Dokumentumközpont-webhely használata

Dokumentumközpont-webhely használata

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A SharePoint számos szolgáltatást kínál a tartalomkezeléshez, és jól is méretezhető, Ha dokumentumok, videók és hasonló elemek százezreit kell kezelnie, érdemes megfontolni a Dokumentumközpont-webhely sablon használatát (a SharePointban alapértelmezés szerint megtalálható). Ez a sablon nagyszabású dokumentumkezelési feladatokra van optimalizálva. Használatával időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat. A SharePointban megtalálható a Dokumentumközpont-webhely sablonja. A sablon beépített módon tartalmaz olyan jelentősebb szolgáltatásokat, mint például a dokumentumverziók, a dokumentumazonosítók és dokumentumkészletek kezelése, a metaadat-alapú navigáció, valamint a tartalomtípusok.

A Dokumentumközpont-webhely a következő két helyzetben egyaránt megoldást jelent:

  • Szerzői környezet:    A Dokumentumközpont használatára épített szerzői környezetben a felhasználók ezrével hozzák létre és szerkesztik a dokumentumokat és multimédiás elemeket, amelyeket egy központi tárban tárolnak.

  • Tartalomarchívum:    A tartalomarchívumokban – ilyen például egy tudásbázis – a felhasználók dokumentumokat tárolhatnak vagy tekinthetnek meg.

Ez a cikk bemutatja a Dokumentumközpont-webhely sablon szolgáltatásait, valamint hogy Ön milyen módon hozhat létre Dokumentumközpont webhelyet.

Hozzon létre egy dokumentumközpont, lásd: sablonok használata a különböző típusú SharePoint-webhelyek létrehozása

Mit tartalmaz egy Dokumentumközpont típusú webhely?

A Dokumentumközpont-webhely sablon szolgáltatásaiban könnyebben és hatékonyabban lehet nagyméretű dokumentumkészleteket létrehozni és kezelni. A legtöbb esetben a webhelytulajdonosok ezeket a szolgáltatásokat egyenként hozzáadhatják a webhelyhez, de a Dokumentumközpont-webhely sablon automatikusan engedélyezi az ajánlott dokumentumkezelési szolgáltatásokat. Az itt következő szakaszok röviden ismertetik ezeket a szolgáltatásokat.

Egy Dokumentumközpont webhely szerzői környezetként vagy tartalomtárként egyaránt használható. Egy szerzői környezetben a felhasználók gyakran adják be és veszik ki a fájlokat, és ezek számára könyvtárszerkezeteket hoznak létre. A verziószámozás engedélyezve van, és az egyes dokumentumoknak 10 vagy több korábbi változata is létezhet. Emellett a dokumentumok életciklusa munkafolyamatokkal szabályozható.

A tartalomtárban ezzel szemben csak ritkán kerül sor a tartalmak szerkesztésére, a felhasználók általában megtekintik vagy feltöltik a dokumentumokat. A Dokumentumközpont-webhely sablon támogatja az úgynevezett tudásalapú tár típusú tartalomtárak létrehozását. Ezek a tudásbázisok általában csak a dokumentum egy-egy példányát őrzik, de egy ilyen webhelyen így is 10 milliós nagyságrendben lehetnek fájlok. Egy nagy szervezet technikai ügyfélszolgálati központjában őrzött tartalmakhoz például akár 10 000 felhasználó is hozzáférhet, elsősorban olvasási céllal; kisebb részük, 3-4000 felhasználó lehet, akik fel is töltenek tartalmakat az archívumba.

Az alábbiakban a SharePoint néhány olyan szolgáltatásának ismertetése szerepel, amelyek használhatók a dokumentumközpont típusú webhelyeken. A listában csupán néhány szerepel a számos lehetőség közül, a legtöbb vállalkozás pedig testre szabja a dokumentumközpont megjelenését és navigációs funkcióit, valamint testreszabott kijelzőket helyez el a csak az adott vállalkozásra jellemző funkciók megvalósítása céljából.

A felügyelt metaadatok olyan rendszert jelentenek, amely a SharePointban bizonyos kifejezéseket rendel hozzá a dokumentumokhoz. Ezek a kifejezések aztán felhasználhatók a dokumentumok kategorizálására. Emellett metaadatok használatával olyan nagy teljesítményű navigációs eszköz adható a felhasználók kezébe, amellyel gyorsan megtalálhatják a keresett elemeket.

Tegyük fel például, hogy a vállalat rendelkezik egy tudástárral, amely a termékek hibaelhárításával kapcsolatos cikkeket tartalmaz. Olyan metaadatelemeket hozhat létre, amelyek segítségével a felhasználók termék, problématípus vagy egyéb jellemzők alapján szűrhetik az információkat.

A dokumentumközpont típusú webhelyeken minden tartalomelem egyedi azonosítót kap, amely nem kapcsolódik a dokumentum helyéhez, hasonló módon, mint egy URL-címmel megadott hivatkozás. Ez azt jelenti, hogy az azonosító a dokumentum áthelyezése vagy átnevezése esetén is ugyanaz marad. Így az azonosító használatával egyfajta állandó hivatkozást lehet létrehozni a dokumentumhoz, és minimálisra csökkenthető a megszakadt hivatkozásokból eredő időpocsékolás.

A dokumentumközpont típusú webhelyeken automatikusan engedélyezve van a dokumentumverziók használata. Ez azt jelenti, hogy Ön automatikusan rendelkezik a dokumentum összes különböző korábbi verziójával. Például egy dokumentumvéleményezési folyamatban ez annyit tesz, hogy a véleményezési ciklus során megadott összes változtatás nyilván van tartva. Nyomon követhetők a frissítések, elérhetők a válaszadók stb. Emellett, ha egy cikk aktuális verziójával kapcsolatban probléma lép fel, gyorsan vissza lehet váltani a legutóbbi ismert hibátlan változatra.

A tartalomtípus egy bizonyos fajta tartalom és az ilyen tartalomra vonatkozó beállítások együttese. Amikor valaki egy meghatározott tartalomtípusú dokumentumot hoz létre, ezzel az adott tartalomtípushoz tartozó összes megfelelő beállítást is létrehozza. Például egy Dokumentumközponthoz akár egy tartalomtípus-gyűjtemény is tartozhat: különféle formátumú dokumentumok, videók, sablonok stb.

A tartalomszervező nem része automatikusan a dokumentumközpont típusú webhelyeknek. Ugyanakkor sok felhasználó hozzáadja az ilyen webhelyekhez. A tartalomszervező olyan SharePoint-szolgáltatás, amely lehetővé teszi az elemek általános rendszerének és struktúrájának kezelését. A metaadatok vagy tartalomtípusok használatával a tartalomszervező automatikusan tudja megadott helyre továbbítani a dokumentumokat és más elemeket. Például egy tudásbázis esetén a tartalomszervező az összes új beküldött dokumentumot automatikusan egy speciális tárba tudja irányítani, amely az egy adott termékre vonatkozó cikkeket gyűjti.

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×