Dokumentumkezelés – bevezetés

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

Dokumentumkezelés tárolása és rendszerezése a dokumentumok a támogatási aktív folyamatban lévő munka, beleértve a tartalmak létrehozása és megosztása a szervezeten belüli koncentrál. Amikor szervezetek nincs hivatalos dokumentumkezelő rendszer bármilyen típusú helyen, tartalom gyakran létrejön, és egy nem felügyelt és központosított módon szórt fájlmegosztások és az egyes merevlemez-meghajtók mentett. Emiatt a nehéz alkalmazottaknak keresése, megosztása és a tartalom hatékony együttműködés. Is így nehéz azoknak a szervezeteknek a tartalom a értékes üzleti adatait és az adatok használni.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 támogatja a szervezete dokumentum kezelése igényeinek, mert a dokumentum széles körét szolgáltatásairól, amelyek lehetővé teszik, hogy tegye a következőket:

  • Dokumentumok tárolása, rendszerezése és keresése.

  • A dokumentumok egységességének ellenőrzése.

  • A dokumentumok metaadatainak kezelése.

  • A dokumentumok védelme a jogosulatlan hozzáférés és használat ellen.

  • Egységes üzleti folyamatok (munkafolyamatok) biztosítása a dokumentumok kezelésére.

Megjegyzés: Ez a cikk példát SharePoint-webhely Adventure Works, készít kerékpárok kerékpárok összetevők és bicycling Kellékek kitalált vállalat által létrehozott hivatkozik.

Például a műszaki dokumentáció csapatának az Adventure Works, ennek eredménye például felhasználói kézikönyvek és a termék specifikációja lapok ügyfélkapcsolati kiadványok, használja a dokumentumkezelési funkciókat számos Office SharePoint Server 2007. A csoport minden olyan hoz létre a a dokumentumközpont-webhely sablon alapján létrehozott webhely tartalmának tárolja. A dokumentumközpont-webhely a csapattagok használatával Főverziók és alverziók verziószámozás nyomon követheti a dokumentumok – verziók fejlesztésének. Győződjön meg arról, hogy csapattagok véletlenül nem írja felül egymás munka segítségével kivétel.

Tárolására és rendszerezésére a dokumentumközpont-webhely dokumentumok

A dokumentumközpont webhelysablon Office SharePoint Server 2007 részét képező létrehozásához, használ, és nagyszámú dokumentum tárolja optimalizált webhelyek létrehozására használható. A dokumentumközpont webhely sablon alapján készült webhelyek speciális rendelkezik, például a kivétel és a szövegtörzs dokumentum, amely alapértelmezés szerint be vannak kapcsolva dokumentumkezelési funkciókat. Kötelező kivétel megelőzhető ütközések és fejetlenséget fölé a módosításokat, mert csak egy felhasználó változtathatja meg egy fájlt egy adott időben. A verziószámozás lehetővé teszi, hogy a dokumentumokhoz a változások követése, és könnyebben kezelheti a tartalmakat, javítsa ki. A verziószámozás akkor hasznos, ha több személy közös munka a projektek, vagy ha a vonatkozó információk helye keresztül fejlesztés és véleményezés több szakaszát.

Dokumentumok kezelése egységes tartalomtípusok használatával

A webhelytartalom-típus csoport újrafelhasználható beállításokat, amelyek leírják a megosztott jelenségeket az adott típusú tartalomhoz, akkor. Tartalomtípusok segítségével a szervezetek rendezéséhez, kezelése és kezelheti tartalmat egy következetes módszert a webhelycsoportban. Megadhatja, hogy egy tartalomtípus dokumentum- vagy terméket a szervezet által létrehozott annak érdekében, hogy egy következetes módszert a különböző típusú dokumentumok történő hibatípusonként.

Az Adventure Works két tartalomtípus létrehozása műszaki dokumentáció részlegéhez például felhasználói a kézi és a termékleírást neve. Amikor a csapattagok a dokumentumközpont egy új dokumentumot szeretne készíteni, ezekkel a tartalomtípusokkal mindegyike egy beállítást az Új gomb, a dokumentumtárban a formában jelenik meg. Minden egyes tartalomtípus saját sablont, adja meg, úgy, hogy felhasználói kézikönyvek és a termék jellemzői ugyanazt az általános formátum. Tartalomtípusokra is itt adhatja meg a saját egyéni oszlopot, így például a minden felhasználói kézikönyvek arról, hogy melyik terméket modellek a kézikönyvek alkalmazása metaadatokat tartalmaz. Minden egyes tartalomtípus Saját munkafolyamatok, még akkor is tartalmaz, hogy a csapat biztos lehet benne, hogy minden felhasználó kézi követi-e az azonos visszajelzést, és a jóváhagyási folyamatot. És termék jellemzői szereplő különböző tartalomtípust, mert ezeket a dokumentumokat hajtsa végre a másik folyamat, és más metaadatok igénylő oszlopokban.

Dokumentum tulajdonságainak kezelése

A személyek keresése egy webhelyen vagy egy dokumentumkezelő rendszer tárolt információk elsődleges lehetőségeket egyik tallózással vagy a metaadatok (dokumentumtulajdonságok) fájljaival együtt mentett kereséssel. Alkalmazottak szervezetekben gyakran azonban nem feltétlenül a time to vegye fel vagy frissítse a fájlokat a dokumentumtulajdonságok, amikor mentheti őket.

