket, egy vagy több lekérdezést kell rekordforrásként használni. Előfordulhat, hogy már léteznek a szükséges lekérdezések az adatbázisban, de az is lehet, hogy új lekérdezéseket kell létrehoznia a jelentés szükségleteinek kielégítéséhez.

Jelentés készítése a Jelentés eszközzel

A Jelentés eszközzel hozhat létre jelentéseket a leggyorsabban, mert ez azonnal generálja a jelentést anélkül, hogy bármilyen információt kérne. Az így létrehozott jelentésekben az alapként szolgáló tábla vagy lekérdezés minden mezője szerepel. A Jelentés eszközzel általában nem tudja elkészíteni a jelentés végleges, tökéletes megjelenésű változatát, de kiválóan alkalmas arra, hogy gyorsan megvizsgálja vele a jelentés alapjául szolgáló adatokat. Ezután mentheti a jelentést, majd a kívánt rendeltetésnek megfelelően módosíthatja Elrendezés nézetben vagy Tervező nézetben.

  1. A navigációs ablakban kattintson arra a táblára vagy lekérdezésre, amelynek alapján el szeretné készíteni a jelentést.

  2. Kattintson a Létrehozás lap Jelentések csoportjában a Jelentés  4. felirat gombra.

    Az Access ekkor elkészíti a jelentést, és megjeleníti Elrendezés nézetben.

  3. A jelentés megtekintéséről és nyomtatásáról bővebben A jelentés megtekintése, nyomtatása és küldése e-mailként című szakaszban olvashat.

Miután megtekintette a jelentést, mentheti, majd bezárhatja mind a jelentést, mind a rekordforrásként felhasznált táblát vagy lekérdezést. A jelentés következő megnyitásakor az Access a rekordforrás pillanatnyi állapotának megfelelően fogja megjeleníteni az adatokat.

Jelentés készítése a Jelentés varázslóval

A Jelentés varázsló használatával kiválaszthatja, hogy mely mezők szerepeljenek a jelentésben. Megadhatja, hogyan legyenek csoportosítva és rendezve az adatok, és egynél több tábla vagy lekérdezés adatait is felhasználhatja, ha előzetesen megadta a táblák és a lekérdezések közötti kapcsolatokat.

  • A Létrehozás lap Jelentések csoportjában kattintson a Jelentés varázsló parancsra.

  • Kövesse a Jelentés varázsló utasításait. Az utolsó lapon kattintson a Befejezés gombra.

    A jelentés nyomtatási képének megtekintésekor a jelentés úgy jelenik meg a képernyőn, ahogyan a nyomtatásban fog. A nagyítási funkcióval közelebbről is megnézheti a jelentés részleteit. A jelentés megtekintéséről és nyomtatásáról bővebben A jelentés megtekintése, nyomtatása és küldése e-mailként című szakaszban olvashat.

Megjegyzés : Ha több tábla vagy lekérdezés mezőit szeretné megjeleníteni a jelentésben, az első tábla vagy lekérdezés mezőinek kijelölése után ne kattintson a Tovább vagy a Befejezés gombra a Jelentés varázsló első lapján. Ehelyett a lépéseket megismételve válasszon ki egy másik táblát vagy lekérdezést, és kattintson a jelentésben megjeleníteni kívánt további mezőkre. Ezután kattintson a Tovább vagy a Befejezés gombra.

Címkék készítése a Címke varázslóval

A Címke varázslóval egyszerűen lehet sokféle szabványos címkeméretnek megfelelő címkéket létrehozni.

  1. Lépjen a navigációs ablakban arra a táblára vagy lekérdezésre, amely a címkék rekordforrása lesz, majd duplán rákattintva nyissa meg.

  2. Kattintson a Létrehozás lap Jelentések csoportjának Címkék gombjára.

  3. Kövesse a Címke varázsló utasításait. Az utolsó lapon kattintson a Befejezés gombra.

Az Access megjeleníti a címkék nyomtatási képét, hogy ellenőrizhesse, hogyan fognak mutatni kinyomtatva. Az Access állapotsorának csúszkája segítségével felnagyíthatja a kép részleteit. A jelentés megtekintéséről és nyomtatásáról bővebb információkat A jelentés megtekintése, nyomtatása és küldése e-mailként című szakaszban találhat.

