E-mailben gyűjtött adatok felvétele Access-adatbázisba

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

A Microsoft Access 2010 és a Microsoft Outlook 2010 révén lehetősége van adatokat gyűjteni és frissíteni e-mailek használatával. Az Access segítséget nyújt az ehhez szükséges adatgyűjtési űrlap létrehozásához, valamint az űrlap e-mailben történő elküldéséhez. Miután az e-mail címzettjei visszaküldték a kitöltött űrlapokat, dönthet úgy is, hogy az Access automatikusan dolgozza fel, majd mentse egy adatbázisba az összegyűjtött adatokat. Ez az adatgyűjtési módszer kevesebb időt és fáradságot igényel, mint az adatok másolása és beillesztése vagy egy manuális adatbeviteli folyamat. Ez az adatgyűjtési eljárás például az alábbi esetekben bizonyulhat hasznos megoldásnak.

Felmérések   : végezze el a felmérés és az eredmények összeállítása először létrehoz egy Access-adatbázist a eredményeinek tárolása szükséges táblázatokkal, és a varázslóval a felmérés űrlapot létrehozni, és postán a felmérés résztvevők. Amikor a résztvevők, a felmérés adatok adatbázisban vannak tárolva automatikusan a.

Állapotjelentések   : a legújabb készlet szintű állapota vagy akár az naprakész problémák függőben lévő információkat, a csoport is követheti nyomon, e-mailek rendszeres időközönként az aktuális adatokat tartalmazó üzenetek küldése.

Esemény kezelése   : a konferenciához, képzés vagy más események gyűjtőtárba továbbíthatja vagy a további űrlapok e-mail üzenetet küld a kapcsolattartási adatok, a utazási és a szállások beállítások összegyűjtése és így tovább. Ha úgy dönt, hogy a válaszok automatikus feldolgozása, a résztvevők bármikor, anélkül, hogy értesítést küldjön, módosíthatja a beállítások, és mindig hozzáférhet a legfrissebb adatok döntés tétele céljából.

Ebből a témakörből azt tudhatja meg, hogy mire lesz szüksége a folyamat során, illetve hogy melyek a varázsló használatának első lépései. Ezenkívül további információ is segíti abban, hogy a legmegfelelőbb beállításokat választhassa a varázsló használata közben.

Megjegyzés: Nem tudja hozzáadni a gyűjtött adatok, ha a címzett segítségével Hotmail- vagy Yahoo küldjön Önnek, a webhelycsoport Adatűrlap.

Teendők a folyamat elkezdése előtt

Ha most először gyűjt adatokat e-mailben, hajtsa végre az alábbi műveleteket.

  1. Ellenőrizze, hogy telepítve vannak-e a következő alkalmazások:

    • Access 2007 vagy Access 2010

    • Outlook 2007 vagy Outlook 2010. Győződjön meg arról, hogy az e-mailek küldéséhez használt számítógépen telepítve van és be van állítva az Outlook alkalmazás. Ha telepítése után még nem történt meg az Outlook beállítása, akkor annak elindítása után kövesse az Outlook előkészítő varázsló lépéseit. A varázsló használatához az Outlook súgója nyújt támogatást.

    • Ha InfoPath-űrlapot szeretne használni, győződjön meg arról, hogy telepítve van az InfoPath 2007-es vagy újabb verziója. Ebben az esetben a címzetteknek ugyancsak szükségük lesz számítógépükön az InfoPath alkalmazásra.

    • Az űrlap megtekintéséhez és szerkesztéséhez az e-mailek címzettjeinek rendelkezniük kell az InfoPath programmal vagy egy HTML formátumot is támogató levelezőprogrammal.

      Adatgyűjtés e-mail üzenetekben használt űrlap egy Access-űrlap nem áll. A varázsló létrehozza a speciális űrlap InfoPath vagy HTML formátumban.

      Adjon meg egy .mdb vagy .accdb formátumú céladatbázist (a fájl lehet .mde vagy .accde formátumú is). Ha nem egy már meglévő adatbázist szeretne használni, új adatbázist kell létrehoznia.

  2. Azonosítja, vagy hozzon létre a táblákat, az e-mail válaszok adatainak feltöltve. Ha az adatokat gyűjt meglévő táblázatok, győződjön meg arról, hogy a táblák nem csak olvasható, hozzáadása és frissítheti a tartalmukat a szükséges engedélyekkel kell rendelkeznie.

