Egyéni munkafolyamatok tervezése a SharePoint Designer használatával

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 használatra kész munkafolyamatokat tartalmaz a leggyakoribb üzleti folyamatok kezelésére, például visszajelzések gyűjtésére egy dokumentumról vagy egy dokumentum köröztetésére.

Előfordulhat azonban olyan folyamat, amely az előre definiált munkafolyamatokkal kielégítő módon nem kezelhető. Szükség lehet például olyan munkafolyamatra, amely a jóváhagyási és a véleményezési folyamaton túl további műveleteket is képes végrehajtani, például egy másik tárba másolja a dokumentumot, amikor az közzétételre készen áll. Mi a teendő ilyenkor?

A Microsoft Office SharePoint Designer 2007 használatával olyan egyéni munkafolyamatokat tervezhet, amelyek kódot nem tartalmazó alkalmazási logikát adnak a SharePoint-webhelyekhez. A Munkafolyamat-tervező segítségével szabályokat tervezhet, amelyek feltételeket és műveleteket társítanak SharePoint-listák és -tárak elemeihez. A listák vagy tárak elemeinek megváltoztatása műveleteket idéz elő a munkafolyamatban.

Megjegyzés : Ez a cikk egy példa SharePoint-webhelyre utal, amelyet egy fiktív cég, a kerékpárok, kerékpár-alkatrészek és kerékpár-kiegészítők gyártásával foglalkozó Kalandorbolt készített.

A Kalandorbolt műszaki dokumentációval foglalkozó csapata egy egyéni munkafolyamatot tervezett. Az Office SharePoint Server 2007 alkalmazásban található jóváhagyási munkafolyamat egy feladatot osztott ki két választható lehetőséggel, jóváhagyással és elutasítással. Belinszki Balázs, a csapat szerkesztője azonban kifogásolta a nagyobb rugalmasság és kezelhetőség hiányát a feladatvégzés során, és az Office SharePoint Designer 2007 alkalmazásban található Munkafolyamat-tervező használatával egy egyéni munkafolyamatot tervezett a következő választási lehetőségekkel:

  • Jóváhagyás és közzététel

  • Jóváhagyás és küldés jogi felülvizsgálatra

  • Visszautasítás és visszaküldés a szerzőhöz

Mindegyik választási lehetőség különböző műveleteket vált ki az egyéni munkafolyamatban.

Szabályalapú munkafolyamatok létrehozása

Az Office SharePoint Designer 2007 alkalmazással szabályokon alapuló munkafolyamatokat hozhat létre. A Munkafolyamat-tervezőben kiválaszthatja a munkafolyamatot kiváltó eseményt, és megadhatja a munkafolyamat által elvégzendő műveleteket és azokat a feltételeket, amelyek mellett az adott műveletek elvégzendők. Adott munkafolyamat szükség szerint bővíthető további lépésekkel – akár több feltétel- és műveletcsoport is kiértékelhető és feldolgozható egy időben.

A munkafolyamatok alapvető építőelemeinek ismeretében gyorsan és könnyen tervezhet egyéni munkafolyamatokat. Az alapvető építőelemek a következők:

  • Események:    Esemény az, ami egy munkafolyamatot elindít vagy kezdeményez. Az egyéni munkafolyamatok mindig egy listához vagy tárhoz kapcsolódnak. Ezt a listát a munkafolyamat tervezésekor választhatja ki. A munkafolyamatot ennek a listának egy eseménye indítja el. Három esemény indíthatja el a munkafolyamatot: 1. egy elem létrejön; 2. egy elem megváltozik; 3. a munkafolyamat egyik résztvevője egy indítógombra kattint egy munkafolyamat-kezdeményező űrlapon.

  • Műveletek:    A munkafolyamaton belül a műveletek a munka legalapvetőbb egységei. Az Office SharePoint Designer 2007 előre elkészített, többször használható műveleteket tartalmaz, amelyeket beépíthet a munkafolyamatba. Egy munkafolyamat például létrehozhat, másolhat, megváltoztathat vagy törölhet listaelemeket (vagy tárban található fájlokat); beadhat vagy kivehet elemeket; e-mail üzenetet küldhet; valamint feladatokat hozhat létre egy felhasználó számára a Feladatok listában.

  • Feltételek:    A munkafolyamatok tervezésekor létrehozhat olyan szabályt, amely feltételt rendel egy művelethez. A munkafolyamat kizárólag a feltétel teljesülése esetén végzi el a műveletet. Az Office SharePoint Designer 2007 számos előre elkészített, többször használható feltételt tartalmaz, amelyeket beépíthet a munkafolyamatba. Megszabhatja például, hogy a munkafolyamat csak akkor hajtsa végre a hozzárendelt műveleteket, ha egy elem létrejön vagy megváltozik egy adott időtartamon belül, vagy ha azt egy meghatározott személy hozza létre vagy változtatja meg.

