E-mailek küldése munkafolyamatból

Sokféle okból szüksége lehet rá, hogy e-maileket küldjön a munkafolyamatából. Előfordulhat például, hogy értesítést szeretne küldeni minden alkalommal, amikor a munkafolyamat futni kezd.

Az új elem elindítja a munkafolyamatot, mely e-mailt küld

1. Új elem kerül a listába vagy a tárba, melynek hatására a munkafolyamat elindul.

2. A munkafolyamat küld Önnek egy e-mailt, melyben tudatja Önnel, hogy elindult.

Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan állíthatja be a munkafolyamatát e-mail-üzenetek küldéséhez. A cikk emellett elmagyarázza azt is, hogy hogyan használhat munkafolyamat-kereséseket az üzenetek címzéséhez és dinamikus tartalmak üzenettörzsbe szúrásához, ideértve például a hivatkozások létrehozását és beszúrását. Végül a cikk bemutatja, hogy hogyan formázhatja az üzenet tartalmát, és további információkat is nyújt a munkafolyamat által generált e-mailek használatáról.

Kapcsolódó műveletek

Egyszerű e-mail küldése egy munkafolyamatból

Felhasználók vagy csoportok dinamikus kiválasztása az üzenet címzettjeként

Információk beszúrása az aktuális elemről

Statikus hivatkozás beszúrása

Aktuális elemre mutató hivatkozás beszúrása

Kép beszúrása

Üzenettartalom formázása

Egyéni feladatértesítések küldése

A nem támogatott beállítások ismertetése

Egyszerű e-mail küldése egy munkafolyamatból

A Munkafolyamat-tervező E-mail küldése műveletével beállíthatja az egyéni munkafolyamatát úgy, hogy e-maileket küldjön Önnek és bármely más megadott felhasználónak vagy csoportnak. Az e-mailek küldéséhez a következő mezőket használhatja: Címzett, Másolatot kap, Tárgy és Törzs. Ezek a mezők tartalmazhatnak statikus szöveget, illetve munkafolyamat-keresésekkel dinamikusan generált szöveget is.

Az E-mail küldése művelettel sokféle üzenetet generálhat, ideértve például az értesítéseket arról, hogy a munkafolyamat elért egy bizonyos fázist vagy végrehajtott bizonyos műveleteket (mely lehet a teljes munkafolyamat indulása vagy leállása is). Emellett a határidőre el nem készülő feladatokról is küldhet emlékeztetőket.

Megjegyzés : Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-maileket tudjon küldeni, előbb meg kell adnia a kiszolgálón a kimenő e-mailek beállításait. Ha nem tudja biztosan, hogy milyen beállításokat kell megadnia, forduljon segítségért a kiszolgáló rendszergazdájához. A kimenő e-mailek beállításairól a Lásd még című szakasz hivatkozásait követve találhat bővebb tájékoztatást.

Az alábbi példában úgy fogjuk beállítani a munkafolyamatot, hogy értesítse Önt e-mailben minden egyes alkalommal, amikor a munkafolyamat futni kezd egy új elemen.

  1. Mutasson a Fájl menü Új pontjára, és kattintson a Munkafolyamat elemre.

  2. A Munkafolyamat-tervező első lapján írja be a munkafolyamat nevét, adja meg, hogy milyen listához vagy tárhoz legyen társítva a munkafolyamat, és jelölje be a megfelelő indulási beállítások jelölőnégyzetét.

    A Munkafolyamat-tervező első lapja

  3. Kattintson a Tovább gombra.

  4. A Munkafolyamat-tervező következő lapján adja meg a munkafolyamat aktuális lépésének nevét.

  5. Kattintson a Műveletek elemre, és válassza az E-mail küldése lehetőséget.

    Ha ez a művelet nem látható a listában, válassza a További műveletek elemet a teljes lista megtekintéséhez.

  6. A műveletben kattintson az üzenet hivatkozásra.

    A Munkafolyamat-tervező második lapja

  7. Az E-mail definiálása párbeszédpanelen adja meg a saját e-mail-címét a Címzett mezőben.

    Megjegyzések: 

    • Ha szeretne felhasználókat választani egy listából vagy címjegyzékből, kattintson a Címjegyzék Gombkép gombra a Címzett mező végén.

    • Az üzenet Címzett mezője tartalmazhat konkrét, statikus címeket (például NORTHWINDTRADERS\zoltan és zoltan@northwindtraders.com), valamint munkafolyamat-keresést is változó információk beillesztéséhez. Ha szeretné megtudni, hogy hogyan küldhet a munkafolyamatából e-maileket munkafolyamat-keresésekkel dinamikusan meghatározott e-mail-címekre, olvassa el a következő, Felhasználók vagy csoportok dinamikus kiválasztása az üzenet címzettjeként című szakaszt.

    • A megjelenített üzenet küldőjeként mindig a kiszolgáló rendszergazdájának e-mail-címe lesz látható, hacsak a kiszolgáló-rendszergazda nem módosítja a küldő címét az aktuális webalkalmazás vagy az összes webalkalmazás számára. Erről a módosításról a Lásd még című szakasz hivatkozásait követve találhat bővebb információt.

  8. Írja be a Tárgy mezőbe az üzenet tárgyát, vagy ha munkafolyamat-kereséssel kívánja azt meghatározni, akkor kattintson az Adatkötés megjelenítése Gombkép gombra.

    Megjegyzés : A munkafolyamat megfelelő működéséhez a Tárgy mezőben mindenképp meg kell adnia valamilyen értéket.

  9. Írja vagy másolja be az üzenet szövegtörzsét a Tárgy mező alatti nagyméretű mezőbe.