Megjegyzés : A Nyomtatási kép az egyetlen nézet, amelyet több oszlop megtekintésére használhat – a többi nézet egyetlen oszlopban mutatja az adatokat.

Jelentés készítése az Üres jelentés eszközzel

Ha nem szeretné használni a Jelentés eszközt vagy a Jelentés varázslót, az Üres jelentés eszközzel nulláról kiindulva készíthet jelentést. Ezzel a módszerrel is nagyon gyorsan lehet jelentést készíteni, különösen akkor, ha csak néhány mezőt szeretne felhasználni. Az alábbi eljárásból megismerheti az Üres jelentés eszköz használatát:

  • Kattintson a Létrehozás lap Jelentések csoportjában az Üres jelentés  Gombkép gombra.

    Ekkor megjelenik egy üres jelentés Elrendezés nézetben, az Access ablakának jobb oldalán pedig a Mezőlista ablaktábla lesz látható.

  • Kattintson a Mezőlista ablaktáblán a pluszjelre azoknak a tábláknak a neve mellett, amelyek tartalmazzák a jelentésben használni kívánt mezőket.

  • Húzza rá egyenként a mezőket a jelentésre, vagy nyomja le a CTRL billentyűt, és jelöljön ki egyszerre több mezőt, majd húzza rá őket a jelentésre.

  • Ha emblémát, címet, oldalszámozást vagy dátumot és időt szeretne hozzáadni a jelentéshez, használja a Tervezés lap Élőfej/élőláb csoportjának eszközeit. Ha Access 2007-et használ, ezek az eszközök a Formátum lap Vezérlők csoportjában találhatók.

Ismerkedés a jelentés szakaszaival

Az Accessben szakaszokra van felosztva a jelentés terve. A jelentés szakaszai a Tervező nézetben tekinthetők meg. Akkor tud jól használható jelentéseket készíteni, ha megérti, hogyan működnek a különféle szakaszok. Attól függ például, hogy miként számítja ki az Access egy számított vezérlőelem értékét, hogy melyik szakaszban helyezi el a vezérlőelemet. Az alábbiakban megismerheti a szakaszok típusait és azok rendeltetését:

  • Jelentésfej:    Ez a szakasz csak egyszer, a jelentés elején jelenik meg. A jelentésfejben olyan információkat célszerű elhelyezni, amelyek általában csak a címoldalon szerepelnek, ilyen lehet például az embléma, a cím és a dátum. Ha a jelentésfejben helyez el egy, a Szum összesítő függvényt használó számított vezérlőelemet, az egész jelentésre vonatkozóan számítja ki az alkalmazás az összeget. A jelentésfejet az oldalfej előtt jeleníti meg az alkalmazás.

  • Oldalfej:    Ez a szakasz minden oldal elején megjelenik. Az oldalfej segítségével lehet például megismételni a jelentés címét minden oldalon.

  • Csoportfej:    Ez a szakasz minden új rekordcsoport előtt megjelenik. A csoportfej segítségével lehet kinyomtatni a csoport nevét. Ha például egy, a terméknév szerint csoportosított jelentést készít, a csoportfejben kinyomtathatja a termék nevét. Ha a csoportfejben helyez el egy, a Szum összesítő függvényt használó számított vezérlőelemet, az adott csoportra vonatkozóan számítja ki a program az összeget.

  • Törzs:    Ez a szakasz a rekordforrás minden sorában megjelenik egyszer. Itt kell elhelyezni a jelentés törzsét alkotó vezérlőelemeket.

  • Csoportláb:    Ez a szakasz minden rekordcsoport végén jelenik meg. A csoportlábbal összegző információkat jeleníthet meg az adott csoportról.

  • Oldalláb:    Ezt a szakaszt minden oldal végén megjeleníti az alkalmazás. Az oldalláb oldalszámok és az adott oldalra vonatkozó adatok nyomtatására használható.

  • Jelentésláb:    Ez a szakasz csak egyszer, a jelentés végén jelenik meg. A jelentéslábban helyezhetők el az összes rekordot összegző, azaz a teljes jelentésre vonatkozó információk, például a főösszegek.

    Megjegyzés : A Tervező nézetben a jelentésláb az oldalláb alatt látható. A jelentés nyomtatásakor és a nyomtatási kép megtekintésekor azonban a jelentésláb az oldalláb fölött, közvetlenül a záró oldal utolsó csoportlába vagy törzssora után látható.

