E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai

Az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai párbeszédpanelen megtekinthetjük és módosíthatjuk azokat a beállításokat, amelyek meghatározzák, hogy hogyan dolgozza fel a Microsoft Office Access 2007 az adatgyűjtő e-mailekre adott válaszokat. Ezek a beállítások módosításuk után a kiválasztott vagy éppen létrehozott üzenetre érkező összes válaszra vonatkoznak.

Azonban a beállítások módosításai nem vonatkoznak azokra a válaszokra, amelyek már az Outlook postafiókunkban találhatók.

Az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai párbeszédpanel

A párbeszédpanel megjelenítéséhez

  1. Nyissuk meg az általunk módosítani kívánt e-mailt tartalmazó adatbázist.

  2. A Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintson a Válaszok kezelése gombra. Gombkép

  3. Az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen jelöljük ki azt az üzenetet, amelynek a beállításait módosítani szeretnénk, majd kattintsunk az Üzenetbeállítások gombra.

Importálási beállítások

A válaszok automatikus feldolgozása és az adatok felvétele az adatbázisba

Ezzel a beállítással megadhatjuk, hogy a Microsoft Office Access 2007 dolgozza fel a válaszokat, amint megérkeznek a Microsoft Office Outlook 2007 postafiókunkba. Az Office Outlook 2007 és az Office Access 2007 együttműködve exportálja a válaszokban található űrlapok tartalmát az Access céltábláiba. Ha ez jelölőnégyzet nincs engedélyezve, a válaszokat manuálisan kell feldolgoznunk.

Bővebben a válaszok automatikus és manuális feldolgozásáról

Ha a válaszok érkezésekor teljesülnek az alábbi feltételek, az Outlook automatikusan exportálja az adatokat az Access alkalmazásba:

  • Office Outlook 2007:     Az Office Outlook 2007 programot telepíteni kell a számítógépre. Ha az alkalmazás nem fut a válasz megérkezésekor, a feldolgozás az Outlook következő indításakor kezdődik meg.

  • Office Access 2007:     Az Office Access 2007 programot telepíteni kell a számítógépre.

  • Adatbázis:     Az adatbázis nem lehet jelszóval védve, vagy kizárólagos módban megnyitva. Az adatbázis helye és fájlneve nem változhat meg az e-mailek küldése és visszaérkezése között.

  • Táblák és lekérdezések:    A megadott táblák és lekérdezések nevei, valamint az alapul szolgáló mezők tulajdonságai nem változhatnak meg az e-mail elküldése és a válaszok visszaérkezése között. Ha például a levél elküldése után módosítjuk az egyik mező típusát Szám típusról Számláló típusúra, az exportálás sikertelen lesz.

  • Engedélyek:     Engedélyünknek kell lennie az űrlap alapjául szolgáló táblák és lekérdezés adatainak frissítésére és bővítésére.

Ha nem rendelkezünk valamelyik szükséges engedéllyel, az automatikus feldolgozás nem fog sikerülni. Oldjuk meg a problémákat, majd manuálisan exportáljuk a fel nem dolgozott üzeneteket. A problémák megoldása után érkezett válaszokat az alkalmazás automatikusan feldolgozza.

Manuális feldolgozás:    Ha meg szereznénk határozni, hogy mely válaszokat és mikor dolgozzuk fel, válasszuk a manuális feldolgozást. Ebben az esetben a válaszok bekerülnek az Outlook-postaládánkba, de az adatok csak akkor kerülnek át az adatbázisba, ha manuálisan kijelöljük őket, a jobb gombbal kattintunk rájuk, majd az Adatok exportálása a Microsoft Office Access programba parancsot választjuk.

Előfordulhat, hogy azokat a válaszokat is manuálisan kell feldolgoznunk, amelyek megérkezésekor nem működött az automatikus feldolgozás. Miután megoldottuk a hibát okozó problémát, a meglévő válaszokat manuálisan kell exportálnunk.

Az exportálás megkezdése előtt ellenőrizzük a következőket:

  • Office Access 2007:     Az Office Access 2007 programot telepíteni kell a számítógépre.

  • Adatbázis:    Ha az adatbázis jelszóval védett, az exportálási művelet kezdetekor meg kell adnunk a jelszót. Ezenkívül az adatbázis ne legyen kizárólagos módban megnyitva, és az adatbázis neve és helye nem változhat meg az üzenetek elküldése és visszaérkezése között.

  • Táblák és lekérdezések:    A megadott táblák és lekérdezések neve, valamint az alapul szolgáló mezők tulajdonságai nem változhatnak meg az e-mail elküldése és a válaszok visszaérkezése között.

  • Engedélyek:     Engedélyünknek kell lennie az űrlap alapjául szolgáló táblák és lekérdezés adatainak frissítésére és bővítésére.

Azon válaszok elvetése, amelyek nem az üzenet címzettjeitől érkeztek

Ez a beállítás lehetővé teszi, hogy csak az üzenet eredeti címzettjeitől érkező válaszokat dolgozzuk fel automatikusan. Az egyéb címekről érkező válaszokat az Outlook megadott mappájában tároljuk, ám nem dolgozzuk fel őket automatikusan. Ha kívánjuk, feldolgozhatjuk a válaszokat manuálisan is.

Több válasz elfogadása az egyes címzettektől

Ez a beállítás lehetővé teszi, hogy a címzettek ugyanarra az e-mailre több választ is küldjenek. Ha engedélyezzük ezt a beállítást, az egyes címzettek az üzenetre többször is válaszolhatnak, és az alkalmazás minden választ automatikusan feldolgoz. Ha nem engedélyezzük ezt a beállítást, az egyes címzettek ekkor is küldhetnek egynél több választ, de csak az első válasz lesz automatikusan feldolgozva. A további válaszok szintén az Outlook célmappájába kerülnek, ahol feldolgozhatjuk őket manuálisan, vagy törölhetjük őket.

Megjegyzés : Ez a beállítás csak a válaszok számára vonatkozik, nem az egy válaszban feldolgozható sorok számára. Ha például egy Microsoft Office InfoPath 2007 űrlapot küldünk, a címzettnek lehetősége lesz rá, hogy több rekordot küldjön egyetlen válaszban. Az Access automatikusan fel fogja dolgozni a válasz összes rekordját, mivel minden rekord egyetlen üzenet űrlapjában található.

Válaszonként több sor engedélyezése

Ha InfoPath űrlapon küldünk adatokat, a címzett új rekordokat vehet fel az üzenet alján található Sor beszúrása gombra kattintva.

Csak az adatok frissítése engedélyezett

Ha a címzettek InfoPath-űrlapon frissítik az adatokat, a meglévő adatok frissítése mellett új rekordokat is visszaküldhetnek. Ha nem szeretnénk, hogy a címzettek új rekordokat hozzanak létre az InfoPath-űrlapon, jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet.

Automatikus feldolgozás beállításai

Feldolgozandó válaszok száma

Adjuk meg az automatikusan feldolgozni kívánt válaszok számát (minden címzettől összesen). Ha minden választ szeretnénk automatikusan feldolgozni, adjunk meg egy nagy értéket (például 5000) a beviteli mezőben. A megadott számú válasz beérkezése után az újabb válaszok is a célmappába kerülnek, de az alkalmazás nem dolgozza fel őket automatikusan.

Leállítás dátuma és ideje

Megadhatjuk, hogy mikor fejeződjön be az e-mail üzenetünkre érkező válaszok automatikus feldolgozása. A megadott dátum és időpont után érkező levelek a célmappába kerülnek, de az alkalmazás nem dolgozza fel őket automatikusan.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×