Egy vagy több rekord törlése egy adatbázisból

Az Access-adatbázis gyorsabb és egyszerűbben használható lesz, ha törli a helytelen és az elavult adatokat. Például az előző naptári vagy pénzügyi negyedév adatait egy másik adatbázis archivált tábláiba helyezheti át, és ezzel csökkentheti az adatbázis méretét, ami gyorsabb működést eredményez. A téves és duplikált adatok eltávolításával a költségeket is csökkentheti.

Ez a témakör azt ismerteti, hogyan törölhet adatokat az Access-adatbázisból, emellett azt is bemutatja, hogyan törölhető adat az egyes mezőkből (ez viszonylag egyszerűen elvégezhető), és hogy hogyan lehet teljes rekordokat törölni, ami viszont sokkal összetettebb művelet is lehet.

Megjegyzés : A cikkben szereplő információk megértéséhez ismerni kell az elsődleges kulcsok és az idegen kulcsok fogalmát. Az elsődleges és az idegen kulcsokról a legszükségesebb információkat Az adatbázisok tervezésének alapjai című témakörben találja.

Tartalom

Adatok törlése

Mező adatainak törlése

Lista adatainak törlése

Adatbázis nem kapcsolódó rekordjainak törlése

Adatbázis kapcsolódó rekordjainak törlése törlő lekérdezéssel

Adatok törlése

Az Accessben többféle típusú és szintű adattörlés végezhető el. Törölhető adat egy rekord meghatározott adatpontjáról, de törölhetőek teljes rekordok vagy teljes táblák is.

Egyes értékeket akkor szükséges törölni, ha egy rekord egy vagy több adatpontjáról el szeretné távolítani az adatokat, de magát a rekordot (az adatsort) meg szeretné tartani a táblában. Az adatértékek törlése egyszerű: csupán ki kell jelölnie egy mező értékét vagy annak egy részét, és le kell nyomnia a DELETE billentyűt.

Ha teljes rekordot töröl, akkor a hozzá tartozó összes mezőből törli az adatokat, beleértve a rekord egyediségét biztosító kulcsértéket is. Ez a folyamat a teljes sort törli a táblából. Az egyes rekordokat manuálisan is törölheti, vagy létrehozhat egy olyan törlő lekérdezést is, amellyel egyszerre nagyszámú rekord is törölhető.

Ha a törlendő rekordok nem kapcsolódnak semmilyen más adathoz az adatbázisban, a törlési folyamat meglehetősen egyszerű. Válassza ki a teljes sort, és nyomja le a DELETE billentyűt, vagy hozzon létre és futtasson egy törlő lekérdezést. Ha azonban a törlendő rekordok más adatokhoz is kapcsolódnak, és ha egy egy-a-többhöz kapcsolat „egy” oldalán találhatók, akkor további műveleteket is el kell végeznie, mert az Access az alapértelmezés szerint nem teszi lehetővé a kapcsolódó adatok törlését. Azt is vegye figyelembe, hogy ha töröl egy rekordot, a törlési műveletet nem tudja többé visszavonni. Ezért adatok törlése előtt mindig célszerű biztonsági mentést készíteni az adatbázisról.

Táblákat egyszerűbben lehet törölni, mint mezők adatait vagy teljes rekordokat, de vegye figyelembe, hogy az adatbázis vagy az adatbázis egy részének működésképtelenségét okozhatja, ha a táblát nem a megfelelő módon törli. Ezenkívül a törölt tábla adatait visszavonhatatlanul elveszíti. Ezért táblák törlése előtt mindig célszerű biztonsági mentést készíteni az adatbázisról.

Végezetül fontos, hogy az adatok törlését gyorsabban és precízebben végezheti el, ha ismeri a relációs adatbázisok felépítését. Ha most ismerkedik az Access vagy általában a relációs adatbázisok alapjaival, olvassa el Az adatbázisok tervezésének alapjai című témakört.

A témakör alábbi szakaszai bemutatják, hogyan törölhető adat egyes mezőkből, hogyan törölhetőek teljes rekordok, és hogyan teljes táblák. Az adott feladat sikeres elvégzéséhez minden szakasz megfelelő háttér-információt is tartalmaz.