  • Lépések:    A munkafolyamatok egy vagy több lépésből épülnek fel. Minden lépés több műveletből és hozzárendelt feltételből állhat. A lépések lehetővé teszik a feltételek és a műveletek csoportosítását oly módon, hogy a szabályok (feltételek és műveletek) egy csoportja egy másik csoport előtt legyen értékelve és végrehajtva.

Kezdeményező űrlap vagy egyéni feladat hozzáadásával dinamikusabbá és rugalmasabbá teheti a munkafolyamatokat. Űrlap használatával adatokat gyűjthet a munkafolyamat résztvevőitől a munkafolyamat előre meghatározott időpontjaiban, és lehetővé teheti, hogy a résztvevők kapcsolatba lépjenek a munkafolyamat feladataival. Az űrlapokat varázslók segítségével tervezheti meg, és a tervezési folyamat végén az Office SharePoint Designer 2007 automatikusan elkészíti az űrlapokat.

A műszaki dokumentációval foglalkozó csapat számára készült egyéni munkafolyamat például három különböző jóváhagyási lehetőséget igényel. Ezek különböző munkafolyamat-műveleteket váltanak ki. A munkafolyamat tervezésekor Balázs a következőképpen használja az Egyéni feladat varázslót az egyéni feladatűrlap létrehozásához:

Mező hozzáadása párbeszédpanel a varázslóban

Miután Balázs befejezte a munkafolyamat tervezését, az Office SharePoint Designer 2007 elkészíti az egyéni feladatűrlapot. Ezután a csapattagok a következő űrlapot látják, valahányszor dokumentumokat hagynak jóvá (az űrlap a Balázs által az Egyéni feladat varázslóban megadott beállításokat tartalmazza):

Egyéni feladatűrlap

Az üzleti folyamatok automatizálása

Ha egy webalkalmazást szeretne létrehozni az üzleti folyamatok automatizálására, az Office SharePoint Designer 2007 alkalmazás Munkafolyamat-tervezője új lehetőségeket kínál. A Munkafolyamat-tervezővel kiszolgálón futtatható kódok írása nélkül a webalkalmazásba integrálhatja az üzleti szabályokat és a munkafolyamat-logikát.

Tegyük fel, hogy a műszaki dokumentációval foglalkozó csapat egy olyan munkafolyamatot szeretne készíteni, amely a dokumentum-jóváhagyásnál nagyobb mértékben automatizálja a munkavégzést. A Munkafolyamat-tervezővel Balázs létrehoz egy olyan munkafolyamatot, amelyet a csapattagok manuálisan indíthatnak, amikor a dokumentumok jóváhagyásra készen állnak. A munkafolyamat egy dokumentumvéleményezési feladatot hoz létre, és a véleményező a korábban ismertetett három lehetőség közül választhat.

Balázs úgy tervezi meg a munkafolyamatot, hogy különböző műveleteket hajtson végre a véleményező által az egyéni feladatűrlapon visszaküldött választól függően:

  • ha a véleményező a Jóváhagyás és közzététel lehetőséget választja, a munkafolyamat a Közzétételre kész dokumentumtárba másolja a dokumentumot, és üzenetet küld a dokumentációs csapatnak;

  • ha a véleményező a Jóváhagyás és küldés jogi felülvizsgálatra lehetőséget választja, a munkafolyamat a Jogi felülvizsgálatot igényel dokumentumtárba másolja a dokumentumot, és üzenetet küld a jogi részlegnek;

  • ha a véleményező a Visszautasítás és visszaküldés a szerzőhöz lehetőséget választja, a munkafolyamat üzenetben küldi el a szerzőnek a véleményező visszajelzését, és a legújabb visszajelzéssel frissíti az elemet a Dokumentumok tárban.

Az alábbi ábrán a feltételes logika lépése látható a Munkafolyamat-tervezőben:

Feltételes logika a Munkafolyamat-tervezőben

Ez mindössze egyetlen lépés a munkafolyamatban. Idővel Balázs módosíthatja, és további lépések hozzáadásával kibővítheti a munkafolyamatot. Új egyéni munkafolyamatokat is tervezhet a Közzétételre kész vagy a Jogi felülvizsgálatot igényel dokumentumtárhoz rendelve. Ezek a munkafolyamatok elindulnak, valahányszor Balázs dokumentumvéleményező munkafolyamata új elemet hoz létre a tárakban. A Munkafolyamat-tervező az üzleti folyamatok gyors automatizálásának és a webalkalmazások feltételes logikával való bővítésének hatékony eszköze.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×