Dokumentumkezelés – bevezetés

A dokumentumkezelés középpontjában a folyamatban lévő munka támogatása áll a dokumentumok tárolásával és rendszerezésével, beleértve a tartalom létrehozását és szervezeten belüli megosztását. Ha a szervezet nem rendelkezik semmilyen hivatalos dokumentumkezelési rendszerrel, a létrehozott és mentett tartalom gyakran rendezetlenül és decentralizált módon szétszóródik a fájlmegosztásokon és merevlemez-meghajtókon. Ez megnehezíti az alkalmazottaknak a tartalom megtalálását és megosztását, és ezáltal a hatékony együttműködést. Ez egyben a tartalomban található értékes üzleti információ és adatok hasznosítását is megnehezíti a szervezetekben.

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 által nyújtott széles körű dokumentumkezelési képességek támogatják a szervezetek dokumentumkezelési igényeit, lehetővé téve az alábbiakat:

  • dokumentumok tárolása, rendszerezése és keresése

  • dokumentumok egységességének biztosítása

  • dokumentumok metaadatainak kezelése

  • dokumentumok illetéktelen hozzáférés és használat elleni védelme

  • üzleti folyamatok (munkafolyamatok) egységességének biztosítása a dokumentumok kezelése révén

Megjegyzés : Ez a cikk egy példa SharePoint-webhelyre utal, amelyet egy fiktív cég, a kerékpárok, kerékpár-alkatrészek és kerékpár-kiegészítők gyártásával foglalkozó Kalandorbolt készített.

A Kalandorbolt műszaki dokumentációval foglalkozó csapata (amely az ügyfeleknek készít kiadványokat, például felhasználói kézikönyveket és termékspecifikációkat) az Office SharePoint Server 2007 számos dokumentumkezelési szolgáltatását használja. A csapat az összes létrehozott tartalmat egy, a Dokumentumközpont webhelysablonból létrehozott webhelyen tárolja. Saját dokumentumközpont-webhelyükön a csapattagok fő- és alverziók használatával követhetik nyomon a dokumentumok alakulását. A kötelező kivétel biztosítja, hogy a csapattagok ne írhassák véletlenül felül egy másik tag munkáját.

Dokumentumok tárolása és rendezése dokumentumközpont-webhelyen

Az Office SharePoint Server 2007 beépített Dokumentumközpont webhelysablonjával nagyszámú dokumentum létrehozására, használatára és tárolására optimalizált webhelyek készíthetők. A Dokumentumközpont webhelysablonból létrehozott webhelyek olyan, alapértelmezés szerint engedélyezett speciális dokumentumkezelési funkciókkal rendelkeznek, mint például a kötelező kivétel és a dokumentumok fő- és alverziói. A kötelező kivétel segítségével megelőzhetők a módosítások közötti ütközések és zavarok, mivel egyidejűleg csak egy felhasználó módosíthat egy adott fájt. A verziók lehetővé teszik a dokumentumok módosításainak nyomon követését, és segítik a tartalomkezelést az ellenőrzés során. A verziószámozás különösen hasznos, ha több személy dolgozik egy projekten vagy ha az információ több fejlesztési és véleményezési fázison megy keresztül.

Tartalomtípusok használata a dokumentumok egységes kezeléséhez

A tartalomtípus újra felhasználható beállítások egy csoportját írja le, miközben meghatározza, hogy egy adott típusú tartalom mely közös tulajdonságokkal rendelkezik. A tartalomtípusok segítségével a vállalatok következetesen rendszerezhetik, kezelhetik és irányíthatják a webhelycsoport tartalmát. Minden, a szervezet által létrehozott dokumentumtípushoz vagy információs termékhez megadhat egy tartalomtípust a különböző típusú dokumentumok egységes kezelésének biztosítására.

Tegyük fel például, hogy a Kalandorbolt műszaki dokumentációval foglalkozó csapata két tartalomtípust hoz létre: Felhasználói kézikönyv és Termékspecifikáció. Amikor a csapattagok felkeresik a Dokumentumközpont webhelyet új dokumentum létrehozása céljából, a tartalomtípusok a dokumentumtár Új menügombja alatt jelennek meg lehetőségként. Mindegyik tartalomtípus meghatároz egy saját sablont, így minden felhasználói kézikönyv és termékspecifikáció közös formátumot használ. Emellett minden tartalomtípus egyéni oszlopmeghatározásokat is tartalmaz, így például minden felhasználói kézikönyv tartalmazza azon terméktípusok metaadatait, amelyekre a kézikönyvek vonatkoznak. A tartalomtípusok mindegyike tartalmaz saját munkafolyamatokat is, így a csapat tagjai biztosak lehetnek abban, hogy minden felhasználói kézikönyv ugyanazokat a véleményezési és jóváhagyási folyamatokat tartalmazza. Ezenfelül, mivel a termékspecifikációk más tartalomtípusba tartoznak, ezek a dokumentumok más folyamatokat követhetnek és más metaadatokat igénylő oszlopokkal rendelkezhetnek.

Dokumentum tulajdonságainak kezelése

A fájlokkal együtt mentett metaadatokban (dokumentumtulajdonságokban) való böngészés vagy keresés az egyik elsődleges módja a weboldalakon vagy egy dokumentumkezelő rendszerekben mentett információ megkeresésének. Ugyanakkor a munkavállalók és szervezetek gyakran nem törődnek azzal, hogy a fájlok mentésekor felvegyék vagy frissítsék a dokumentumtulajdonságokat.

