Diagram létrehozása az Adatábrázolóban

Szeretne automatikusan létrehozni letisztult, Excel-munkafüzetből készített Visio-folyamatábrákat? Az Adatábrázoló sablonjai segítségével megteheti. Mindegyik sablonhoz tartozik egy Excel-munkafüzet, amellyel az adatokat folyamatábrává alakíthatja a Visióban. Saját egyéni Excel-sablonját is létrehozhatja, a sablonvarázslóban pedig megfeleltetéseket adhat meg, és automatikusan létrehozhatja a diagramot. A folyamatábra elkészítése után az Excelben hozzáadhat, szerkeszthet és törölhet sorokat, majd a Visióban frissítheti a diagramot. Az Excelben akár további adatokat tartalmazó oszlopokat is hozzáadhat, amelyeket a Visio alakzatadatokká alakít át. Az Adatábrázoló az Office 365-höz készült Microsoft Visio Pro verzióban használható.

Adatábrázoló – áttekintés

Az Adatábrázoló sablonjai csak az Office 365-höz készült Visio Pro verzióban, az Aktuális csatornán érhetők el. Ha nem biztos benne, hogy melyik Visio-verziót használja, válassza a Fájl > Fiók > A Visio névjegye parancsot. A Visio előfizetéses verziójáról az Office 365-höz készült Visio Pro lapon talál további tájékoztatást.

Ha nem látja az Adatábrázoló sablonokat, vagy más kérdései vannak a használatbavételükkel kapcsolatban, keresse fel Az Adatábrázolóval kapcsolatos gyakori kérdések lapját.

Megjegyzés : A funkció csak Office 365-előfizetés birtokában használható. Ha Ön előfizetett az Office 365-re, gondoskodjon arról, hogy az Office legújabb verzióját használja. Ha Ön az Office 365 frissítési folyamatát kezelő informatikai szakember, a csatorna kiadásai lapján ellenőrizheti, hogy mely frissítések jelennek meg az egyes csatornákban.

Tartalom

Diagram létrehozása az Adatábrázolóban

Előzetes tennivalók

Gyűjtse össze az ötleteit, és dolgozza ki őket piszkozatban papíron vagy a számítógépen rajzolva. Ezzel a durva vázlattal gyorsabban vághat bele a munkába, és akadálytalanabbak lesznek a következő lépések.

Adatábrázoló-diagram készítéséhez egyszerre kell az Excelben és a Visióban dolgoznia. Azt javasoljuk, hogy két ablakban dolgozzon a Windows-eszközén, vagy használjon több monitort. Azzal, hogy összehasonlítja az Excelben és a Visióban azt, amit elkészített, könnyebben meggyőződhet róla, hogy a terveinek megfelelő munkát végez.

Javasolt:    Ebben a Microsoft Office-videóban működés közben is láthatja: Adatábrázoló: Bemutató.

1. szakasz: Az Adatábrázoló sablonjának kiválasztása

  1. Nyissa meg a Visiót, vagy ha diagramot szerkeszt, válassza a Fájl > Új parancsot.

  2. Válassza a SABLONOK parancsot.

    A SABLONOK parancs
  3. Válassza a Folyamatábra lehetőséget.

    A Folyamatábra parancs
  4. Válassza az Egyszerű folyamatábra – Adatábrázoló vagy a Keresztfunkcionális folyamatábra – Adatábrázoló elemet.

    Az Adatábrázoló sablonok

    Az Adatábrázoló sablon bal felső sarkában egy Excel-ikon látható

A folyamatábrákról és alakzataikról az Egyszerű folyamatábra létrehozása és a Keresztfunkcionális folyamatábra létrehozása című cikk nyújt tájékoztatást.

2. szakasz: Excel-munkafüzet létrehozása

  1. A sablonok előnézetében válassza az Excel-adatsablon lehetőséget.

    Az Excel-adatsablon hivatkozás kiválasztása

    Ha a cikkben szereplő Excel-mintasablonokat szeretné használni, ezekről a hivatkozásokról töltheti le őket:

  2. Válassza Fájl > Mentés parancsot, adjon meg egy dokumentumtárat a számítógépen, hálózati kiszolgálón vagy SharePointon, írja be a fájl nevét, majd válassza a Mentés parancsot.