Vissza a lap tetejére

Ismerkedés a vezérlőelemekkel

A vezérlőelemek olyan objektumok, amelyek adatokat jelenítenek meg, műveleteket hajtanak végre, illetve lehetőséget nyújtanak a kezelőfelületet bővítő információk (például címkék és képek) megtekintésére és használatára. Az Accessben háromféle vezérlőelem létezik: kötött, kötetlen és számított:

  • Kötött vezérlőelem:    Azok a vezérlőelemek, amelyeknek egy tábla vagy egy lekérdezés az adatforrásuk, kötött vezérlőelemek. A kötött vezérlőelemekkel az adatbázisban lévő mezők értéke jeleníthető meg. Az értékük lehet szöveg, dátum, szám, Igen/Nem érték, kép és diagram. A kötött vezérlőelem leggyakrabban előforduló típusa a szövegmező. Egy űrlapon szerepelhet például egy olyan szövegmező, amely az Alkalmazottak táblában lévő Vezetéknév mező beolvasásával jeleníti meg az alkalmazott vezetéknevét.

  • Kötetlen vezérlőelem:    Az olyan vezérlőelemek, amelyeknek nincs adatforrása (mező vagy kifejezés), kötetlen vezérlőelemek. A kötetlen vezérlőelemekkel információk, vonalak, téglalapok és képek jeleníthetők meg. Kötetlen vezérlőelem például a jelentés címét megjelenítő címke.

  • Számított vezérlőelem:    Az olyan vezérlőelemek, amelyeknek nem mező, hanem egy kifejezés az adatforrásuk, számított vezérlőelemek. A vezérlőelem értékét egy, a vezérlőelem adatforrását alkotó kifejezés megadásával lehet meghatározni. A kifejezés az operátorok (például = és + ), a vezérlőnevek, a mezőnevek és az értéket visszaadó függvények és állandók kombinációja. A következő kifejezés például úgy számítja ki egy cikk 25 százalékos kedvezményes árát, hogy megszorozza az Egységár mezőben található értéket egy állandó értékkel (0,75).

    = [Egységár] * 0,75

    A kifejezések használhatják a jelentés adatforrásául szolgáló tábla vagy lekérdezés adatait, illetve a jelentés vezérlőelemeinek adatait.

Amikor létrehoz egy jelentést, általában az a leghatékonyabb, ha először a kötött vezérlőelemeket veszi fel és rendezi el, különösen ha azok alkotják a jelentés vezérlőelemeinek többségét. Ezek után befejezheti a tervet a kötetlen és a számított vezérlőelemek felvételével, a Tervezés lapon található Vezérlők csoport használatával.

A vezérlőelemeket úgy kötheti mezőhöz, hogy megadja a vezérlőelem adatforrásaként szolgáló mezőt. Úgy hozhat létre a kijelölt mezőhöz kötött vezérlőelemet, hogy ráhúzza a jelentésre a Mezőlista ablaktábla területén látható mezőt. A Mezőlista ablaktábla a jelentés alapjául szolgáló tábla vagy lekérdezés mezőit tartalmazza. Ha meg szeretné jeleníteni a Mezőlista ablaktáblát, kattintson a Tervezés lap Vezérlők csoportjának Mezők felvétele gombjára.

Másik lehetőségként úgy is köthet egy vezérlőelemet egy mezőhöz, hogy beírja a mező nevét a vezérlőelembe vagy a vezérlőelem tulajdonságlapján a Mezővagykifejezés tulajdonságba. A tulajdonságlap határozza meg a vezérlőelem jellemzőit, így például a nevét, az adatforrását és a formátumát.

A következő két oknál fogva a Mezőlista ablaktábla a vezérlőelemek létrehozásának legjobb módja:

  • A kötött vezérlőelemhez egy címkét is kapcsol az alkalmazás, és alapértelmezés szerint hozzárendel egy feliratot, amely a mező nevét (illetve a jelentés alapjául szolgáló táblában vagy lekérdezésben megadott címet) tartalmazó címke, tehát nem kell külön megadnia a mező címét.

