Diagram létrehozása az Adatábrázolóban

Szeretne automatikusan létrehozni letisztult, Excel-munkafüzetből készített Visio-folyamatábrákat? Az Adatábrázoló sablonjai segítségével megteheti. Mindegyik sablonhoz tartozik egy Excel-munkafüzet, amellyel folyamatábrává alakíthatja az adatokat a Visióban. Saját egyéni Excel-sablonját is használhatja, megfeleltetheti az Excel-adatokat alakzatoknak a Diagram létrehozása adatokból varázslóban, majd automatikusan elkészítheti a diagramokat. Az Excelben akár további adatokat tartalmazó oszlopokat is hozzáadhat, amelyeket a Visio alakzatadatokká alakít át.

A Visio lehetővé teszi a kétirányú szinkronizálást a Visio-diagram és az Excel-munkafüzet között. Nemcsak arra van lehetősége, hogy a diagram létrehozása után szerkessze az adatokat az Excelben, és frissítse a diagramot a Visióból, hanem arra is, hogy módosítsa a Visio-diagramot, majd frissítse az Excel-adatokat a diagramból. 

Adatábrázoló – áttekintés

Az adatábrázoló-sablonok használatát csak a Visio online 2-es verzióban érhető el. Ha nem tudja biztosan, hogy a Visio melyik verzióját használja, válassza a fájl >- fiók > a Visio névjegyelehetőséget. A Visio előfizetéses verziójának megismeréséhez olvassa el a Visio online-terv 2 című témakört.

Ha nem látja az Adatábrázoló sablonokat, vagy más kérdései vannak a használatbavételükkel kapcsolatban, keresse fel Az Adatábrázolóval kapcsolatos gyakori kérdések lapját.

Megjegyzés: A funkció csak Office 365-előfizetés birtokában használható. Ha Ön előfizetett az Office 365-re, gondoskodjon arról, hogy az Office legújabb verzióját használja. Ha Ön az Office 365 frissítési folyamatát kezelő informatikai szakember, a csatorna kiadásai lapján ellenőrizheti, hogy mely frissítések jelennek meg az egyes csatornákban.

Tartalom

Diagram létrehozása az Adatábrázolóban

Előzetes tennivalók

Gyűjtse össze az ötleteit, és dolgozza ki őket piszkozatban papíron vagy a számítógépen rajzolva. Ezzel a durva vázlattal gyorsabban vághat bele a munkába, és akadálytalanabbak lesznek a következő lépések.

Adatábrázoló-diagram készítéséhez egyszerre kell az Excelben és a Visióban dolgoznia. Azt javasoljuk, hogy két ablakban dolgozzon a Windows-eszközén, vagy használjon több monitort. Azzal, hogy összehasonlítja az Excelben és a Visióban azt, amit elkészített, könnyebben meggyőződhet róla, hogy a terveinek megfelelő munkát végez.

Javasolt:    Ebben a Microsoft Office-videóban működés közben is láthatja: Adatábrázoló: Bemutató.

1. szakasz: Az Adatábrázoló sablonjának kiválasztása

  1. Nyissa meg a Visiót, vagy ha diagramot szerkeszt, válassza a Fájl > Új parancsot.

  2. Válassza a SABLONOK parancsot.

    A SABLONOK parancs
  3. Válassza a Folyamatábra lehetőséget.

    A Folyamatábra parancs
  4. Válassza az Egyszerű folyamatábra –adatábrázoló, a keresztfunkcionális folyamatábra –adatábrázoló vagy a könyvvizsgálati diagram –adatábrázoló elemet.

    Az Adatábrázoló sablonok

    Az Adatábrázoló sablon bal felső sarkában egy Excel-ikon látható

A folyamatábrákról és alakzataikról az Egyszerű folyamatábra létrehozása és a Keresztfunkcionális folyamatábra létrehozása című cikk nyújt tájékoztatást.

2. szakasz: Excel-munkafüzet létrehozása

  1. A sablonok előnézetében válassza az Excel-adatsablon lehetőséget.

    Az Excel-adatsablon hivatkozás kiválasztása
     

    Megjegyzés    Ha a cikkben szereplő Excel-mintasablonokat szeretné használni, ezekről a hivatkozásokról töltheti le őket:

  2. Válassza Fájl > Mentés parancsot, adjon meg egy dokumentumtárat a számítógépen, hálózati kiszolgálón vagy SharePointon, írja be a fájl nevét, majd válassza a Mentés parancsot.

  3. Új munkafüzet hozzáadásához válassza a munkafüzet alján látható Új lap Új munkalap gomb gombot.