A programok és a 2007-es Microsoft Office rendszer tudna segíti létrehozásához és dokumentumok metaadatainak frissítéséhez. Megnyitásakor vagy egy 2007-es Office kiadás asztali változatában, Word, Excel vagy PowerPoint alkalmazást, például egy Office SharePoint Server 2007 -webhelyre mentett dokumentum szerkesztése a dokumentum adatai munkaablak, kattintson a fájl tetején látható a dokumentum tulajdonságai szerkesztheti. Ha az egyéni oszlop hozzáadása a dokumentum-tartalomtípushoz, vagy azt a tárat, hogy a dokumentumot tároló mezőiként: tulajdonság a dokumentum adatai munkaablak ezek az értékek oszlopban jelennek meg. Integrálja a dokumentum-tulajdonság szerkesztési felület be a tartalom szerkesztése változat, a programok a 2007-es Office kiadás könnyítse azoknak a szervezeteknek a tartalom-metaadatok javításához.

Dokumentum adatai munkaablak:

Ezenkívül szervezetek segítségével Microsoft Office InfoPath 2007 testre szabott azok majd adni, az adott dokumentum adatai munkaablak létrehozása.

Dokumentumok védelme

Office SharePoint Server 2007 az azoknak a szervezeteknek szól, ezzel az illetéktelen hozzáférést a SharePoint-webhely mentett vagy használata dokumentumok védelme érdekében többféle módon is kínál. Szervezetek tartalomvédelmi szolgáltatás (IRM) alkalmazhat a teljes dokumentumok tárról, egy teljes beállítása a dokumentumok védelmét. A tartalomvédelmi szolgáltatás lehetővé teszi, hogy a felhasználók elvégezhető műveleteket a SharePoint-listák vagy tárak letöltött fájlok korlátozni. A tartalomvédelmi szolgáltatás a letöltött fájlok titkosítja, és a felhasználók és -alkalmazások áll rendelkezésre, ezek a fájlok visszafejteni készlete korlátozza. A tartalomvédelmi szolgáltatás korlátozhatja a felhasználók, akik számára engedélyezett olvasni a fájlokat, így azok nem műveletekhez például fájlok nyomtatása vagy a szöveg másolása a a tartalomvédelmi. A tartalomvédelmi szolgáltatás így segíthet a szeretné, hogy a vezérlő és a bizalmas vagy saját információk terjesztése meghatározó vállalati házirendek kényszerítése.

Office SharePoint Server 2007 azt is lehetővé teszi, hogy más módokon fájlok védelmére. Ha meg szeretné akadályozni a folyamatban lévő dokumentumok a vázlatok olvasása, állítsa be a fő- és alverziók verziószámozás dokumentumtár, és majd határozza meg, hogy melyik személyekből álló csoportok alverziók (vázlatok) olvasható. A Piszkozatok fájlokat vagy a lista elemeit, amely nagyobb mint nem még jóváhagyott alverziójának. Ha jóváhagyást ír elő szeretne beállítani a dokumentumtár, majd a Piszkozatok nem közzétett Főverziók, mindaddig, amíg a megfelelő engedélyekkel rendelkező hagyja jóvá a kiadvány fő vázlatként a dokumentumot.

Dokumentumok védelme úgy, az egyes mappák, listaelemek vagy dokumentumok engedélyek konfigurálásával. Ha csak egy vagy két fájlok egy dokumentumtárban, a hozzáférés korlátozására kívánt, módosíthatja az engedélyek alábbi egyedi elemek módosítása, hogy kinek van engedélye arra, hogy megtekinteni vagy szerkeszteni őket.

Dokumentum kapcsolatos folyamatok munkafolyamatok kezelése

A közös dokumentumok kapcsolódó üzleti folyamatok támogatási, Office SharePoint Server 2007 felajánlja a beépített munkafolyamatok, amelyekkel a szervezetek kezelheti a feladatokat, például a dokumentum áttekintése, a jóváhagyás és az aláírás webhelycsoport. A munkafolyamat automatikus mozgásának dokumentumok és elemek keresztül, műveletek vagy a tevékenységekhez kapcsolódó üzleti folyamatok definíciója. A munkafolyamatok segítségével a szervezetek dokumentum kapcsolódó üzleti folyamatokhoz hatékonyabban, kezelni, mert a automatikusan nyomon követése, és ezek a folyamatok részt emberi kapcsolatos feladatok kezelése.

Ha például a műszaki dokumentáció csapatának az Adventure Works helykihasználást eredményez teljes körű a Visszajelzésgyűjtő munkafolyamat. E-mail küldése a véleményezőnek, hanem egy író Office Word 2007az aktuális dokumentum jobbra munkafolyamat elindíthatja. A munkafolyamat gondoskodik kezelése a folyamat értesítési üzenetek küldése a véleményezőnek, azok a feladatok létrehozása és nyomon követése a tevékenységek állapotát. Véleményezők a tevékenységeken a hozzájuk rendelt Word 2007 vagy Microsoft Office Outlook 2007végezhetik el.

Ezenkívül Microsoft Office SharePoint Designer 2007 vagy a Microsoft Visual Studio 2005 bővítmények a Windows folyamatkövető alaprendszer használatával szervezetek is kidolgozása és üzembe egyéni munkafolyamatok, hogy a szervezet számára egyediek üzleti folyamatok kezelését.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×