  • A kötött vezérlőelem örökli a jelentés alapjául szolgáló tábla vagy lekérdezés mezőjének számos beállítását (így például a következő tulajdonságokat: Formátum, Tizedeshelyek és Bemenetimaszk). Ebből adódóan biztos lehet abban, hogy a mezőnek ezek a tulajdonságai változatlanok maradnak, ha hozzá kötött vezérlőelemet hoz létre.

Ha már létrehozott egy kötetlen vezérlőelemet, de mezőhöz szeretné kötni, állítsa a vezérlőelem Mezővagykifejezés tulajdonságát a kívánt mező nevére. Ha további információkra van szüksége a Mezővagykifejezés tulajdonságról, keressen a súgóban a „Mezővagykifejezés” kifejezésre.

Vissza a lap tetejére

Jelentés finomhangolása az Elrendezés nézetben

A jelentés létrehozását követően egyszerűen finomhangolhatja a jelentés tervét az Elrendezés nézetben. A jelentésadatokat tájékozódási pontként használva módosíthatja az oszlopok szélességét és sorrendjét, valamint csoportosítási szintekkel és összesítésekkel bővítheti a jelentést. Új mezőket is helyezhet el a jelentéstervben, és beállíthatja a jelentés és a vezérlőelemek tulajdonságait.

Az Elrendezés nézetre váltáshoz kattintson a jobb gombbal a jelentés nevére a navigációs ablakban, és válassza az Elrendezés nézet 4. felirat parancsot.

Az Access ekkor megjeleníti a jelentést Elrendezés nézetben.

A tulajdonságlappal módosíthatja magának a jelentésnek, valamint a jelentés vezérlőelemeinek és szakaszainak a tulajdonságait. A tulajdonságlap megjelenítéséhez nyomja le az F4 billentyűt.

A Mezőlista ablaktábla segítségével további mezőket is felvehet a jelentéstervbe a jelentés alapjául szolgáló táblából vagy lekérdezésből. A Mezőlista ablaktábla megjelenítéséhez tegye az alábbiak egyikét:

  • A Tervezés lap Eszközök csoportjában kattintson a Mezők felvétele 4. felirat gombra. Ha Access 2007-et használ, a Mezők felvétele parancs a Formátum lap Vezérlők csoportjában található.

  • Nyomja le az ALT+F8 billentyűkombinációt.

Ezután adhat hozzá mezőket a jelentéshez úgy, hogy áthúzza őket a Mezőlista ablaktábláról a jelentésre.

Vissza a lap tetejére

Jelentés finomhangolása a Tervező nézetben

A jelentéstervet a Tervező nézet használatával is finomhangolhatja. A tervezőrácsra helyezve új vezérlőelemeket és mezőket adhat hozzá a jelentéshez, a tulajdonságlapon pedig számos tulajdonságot beállíthat a jelentés testre szabásához.

A Tervező nézetre váltáshoz kattintson a jobb gombbal a jelentés nevére a navigációs ablakban, és válassza a Tervező nézet Gombkép parancsot.

Az Access ekkor megjeleníti a jelentést Tervező nézetben.

A tulajdonságlappal módosíthatja magának a jelentésnek, valamint a jelentésen szereplő vezérlőelemeknek és szakaszoknak a tulajdonságait. A tulajdonságlap megjelenítéséhez nyomja le az F4 billentyűt.

A Mezőlista ablaktábla segítségével további mezőket is felvehet a jelentéstervbe a jelentés alapjául szolgáló táblából vagy lekérdezésből. A Mezőlista ablaktábla megjelenítéséhez tegye az alábbiak egyikét:

  • A Formátum lap Vezérlők csoportjában kattintson a Mezők felvétele 4. felirat gombra. Ha Access 2007-et használ, a Mezők felvétele parancs a Formátum lap Vezérlők csoportjában található.

  • Nyomja le az ALT+F8 billentyűkombinációt.

Ezután adhat hozzá mezőket a jelentéshez úgy, hogy áthúzza őket a Mezőlista ablaktábláról a jelentésre.

Vissza a lap tetejére

Mezők hozzáadása a Mezőlista ablaktáblából

  • Egyetlen mező hozzáadásához húzza a mezőt a Mezőlista ablaktáblából a jelentés azon szakaszába, amelyben meg szeretné jeleníteni.

  • Több mező egyszerre való hozzáadásához tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, és kattintson sorban a hozzáadni kívánt mezőkre. Ezután húzza a kijelölt mezőket a jelentésre.