  4. Hozzon létre egy Excel-táblázatot. Az Excel-táblázatok használatáról az Excel-táblázatok – áttekintés, az Excel-táblázat létrehozása és törlése és a Táblázat átméretezése sorok és oszlopok hozzáadásával és eltávolításával című cikkből tájékozódhat.

  5. Vegyen fel sorokat és oszlopokat abba a táblázatba, amelynek alapján létrehozza a Visio-diagramot. Az Excel-táblázat oszlopfejléceire és értékeire külön követelmények vonatkoznak. Erről képi útmutatással szolgál Az Excel oszlopai és a Visio-folyamatábra összetevői közötti összefüggés működése című rész.

3. szakasz: További alakzatadatok felvétele az Excel-táblázatba (nem kötelező)

  1. Vizsgálja meg az Excel-sablon Folyamattérkép lapját. Az Excel-táblázatban szereplő oszlopok kék és zöld színkódolással vannak ellátva. A szín látható formában jelzi az oszlopok közötti eltérést.

    A kék oszlopok szolgálnak a folyamatábrának a Visio-diagramban való létrehozására. Minden oszlop alakzatadatként is használatos.

  2. Ha további alakzatadatokat szeretne hozzáadni, vegyen fel egy vagy több további oszlopot az Excel-táblázatba.

    A zöld oszlopok az egyes alakzatokhoz hozzáadható további alakzatadatokat jelölik. Annyi oszloppal egészítheti ki a táblázatot, ahánnyal csak szeretné. Ezek az adatok alapértelmezés szerint nem láthatók a diagramban, csak ha adatkapcsolatú ábrákat használ. Ha látni szeretné az alakzatadatokat a Visio-diagramban, válassza az Adatok > Alakzatadatok ablak elemet. Az alakzatadatokról és az adatkapcsolatú ábrákról az Adatok hozzáadása alakzatokhoz és az Adatkapcsolatú ábrák – áttekintés című cikk nyújt további tájékoztatást.

4. szakasz: Visio-diagram létrehozása a varázslóval

  1. Váltson vissza a Visióra, és a sablon előnézetében válassza ki a mértékegységet. Ezután válassza a Létrehozás elemet.

  2. A Diagramkészítés adatokból varázsló első lapján tegye a következőt:

    1. Válassza ki a kívánt sablont az adatokból létrehozott diagramcsoportban: Egyszerű folyamatábra, keresztfunkcionális folyamatábra (vízszintes)vagy keresztfunkcionális folyamatábra (függőleges).

    2. Az Excel-munkafüzet kiválasztása beállításnál válasszon ki egy munkafüzetet a legutóbb használt munkafüzetek listájából, vagy kattintson a Tallózás gombra, és keresse meg a 2. szakaszban létrehozott munkafüzetet.

    3. Válassza ki a folyamat adatait tartalmazó Excel-táblázatot a Jelöljön ki a munkafüzetben egy táblázatot vagy egyéni tartományt beállításnál.

    4. Válassza a Befejezés gombot. Ezzel elfogad minden olyan alapértelmezett értéket, amelyet a Visio beír a varázsló többi lapjára.

Ennek következtében automatikusan létrejön a varázsló egy tárolóban. A folyamatábra méretétől függően automatikusan további Visio-lapok jönnek létre.

5. szakasz: A Visio-diagram mentése

  • Válassza a Fájl > Mentés parancsot, keresse meg a kívánt helyet, nevezze el a fájlt, majd válassza a Mentés parancsot.

Tanácsos ugyanott tartani az Excel-fájlt és a Visio-fájlt, hiszen összefüggenek egymással.

6. szakasz: Az adatok és a diagram szinkronizálása

Előfordulhat, hogy módosítani szeretne egy az Adatábrázolóban létrehozott diagramot. A Visio lehetővé teszi a kétirányú szinkronizálást az adatforrás és a diagram között.

Tipp:    A fájlok szinkronizálása és naprakészen tartása a műveletek befejezése után. Az Excel-adatok módosításakor frissítse a diagramot; a diagram tartalmának módosításakor frissítse az Excel-adatok tartalmát.

Az adatok módosítása az Excelben, majd a diagram frissítése

  1. Módosítsa a forrásadatokat az Excel-táblázatban. Felvehet új sorokat, illetve szerkesztheti vagy törölheti a meglévőeket.

  2. Mentse az Excel-munkafüzetet.

  3. Kattintson a Visióban a diagram tárolójára, hogy megjelenjen az Adateszközök – Tervezés lap a menüszalagon, majd válassza a Diagram frissítése elemet.