    Tipp : Ebben a mezőben nem érhető el helyi menü. Szöveg másolásához használja a CTRL+C billentyűkombinációt, a másolt szöveg beillesztéséhez pedig a CTRL+V billentyűkombinációt. A másolt és beillesztett szöveg nem tartalmazhat munkafolyamat-kereséseket.

    E-mail definiálása párbeszédpanel szöveggel

Ezen a ponton az OK gombra kattintva befejezheti az üzenet definiálását. Hasznos lehet azonban, ha belefoglalja a munkafolyamatot indító új elem nevét vagy az elemre mutató hivatkozást. Az alábbi szakaszokban megismerheti ennek módját, illetve azt is, hogy hogyan formázhatja az üzenet szövegét. Elsőként azzal ismerkedhet meg, hogy hogyan állíthatja be dinamikusan az üzenet címzettjét munkafolyamat-keresésekkel.

Vissza a lap tetejére

Felhasználók vagy csoportok dinamikus kiválasztása az üzenet címzettjeként

Ha statikus címet ad meg az üzenet Címzett és Másolatot kap mezőjében, akkor minden alkalommal, amikor módosítani szeretné a címzetteket, meg kell nyitnia a munkafolyamatot a Munkafolyamat-tervezőben, és manuálisan kell elvégeznie a módosítást. Ha tudja, hogy a címzettek gyakran változni fognak, célszerű munkafolyamat-kereséseket használni a Címzett és a Másolatot kap mezőben. A keresések hivatkozhatnak az aktuális elem egyik mezőjében lévő címekre, egy másik lista vagy tár elemének egyik mezőjében lévő címekre, illetve munkafolyamat-változókban lévő címekre is.

Címzettek címének tárolása egyéni listában

Ha a címzettek rendszeresen változnak, de nem elég gyakran ahhoz, hogy meg kelljen őket adni egy kezdeményező űrlapon a munkafolyamat minden egyes indításakor, akkor létrehozhat egy olyan egyéni Címzettek listát, amely tartalmaz egy-egy elemet a rá hivatkozó egyes munkafolyamatok számára. Ezután ebben a listában oszlopokat létrehozva tárolhatja azokat a címeket, amelyeket az egyes munkafolyamatoknak használniuk kell az e-mailek küldéséhez. Ha egy munkafolyamat-üzenet címzettje módosul, csak annyit kell tennie, hogy módosítja a címet a Címzettek listabeli elem adott munkafolyamathoz tartozó mezőjében.

Fontos : A munkafolyamat-üzenetekhez használt címeket tartalmazó oszlopoknak Egysoros szöveg, Többsoros szöveg, Személy vagy Csoport típusúnak kell lenniük. Ha Személy vagy Csoport típusú oszlopot használ, a munkafolyamat csak egy bejegyzésre tud hivatkozni az egyes mezőkben. Az oszlop létrehozásakor ügyeljen rá, hogy a Nem lehetőséget válassza a Több elem is választható beállításnál. Ha több címzettet szeretne meghatározni ilyen típusú oszloppal, akkor létrehozhat egy SharePoint-csoportot, mely tartalmazza azokat a személyeket, akiket címzettként szeretne használni a munkafolyamat által küldött e-mailekben, és megadhatja ezt a csoportot a mezőben. Az oszlop létrehozáskor ügyeljen rá, hogy a Személyek és csoportok lehetőséget válassza a Kijelölhető beállításnál. A listák létrehozásáról és az oszlopok hozzáadásáról bővebben a Lásd még című szakasz egyik hivatkozására kattintva tájékozódhat.

Megjegyzés : A SharePoint-csoportok létrehozásakor győződjön meg arról, hogy minden csoport rendelkezik legalább Olvasás engedéllyel a webhelyhez, és hogy az „Új csoport” lap Csoportbeállítások területén lévő Ki tekintheti meg a csoport tagjait beállításnál a Mindenki lehetőséget választotta.

Egyéni címzettlistára hivatkozó munkafolyamat-keresés létrehozásához:

  1. Hozzon létre a böngészőben egy Címzettek nevű egyéni listát az alábbi három oszloppal:

    • Módosítsa az alapértelmezett Cím oszlopnevet a Munkafolyamat neve oszlopnévre.

    • Adjon hozzá egy Személy vagy egy Csoport típusú oszlopot Címzett névvel. Ebben az oszlopban engedélyezze a Személyek és Csoportok kiválasztását, de ne engedélyezze több elem választását.

    • Adjon hozzá egy Egysoros szöveg típusú oszlopot Másolatot kap névvel.

  2. Hozzon létre egy új elemet a Címzettek listában, és tegye a következőt:

    • A Munkafolyamat neve mezőbe írja be a Dokumentumok véleményezése nevet, mely az itt példaként használt munkafolyamat neve.

    • A Címzett mezőben kattintson a Címjegyzék Gombkép gombra, majd a Személyek és csoportok kijelölése párbeszédpanelen adjon meg egyetlen személyt vagy csoportot az üzenetek címzettjeként.

    • A Másolatot kap mezőben írja be a másolatot kapó címzettek e-mail-címét, az egyes címeket pontosvesszővel elválasztva egymástól.

  3. A Microsoft Office SharePoint Designer 2007 alkalmazás Munkafolyamat-tervezőjében kattintson a Műveletek gombra, és válassza az E-mail küldése lehetőséget.

    Ha ez a művelet nem látható a listában, válassza a További műveletek elemet a teljes lista megtekintéséhez.