Amikor ráhúzza a mezőket a jelentés egy szakaszára, az Access létrehoz mindegyik mezőhöz egy kötött szövegmező vezérlőelemet, és automatikusan elhelyez egy címke vezérlőelemet mindegyik mező mellett.

Vissza a lap tetejére

Vezérlőelemek hozzáadása a jelentéshez

Egyes vezérlőelemek automatikusan jönnek létre, mint például az a kötött beviteli mező, amelyet akkor hoz létre az alkalmazás, amikor a Mezőlista ablaktábláról mezőt ad a jelentéshez. Számos egyéb vezérlőelemet is létrehozhat a Tervező nézetben a Tervezés lap Vezérlők csoportjában található eszközökkel.

Az eszközök nevének megállapítása

  • Húzza az egérmutató a kívánt eszköz fölé.

    Az Access ekkor megjeleníti az eszköz nevét.

Vezérlőelem létrehozása a Vezérlők csoport eszközeivel

  1. Kattintson a hozzáadni kívánt típusú vezérlőelemnek megfelelő eszközre. Ha például jelölőnégyzetet szeretne létrehozni, kattintson a Jelölőnégyzet 4. felirat eszközre.

  2. Kattintson arra a helyre a tervezőrácson, ahová a vezérlőelem bal felső sarkát szeretné helyezni. Ha alapértelmezett méretű vezérlőelemet szeretne létrehozni, kattintson egyszer. Ha más méretű vezérlőelemet szeretne létrehozni, nyomja le az egérgombot, és húzással rajzolja meg a kívánt méretű vezérlőelemet a jelentéstervben.

  3. Ha nem sikerül elsőre pontosan elhelyezni a vezérlőelemet, a következő módon helyezheti át:

    1. Kattintson a vezérlőelemre a kijelöléséhez.

    2. Vigye az egérmutatót a vezérlőelem széle fölé úgy, hogy a mutató négyágú nyíllá Áthelyezés mutató változzon.

    3. Húzza a vezérlőelemet a kívánt helyre.

Ez az eljárás „kötetlen” vezérlőelemet hoz létre. Ha olyan típusú vezérlőelemről van szó, amely képes adatok megjelenítésére (például szövegmezőről vagy jelölőnégyzetről), be kell írni egy mezőnevet vagy kifejezést a vezérlőelem Mezővagykifejezés tulajdonságába ahhoz, hogy adatokat tudjon megjeleníteni. További információt a jelen témakör Ismerkedés a vezérlőelemekkel című szakaszában találhat.

A tulajdonságlap megjelenítése

A tulajdonságlap Tervező nézetben való megjelenítéséhez tegye az alábbiak egyikét:

  • Kattintson a Tervezés lap Eszközök csoportjának Tulajdonságlap gombjára. Ha Access 2007-et használ, a Tulajdonságlap parancs a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában található.

  • Nyomja le az F4 billentyűt.

Vissza a lap tetejére

A munka mentése

Miután mentette a jelentéstervet, akárhány alkalommal futtathatja a jelentést. A jelentésterv változatlan marad, de a jelentés minden nyomtatáskor vagy megjelenítéskor a legfrissebb adatokat fogja mutatni. Ha a jelentésen módosítania kell, módosíthatja a jelentéstervet, vagy létrehozhat egy új jelentést is a módosítandó jelentés alapján.

A jelentésterv mentése

  • Kattintson a Fájl > Mentés parancsra (vagy nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt). Vagy ha Access 2007-et használ, kattintson a Microsoft Office-gombra, és válassza a Mentés parancsot (vagy nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt).

    Másik lehetőségként kattintson a Mentés Gombkép gombra a Gyorselérési eszköztáron.

  • Ha még nem adott nevet a jelentésnek, akkor írja be a kívánt nevet a Jelentésnév mezőbe. Ezután kattintson az OK gombra.

A jelentésterv mentése új néven

  • Access 2013 vagy későbbi verzió használata esetén kattintson a Fájl > Mentés másként > Objektum mentése másként parancsra.

    Access 2010 használata esetén kattintson a Fájl > Objektum mentése másként parancsra.

    Access 2007 használata esetén kattintson a Microsoft Office-gombra, és válassza a Mentés másként > Objektum mentése másként parancsot.

