Egyedi dokumentumazonosítók engedélyezése és beállítása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ez a cikk a dokumentumazonosítók használatának előnyeit ismerteti a rekord- és dokumentumkezelésben. Megtudhatja, hogyan engedélyezhető a Dokumentumazonosító szolgáltatás a webhelycsoportokban, és hogy miként állíthatók be a dokumentumazonosítók egyedi fájlelnevezési szabályokra vonatkozó tulajdonságai.

Tartalom

– Áttekintés

Fontos tudnivalók

Aktiválása, engedélyezése és beállítása a dokumentumazonosítók

A webhelycsoportok dokumentumazonosító szolgáltatásának aktiválása

Engedélyezése és beállítása a webhelycsoport dokumentumazonosítók felhasználása

Áttekintés

A dokumentumazonosítók egyszerű módot kínálnak az elemek helytől független nyomon követésére, ezzel segítik a dokumentumkezelést. Ha például áthelyez egy szerződést az egyik webhely valamelyik dokumentumtárából egy másik webhelyen található dokumentumtárba, a szerződés helye a dokumentumazonosító révén egyszerűen meghatározható. A program automatikusan dokumentumazonosítót társít a feltöltött dokumentumokhoz, amely az elemek teljes életciklusát végigkíséri. A dokumentumazonosítók dokumentumkészletekhez is társíthatók.

Elemek nyomon követése dokumentumazonosítóval

A Dokumentumazonosító szolgáltatás első engedélyezésekor a program automatikusan azonosítót társít a webhelycsoportban létrehozott új dokumentumokhoz. A webhelycsoportban már megtalálható dokumentumok dokumentumazonosítóval való ellátásához a rendszer időzítőfeladatot ütemez.

A szolgáltatás engedélyezésekor a dokumentumtartalom-típusok és a dokumentumkészlet tartalomtípusai is automatikusan új oszloppal bővülnek. A Dokumentumkészlet oszlopban az elemekhez rendelt azonosító jelenik meg.

Mielőtt megkezdi a Dokumentumazonosító szolgáltatás használatát a tartalomkezelő rendszerben, engedélyeznie kell a szolgáltatást a dokumentumokat tároló webhelycsoport(ok)on.

Fontos tudnivalók

A rendszer bizonyos körülmények között nem őrzi meg a dokumentumazonosítókat. Ezeket a kivételeket az alábbi táblázat foglalja össze.

Művelet

Eredmény

Dokumentum letöltése, majd feltöltése egy másik webhelyre

A program másolatként kezeli a dokumentumot, és új azonosítót társít hozzá.

Az Áthelyezés parancs használata a Küldés funkcióval

A program másolatként kezeli a dokumentumot, és új azonosítót társít hozzá.

A Másolás parancs használata.

A program új dokumentumazonosítót társít a dokumentumhoz.

Ha egy dokumentumazonosítót szeretne megőrizni a webhelyen, annak egyetlen módja, ha a dokumentumok áthelyezésekor a Webhely beállításainál használja a Webhelytartalom és webhelyszerkezet felügyeleti lapját. Fontos tudni, hogy az ezzel a módszerrel történő másolással a dokumentumazonosító nem őrizhető meg.

További információt a webhelytartalom és webhelyszerkezet olvassa el a webhelytartalom és webhelyszerkezet kezelésecímű témakört.

Vissza a lap tetejére

Dokumentumazonosítók aktiválása, engedélyezése és beállítása

A dokumentum- és rekordkövetést lehetővé tevő dokumentumazonosítók használatba vételéhez a következő két lépést kell végrehajtania:

Webhelycsoportok Dokumentumazonosító szolgáltatásának aktiválása

Megjegyzés :  A Dokumentumazonosító szolgáltatást a webhelycsoport rendszergazdája engedélyezheti.

  1. Nyissa meg a legfelső szintű webhelycsoportot.

  2. Kattintson a Webhelyműveletek menügombra, majd a Webhely beállításai parancsra.

  3. A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Webhelycsoport szolgáltatásai hivatkozásra.

  4. Kattintson a Dokumentumazonosító szolgáltatáshoz tartozó Aktiválás gombra. Az elem mellett megjelenik az Aktív ikon, és a szolgáltatás aktiválódik az érintett webhelycsoporton.

Dokumentumazonosítók használatának engedélyezése és beállítása webhelycsoportokban

Ha engedélyezi a Dokumentumazonosító szolgáltatást egy adott webhelycsoporton, a program automatikusan dokumentumazonosítót társít a webhelycsoport összes dokumentumához. Ne feledje, hogy a webhelycsoportban található dokumentumok számától függően a folyamat időigényes lehet.

Megjegyzés :  A Dokumentumazonosító szolgáltatást a webhelycsoport rendszergazdája engedélyezheti és állíthatja be.

  1. Nyissa meg a legfelső szintű webhelycsoportot.

  2. Kattintson a Webhelyműveletek menügombra, majd a Webhely beállításai parancsra.

  3. A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Dokumentumazonosító beállításai hivatkozásra.

  4. A Dokumentumazonosító beállításai lap Dokumentumazonosítók hozzárendelése csoportjában ellenőrizze, hogy be van-e jelölve a Dokumentumazonosítók hozzárendelése jelölőnégyzet.

Megjegyzés :  Amikor először engedélyezi egy webhelycsoporthoz a dokumentumazonosítók hozzárendelését, „A Dokumentum-azonosító szolgáltatás konfigurálása egy automatikus folyamat általi befejezésre van ütemezve” üzenet jelenik meg. Ez azt jelenti, hogy a program időzítőfeladat segítségével rendel dokumentumazonosítót a webhelycsoport összes dokumentumához. A folyamat időtartama a webhelycsoportban található dokumentumok számától függ.

  1. Ha azt szeretné, hogy a program az összes dokumentumazonosító elejéhez automatikusan hozzáfűzzön egy egyéni számsort vagy karakterláncot, Az azonosítók a következő karakterekkel kezdődjenek mezőben adja meg a kívánt karaktersorozatot.

  2. Ha a webhelycsoport összes meglévő dokumentumának azonosítójához is automatikusan hozzá szeretné adni ezt az előtagot, jelölje be az Állítsa vissza a webhelycsoport összes dokumentumazonosítóját jelölőnégyzetet.

  3. A Keresési tartomány dokumentumazonosítók kereséséhez szakaszban jelöljön ki egy vagy több webhelyet keresési tartományként a dokumentumok azonosító alapján való kereséséhez.

  4. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés :  Mint fent már említettük, amikor egy adott webhelycsoporthoz engedélyezi a Dokumentumazonosító szolgáltatást, a webhelycsoport szintjén új oszloppal bővülnek a dokumentumtartalom-típusok és a dokumentumkészlet tartalomtípusai. A Dokumentumazonosító oszlopban az adott elemhez rendelt azonosító jelenik meg.

vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×