  4. A műveletben kattintson az üzenet hivatkozásra.

  5. Kattintson az E-mail definiálása párbeszédpanelen a Címzett mező végén lévő Címjegyzék Gombkép gombra.

  6. A Felhasználók kiválasztása párbeszédpanel Vagy válasszon a meglévő felhasználók és csoportok közül listájában kattintson a Munkafolyamat-keresés elemre, majd a Hozzáadás gombra.

  7. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen adja meg a következő beállításokat:

    • Forrás: Címzettek (az egyéni lista neve).

    • Mező: Címzett (a címet tartalmazó mező neve).

    • Mező: Címzettek:Munkafolyamat neve

    • Érték: Írja be a Dokumentumok véleményezése nevet (az aktuális munkafolyamat nevét).

      Keresés az üzenet Címzett mezőjéhez

      Ez a keresés a következőt jelenti: „A Címzettek listából legyen kiválasztva a Címzett mező értéke annál az elemnél, amelynél a Munkafolyamat neve megegyezik a Dokumentumok véleményezése értékkel.”

      A párbeszédpanel felső része a listát és az oszlopot határozza meg, az alsó része pedig a sort.

  8. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen kattintson az OK gombra.

  9. Kattintson az OK gombra az egyedi keresések szükségességére figyelmeztető üzenetben.

  10. Kattintson az OK gombra ismét a Felhasználók kiválasztása párbeszédpanel bezárásához.

  11. Kattintson az E-mail definiálása párbeszédpanelen a Másolatot kap mező végén lévő Címjegyzék Gombkép gombra.

  12. A Felhasználók kiválasztása párbeszédpanel Vagy válasszon a meglévő felhasználók és csoportok közül listájában kattintson a Munkafolyamat-keresés elemre, majd a Hozzáadás gombra.

  13. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen adja meg a következő beállításokat:

    • Forrás: Címzettek (az egyéni lista neve).

    • Mező: Másolatot kap (a címet tartalmazó mező neve).

    • Mező: Címzettek:Munkafolyamat neve

    • Érték: Írja be a Dokumentumok véleményezése nevet (az aktuális munkafolyamat nevét).

      Keresés az üzenet Másolatot kap mezőjéhez

      Ez a keresés a következőt jelenti: „A Címzettek listából legyen kiválasztva a Másolatot kap mező értéke annál az elemnél, amelynél a Munkafolyamat neve megegyezik a Dokumentumok véleményezése értékkel.”

  14. Kattintson az OK gombra, kattintson az OK gombra ismét a figyelmeztető üzenetben, majd kattintson az OK gombra harmadszor is a Felhasználók kiválasztása párbeszédpanel bezárásához.

Ezentúl, amikor a munkafolyamat elküldi ezt az e-mailt, az egyéni Címzettek listában lévő „Dokumentumok véleményezése” elem „Címzett” és „Másolatot kap” mezőjében lévő címeket használja címzettként. A címzettek módosításához egyszerűen végezze el a kívánt módosításokat a listaelemen.

Egyetlen munkafolyamat küldhet több e-mailt is, és az egyes e-mail-üzeneteknek lehetnek eltérő címzettjei. A munkafolyamat által küldött további üzenetek címeinek tárolásához adhat hozzá oszlopokat a listához több cím tárolása céljából. Ebben az esetben az oszlopokat tanácsos lehet a következő minta szerint elnevezni: „Első üzenet címzettje”, „Második üzenet címzettje” és így tovább.

Másik lehetőségként megtervezheti a listát úgy is, hogy létrehoz egy-egy elemet a munkafolyamat által küldött minden egyes üzenetnek, ahelyett hogy az egyes munkafolyamatoknak hozna létre külön elemeket. Ha így tesz, győződjön meg róla, hogy az egyes üzenetek azonosítására használt név egyedi, annak érdekében, hogy a címeket beolvasó keresés biztosan a kívánt értéket adja vissza.

Címzettek megadása munkafolyamat-kezdeményező űrlappal

Ha szeretné, hogy a címzettek legyenek megadva a munkafolyamat minden egyes manuális indításakor, testre szabhatja a munkafolyamat kezdeményezési űrlapját, hogy az begyűjtse a címeket a munkafolyamatot indító felhasználótól. A munkafolyamat ezután használhatja a megadott címeket közvetlenül, vagy bemásolhatja őket a jelenlegi elem mezőibe, ahol azok a munkafolyamat aktuális példányának befejeződése után is elérhetők maradnak megtekintés céljából. Ha a munkafolyamatot úgy állítja be, hogy automatikusan is indítható legyen, akkor adhat meg alapértelmezett címeket a kezdeményezési űrlapon az automatikus indításokhoz.

Vissza a lap tetejére

Információk beszúrása az aktuális elemről

A korábbi szakaszban egy statikus üzenetszöveg használatát mutattuk be: A szöveg pontosan ugyanolyan lesz minden egyes alkalommal, amikor a munkafolyamat létrehozza az üzenet egy példányát.

Hasznos lehet azonban, ha bele tud foglalni olyan szövegrészeket is, amelyek automatikusan módosulnak attól az elemtől függően, amelyen a munkafolyamat fut. Belefoglalhatja például az ellenőrizendő dokumentum nevét az üzenet törzsébe. Az efféle dinamikus információkat munkafolyamat-kereséssel tudja belefoglalni az üzenetbe. A keresés képes adatokat beolvasni többféle adatforrásból, például listákból, tárakból és munkafolyamat-változókból.

Dokumentumcím hozzáadása az üzenet szövegéhez:

  1. Írja vagy másolja be azt a statikus szöveget, amelyben a kereséssel meghatározott információt el szeretné helyezni.