  • Írja be a kívánt nevet a Mentés másként párbeszédpanel Jelentés mentése az alábbi néven mezőjébe, majd kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

A jelentés megtekintése, nyomtatása és küldése e-mailként

A jelentéstervet a mentés után többször is felhasználhatja. A jelentésterv változatlan marad, de a jelentés minden megjelenítéskor vagy nyomtatáskor a legfrissebb adatokat fogja mutatni. Ha a jelentésen módosítania kell, módosíthatja a jelentéstervet, vagy létrehozhat egy új jelentést is a módosítandó jelentés alapján.

A jelentés megtekintése

A jelentést többféleképpen is megtekintheti. A választandó módszer attól függ, hogy mi a célja a jelentéssel és a benne szereplő adatokkal:

  • Ha nyomtatás előtt átmenetileg módosítani szeretné, hogy milyen adatok szerepeljenek a jelentésen, vagy ha adatokat szeretne másolni a jelentésből a vágólapra, használja a Jelentés nézetet.

  • Ha az adatok megtekintése közben módosítani szeretné a jelentés tervét, használja az Elrendezés nézetet.

  • Ha egyszerűen azt szeretné látni, milyen lesz kinyomtatva a jelentés, használja a Nyomtatási képet.

Megjegyzés : Ha a jelentés többoszlopos formátumú, az oszlopok elrendezését csak a Nyomtatási képben láthatja. Az Elrendezés és a Jelentés nézet egyetlen oszlopként jeleníti meg a jelentést.

A jelentés megtekintése a Jelentés nézetben

A Jelentés nézet az alapértelmezett nézet. Ez jelenik meg, ha duplán kattint egy jelentésre a navigációs ablakban. Ha nincs megnyitva a jelentés, kattintson rá duplán a navigációs ablakban. Ennek hatására megjelenik Jelentés nézetben.

Ha már meg van nyitva a jelentés, kattintson a jobb gombbal a jelentés nevére a navigációs ablakban, majd kattintson a Jelentés nézet parancsra.

Munka az adatokkal a Jelentés nézetben

A Jelentés nézetben kijelölheti a szöveget, és a vágólapra másolhatja. Ha egész sorokat szeretne kijelölni, kattintson a kijelölni kívánt sorok mellett a margóra, és húzza az egérmutatót. Ezután ezeket a sorokat a vágólapra másolhatja az alábbi módok egyikén:

  1. A Kezdőlap lap Vágólap csoportjában kattintson a Másolás 4. felirat parancsra.

  2. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt sorokra, és válassza a Másolás parancsot.

  3. Használja a CTRL+C billentyűkombinációt.

Csak a kívánt sorok megjelenítése szűrők használatával

Közvetlenül, a Jelentés nézet elhagyása nélkül is alkalmazhat szűrőket a jelentésre. Ha például van egy „Ország/régió” oszlop, és csak azokat a sorokat szeretné látni, amelyekben „Kanada” az ország/régió értéke, tegye a következőket:

  1. Keresse meg a jelentésben a „Kanada” szót, és kattintson rá a jobb gombbal.

  2. Kattintson az Egyenlő „Kanada” parancsra.

Az Access ekkor létrehozza és alkalmazza a szűrőt.

Szűrő be- és kikapcsolása

A szűrt és a szűretlen megjelenítés között a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában található Szűrő be/ki gombbal válthat. Ez nem távolítja el a szűrőt – csak be- vagy kikapcsolja.

Szűrő eltávolítása

  1. Kattintson a jobb gombbal arra a mezőre, amelyről el szeretné távolítani a szűrőt.

  2. Kattintson a Szűrő törlése (hely: mezőnév) parancsra. (A mezőnév helyén az aktuális mező neve látható.)

Miután egy szűrőt eltávolított, nem lehet visszakapcsolni a Szűrő ki/be gombbal. Előbb újra létre kell hoznia a szűrőt.

Megjegyzés : Ha egy jelentésre szűrőt alkalmaz, és úgy menti és zárja be a jelentést, a szűrőt is menti a program. A jelentés legközelebbi megnyitása alkalmával azonban az Access nem alkalmazza a szűrőt. Ha újra alkalmazni szeretné a szűrőt, kattintson a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjának Szűrő be-/ki gombjára.

