Dokumentum-munkaterület létrehozása és kezelése

Tartalom

– Áttekintés

Dokumentum-munkaterület létrehozása egy dokumentumra vagy tárra

Az üres dokumentum-munkaterület webhely létrehozása

A dokumentum hozzáadása

Felhasználó hozzáadása

Feladat felvétele

Adja hozzá a tartalmat

Hivatkozás hozzáadása a Hivatkozások lista

E-mailben értesítést feladat létrehozása

Tegye közzé a dokumentum egy tárban a dokumentum-munkaterület

Dokumentum-munkaterület törlése

Áttekintés

Dokumentum-munkaterületet tartalmazó webhelyet használva munkatársaival összehangolhatja egy vagy több kapcsolódó dokumentum fejlesztését. A webhely eszközöket kínál a fájlok megosztására és frissítésére, valamint tájékoztat a fájlok aktuális állapotáról. Munkatársaival a következő módokon hozhat létre közös dokumentumot egy dokumentum-munkaterület webhelyén:

• Közvetlenül a dokumentum-munkaterületi webhelyen tárolt dokumentumon dolgoznak.

• A dokumentum helyi másolatán dolgoznak, és rendszeresen frissítik a dokumentum-munkaterület webhelyén tárolt példányt.

A munkaterület többi tagjával együtt a dokumentum-munkaterület webhelyét felhasználhatják hirdetmények közzétételére, feladatok kiosztására, fontos hivatkozások megosztására és a webhely tartalmának megváltozását közlő értesítések fogadására. Dokumentum-munkaterületet létrehozhat egy rövid távú projekthez is, majd törölheti azt a webhelyet a projekt végén, de meg is őrizheti azt.

Alapértelmezés szerint a webhelytulajdonosok rendelkezik a szükséges jogosultsági szint létrehozása egy meglévő webhelyen belüli dokumentum-munkaterületi webhelyeket. A webhelytulajdonosok és a többi webhelytag dokumentum-munkaterületi webhelyek létrehozására engedélyezni szeretné, ha Ön is engedélyt a Microsoft Windows SharePoint Services csoportot, amelyikbe a csapattagok webhelyek létrehozására.

Vissza a lap tetejére

Dokumentum-munkaterületi webhely létrehozása könyvtárban lévő dokumentumból

Dokumentum-munkaterületi webhelyet létrehozhat olyan dokumentumból, amely már a webhelyen lévő valamelyik könyvtárban van. A programtól függően létrehozhat új dokumentum-munkaterület webhelyet olyan programból, amely kompatibilis a Microsoft Windows SharePoint Services alkalmazással (például Microsoft Office Word 2007). Ezzel kapcsolatban további információkat az adott program Súgójában találhat.

1. Nyissa meg azt a dokumentumkönyvtárat, ahol a dokumentum tárolva van.

2. Mutasson a dokumentum nevére, kattintson a megjelenő nyílra, mutasson a Cél elemre, majd kattintson a Dokumentum-munkaterület létrehozása parancsra.

   Megjegyzés: Ha a Dokumentum-munkaterület létrehozása lehetőség nem áll rendelkezésre, akkor nincs engedélye munkaterületnek azon a webhelyen való létrehozására. Kérje meg a webhelytulajdonost, hogy adja meg ezt az engedélyt, vagy hozza létre Önnek a munkaterületet.

3. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Üres dokumentum-munkaterületi webhely létrehozása

Ha létre kíván hozni dokumentum-munkaterületi webhelyet, de nem szeretné azt könyvtárban lévő meglévő dokumentumra alapozni, akkor létrehozhat egy üres dokumentum-munkaterületi webhelyet, és később hozzáadhat egy vagy több dokumentumot.

1. Nyissa meg azt a webhelyet, ahol létre szeretne hozni egy dokumentum-munkaterületi webhelyet.

   1. Kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése elemre, majd A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

      Tipp: A legtöbb esetben a Webhelyműveletek menüvel is végrehajthatja a műveletet.

   Megjegyzés: Lehet, hogy dokumentum-munkaterületi webhely létrehozásához engedélyt kell kérnie a webhelytulajdonostól.

2. A Weblapok listában kattintson a Helyek és munkaterületek elemre.

3. Adja meg a létrehozni kívánt dokumentum-munkaterületi webhely adatait, például a cím és a webhelycím utolsó része.

4. A Sablonválasztás szakaszban kattintson az Együttműködés fülre, majd a Dokumentum-munkaterület elemre.

5. Az Engedélyek szakaszban tegye a következők egyikét:

   • Ha azt szeretné, hogy a szülő webhely minden tagja ennek a webhelynek is a tagja legyen, válassza A szülőwebhely engedélyeinek használata lehetőséget.

   • Ha azt szeretné, hogy ennek a webhelynek csak a felhasználók egy bizonyos csoportja legyen a tagja, válassza az Egyedi engedélyek használata lehetőséget.