Mező adatainak törlése

Az egyes mezőkből akkor törölhet adatokat, ha a tábla vagy a lekérdezés Adatlap nézetben Gombkép van megnyitva, és ha az adatbeviteli űrlap Űrlap Gombkép vagy Elrendezési Gombkép nézetben van megnyitva.

Adat törlése adatlapról

  1. A navigációs ablakban kattintson duplán a használni kívánt táblára vagy lekérdezésre. Ezzel a táblát vagy lekérdezést Adatlap nézetben nyitja meg.

  2. Jelölje ki a törölni kívánt adatokat.

    Kijelölheti az összes adatot vagy azok egy részét, vagy egyszerűen egy adott mezőbe helyezheti a kurzort.

  3. Ha a mező összes adatát kijelölte, nyomja le a DELETE billentyűt.

    – vagy –

    A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Törlés lehetőségre.

    – vagy –

    Ha a kurzort a mezőbe helyezte, nyomja le szükség szerint a DELETE vagy a BACKSPACE billentyűt.

Adat törlése űrlapból

  1. A navigációs ablakban kattintson duplán arra az űrlapra, amelyet használni szeretne. Az űrlapot ezzel Űrlap nézetben nyitja meg.

    – vagy –

    A navigációs ablakban válassza ki a használni kívánt űrlapot, majd a Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet, majd az Elrendezési nézet elemre.

  2. Jelölje ki a törölni kívánt adatokat.

    Kijelölheti az összes adatot vagy azok egy részét, vagy egyszerűen egy adott mezőbe helyezheti a kurzort.

  3. Ha a mező összes adatát kijelölte, nyomja le a DELETE billentyűt.

    – vagy –

    A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Törlés lehetőségre.

    – vagy –

    Ha a kurzort a mezőbe helyezte, nyomja le szükség szerint a DELETE vagy a BACKSPACE billentyűt.

    Megjegyzések: Előfordulhat, hogy az Access hibaüzenetet jelenít meg, és megakadályozza az adatok törlését. A törlés sikertelenségét számos tényező okozhatja:

    • Bizonyos típusú lekérdezésekből felépítésük miatt nem lehetséges adatokat törölni    Nem szerkeszthetők például egy kereszttáblás lekérdezés eredményének adatai, továbbá nem szerkeszthetők és nem törölhetők a számított mezők (ezek az adatbázis használata során képlet által számított értékek, amelyek nem táblában vannak tárolva). Ha az űrlap olyan lekérdezésen alapul, amely nem tud adatot törölni, akkor az űrlapból sem törölhető adat.

    • Nem rendelkezik az adatok törléséhez szükséges engedélyekkel    Forduljon a rendszergazdához vagy az adatbázis tervezőjéhez.

    • A mező nem fogadja el az üres vagy a null értéket    Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel, nyissa meg a táblát Tervező nézetben, és a Kötelező mezőtulajdonság értékét módosítsa Igen értékről Nem értékre.

    • Listából próbál értéket törölni    Az űrlapok adatlapjain egyszerűen azonosíthatja a listákat, mert az Access a lista végére ilyen lefelé mutató nyilat illeszt be: Üres keresési lista . Listák értékeinek törléséről a cikk következő szakaszában talál további információt.

Vissza a lap tetejére

Lista adatainak törlése

A listák két típusából törölhetőek adatok: értéklistából és keresési listából. Az értéklisták olyan előre definiált értékeket tartalmaznak, amelyeket Ön vagy az adatbázis tervezője manuálisan adott meg. Ezzel szemben a keresési listák lekérdezés használatával olvassák be az értékeket egy másik táblából vagy lekérdezésből, és ezeket az értékeket használják a lista feltöltéséhez.

Az értéklista elemei ugyanabban a táblában találhatóak, amelyben a rekord többi értéke is. Ezzel szemben a keresési lista adatai egy vagy több másik táblában találhatóak. Ha egy értéklista adatait szeretné törölni, nyissa meg a táblát, és szerkessze az elemeket.

Keresési lista adatainak eltávolításához további lépésekre van szükség. A lépések eltérőek lehetnek attól függően, hogy a keresési listához használt lekérdezés táblából vagy másik lekérdezésből jut-e adatokhoz. Ha a keresési lista lekérdezése táblára irányul, akkor azonosítsa a táblát és a listában megjelenő adatokat tartalmazó mezőt. Ezt követően nyissa meg a táblát, és szerkessze a mező adatait.