A jelentés előképének megtekintése a Nyomtatási kép segítségével

A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a jelentésre, és válassza a Nyomtatási kép parancsot.

A navigációs gombokkal megtekintheti a jelentés többi oldalát – akár sorban, akár egy adott oldalra ugorva.

Léptetőgombok

1. Kattintásra megjeleníti az első oldalt

2. Kattintásra megjeleníti az előző oldalt

3. Kattintásra megjeleníti a következő oldalt

4. Kattintásra megjeleníti az utolsó oldalt

5. Ha egy adott oldalszámra szeretne ugrani, írja be az oldalszámot ebbe a mezőbe, és nyomja le az ENTER billentyűt.

Nyomtatási nézetben a részletek megtekintéséhez ráközelíthet a képre, illetve a nézet távolításával megtekintheti, hogy mennyire jól helyezkednek el az oldalon az adatok. Miközben a kurzor a jelentés felett van, kattintson egyet. Ha vissza szeretné vonni a nagyítás hatását, kattintson újra. Az Access állapotsorán levő nagyítócsúszkával tovább nagyíthatja és kicsinyítheti a képet.

A Nyomtatási kép bezárásához tegye az alábbiak egyikét:

  • A Nyomtatási kép lapon kattintson a Nyomtatási kép bezárása gombra.

  • Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, és válassza az Elrendezés nézet 4. felirat vagy a Tervező nézet Gombkép parancsot a helyi menüben.

Tipp : A jelentés előképének megtekintését követően exportálhatja az adatokat a Microsoft Word, a Microsoft Excel, illetve számos egyéb Office-alkalmazásba. Kattintson a kívánt formátumnak megfelelő gombra a Külső adatok lap Adatok exportálása csoportjában, majd kövesse az utasításokat.

Vissza a lap tetejére

A jelentés nyomtatása

A jelentéseket bármelyik nézetből nyomtathatja, még akkor is, ha be vannak zárva. Nyomtatás előtt ellenőrizze a nyomtatási beállításokat, például a margók és a tájolás beállítását. Az Access a jelentéssel együtt menti a nyomtatási beállításokat, így csak egyszer kell beállítani őket. Később átállíthatja őket, ha a nyomtatási igényei megváltoznak.

Az oldalbeállítások módosítása

  1. Nyissa meg a jelentést a Nyomtatási kép nézetben. Bármelyik nézetben lehet ugyan módosítani az oldalbeállításokat, de a legjobb a Nyomtatási kép nézet, mert itt azonnal látható a módosítások hatása.

  2. A Nyomtatási kép lap Lapelrendezés és Oldalméret csoportjában kattintson az Álló Gombkép vagy Fekvő 4. felirat gombra az oldaltájolás megadásához, a Méret 4. felirat gombra az oldalméret beállításához, a Margók Gombkép gombra a margók átállításához, és így tovább.

  3. A módosítás végrehajtása után a navigációs gombokkal ellenőrizze több oldalon is, hogy nem keletkeztek-e formázási hibák.

A jelentés nyomtatása

  1. Nyissa meg a jelentést bármelyik nézetben, vagy jelölje ki a jelentést a navigációs ablakban.

  2. Kattintson a Fájl > Nyomtatás > Nyomtatás gombra. Vagy ha Access 2007-et használ, kattintson a Microsoft Office-gombra, és válassza a Nyomtatás > Nyomtatás parancsot.

    Az Access ekkor megjeleníti a Nyomtatás párbeszédpanelt.

  3. Adja meg a szükséges beállításokat, például adja meg a nyomtatót, a nyomtatási tartományt és a másolatok számát.

  4. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

A jelentés küldése e-mailként

A jelentés papírra nyomtatása helyett e-mailben is elküldheti azt az érintetteknek:

  1. A navigációs ablakban kattintással jelölje ki a jelentést. A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson az E-mail gombra. Vagy ha Access 2007-et használ, kattintson a jelentésre a navigációs ablakban a kijelöléséhez, kattintson a Microsoft Office-gombra, és válassza az E-mail parancsot.

  2. Kattintson a kívánt fájlformátumra a Küldés formátuma párbeszédpanel Formátum listájában.

  3. Töltse ki az esetleges további párbeszédpaneleket.

  4. Írja meg az e-mail szövegét a levelezőprogramban, és küldje el az üzenetet.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×