A 2007-es Microsoft Office rendszer programjai és kiszolgálói segítségével a felhasználók metaadatokat hozhatnak létre a dokumentumokhoz, illetve frissíthetik azokat. Az Office SharePoint Server 2007 webhelyen az 2007-es Office kiadás valamely programjával (például Word, Excel vagy PowerPoint) mentett vagy szerkesztett dokumentumok megnyitásakor a fáj fölött látható Dokumentum adatai munkaablakban módosíthatja az adott dokumentum kiszolgálóalapú tulajdonságait. Ha egyéni oszlopokat ad hozzá a dokumentum tartalomtípusához vagy a megfelelő dokumentumtárhoz, az oszlopértékek a Dokumentum adatai munkaablakban tulajdonságmezőkként jelennek meg. A dokumentumtulajdonságok kezelésének a tartalomszerkesztő felületbe való beépítésével az 2007-es Office kiadás programjai megkönnyítik a szervezetek számára a tartalmakhoz tartozó metaadatok minőségének javítását.

Dokumentum adatai munkaablak

Emellett a szervezetek a Microsoft Office InfoPath 2007 alkalmazás segítségével testreszabott Dokumentum adatai munkaablakokat készíthetnek, és adhatnak hozzá bizonyos tartalomtípusokhoz.

Segítség a dokumentumok védelméhez

Az Office SharePoint Server 2007 számos lehetőséget kínál a szervezetek számára a SharePoint-webhelyeken mentett dokumentumok illetéktelen hozzáférés és használat elleni védelmére is. A tartalomvédelmi szolgáltatás használatával teljes dokumentumtárak védelmére nyílik lehetőség. A tartalomvédelmi szolgáltatás segítségével korlátozható a SharePoint-listákból vagy -tárakból letöltött fájlokon végezhető műveletek köre. A tartalomvédelmi szolgáltatás titkosítja a letöltött fájlokat, és korlátozza a letöltött fájlok visszafejtésére jogosult felhasználók és programok körét. Korlátozhatók a fájlok olvasására jogosult felhasználók jogai is, így például megtiltható számukra a fájlok nyomtatása vagy szövegének másolása is. A tartalomvédelem így segíti a vállalatot abban, hogy megvalósítsa a bizalmas vagy tulajdonjogot érintő információ szabályozására és terjesztésére vonatkozó vállalati előírásokat.

Az Office SharePoint Server 2007 egyéb fájlvédelmi lehetőségekkel is szolgál. Ha meg szeretné akadályozni, hogy mások elolvashassák a még el nem készült dokumentumok piszkozatait, létrehozhat egy fő- és alverziókat támogató dokumentumtárat, majd megadhatja, hogy mely csoportok számára engedélyezi az alverziók (piszkozatok) olvasását. Az alverziók olyan fájlok vagy listaelemek, amelyek főverzióként való jóváhagyása még nem történt meg. Ha megadja, hogy a dokumentumtár tartalom-jóváhagyást kérjen, akkor a piszkozatok csak akkor lesznek főverzióként közzétéve, ha egy megfelelő jogosultságokkal rendelkező személy jóváhagyja a dokumentum főverziójú piszkozatként való közzétételét.

További lehetőség a dokumentumok védelmére az egyes mappákra, listaelemekre vagy dokumentumokra vonatkozó engedélyek beállítása. Ha csak a dokumentumtár egy vagy két fájljának elérését szeretné korlátozni, módosítsa az ezen egyedi elemekre vonatkozó engedélyeket, meghatározva a megtekintésükre és szerkesztésükre jogosultak körét.

Dokumentumokkal kapcsolatos folyamatok kezelése munkafolyamatokkal

A dokumentumokkal kapcsolatos gyakori üzleti folyamatok támogatására az Office SharePoint Server 2007 beépített munkafolyamatokat kínál, amelyekkel a szervezetek kezelhetik a dokumentumok véleményezését, jóváhagyását és aláírását. A munkafolyamat nem más, mint a dokumentumok vagy elemek automatikus továbbítása egy üzleti folyamathoz kapcsolódó műveletsor lépései között. A munkafolyamatokkal a szervezetek hatékonyabban kezelhetik a dokumentumokkal kapcsolatos üzleti folyamatokat, mivel így a rendszer automatikusan követi és kezeli a folyamatban közreműködő személyek feladatait.

A Kalandorbolt műszaki dokumentációval foglalkozó csapata például széles körben használja a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatot. Ahelyett, hogy e-mailt küldenének a véleményezőknek, az írók az aktuális dokumentumra vonatkozó munkafolyamatot indíthatnak közvetlenül az Office Word 2007 programból. A folyamat kezelését, így a véleményezőknek szóló értesítések elküldését, a feladatok kiosztását és azok állapotának követését a munkafolyamat látja el. A véleményezők a Word 2007 vagy a Microsoft Office Outlook 2007 programban végezhetik el teendőiket.

A Microsoft Office SharePoint Designer 2007 vagy a Windows folyamatkövető alaprendszer számára készült Microsoft Visual Studio 2005-kiegészítések segítségével a szervezet saját üzleti folyamataira szabott, egyéni munkafolyamatokat fejleszthet és helyezhet üzembe.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×