Ha a keresési lista lekérdezése egy másik lekérdezésre irányul, nyissa meg a második lekérdezést, keresse meg azt a táblát és azt a mezőt, amelyből a második lekérdezés lekéri az adatokat, és módosítsa annak a táblának az adatait.

Az alábbi eljárások azt mutatják be, hogyan lehet adatokat törölni mind értéklistából, mind keresési listából.

Adatok eltávolítása értéklistából

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt táblára, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

  2. A tervezőrács felső részében válassza ki azt a táblamezőt, amely az értéklistát tartalmazza.

  3. A rács alsó részében kattintson a Megjelenítés fülre, és keresse meg a Sorforrás tulajdonságot.

    Alapértelmezés szerint az értéklista értékei idézőjelek között láthatóak, a tételeket pedig pontosvessző választja el egymástól: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. A listából távolítsa el a nem kívánt elemeket. Ne feledje törölni a törölt elemekhez tartozó idézőjeleket. A lista elején ne hagyjon pontosvesszőt, ne hagyjon egymás mellett két pontosvesszőt (;;), és ha a lista utolsó elemét törli, a pontosvesszőt is törölje a lista végéről.

    Megjegyzés : Ha olyan elemet töröl egy értéklistából, amelyet a tábla rekordjai már használnak, a törölt elem mindaddig megmarad az azt használó rekordokban, amíg nem módosítja a rekordokat. Tegyük fel például, hogy a vállalat rendelkezik egy raktárral „A” városban, de később eladja a raktárépületet. Ha törli az „A város” elemet a raktárak listájából, a táblában mindaddig továbbra is megmarad az „A város”, ameddig nem módosítja a szóban forgó adatokat.

Adatok törlése keresési listából

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt táblára, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

  2. A tervezőrács felső részében jelölje ki a keresési listát.

  3. A tervezőrács alsó részében kattintson a Megjelenítés fülre, és keresse meg a Sorforrás típusa és a Sorforrás tulajdonságokat.

    Ha minden rendben működik, a Sorforrás típusa mező értéke Tábla/lekérdezés, a Sorforrás tulajdonság értéke pedig egy olyan lekérdezés, amely egy táblára vagy egy másik lekérdezésre irányul.

    Megjegyzés : Keresőmezőkhöz tartozó lekérdezések mindig a SELECT szóval kezdődnek.

    A választó lekérdezések általában (de nem mindig) az alábbi szintaxist használják: SELECT [tábla_vagy_lekérdezés_neve].[mező_neve] FROM [tábla_vagy_lekérdezés_neve].

    Ebben az esetben a lekérdezés két záradékból áll (SELECT és FROM). Az első záradék egy táblára és a tábla egy mezőjére hivatkozik, míg a második záradék csak a táblára. Fontos tudnivalók: A FROM záradék mindig tartalmazza a forrástábla vagy a forráslekérdezés nevét. A SELECT záradék nem mindig tartalmazza a tábla vagy lekérdezés nevét, de legalább egy mező nevét tartalmaznia kell. A FROM záradéknak azonban mindig hivatkoznia kell egy táblára vagy lekérdezésre.

  4. Tegye a következők valamelyikét:

    • Ha a keresőmezőben található lekérdezés egy másik lekérdezésre hivatkozik, a lekérdezés Tervező nézetben való megnyitásához kattintson az Összeállítás gombra (a tulajdonságlap Adat lapján kattintson a Szerkesztő gomb jelre). Jegyezze fel a lekérdezéstervező felső részében megjelenő tábla nevét, majd lépjen az 5. pontra.

    • Ha a keresőmező lekérdezése táblára hivatkozik, jegyezze fel a tábla nevét, majd lépjen az 5. pontra.

  5. A Navigációs ablakban kattintson duplán a forrástáblára; ezzel megnyitja a táblát Adatlap nézetben.

  6. Keresse meg azt a mezőt, amely a keresési listában használt adatokat tartalmazza, és szükség szerint módosítsa az adatokat.