6. Ha azt szeretné, hogy a szülő webhely felső hivatkozáspultja megjelenjen az új webhely lapjain is, ellenőrizze, hogy a Navigálás öröklődése szakaszban be van-e jelölve A szülőwebhely felső hivatkozáspultjának használata lehetőség.

7. Kattintson a Létrehozás elemre.

Vissza a lap tetejére

Dokumentum hozzáadása

Tekintet nélkül arra, hogy meglévő dokumentumból hoz-e létre dokumentum-munkaterületi webhelyet, vagy ürest hoz létre, bármikor hozzáadhat új dokumentumokat.

1. A dokumentum-munkaterületi webhely kezdőlapján kattintson a Megosztott dokumentumok elemre.

2. Hajtsa végre az alábbi műveletek valamelyikét:

   • Új dokumentum létrehozásához és hozzáadásához kattintson az Új elemre.

   • Meglévő dokumentum hozzáadásához kattintson a Feltöltés, majd a Tallózás gombra, hogy megtalálja a hozzáadni kívánt fájlt. Válassza ki a fájlt, majd kattintson a Megnyitás parancsra. Ha egy ugyanolyan nevű dokumentum már létezik a könyvtárban, és Ön felül szeretné írni a meglévő dokumentumot, törölje a Meglévő fájlok felülírása jelölőnégyzet bejelölését.

3. Kattintson az OK gombra.

Egy másik könyvtárból való dokumentum csatolt másolatát is hozzáadhatja a dokumentum-munkaterületi webhely Megosztott dokumentumok könyvtárához, ha létrehoz egy küldési helyet. Az eredeti dokumentum vagy a csatolt másolat frissítésekor könnyen frissítheti a másik helyen lévő másolatot. Dokumentumok csatolt másolatainak más könyvtárakhoz való hozzáadásával kapcsolatos további információt a Lásd még szakaszban talál.

Vissza a lap tetejére

Felhasználó hozzáadása

Felhasználók dokumentum-munkaterületi webhelyhez való hozzáadásához erre a helyre vagy a szülőwebhelyre tagok felvételére szóló engedéllyel kell rendelkeznie.

1. A dokumentum-munkaterületi webhely kezdőlapján a Tagok listában kattintson annak a csoportnak a nevére, amelyhez felhasználót szeretne hozzáadni.

2. Kattintson az Új menü , a Felhasználók hozzáadása.

3. A Felhasználók hozzáadása csoportban írja be a nevét, csoport nevét vagy e-mail címét a felhasználót vagy csoportot, amelyet fel szeretne. Ha egynél több felhasználó hozzáadásához külön neveket pontosvesszővel (;). Tallózás megkereséséhez, és válassza ki a személyt a címtárból is kattinthat.

4. Az Engedély megadása szakaszban kattintson arra a csoportra, amelyikhez hozzá szeretné adni a felhasználót.

5. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Tevékenység hozzáadása

Használhatja a dokumentum-munkaterületi webhelyen lévő Tevékenységek listát, hogy munkaelemeket rendeljen hozzá önmagához vagy a munkaterület más tagjaihoz. A tagok ezután könnyen frissíthetik és megoszthatják hozzárendelt tevékenységeik állapotát. A Tevékenységek lista segítségével beállíthatja a tevékenység prioritását és határidejét, valamint állapotát és százalékos készültségét. A dokumentum-munkaterület tulajdonosaként egyéni mezőket is hozzáadhat a Tevékenységek listához, ahogy ezt a SharePoint-webhelyen lévő bármely más listával teszi. A listák testreszabásával kapcsolatban további információt a Lásd még szakaszban talál.

1. A dokumentum-munkaterület webhelyének kezdőlapján látható Feladatok területen kattintson az Új feladat hozzáadása elemre.

2. Írja be a feladat nevét a Cím mezőbe.

3. A Prioritás mezőben kattintson a kívánt prioritásra.

4. Az Állapot listán kattintson a kívánt állapotra.

5. Ha a feladatot hozzá kívánja rendelni valakihez, a Felelős szakaszban hajtsa végre a következő műveletek egyikét:

   • Írja be annak a személynek, akihez hozzá szeretné rendelni a feladatot kívánt e-mail címét.

   • Írja be a teljes nevét a személyt, akinek meg szeretné osztani a feladatot, és kattintson a Névellenőrzés . Ha a személyt a címtárban található, a név oldja fel, hogy a címzett e-mail címét. Ha a személy nem található a címtárban, megjelenik az üzenet nem pontos egyezés .

   • Kattintson a Tallózás megkereséséhez, és válassza ki a személyt a címtárból. Amikor elkészült, kattintson az OK gombra.

6. Szükség esetén adjon meg rövid leírást a feladathoz a Leírás mezőben.

7. A Kezdő dátum mezőbe írja be a feladat megkezdésének időpontját.

8. A Határidő mezőbe írja be azt az időpontot, amikorra a feladatot be kell fejezni.

9. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Hirdetmény hozzáadása

A Hirdetmények listával projekttel kapcsolatos fontos üzeneteket tehet közzé a csapattagok számára, például határidők és szállítási változások, új csapattagok tájékoztatása és egyéb információ.