Megjegyzés: A mellékletet, számláló, OLE és többértékű mező nem összegyűjtve típusú e-mail üzenetekkel

Ha az adatok gyűjtése művelet feltölti két vagy több táblát, hozzon létre egy választó lekérdezést, és használni, amely az űrlap rekordforrása. Győződjön meg arról, hogy a lekérdezés tartalmazza az összes az alapul szolgáló táblák szükséges mezői. Ha egy meglévő lekérdezést használ, győződjön meg arról, hogy a lekérdezés nem csak olvasható és vehet fel, illetve tartalmának frissítése a szükséges engedélyekkel kell rendelkeznie. Két vagy több tábla alapuló lekérdezés létrehozásával kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a témakört a lekérdezések – bevezetéscímű témakört.

A következő esetekben új rekordokként kell menteni az adatokat:

  • Ha az adatokkal több táblát szeretne feltölteni.

  • Ha a célként megadott táblának nincs elsődlegeskulcs-mezője. Az elsődlegeskulcs-értékekre az egyes válaszok létező rekordoknak történő megfeleltetéséhez van szükség. Ha a célként kijelölt tábla nem rendelkezik elsődlegeskulcs-mezővel, vegye fel azt most, vagy nevezzen ki annak egy már meglévő olyan mezőt, amelynek elsődleges kulcsát egyedi értékek alkotják.

  • Ha a célként megadott táblának egyetlen rekordja sincs. Amennyiben a tábla üres, a varázsló azt feltételezi, hogy a felhasználó rekordokat szándékozik felvenni.

  • Ha a címzettek e-mail címeit nem mezőként tárolja a program az adatbázisban. A rekordok frissítéséhez szükséges adatok gyűjtésekor nem lehet manuálisan beírni az e-mail címeket a varázsló által létrehozott üzenetbe. A címmezőt a célként megadott táblának kell tartalmaznia, vagy egy olyan táblában kell lennie, amely kapcsolatban van a célként megadott táblával.

Vissza a lap tetejére

Első lépések

  1. Nyissa meg azt az adatbázist, amelybe az összegyűjtött adatokat menteni szeretné.

  2. Ha egyetlen táblába szeretné felvenni az adatokat, kattintson a tábla nevére a navigációs ablakban. Ha több egymáshoz kapcsolódó táblát szeretne feltölteni adatokkal, kattintson a táblákhoz kapcsolt lekérdezés nevére.

  3. A következő műveletek bármelyikével indítsa el a varázslót:

    • A Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintson az E-mail írása gombra.

    • Kattintson a jobb gombbal a táblára vagy a lekérdezésre, és válassza az Adatgyűjtés és -frissítés e-mailben parancsot.

      Megjegyzés: Ha a táblázat nem tartalmaz olyan mezőt, vagy csak akkor van a Számláló típusú, az OLE-objektum, a melléklet vagy a többértékű keresés mezőtípusok, az Access megjeleníti a következő üzenet: a kijelölt tábla vagy lekérdezés nem tartalmaz olyan mezőket támogató e-mail útján végzett adatgyűjtés .

Ha a táblázat, amely támogatja az adatok gyűjtése mezőket tartalmaz, a varázsló elindul. Ha a céltábla támogatja, mind a frissítését és felvételét is az adatok, a varázsló végigvezeti Önt a szükséges lépéseket az e-mail üzenetekben adatokat szeretne gyűjteni.

Az alábbi szakaszok használata hivatkozásként, lehet, hogy a következő hét főbb műveletek elvégzéséhez a folyamat kérdéseit.

  1. Válassza ki a elküldeni kívánt adatbeviteli űrlap típusát

  2. Válassza ki, hogy új adatok összegyűjtése és a meglévő adatok frissítése

  3. Amelyet gyűjtött adatok körének meghatározása

  4. Adatkezelési automatikus vagy kézi megadása

  5. Adja meg, hogyan megadhatja a címzettek e-mail címét

  6. Tekintse át, és adja meg a címzettek listája

  7. Az e-mail üzenet létrehozása és küldése

Vissza a lap tetejére

Válassza ki a elküldeni kívánt adatbeviteli űrlap típusát

Ebben a lépésben az űrlap típusát kell kiválasztania annak függvényében, hogy melyik tűnik a legegyszerűbben használhatónak saját maga vagy a címzettek szempontjából.