  3. Új munkafüzet hozzáadásához válassza a munkafüzet alján látható Új lap Új munkalap gomb gombot.

  4. Hozzon létre egy Excel-táblázatot. Az Excel-táblázatok használatáról az Excel-táblázatok – áttekintés, az Excel-táblázat létrehozása és törlése és a Táblázat átméretezése sorok és oszlopok hozzáadásával és eltávolításával című cikkből tájékozódhat.

  5. Vegyen fel sorokat és oszlopokat abba a táblázatba, amelynek alapján létrehozza a Visio-diagramot. Az Excel-táblázat oszlopfejléceire és értékeire külön követelmények vonatkoznak. Erről képi útmutatással szolgál Az Excel oszlopai és a Visio-folyamatábra összetevői közötti összefüggés működése című rész.

3. szakasz: További alakzatadatok felvétele az Excel-táblázatba (nem kötelező)

  1. Vizsgálja meg az Excel-sablon Folyamattérkép lapját. Az Excel-táblázatban szereplő oszlopok kék és zöld színkódolással vannak ellátva. A szín látható formában jelzi az oszlopok közötti eltérést.

    A kék oszlopok szolgálnak a folyamatábrának a Visio-diagramban való létrehozására. Minden oszlop alakzatadatként is használatos.

  2. Ha további alakzatadatokat szeretne hozzáadni, vegyen fel egy vagy több további oszlopot az Excel-táblázatba.

    A zöld oszlopok az egyes alakzatokhoz hozzáadható további alakzatadatokat jelölik. Annyi oszloppal egészítheti ki a táblázatot, ahánnyal csak szeretné. Ezek az adatok alapértelmezés szerint nem láthatók a diagramban, csak ha adatkapcsolatú ábrákat használ. Ha látni szeretné az alakzatadatokat a Visio-diagramban, válassza az Adatok > Alakzatadatok ablak elemet. Az alakzatadatokról és az adatkapcsolatú ábrákról az Adatok hozzáadása alakzatokhoz és az Adatkapcsolatú ábrák – áttekintés című cikk nyújt további tájékoztatást.

4. szakasz: Visio-diagram létrehozása a varázslóval

  1. Váltson vissza a Visióra, és a sablon előnézetében válassza ki a mértékegységet. Ezután válassza a Létrehozás elemet.

  2. A Diagramkészítés adatokból varázsló első lapján tegye a következőt:

    1. Válassza ki a kívánt sablont a következő lehetőségek közül a Milyen diagramot szeretne készíteni az adatokból? beállításnál: Egyszerű folyamatábra, Keresztfunkcionális folyamatábra (vízszintes) vagy Keresztfunkcionális folyamatábra (függőleges).

    2. Az Excel-munkafüzet kiválasztása beállításnál válasszon ki egy munkafüzetet a legutóbb használt munkafüzetek listájából, vagy kattintson a Tallózás gombra, és keresse meg a 2. szakaszban létrehozott munkafüzetet.

    3. Válassza ki a folyamat adatait tartalmazó Excel-táblázatot a Jelöljön ki a munkafüzetben egy táblázatot vagy egyéni tartományt beállításnál.

    4. Válassza a Befejezés gombot. Ezzel elfogad minden olyan alapértelmezett értéket, amelyet a Visio beír a varázsló többi lapjára.

Ennek következtében automatikusan létrejön a varázsló egy tárolóban. A folyamatábra méretétől függően automatikusan további Visio-lapok jönnek létre.

5. szakasz: A Visio-diagram mentése

  • Válassza a Fájl > Mentés parancsot, keresse meg a kívánt helyet, nevezze el a fájlt, majd válassza a Mentés parancsot.

Tanácsos ugyanott tartani az Excel-fájlt és a Visio-fájlt, hiszen összefüggenek egymással.

6. szakasz: A diagram módosítása és frissítése

Előfordulhat, hogy módosítani szeretne egy az Adatábrázolóban létrehozott diagramot. Az Adatábrázoló két összetevőből áll, egy Excel-munkafüzetből és egy Visio-diagramból, ezért szinkronizálnia kell a diagramot az Excel-táblázatban lévő adatokkal. Ehhez frissítenie kell a diagramot a Visióban. Nem szabad megfeledkezni róla, hogy a szinkronizálás egyirányú folyamat. Először módosítania kell az adatokat az Excelben, ezután pedig frissítenie kell a diagramot a Visióban. Ha a frissítéskor eltérések vannak az Excelben és a Visióban szereplő adatok között, az Excel adatai őrződnek meg.