    Üzenettörzs beillesztett statikus szöveggel

  2. Helyezze a beszúrási jelet a keresés kívánt helyére.

    Tipp : Miután beszúrta a keresést, nem tudja új helyre húzni. (A keresés áthelyezhető azonban úgy, hogy a körülötte lévő egyéb szövegeket húzza máshova.) Ugyanígy nem tud kivágni, másolni vagy beilleszteni sem közvetlenül keresést, sem pedig keresést tartalmazó szövegrészt.

  3. Kattintson a Keresés hozzáadása a törzshöz gombra.

  4. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen válassza a Jelenlegi elem lehetőséget a Forrás mezőben, és a Név lehetőséget a Mező mezőben.

    Keresés az aktuális elem nevére

  5. Kattintson az OK gombra.

Ekkor a beillesztett keresés megjelenik az üzenettörzsben.

Üzenettörzs beillesztett kereséssel

Amikor a munkafolyamat elindul, és létrehozza az üzenetet, lecseréli a keresést a dokumentum címére.

Megjelenített üzenet, melyben a keresés helyett a cím látható

A dokumentum címének beszúrása hasznos lehet, de talán még hasznosabb, ha szerepeltet egy hivatkozást is, mely közvetlenül megnyitja a dokumentumot. Ehhez egy keresést kell használnia a hivatkozásban. A későbbi, Aktuális elemre mutató hivatkozás beszúrása című szakaszból megtudhatja, hogyan.

Vissza a lap tetejére

Statikus hivatkozás beszúrása

Elhelyezhet a munkafolyamat e-mail-üzenetében egy statikus hivatkozást, vagyis egy olyan hivatkozást, amely mindig ugyanarra a címre vagy helyre mutat. Ehhez be kell szúrnia egy HTML-hivatkozáscímkét (<a> és </a>), hozzá kell adnia egy href attribútumot, és a href attribútumban kell beállítania a célcímet.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

A kezdő és a záró hivatkozáscímke közötti szöveg a megadott címre mutató hivatkozásként fog megjelenni a kész üzenetben.

Megjelenített üzenetszöveg statikus hivatkozással

Megjegyzés : Egyes szövegalapú levelezőprogramok nem támogatják a HTML-címkék megjelenítését. Az ilyen programokban a hivatkozás nem látható.

Ha dinamikus hivatkozást szeretne létrehozni, mely más-más helyre mutat attól függően, hogy az aktuális munkafolyamat épp milyen elemen fut, ahhoz munkafolyamat-keresést kell használnia. Erről bővebben a következő, Aktuális elemre mutató hivatkozás beszúrása című szakaszban olvashat.

Vissza a lap tetejére

Aktuális elemre mutató hivatkozás beszúrása

Az előző, Statikus hivatkozás beszúrása című szakaszban a példahivatkozásban használt cím nem tartalmaz változó információt: Minden egyes alkalommal, amikor a munkafolyamat elküldi az e-mailt, a hivatkozás ugyanarra a lapra mutat.

Munkafolyamat-keresés segítségével azonban létrehozhat egy dinamikus hivatkozást, mely az aktuális elem információi alapján meghatározott URL-címre mutat.

Ha az aktuális elem dokumentumtárban tárolt dokumentum

Tegyük fel, hogy a munkafolyamat indulási értesítésében szeretne megjeleníteni egy, közvetlenül az új dokumentumra mutató hivatkozást:

  1. Írja vagy másolja be azt a statikus szöveget, amelyet a hivatkozás szövegeként szeretne használni.

  2. Írja be az alábbi szöveget a keresés kívánt helyére.

<a href="">here</a>

Tipp : Miután beszúrta a keresést, nem tudja új helyre húzni. (A keresés áthelyezhető azonban úgy, hogy a körülötte lévő egyéb szövegeket húzza máshova.) Ugyanígy nem tud kivágni, másolni vagy beilleszteni sem közvetlenül keresést, sem pedig keresést tartalmazó szövegrészt.

  1. Helyezze a beszúrási jelet két dupla idézőjel ("") közé.

  2. Kattintson a Keresés hozzáadása a törzshöz gombra.

  3. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen válassza a Jelenlegi elem lehetőséget a Forrás mezőben.

  4. A Mező listában válassza a Kódolt abszolút URL-cím lehetőséget, és kattintson az OK gombra.

    Üzenetszöveg dinamikus hivatkozással a dokumentum megtekintéséhez vagy szerkesztéséhez

Amikor az üzenet címzettje a hivatkozásra kattint, megnyílik a dokumentum megtekintésre vagy szerkesztésre.

Ha az aktuális elem egy listaelem

Listaelemre – például hirdetményre vagy naptáreseményre – mutató hivatkozás létrehozásakor eldöntheti, hogy a listaelem megjelenítő űrlapját (DispForm.aspx) vagy szerkesztő űrlapját (EditForm.aspx) használja.

Egy dokumentum listaelemét (a dokumentum helyett) megnyitó hivatkozás létrehozásához:

  1. Nyissa meg a böngészőben a Megosztott dokumentum tárat.

  2. Nyissa meg a tár bármelyik létező dokumentumának listaelemét az Elem megtekintése (ha a megjelenítő űrlapot szeretné megnyitni) vagy az Elem szerkesztése (ha a szerkesztő űrlapot szeretné megnyitni) paranccsal.

  3. Másolja a vágólapra a böngésző címsorában lévő címet a http: vagy https: előtagtól kezdve egészen az első egyenlőségjelig (=), az alábbi ábrán bemutatott módon.