Válassza a HTML-űrlap    HTML-űrlap tekinthetők meg és szerkesztheti bárki, akinek az e-mail ügyfele támogatja a HTML

Jelölje be a Microsoft InfoPath-űrlap    Ezt a beállítást, csak ha InfoPath telepítve van a számítógépén megjelenik. Jelölje be ezt a beállítást, csak akkor, ha az összes a címzetteknek nincs InfoPath, és az Outlook telepítve van a számítógépére. InfoPath-űrlap szerkesztési környezet, és jobban adatbevitel kínál a

A varázsló következő lapján látható tartalom annak függvénye, hogy a célobjektum támogatja-e az adatok frissítését. Ha az objektum két vagy több táblán alapuló lekérdezés, netán egy elsődlegeskulcs-mező nélküli vagy adatokat nem tartalmazó tábla, a varázsló azt feltételezi, hogy a felhasználó új rekordokat szeretne felvenni, és kérni fogja tőle az űrlapmezők kiválasztását. Minden más esetben annak megadását fogja kérni az űrlapmezők kiválasztása előtt, hogy a felhasználó felvenni vagy frissíteni szeretné-e az adatokat.

Vissza a lap tetejére

Annak eldöntése, hogy új adatokat szeretne-e gyűjteni vagy már meglévőket szeretne-e frissíteni

Ebben a lépésben azt kell eldöntenie, hogy mit szeretne tenni az adatokkal. A használni kívánt űrlap típusa hatással lesz arra, hogy a címzettek hány új rekordot tudnak visszaküldeni egy válaszban. Adatok frissítésekor a címzettek által frissítendő rekordok száma határozza meg, hogy az üzenetben hány előre kitöltött űrlap fog szerepelni.

Megjegyzés: Új rekordok hozzáadásához írja be az e-mail címét a cím mezőbe az e-mail üzenet az üzenet létrehozásakor. Meglévő adatok frissítése, a címzettek e-mail címét az alapul szolgáló táblából vagy lekérdezésből, vagy egy kapcsolódó táblázatban szereplő mező kell tárolni.

Vissza a lap tetejére

A gyűjtendő adatok körének meghatározása

Az űrlapba felveendő mezők kiválasztásakor ne felejtse el megadni az összes olyan mezőt, amely az űrlap adatforrásul szolgáló táblájában vagy lekérdezésében szerepel. A művelet elvégzésekor az alábbi feltételeknek kell teljesülniük.

  • Kötelező mezők:    Egy csillag (*) jellel jelölt mezők szükséges mezők találhatók. Ha új rekordok gyűjtött, a varázsló automatikusan tartalmazni fogja az összes olyan mezők, amelynek kötelező tulajdonsága Igenértékre van állítva. Az egyik rekordot szükséges mezők üresek, az Access nem sikerül a rekord elhelyezése a táblázatban.

  • Nem támogatott típusú mező:    Nem tud bizonyos típusú mező tartalmazza a képernyőn, többek között a Számláló típusú, a melléklet, az OLE-objektum vagy a többértékű keresőmezők.

  • Elsődleges kulcs mezőjét:    A felhasználó tudják beír egy értéket a mező hozzáadása a azonban; a válasz nem lehet feldolgozni, ha a megadott érték már használatban van.

    Megjegyzés: Az egyes része mezők, a Mezőtulajdonságokcsoportban adja meg a címke, és kattintson a csak olvasható , ha nem szeretné, hogy a felhasználó abban a mezőben lévő adatok módosításához.

Vissza a lap tetejére

Automatikus vagy manuális adatfeldolgozási mód kiválasztása

Ebben a lépésben választhatja ki, hogy a válaszok feldolgozása automatikusan vagy manuálisan történjen-e. Automatikus feldolgozás esetén a válaszok beérkezésekor az Outlook és az Access együttműködve exportálja az adatokat az adatbázisban lévő, célként megadott táblákba. Az automatikus feldolgozással idő és fáradság takarítható meg. A manuális feldolgozás csak annyit jelent, hogy a felhasználó saját maga indítja el az adatokat a megadott Outlook-mappából az Access alkalmazásbeli, célként megadott táblába exportáló műveletet.

A válaszok beérkezésekor csak akkor lesz sikeres a célként megadott táblába exportálásuk, ha teljesülnek az alábbi feltételek:

  • El van indítva az Outlook. Ha nincs, a feldolgozás csak az Outlook következő indításakor indul.

  • Az Access nincs jelszóval védve, és nem Kizárólagos módban van megnyitva, illetve az e-mail elküldése óta nem változott meg az adatbázis neve és helye.

  • A táblák és a lekérdezések neve, valamint az űrlapban lévő mezők tulajdonságai nem módosultak az e-mail elküldése óta.

  • A felhasználó rendelkezik az adatforrásul szolgáló táblák és lekérdezés tartalmának felvételéhez és frissítéséhez szükséges engedélyekkel.

    Megjegyzés: Amennyiben sikertelen az automatikus feldolgozás, próbálja meg megoldani a problémákat, majd exportálja manuálisan a sikertelen válaszokat. A problémák megoldását követően beérkező válaszok automatikus feldolgozása már rendben fog zajlani.