Vissza a lap tetejére

Adatbázis nem kapcsolódó rekordjainak törlése

Ha teljes rekordot töröl, akkor a hozzá tartozó összes mezőből törli az adatokat, beleértve a rekord egyediségét biztosító kulcsértéket is. Ha a rekord nem kapcsolódik más rekordokhoz (azaz ha a kulcsérték nem található meg az adatbázis egyetlen más rekordjában sem), akkor úgy törölheti rekordot, hogy kiválasztja azt, majd lenyomja a DELETE billentyűt. Ha olyan nagy számú nem kapcsolódó rekordot szeretne törölni, amennyit már manuálisan bonyolultabb lenne, a rekordok eltávolításához használhat törlő lekérdezést is. Az alábbi szakaszok részletesen bemutatják, hogy milyen eljárásokkal lehet elvégezni ezt a két műveletet.

Nem kapcsolódó rekord törlése manuálisan

  1. Adatlap nézetben nyissa meg azt a táblát vagy lekérdezést, amelyből adatot szeretne törölni.

  2. Keresse meg a törölni kívánt rekordot (sort), majd kattintson az Összes kijelölése gombra (a rekord bal vagy jobb oldalán található négyzetre). Kijelölhet egyetlen sort is, vagy kattintás utáni húzással egy egybefüggő sorcsoportot is, vagy a CTRL billentyű lenyomásával kattintással választhat ki nem egymást követő sorokat.

    Az Access a teljes sorok bekeretezésével jelzi a kijelölt rekordokat, akár egy-egy sort, akár rekordcsoportokat jelöl ki.

  3. Nyomja le a DELETE billentyűt.

    – vagy –

    A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Törlés lehetőségre.

    – vagy –

    Kattintson jobb gombbal az Összes kijelölése gombra, majd kattintson a Rekord törlése elemre.

    Ha nem lehetséges az Összes kijelölése gombra kattintani, helyezze a kurzort a rekord egyik mezőjébe. A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson a Törlés melletti lefelé mutató nyílra, majd pedig a Rekord törlése elemre.

    Megjegyzés : Előfordulhat, hogy ekkor az Access egy olyan hibaüzenetet jelenít meg, amely szerint nem törölheti a rekordot, mert az kapcsolatban áll más adatokkal. Ilyen esetben kattintson az OK gombra, és olvassa el a jelen cikk Adatbázis kapcsolódó rekordjainak törlése törlő lekérdezéssel című szakaszát.

  4. Ha az Access kéri a törlési művelet megerősítését, kattintson az Igen gombra.

Nem kapcsolódó rekordok törlése törlő lekérdezéssel

Ha adatok törléséhez a törlő lekérdezést használja, akkor ugyanazt az eljárást kell követnie, akár kapcsolódó, akár nem kapcsolódó rekordokat szeretne törölni. Először létre kell hoznia egy választó lekérdezést, majd ellenőriznie kell, hogy az csakis a törölni kívánt adatokat adja vissza, végül pedig a választó lekérdezést törlő lekérdezéssé kell átalakítania. A következő szakasz háttér-információi és az ott ismertetett lépések részletesen ismertetik a nem kapcsolódó adatok törlésének módját.

Adatbázis kapcsolódó rekordjainak törlése törlő lekérdezéssel

Kapcsolódó rekordok törlését az alábbi általános lépésekkel lehet végrehajtani.

  • Tervezze meg a törlést. Ellenőrizze, hogy rendelkezik-e az adatok törléséhez szükséges jogosultságokkal, gondoskodjon róla, hogy minden más felhasználó bezárjon minden olyan objektumot, amely az érintett táblákat használja, és készítsen az adatbázisról biztonsági másolatot.

  • Változtassa meg a törlésben érintett táblák kapcsolatait. Különösen is engedélyeznie kell a Hivatkozási integritás és a Kapcsoltmezők kaszkádolt törlése beállításokat. Ezzel lehetővé teszi, hogy a törlési művelet kaszkádolva dolgozzon fel minden érintett táblát, és így törölni tudja az összes kapcsolódó adatot.

  • Hozzon létre egy választó lekérdezést, majd adjon hozzá feltételeket mindaddig, amíg a lekérdezés a kívánt rekordokat nem adja vissza.

  • A választó lekérdezést alakítsa át törlő lekérdezéssé, és így már használhatja azt adatok törléséhez.

A folyamat részletes ismertetését a Törlő lekérdezés létrehozása és futtatása című témakörben találja.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×