1. A dokumentum-munkaterület webhelyének kezdőlapján kattintson az Új hirdetmény hozzáadása lehetőségre.

2. A Cím mezőbe írja be a hirdetmény címét.

3. A Törzs mezőbe írja be hirdetmény teljes szövegét.

4. Ha azt szeretné, hogy a hirdetmény egy bizonyos dátum után automatikusan elévüljön, írja be ezt a dátumot az Elévülés mezőbe.

5. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Hivatkozás hozzáadása a Hivatkozások lista

A Hivatkozások listával a csapattagok számára hasznos hivatkozásokat oszthat meg. A lista gyors és könnyű hozzáférést biztosíthat a kapcsolódó információhoz és olyan erőforrásokhoz, mint például más webhelyek.

1. A dokumentum-munkaterület webhelyének kezdőlapján kattintson az Új hivatkozás hozzáadása lehetőségre.

2. Az URL szakaszban adja meg annak a weblapnak vagy egyéb forrásnak a címét, amelyre hivatkozni kíván, majd írja be a hivatkozás leírását.

   A szöveget, Írja be a leírás mezőbe írja be a nevét, a kapcsolatok listában a hivatkozás formában jelenik meg. Megjegyzéseket fűzhet a hivatkozást is elhelyezhet a a feljegyzések szakaszba kerülnek, de ezt az információt az alapértelmezett nézetben, a hivatkozások listája, amely megjelenik a Kezdőlap lapon a dokumentum-munkaterület webhely nem jelenik meg.

3. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

E-mail értesítés létrehozása egy tevékenységhez

Miután létrehozott tevékenységeket és azokat hozzárendelte munkaterülettagokhoz, választhatja azt, hogy e-mail értesítést kapjon a Tevékenységek listában lévő elemekben történt változásokról. A tagok saját értesítéseket is létrehozhatnak, hogy e-mail üzenetet kapjanak más, számukra érdekes elemben történt változásokról.

1. A dokumentum-munkaterület webhelyének kezdőlapján kattintson a Feladatok elemre.

   Ha a Feladatok lista nem jelenik meg a kezdőlapon, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése, majd a Feladatok elemre.

2. Kattintson a műveletmenü Felhasználó értesítése.

3. Az Értesítés címe szakaszban adjon meg egy nevet az értesítéshez.

4. Az Értesítések címzettje szakaszban az Ön neve látható alapértelmezett értékként a Felhasználók mezőben. Más személyeknek úgy küldhet értesítést, hogy a nevüket hozzáadja a Felhasználók mezőhöz pontosvesszővel (;) elválasztva.

5. A Változástípus szakaszban adja meg azokat a változástípusokat, amelyekről értesítést kér.

6. Az Értesítés küldése e változásokról szakaszban megadhat egy szűrőt, amely alkalmazásával bizonyos feltételek alapján kap értesítést a változásokról.

   Tipp: Dönthet úgy is, hogy csak a Feladatok lista egy adott nézetében megjelenő bejegyzésekről kér értesítést.

7. AzÉrtesítésküldés időpontja szakaszban jelölje ki, hogy milyen gyakorisággal kér értesítéseket.

8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Dokumentum visszaküldése dokumentum-munkaterületi webhelyről tárba

Ha a dokumentum-munkaterületi webhely egy tárban tárolt meglévő dokumentumon alapul, frissítheti az eredeti példányt a dokumentum-munkaterületi webhelyen lévő dokumentumon végzett változtatásokkal.

1. dokumentum-munkaterületi webhelyen nyissa meg a dokumentumot tartalmazó tárat.

2. Mutasson a dokumentum nevére, kattintson a megjelenő nyílra, mutasson a Cél elemre, majd kattintson a Közzététel a forráshelyen parancsra.

Vissza a lap tetejére

A dokumentum-munkaterületi webhely törlése

Miután a dokumentálási projekt befejeződött, és a dokumentumok végső változatai más helyre át lettek helyezve, választhatja a dokumentum-munkaterületi webhely törlését. A webhely törléséhez Teljes hozzáférés jogosultsági szinttel kell rendelkeznie. Alapértelmezés szerint webhelytulajdonosok rendelkeznek ezzel a jogosultsági szinttel.

1. Kattintson a webhely kezdőlapján kattintson a Webhelyműveletek menü , és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

   Testreszabott Webhelyműveletek menüvel rendelkező webhelyen mutasson a Webhely beállításai elemre, majd kattintson a megtekinteni kívánt beállításokra.

1. A Hely felügyelete oszlopban kattintson a Webhely törlése elemre.

2. A webhely törléséhez kattintson a Törlés elemre, majd a törlés jóváhagyásához az OK gombra.

Vissza a lap tetejére