A válaszok automatikus feldolgozását szabályozó tulajdonságok megadása

Ha egy másik Outlook-mappát szeretne megadni a válaszok tárolásához, a varázsló A válaszok feldolgozási módjának meghatározása lapján kattintson a mappa nevére. A Mappaválasztás párbeszédpanelen válasszon egy másik mappát, vagy az Új lehetőséget választva hozzon létre egy újat.

A válaszok automatikus feldolgozását szabályozó tulajdonságok megadása hivatkozásra kattintva módosíthatja vagy pontosíthatja az importálási beállításokat. A választható beállításokat az alábbi táblázatban foglaltuk össze.

Beállítás

Eredmény

Kattintson az Elvetés elemre válaszok, akinek nem küldte, hogy az üzenetet a   

Ezt a jelölőnégyzetet akkor jelölje be, ha csak az elküldött üzenet eredeti címzettjeitől érkező válaszokat szeretné automatikusan feldolgozni. Az egyéb személyektől érkező válaszokat a célmappában tárolja a program, és nem dolgozza fel őket automatikusan.

Fogadja el a több választ valamennyi címzett számára   

Ezt a jelölőnégyzetet akkor kell bejelölni, ha az egyes címzettektől érkező válaszok közül csak az elsőt szeretné automatikusan feldolgozni. A második választ és az azt követő válaszokat a célmappába helyezi az alkalmazás, és nem dolgozza fel őket automatikusan.

Megjegyzés: Ez a beállítás csak a válaszok számát szabályozza, azaz nem az egyes válaszokban lévő feldolgozott rekordok számát. Ha tehát elküld egy InfoPath-űrlapot, a címzettek több rekordot is visszaküldhetnek egy-egy válaszban, az Access pedig automatikusan feldolgozza a válaszban érkező összes rekordot (még akkor is, ha nincs bejelölve ez a jelölőnégyzet).

Csak a meglévő adatok frissítésének engedélyezése   

Ha a címzettek InfoPath-űrlap használatával frissítik az adatokat, a már meglévő adatok frissítésein túl új rekordokat is visszaküldhetnek. Ezt a jelölőnégyzetet bejelölve az alkalmazás csak a már meglévő rekordok frissítéseit dolgozza fel.

Válaszok, fel kell dolgozni   

Ebbe a mezőbe írhatja be az automatikusan feldolgozandó válaszok számát (az összes címzett válaszait beleértve). Ha valamennyi választ automatikusan szeretné feldolgozni, írjon a mezőbe egy nagy értéket (például 5000). A megadott érték elérése után érkező válaszok a célmappába kerülnek, de a program nem dolgozza fel őket automatikusan.

Dátum- és leállítása   

Ezzel a beállítással adhatja meg, hogy mikor fejeződjön be az ehhez az e-mailhez tartozó válaszok automatikus feldolgozása. A megadott dátumot és időpontot követően érkezett válaszok a célmappába kerülnek, de a program nem dolgozza fel őket automatikusan.

A fenti beállítások későbbi módosításához kattintson a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjának Válaszok kezelése gombjára. Az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen jelölje ki azt az üzenetet, amelyhez más beállításokat szeretne megadni, majd kattintson az Üzenet beállításai gombra. A párbeszédpanelen végrehajtott változtatások az üzenethez érkező összes jövőbeni válaszra hatással lesznek.

Válaszok manuális feldolgozása

Ha saját maga szeretné beállítani, hogy mikor és mely válaszokat dolgozzon fel a program, ne az automatikus válaszfeldolgozási módot válassza. A program mindaddig az Outlook megadott mappájában tárolja a válaszokat, amíg a felhasználó ki nem jelöli a mappában lévő üzenetek mindegyikét, rájuk nem kattint a jobb gombbal, és a helyi menü Adatok exportálása a Microsoft Access programba parancsát nem választja.

Bizonyos esetekben szükség lehet manuálisan is feldolgozni az automatikusan fel nem dolgozható válaszokat.

Az adatok exportálása előtt ellenőrzendő dolgok

  • Az Access-adatbázis nem kizárólagos módban van megnyitva, illetve az e-mail elküldése óta nem változott meg az adatbázis neve és helye.

  • A táblák és a lekérdezések neve, valamint az űrlapban lévő mezők tulajdonságai nem módosultak az e-mail elküldése óta.

  • A felhasználó rendelkezik az adatforrásul szolgáló táblák és lekérdezés tartalmának felvételéhez és frissítéséhez szükséges engedélyekkel.