  1. Módosítsa az adatokat az Excel-táblázatban. Felvehet új sorokat, illetve szerkesztheti vagy törölheti a meglévőeket.

  2. Mentse az Excel-munkafüzetet.

  3. Jelölje ki a Visióban a diagram tárolóját, majd válassza az Adatok > Frissítés lehetőséget.

Ennek következtében az Excel-munkafüzetben végzett módosítások megjelennek a Visio-diagramon. A frissítés csak a tárolón belüli alakzatokat és kapcsolatokat módosítja. Ügyeljen rá, hogy a diagram minden alakzata és összekötő vonala belül maradjon a tárolón. Ha manuálisan vesz fel egy alakzatot a tárolóba, majd frissíti a diagramot, akkor az az alakzat törlődik. Azok az objektumok nem változnak, amelyek a lapon, de a tárolón kívül találhatók. A tárolón belüli alakzatokon és összekötőn végzett formátummódosítások megőrződnek. A tárolókról A diagramszerkezetek áttekinthetővé tétele tárolók és listák használatával című cikk nyújt további tájékoztatást.

7. szakasz: Az Excel-táblázat és a Visio-diagram közötti összefüggés testreszabása (nem kötelező)

Vannak esetek, amikor szükség lehet az Adatábrázolóval készített diagramok létrehozásának testreszabására. Elképzelhető például, hogy a szervezete előírásainak megfelelően eltérő alakzatokat szeretne használni, vagy az Excel-táblázat más oszlopainak szeretné megfeleltetni a diagramot.

  1. Miután a Létrehozás elemre kattintva megnyitotta a Diagramkészítés adatokból varázslót, és megadta az első lap adatait (lásd a 4. szakaszt), a Tovább vagy a Vissza lehetőséget választva jelenítse meg a varázsló mindegyik lapját.

  2. A Súgó (?) elemre kattintva további információt kaphat arról, hogy miképpen szabhatja testre a lapok különféle beállításait. További információ A Diagramkészítés adatokból varázsló használata című részben olvasható.

Vissza a lap tetejére

Az Excel oszlopai és a Visio-folyamatábra összetevői közötti összefüggés működése

Az alábbi képes útmutatóból megértheti, hogyan használja fel a Visio az Excel egyes oszlopait a folyamatábra létrehozásához.

Folyamatlépés azonosítója:    A diagram egyes alakzatait azonosító szám. Ez az oszlop kötelező, valamint az Excel-táblázat minden értékének egyedinek és nem üresnek kell lennie. Ez az érték nem jelenik meg a folyamatábrán.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Folyamatlépés azonosítója

Folyamatlépés leírása:    A folyamatábra alakzataiba kerülő szöveg.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Folyamatlépés leírása

Következő lépés azonosítója:    A sorozat következő alakzatának folyamatlépés-azonosítója. Ha olyan elágaztatási alakzatról van szó, amelynek két következő lépése van, akkor pontosvesszővel kell elválasztani a számokat, például 4;5. Kettőnél több következő lépés is lehetséges.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Következő lépés azonosítója

Összekötő felirata:    Elágaztatási alakzatok esetében az összekötő-feliratokat pontosvesszővel tagolt szöveggel kell megadni, például Igen;Nem. A példában az Igen a 4-nek, a Nem az 5-nek felel meg.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Összekötő felirata

Alakzat típusa:    Azt jelöli, hogy milyen alakzatot kíván használni a Visio-diagramban, lehet például Folyamat vagy Döntés. A Microsoft azt javasolja, hogy a legördülő listákat használja, mert így biztosan érvényes értékeket választ.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Alakzat típusa

Funkció és fázis:    Az a funkció (sáv) és fázis (ütemterv), amelyhez az adott alakzat tartozik. Ez az oszlop csak a keresztfunkcionális folyamatábra típusú diagramokra vonatkozik, az egyszerű folyamatábra típusúakra nem.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Funkció és fázis

Vissza a lap tetejére

Adatábrázoló-diagram létrehozása más rajzsablonok használatával

Az egyszerű és a keresztfunkcionális folyamatábra sablonja mellett használhat más sablonokból származó rajzsablonokat is az Adatábrázoló-diagramok létrehozásakor. Léteznek például egyéb folyamatorientált rajzsablonok, többek között a könyvvizsgálati diagramok, a BPMN – egyszerű alakzatok vagy a Six Sigma folyamatábrák. Felvehet azonban alakzatokat bármely rajsablonból (például Saját alakzatok).