    Címsor a megjelenítő űrlap címével

    Címsor a szerkesztő űrlap címével

    A ?ID= szövegrész egy lekérdezésparaméter, mely arra utasítja a lapot, hogy jelenítsen meg az aktuális listában vagy tárban lévő egyik elem űrlapját, az egyenlőségjel után megadott azonosító alapján. A jelen példában ez az aktuális elem listaazonosítója, melyet a munkafolyamat-keresés fog meghatározni.

    Megjegyzés : Ha az aktuális elem olyan feladat, amelyet a munkafolyamatokhoz elérhető három feladatművelet egyike hozott létre, és azt szeretné, hogy a hivatkozás az egyéni feladatűrlapot nyissa meg (a Feladatok lista alapértelmezett megjelenítő vagy szerkesztő űrlapja helyett), akkor erről a Ha az aktuális elem egyéni feladatűrlap című szakaszban tájékozódhat. Ha a feladatot nem munkafolyamat-feladatművelet hozta létre, illetve ha a feladatot ugyan munkafolyamat-feladatművelet hozta létre, de a megjelenítő űrlapra van szüksége, akkor elegendő az alábbi útmutatást követnie.

  4. Az E-mail definiálása párbeszédpanelen illessze be a címet oda, ahol a hivatkozást meg szeretné jeleníteni.

  5. Helyezze a beszúrási jelet közvetlenül az egyenlőségjel (=) mögé, és kattintson a Keresés hozzáadása a törzshöz gombra.

  6. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen válassza a Jelenlegi elem lehetőséget a Forrás mezőben, és az Azonosító lehetőséget a Mező mezőben.

    Keresés az aktuális elem azonosítójára

  7. Kattintson az OK gombra.

    Ekkor a beillesztett keresés megjelenik az üzenettörzsben.

    Fontos : Az aktuális elem azonosítójának keresése hasznos lehet az aktuális listaelemre mutató hivatkozások létrehozásához. A következő keresések azonban hibát okozhatnak a megjelenített útvonalban, és ezért a használatuk nem ajánlott e-mailbeli hivatkozásokban: Útvonal, Kiszolgáló relatív URL-címe, Forrás URL-címe, URL-cím.

  8. Adja hozzá a hivatkozásszöveg és a hivatkozáscímke további részét, és írja be a küldeni kívánt üzenetszöveget.

    Az alábbi ábrán láthatja, hogy hogyan fog megjelenni az e-mailben a megjelenítő űrlapra és a szerkesztési űrlapra mutató hivatkozásszöveg.

    Üzenetszöveg megtekintési és szerkesztési hivatkozással az aktuális elemhez

Ha egy hivatkozást egynél többször tervez használni, olvassa el a későbbi, Listaelem címének tárolása munkafolyamat-változóként című szakaszt.

Ha az aktuális elem egyéni feladatűrlap

Ha a munkafolyamata a három rendelkezésre álló feladatművelet egyikének segítségével hoz létre feladatot, akkor a munkafolyamat lefordításakor automatikusan létrejön egy egyéni feladatűrlap. Ha azt szeretné, hogy egy másodlagos munkamenet feladatemlékeztetőket küldjön egy munkafolyamat-feladatművelet által létrehozott feladathoz, valószínűleg hasznosnak fogja találni, ha beszúr egy hivatkozást az emlékeztetőkbe, amely erre az egyéni feladatűrlapra mutat.

A feladatlisták alapértelmezett űrlapjai, például a DispForm.aspx és az EditForm.aspx, az adott feladatlista mappájában találhatók. Ezzel szemben az egyéni feladatűrlapok annak a munkafolyamatnak a mappájában találhatók, amelyhez társítva vannak. Minden egyes munkafolyamat-feladat saját típussal rendelkezik, és a munkafolyamat-feladat tartalomtípusa határozza meg a tartalomtípus által használandó egyéni feladatűrlapot. Mivel az egyéni feladatűrlap máshol található, az erre az űrlapra mutató URL-címet másként kell felépítenie, mint az alapértelmezett megjelenítő és szerkesztő űrlapot használó elemek URL-címét.

Az egyéni feladatűrlap URL-címe a következőhöz hasonlóan néz ki:

Egyéni feladat szerkesztő űrlapjának URL-címe

A változó információk félkövéren, szögletes zárójelekkel határolva láthatók.

A Forrás attribútum adja meg az aktuális munkamenethez társított feladatlistát. Amikor a Feladat végrehajtása vagy a Mégse gombra kattint egy egyéni feladatűrlapon, az űrlap a Forrás attribútumban szereplő cím alapján tudja, hogy milyen listához kell visszatérnie. Egyéni feladatűrlapra mutató hivatkozás létrehozásához másolja és illessze be az URL-címet az elejétől kezdve egészen az ID=[elemazonosító] részig, az azt követő rész kihagyásával (ez a rész kiemelten látható a példában).

Az egyéni feladatűrlap URL-címét úgy kaphatja meg a legegyszerűbben, ha futtatja egyszer a munkafolyamatot, hogy az létrehozzon egy feladatot. Ezután, amikor megnyitja a létrehozott feladat egyéni feladatűrlapját a böngészőben, kimásolhatja az URL-cím megfelelő részét, és beillesztheti a Munkafolyamat-tervezőben definiált e-mailbe, majd hozzáadhatja a feladatelem azonosítóját előállító munkafolyamat-keresést.

A keresés üzenetszövegbe való beszúrásához:

  1. A Munkafolyamat-tervező E-mail definiálása párbeszédpanelén írja vagy illessze be az e-mail szövegtörzsébe a hivatkozás teljes szövegét, az elemazonosító keresőjének kivételével.