Vissza a lap tetejére

A címzettekhez tartozó e-mail címek megadási módjának kiválasztása

Ha csak új adatokat szeretne gyűjteni, az e-mail címek megadásának két módja van:

  • Beírhatja a címeket külön-külön az Outlook programban írt e-mailbe, vagy kiválaszthatja azokat egy címjegyzékből.

  • Használhatja az aktuális Access-adatbázis táblájának vagy lekérdezésének e-mail cím megadására szolgáló mezőjét.

    Megjegyzés: A már meglévő rekordok frissítéséhez szükséges adatok gyűjtésekor ez a párbeszédpanel nem jelenik meg, mert a címzettek e-mail címeit először mezőként kell elérhetővé tenni az adatbázisban.

Az e-mail címek beírása közvetlenül az Outlook alkalmazásban

Amennyiben a címzetteket az Outlook programban adja meg, a küldés előtt megtekintheti az üzenet mintaképét, és testre is szabhatja az üzenetet. Az e-mail törzse egy rövid leírást és egy űrlapot tartalmaz, és az utóbbit nem javasolt megváltoztatni. Ha mégis módosítja az űrlap szerkezetét, a program esetleg nem tudja majd feldolgozni a választ.

Az adatbázis valamely mezőjében tárolt e-mail címek használata

Egy kapcsolódó táblázatban jelölje ki a beállítást, amely a kapcsolódó tábla hivatkozik. Megtekinteni vagy szerkeszteni a táblának megfelelő kapcsolatokat az adatbázis, kattintson a adatbázis eszközök. lap kapcsolatok csoportjában kattintson a kapcsolatok

A kapcsolatok további tudnivalókért lásd: a következő cikket: Útmutató a táblakapcsolatokhoz.

Vissza a lap tetejére

A címzettek listájának áttekintése és megadása

Az utolsó fő lépésben megtekinthető az üzenet mintaképe, testre szabható az üzenet, pontosítható a címzettek listája, végül pedig elküldhető az adatgyűjtési üzenet.

Az e-mail megírása és elküldése

Miután a varázsló felkínálja az e-mail megírásának lehetőségét, és bemutatja az e-mail állapotának Válaszok kezelése paranccsal történő megtekintésének módját, figyelmeztető üzenetek jelenhetnek meg. Az alábbi táblázatban a lehetséges figyelmeztetéseket és a hozzájuk kapcsolódó megoldásokat foglaltuk össze.

Figyelmeztetés üzenet

Leírás

S olution

Egyes rekordok nem tartalmaznak érvényes címet az e-mail cím számára megadott mezőben. Ezeknél a soroknál nem lesz visszaadott adat.

Az e-mail címet tartalmazó kiválasztott mező nullértékeket tartalmaz.

Ha az összes rekord adatait össze szeretné gyűjteni, lépjen ki a varázslóból, és írja felül a nullértékeket e-mail címekkel. Ezután indítsa el újra a varázslót.

Jelenleg kizárólagos zárolással tartja megnyitva az adatbázist. Amíg a kizárólagos zárolást fel nem oldja, az e-mailek automatikus feldolgozása nem sikerülhet.

Az adatbázist kizárólagos módban nyitotta meg.

Ha a válaszok automatikus feldolgozását választotta, a feldolgozás sikertelen lesz, mert az Access nem tudja frissíteni a kizárólagos módban megnyitott adatbázisokat, és új adatokat sem tud felvenni az ilyen adatbázisokba. Az üzenet elküldése után azonnal zárja be az adatbázist, és nyissa meg újra nem kizárólagos módban.

Ezek az e-mailek bizalmas adatokat tartalmazhatnak.

Meglévő rekordok frissítéséhez gyűjt adatokat, és a program előre kitölti az elküldeni kívánt űrlapot a meglévő adatokkal.

Ha az űrlap egyes mezői bizalmas adatokat tartalmaznak, térjen vissza a varázslónak ahhoz a lépéséhez, ahol kiválasztotta a mezőket, és távolítsa el az űrlap bizalmas adatokat tartalmazó mezőit.

Az üzenet mintaképének megtekintése, illetve az üzenet testreszabása után az e-mail címeket tartalmazó mező szűrésével kiválaszthatja a címzetteket. A használni kívánt címeket a hozzájuk tartozó jelölőnégyzetek bejelölésével adhatja meg. Ha megjelenik egy érvénytelen e-mail címeket felsoroló párbeszédpanel, jegyezze le a listában szereplő címeket, és kattintson a Kilépés gombra. Ellenőrizze az érvénytelen címeket, végezze el a szükséges javítást, végül pedig próbálja meg újból elküldeni az üzenetet.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×