  1. Nyissa meg az éppen létrehozott Adatábrázoló-diagramot.

  2. Vegyen fel egy vagy több rajzsablont az Alakzatok ablaktáblára.

    Válassza például a További alakzatok lehetőséget, majd az Üzleti > Üzleti folyamat > Könyvvizsgálati diagram alakzatai elemet.

    További sablonok az Alakzatok ablaktáblában
  3. Az Adatok lapon a Létrehozás elemet választva indítsa el a Diagram létrehozása adatokból varázslót.

  4. Válassza a Tovább gombot, amíg meg nem jelenik a Megfelelő alakzat kiválasztása az Alakzattípus oszlopbeli értékekhez lap.

  5. A lap jobb oldalán válassza ki a listából a kívánt sablont (például Könyvvizsgálati diagram alakzatai).

    A varázsló lapjára felvett további sablonok

Adatkapcsolatú ábrák alkalmazása a diagramon

Adatkapcsolatú ábrák segítségével továbbfejlesztheti a diagramot, hiszen azok segítenek az alakzatadatok megjelenítésében. Ezzel valójában a diagramot folyamatot ábrázoló irányítópulttá alakíthatja, amelyen az adatkapcsolatú ábrák megjelenítik a fő teljesítménymutatókat (KPI) az alakzatadatokon nyugvó adatkapcsolatú ábrák ikonja segítségével.

  1. Nyissa meg az Adatábrázolóbeli diagramot.

    Jelölje ki azt a tárolót, amelyre alkalmazná az adatkapcsolatú ábrákat.

  2. Válassza az Adatok > Adatkapcsolatú ábrák mezői lehetőséget.

  3. Jelölje ki azokat az adatkapcsolatú ábramezőket, amelyeket látni szeretne a diagramban.

    Az adatkapcsolatú ábrák a teljes diagramra alkalmazva lesznek. Ha egyes alakzatoknál elrejtené az adatkapcsolatú ábrákat, akkor az adott sorokban hagyja üresen az adatoszlopokat az Excel-munkafüzetben.

  4. Ha szeretné, további beállításokat is megadhat az Adatok lapon.

Adatkapcsolatú ábrák alkalmazása a Visio Adatábrázoló diagramján

Vissza a lap tetejére

Következő lépések

Íme néhány példa arra, hogy milyen műveleteket végezhet még el az Adatábrázoló-diagram létrehozása után.

  • Témák:    A Visio alkalmazásban a témák olyan színek és hatások együttesét jelentik, amelyek egyetlen kattintással alkalmazhatók a rajzokon. A témák gyors lehetőséget nyújtanak arra, hogy rajzainak profi megjelenést adjon. További tájékoztatásért olvassa el a Profi megjelenésű rajzok készítése témák segítségével című témakört.

  • Elrendezés:    A Visio segédvonalakkal és automatikus eszközökkel segíti a diagram alakzatainak arányos és igazított elrendezését, hogy rajzai minél letisztultabbak legyenek, és profi hatást keltsenek. További tájékoztatásért olvassa el a Diagram alakzatainak igazítása és elhelyezése című témakört.

  • Exportálás:    Exportálhatja az Adatábrázolóban létrehozott diagramokat a hozzá tartozó Excel-munkafüzettel együtt egy Visio-sabloncsomagba (.vtpx). A Visio-sabloncsomag menti a diagrambeállításokat, a rajzsablonokat és az adatokat, hogy más felhasználók gyors kezdési pontként használhassák a saját Adatábrázoló-diagramjuk létrehozásához. Más felhasználók telepíthetik a sabloncsomagot a számítógépükön. További információ: Adatábrázoló sabloncsomag exportálása és telepítése.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×