  2. Helyezze a beszúrási jelet az egyenlőségjel (=) mögé, törölje az aktuális elem azonosítószámát, és kattintson a Keresés hozzáadása a törzshöz gombra.

  3. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen válassza a Jelenlegi elem lehetőséget a Forrás mezőben, kattintson az Azonosító lehetőségre a Mező listában, majd kattintson az OK gombra.

    Egyéni feladatárlap hivatkozása beillesztett azonosítókereséssel

    Ne feledje, hogy az itt bemutatott példa egy másodlagos munkafolyamatot futtat a Feladatok listán, ezért az aktuális elem a feladat. Ha a feladatelemet létrehozó elsődleges munkafolyamatból szeretne egy egyéni feladatűrlapra hivatkozni, más módszert kell követnie. Ha szeretné megtudni, hogy hogyan állíthat be egy olyan munkafolyamatot, amely egy Adatgyűjtés felhasználótól művelettel egyéni értesítést küld azoknak a személyeknek, akikhez a feladat hozzá lett rendelve, olvassa el a későbbi, Egyéni feladatértesítések küldése című szakaszt.

    Ha arról szeretne tájékozódni, hogy hogyan állíthatja be ezt a címet úgy, hogy ugyanannak a munkafolyamatnak más részein is használhassa, olvassa el a következő, Listaelem címének tárolása munkafolyamat-változóként című szakaszt.

Listaelem címének tárolása munkafolyamat-változóként

A listaelemek megjelenítő vagy szerkesztő űrlapjának URL-címét tárolhatja egy munkafolyamat-változóban, hogy ugyanannak a munkafolyamatnak több részén is felhasználhassa.

  1. A Munkafolyamat-tervezőben kattintson a Műveletek gombra, és válassza a Dinamikus karakterlánc létrehozása lehetőséget.

    Ha ez a művelet nem látható a listában, válassza a További műveletek elemet a teljes lista megtekintéséhez.

  2. A műveletben kattintson a dinamikus karakterlánc hivatkozásra.

  3. A Karakterlánc-szerkesztő párbeszédpanelen illessze be az URL statikus részét (az aktuális elem azonosítójának keresése nélkül).

    Ezen a párbeszédpanelen használhatja a CTRL+C kombinációt másoláshoz, a CTRL+X kombinációt kivágáshoz és a CTRL+V kombinációt beillesztéshez.

  4. Helyezze a beszúrási jelet az egyenlőségjel (=) mögé, és kattintson a Keresés hozzáadása gombra.

  5. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanelen válassza a Jelenlegi elem lehetőséget a Forrás mezőben, és az Azonosító lehetőséget a Mező mezőben.

    Keresés az aktuális elem azonosítójára

  6. Kattintson az OK gombra.

    Ekkor a program hozzáadja a keresést a párbeszédpanelhez.

    URL-szöveg beillesztett azonosítókereséssel

  7. Kattintson az OK gombra a Karakterlánc-szerkesztő párbeszédpanel bezárásához.

  8. Kattintson a műveletben a változóra.

  9. Kattintson a listában az Új változó létrehozása elemre, majd a Változó szerkesztése párbeszédpanelen írja be a változó nevét.

  10. Győződjön meg róla, hogy a Típus beállítás a Karakterlánc értékre van állítva, és ezután kattintson az OK gombra.

  11. Adja hozzá az E-mail küldése műveletet a munkafolyamathoz, és kattintson az üzenet hivatkozásra a műveletben.

  12. Az új változó E-mail definiálása párbeszédpanelen való használatához írja vagy illessze be a megfelelő szöveget és HTML-címkéket (a dupla idézőjelekkel együtt) az üzenettörzsbe, helyezze a beszúrási jelet az idézőjelek közé, és kattintson a Keresés hozzáadása a törzshöz gombra.

  13. A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanel Forrás listájában kattintson a Munkafolyamat-adatok lehetőségre.

  14. A Mező listában kattintson a Változó: változó neve elemre, majd kattintson az OK gombra.

    Új változó dupla idézőjelek közé beszúrva

Ezután beszúrhatja a változót az aktuális munkafolyamaton belül bárhova.

Vissza a lap tetejére

Kép beszúrása

Nem tud képet vagy más grafikus fájlt beágyazni a munkafolyamat által küldött e-mailekbe. Megjelenítheti azonban a kívánt grafikus elemet az üzenetben egy JPEG (.jpg) formátumban tárolt fájlra mutató HTML-képcímke (<img/>) használatával, majd feltöltheti a képet a webhely egyik tárába.

  1. Írja be az <img src=""/> HTML-címkét az üzenettörzsbe oda, ahol a képet meg szeretné jeleníteni.

  2. Helyezze a beszúrási jelet két dupla idézőjel ("") közé.

  3. Írja vagy másolja be a JPEG-képfájl URL-címét. A kész címkének az alábbihoz hasonlóan kell kinéznie.

    Kész HTML-címke kép megjelenítéséhez

Ezután az elküldött üzenetben a JPEG-fájl fog megjelenni a hivatkozáscímke helyén.

Vissza a lap tetejére

Üzenettartalom formázása

A cikk korábbi szakaszaiban HTML-hivatkozáscímkék (<a> és </a>) segítségével hoztunk létre hivatkozást. További HTML-címkéket is használhat az üzenetszöveg betűtípusának, színének, stílusának és más jellemzőinek beállításához.

Mivel a Munkafolyamat-tervező csak beágyazott stílusok használatát támogatja, és nem nyújt támogatást a külső, CSS-alapú formázáshoz, a kívánt formázást a HTML-címkék style attribútumában kell beállítania. Ezt megteheti úgy, hogy beírja közvetlenül a HTML-címkéket a Munkafolyamat-tervező E-mail definiálása párbeszédpaneljén, vagy létrehozhatja az üzenet törzsét Kódnézetben és Tervező nézetben, majd beillesztheti az ott létrehozott tartalmat az E-mail definiálása párbeszédpanelre.

  1. Kattintson a Befejezés gombra a munkafolyamat mentéséhez.

  2. Hozzon létre egy új HTML-lapot.

  3. Váltson Osztott nézetre, majd kattintson a Tervező nézet területének egy tetszőleges pontjára.

  4. Tartsa a beszúrási jelet továbbra is a Tervező nézet területén, és kattintson duplán az állapotsor Stílusalkalmazás elemére.

    Ekkor megjelenik a Stílusalkalmazás eszköztár.

  5. A Stílusalkalmazás eszköztáron győződjön meg róla, hogy a Stílusalkalmazás beállítás a Manuális értékre, a Célszabály beállítás pedig az (Új beágyazott stílus) értékre van állítva, az alábbi ábrán látható módon.

    Stílusalkalmazás eszköztár a megfelelő beállításokkal

    Ha az üzenet szövegét Kódnézetben és Tervező nézetben formázza, akkor a Stílusalkalmazás beállítást Manuális értékre kell állítania, hogy az Office SharePoint Designer 2007 ne adjon hozzá CSS-osztályokat, mert ezeket a kiszolgáló nem tudja megjeleníteni a munkafolyamat által küldött e-mailekben. Emellett Kódnézetben kell dolgoznia ahhoz, hogy „span” címkéket adhasson a már formázott szövegen belüli minden olyan szövegrészhez, amelyhez eltérő formázást szeretne beállítani. Miután a „span” címkék a helyükön vannak, a Tervező nézetben dolgozva alkalmazhatja a kívánt formázást.

  6. Formázza a szöveget a szokásos módon a Tervező nézet formázási eszközeivel:

    • Ha egy szövegrészhez címkéket (például <para> vagy <li>) szeretne hozzáadni, helyezze el a beszúrási jelet a Kódnézetben, majd kattintson duplán a hozzáadni kívánt címkére az eszköztáron.

    • Másik lehetőségként beírhatja a címkét közvetlenül, majd az IntelliSense segítségével beszúrhatja a „style” attribútumot és a kívánt tulajdonság/érték párokat. Az egyes tulajdonság/érték párokat pontosvesszővel válassza el egymástól.

Ajánlott eljárások:

  • Különálló bekezdések definiálásához használjon bekezdéscímkéket (<p> és </p>). A bekezdéscímkékkel könnyedén alkalmazhat formázást a teljes bekezdésre, ha szeretne eltérni az üzenet alapértelmezett formázásától.

  • A bekezdéseken belül további „span” címkék hozzáadásával definiálhatja az üzenet és a bekezdés formázásától eltérő formázású szövegrészeket.

  • A Munkafolyamat-tervező a kézi sortöréseket további sortörésként jeleníti meg az üzenetben. Mivel a bekezdéscímkék önmagukban adnak hozzá elegendő térközt a bekezdések közé, a túlzottan nagy térközök elkerülése érdekében el kell távolítania az összes kézi sortörést az üzenetből a Munkafolyamat-tervezőben.

    Segíthet a formázott szöveg létrehozásában, ha először kézi sortöréseket ad hozzá a könnyebb átláthatóság érdekében, majd ha végzett, eltávolítja a felesleges szóközöket és sortöréseket, mielőtt befejezné az üzenetet a Munkafolyamat-tervezőben.

    Ez az ajánlott eljárás csak akkor releváns, ha bekezdéscímkéket vagy más olyan címéket használ, amelyek függőleges térközt adnak a szöveg bizonyos egységei közé.

Az alábbi példa egy HTML-címkékkel formázott szöveget szemléltet. Láthatja, hogy nincsenek a szövegben kézi sortörések.

HTML-címkékkel formázott szöveg

A következő képen láthatja a munkafolyamat által küldött üzenetet, melyben a tartalom már megfelelően formázva jelenik meg.

A HTML-formázott szöveg befejezett verziója

Miután elsajátította az üzenetszöveg formázásának alapjait, sokféle üzenetstílust hozhat létre. Ha szeretné megismerni az üzenetszöveg-formázás egyik felhasználási módját, olvassa el az alábbi, Egyéni feladatértesítések küldése című szakaszt.

Vissza a lap tetejére

Egyéni feladatértesítések küldése

Alapértelmezés szerint a munkafolyamat az elérhető három egyéni feladatműveletek egyikével hozza létre és társítja a feladatot, és a Feladatok lista automatikusan értesítő e-mailt küld azoknak a személyeknek, akikhez az új feladat hozzá lett rendelve. Ha szeretné megtervezni a saját, egyéni feladatértesítő üzenetét, beállíthat egy másodlagos munkafolyamatot, amely a Feladatok listán futva elküldi a kívánt üzenetet.

Az értesítések kétszeri küldésének elkerülése érdekében kikapcsolhatja a Feladatok lista automatikus értesítéseit:

  • A Feladatok lista Speciális beállítások lapján, az E-mail értesítés területen válassza a Nem lehetőséget az E-mail küldése tulajdonos hozzárendelésekor beállításnál.

    Megjegyzés : Az automatikus értesítések kikapcsolása kikapcsolja a webhely összes automatikus feladatértesítését, a Microsoft Office SharePoint Server 2007 beépített munkafolyamatai által generált értesítéseket is beleértve.

Miután kikapcsolta az automatikus értesítéseket, létrehozhat egy másodlagos munkafolyamatot, mely ugyanazt az értesítést küldi ki az összes feladat esetében. Vagy ha eltérő típusú, az aktuális körülményekhez igazodó értesítéseket szeretne küldeni, akkor használhat feltételeket is több elágaztatott művelettel vagy több másodlagos munkamenettel.

Ugyanezekkel a másodlagos munkamenetekkel emlékeztető e-maileket is küldhet ki a közeli határidejű, befejezetlen feladatokról. A másodlagos munkamenetekről bővebben a Másodlagos munkamenet létrehozása című cikkben olvashat.

Az egyéni értesítéseket tetszőleges módon formázhatja. Első lépésként megpróbálhatja testre szabni az alapértelmezett automatikus értesítések HTML-tartalmát, melyet közvetlenül kimásolhat az alábbi kódmintából.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Ez a HTML-kódminta tartalmaz hét helyőrzőt a keresések elhelyezéséhez. A helyőrzők kapcsos zárójelek ([]) között láthatók. Miután beillesztette a HTML-tartalmat a Munkafolyamat-tervezőben megnyitott e-mail szövegtörzsébe, le kell cserélnie a helyőrzőket (a kapcsos zárójelekkel együtt) a tényleges keresésekre. A keresések létrehozásához az alábbi hat alszakaszban találhat útmutatást. (A dokumentum nevének helyőrzője kétszer szerepel a HTML-mintában.)

Keresés: Munkafolyamat neve

Használja az alábbi keresést.

Keresés az aktuális feladatot létrehozó munkafolyamat nevére

Keresés: Feladat létrehozási dátuma

Használja az alábbi keresést.

Keresés az aktuális feladat létrehozási dátumára

Keresés: Dokumentum neve (kétszer szerepel)

Használja az alábbi keresést.

Keresés a dokumentum nevére

Keresés: Dokumentum URL-címe

Használja az alábbi keresést.

Keresés a dokumentum URL-címére

Keresés: Egyéni tevékenységűrlap

Ez a keresés az aktuális munkafolyamat által létrehozott egyéni feladatűrlap URL-címén alapul, az Ha az aktuális elem egyéni feladatűrlap című szakaszban ismertetett módon.

A keresés a következőképpen néz ki.

Keresés az aktuális elem azonosítójára

A teljes cím pedig a következőhöz hasonló:

Egyéni feladatűrlap címe beillesztett azonosítókereséssel

Keresés: A dokumentumelem megjelenítő űrlapja

Ez a keresés a feladatelem megjelenítő űrlapjának URL-címén alapul, az Ha az aktuális elem listaelem című szakaszban ismertetett módon.

A keresés a következőképpen néz ki.

Keresés az aktuális elem azonosítójára

A teljes cím pedig a következőhöz hasonló:

Dokumentumelem megjelenítő űrlapjának címe beillesztett azonosítókereséssel

Az összes keresés elhelyezése után az egyéni feladatértesítés a következőképpen fog kinézni.

Így fog kinézni az egyéni értesítő üzenet

Testre szabhatja ezt az üzenetet további utasítások vagy más információk hozzáadásával, vagy az üzenet megjelenését is megváltoztathatja a szövegformázás módosításával. A cikkben ismertetett eszközökkel beállíthatja a munkafolyamatait úgy, hogy azok pontosan az elképzelései szerinti üzeneteket küldjék.

Vissza a lap tetejére

A nem támogatott beállítások ismertetése

Az alábbi beállításokat az E-mail küldése művelet jelenlegi verziója nem támogatja:

  • Cím megadása a Feladó sorban. (A munkafolyamatok által küldött e-mailek Feladó sorában mindig a kiszolgáló-rendszergazda által megadott e-mail-cím szerepel. Csak a kiszolgáló-rendszergazda tudja ezt módosítani, és ez a beállítás nem módosítható munkafolyamatonként, hanem csak az adott webalkalmazás összes értesítése számára.)

  • Munkafolyamat állapota lapra mutató hivatkozás beszúrása. (Nem lehet kereséssel megállapítani a lekérdezési karakterláncban megadandó WorkflowInstanceID változót.)

  • Az üzenettartalom formázása beágyazott CSS-kóddal. (A szöveget formázhatja a style attribútummal, a <style> címke és a CSS-osztályok használata azonban nem támogatott.)

  • Munkafolyamat-keresés használata a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben olyan módon, hogy az több értéket tartalmazó Személy vagy Csoport típusú oszlopra hivatkozik.

  • Titkos másolat típusú címzett megadása az üzenetekben. (Egy fejlesztő módosíthatja a kiszolgálón lévő .ACTIONS fájlt a Titkos másolat mező megjelenítéséhez, de a Munkafolyamat-tervezőben ez nem végezhető el.)

  • Egy másik fájl csatolása az üzenethez mellékletként.

  • Képek vagy más grafikus fájlok beágyazása az üzenetbe. (A képekre csak hivatkozni tud – lásd a fenti, Kép beszúrása című szakaszt.)

Vissza a lap tetejére

Lásd még

Értesítés létrehozása vagy feliratkozás RSS-hírcsatornára a SharePoint Online-ban, a SharePoint 2016-ban vagy a SharePoint 2013-ban

Értesítés létrehozása vagy feliratkozás RSS-hírcsatornára a SharePoint 2010-ben

Értesítés létrehozása vagy feliratkozás RSS-hírcsatornára a SharePoint 2007-ben

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×