Ennek következtében az Excel-munkafüzetben végzett módosítások megjelennek a Visio-diagramon. Ne feledje az alábbiakat:

  • Ha olyan módosításokat hajtott végre a diagramon, melyek a frissítés után elveszhetnek, a Visio megjeleníti a Diagramfrissítési ütközések párbeszédpanelt.

  • A frissítés csak a tárolón belüli alakzatokat és kapcsolatokat módosítja.

  • A tárolón belüli alakzatokon és összekötőn végzett formátummódosítások megőrződnek.

  • Ügyeljen rá, hogy a diagram minden alakzata és összekötő vonala belül maradjon a tárolón. Azok az objektumok nem változnak, amelyek a lapon, de a tárolón kívül találhatók. A tárolókról A diagramszerkezetek áttekinthetővé tétele tárolók és listák használatával című cikk nyújt további tájékoztatást.

A diagram tartalmának módosítása, majd az Excel adatainak frissítése

  1. Módosítsa a Visio-diagram tartalmát. Felvehet új alakzatokat és csatlakozókat, illetve szerkesztheti vagy törölheti a meglévőeket.

  2. Ha az Excel-munkafüzetet egy asztali számítógép vagy hálózati fájlkiszolgáló tárolja, ne felejtse el menteni és bezárni.

  3. A diagram tárolójára kattintva engedélyezze az Adateszközök – Tervezés lapot a menüszalagon, és válassza a Forrásadatok frissítése lehetőséget.

Ennek következtében a Visio-diagramban végzett módosítások megjelennek az Excel-munkafüzetben. Ha esetleg elveszhetnek adatok az Excelben, akkor a Visio megjeleníti az Adatfrissítési ütközés lépett fel párbeszédpanelt. A következő bevált módszerekkel kerülheti el a problémákat:

  • Mielőtt felülírja az adatokat, készítsen biztonsági másolatot az Excel-adatokról.

  • Ne egyéni tartományt, hanem Excel-táblázatot használjon adatforrásként az Excel-munkafüzetben. Ha a Felülírás lehetőséget választja a Forrásadatok frissítése párbeszédpanelen, a Visio Excel-táblázattá alakítja az egyéni tartományt.

  • Ne használjon képleteket az Excel-adatforrásban. Ha a Felülírás lehetőséget választja a Forrásadatok frissítése párbeszédpanelen, a Visio felülírja a képletet a képlet eredményével.

  • A diagramot az adatok létrehozása az adatokból varázsló következő parancsával hozhatja létre, ahol az adatoszlopok függvényekhez és fázisokhoz van társítva: a megfeleltetés > További beállítások > megtarthatja az adatokból származó oszlopok sorrendjét a létrehozáshoz > Válassza a függvény vagy a úszás sávot , vagy kattintson a fázis vagy az ütemterv elemre. Ebben az esetben a Visio további oszlopot kér az adatlapon az alakzatok közötti kapcsolat ábrázolásához. Miután kiválasztotta a felülírás gombot a forrásadatok frissítése párbeszédpanelen, a program hozzáadja a további oszlopot.

  • Többfunkciós folyamatábra-diagramot, a margójának módosítása és a fázisokat egyaránt létrehozta az Excel adatértékeinek sorrendje alapján. Létrehozta a diagramot az Adatdiagram létrehozása adatkapcsolatból varázsló következő lehetőségével, ahol az adatoszlopok a folyamat lépéseihez és tevékenységeihez kapcsolódnak: megfeleltetés > adja meg, hogy miként csatlakozhat a folyamat lépéseihez és tevékenységeihez > kapcsolatba sorrendben. Ebben az esetben a Visio további oszlopot kér az adatlapon az alakzatok közötti kapcsolat ábrázolásához. Ha módosítja a diagram margójának módosítása vagy szakaszainak sorrendjét, a program az adatforrásban módosítja a sorrendet. Miután kiválasztotta a felülírás gombot a forrásadatok frissítése párbeszédpanelen, a margójának módosítása és a fázisok már nem követik az Excel-munkafüzetben található adatsorrendet.

7. szakasz: Az Excel-táblázat és a Visio-diagram közötti összefüggés testreszabása (nem kötelező)

Vannak esetek, amikor szükség lehet az Adatábrázolóval készített diagramok létrehozásának testreszabására. Elképzelhető például, hogy a szervezete előírásainak megfelelően eltérő alakzatokat szeretne használni, vagy az Excel-táblázat más oszlopainak szeretné megfeleltetni a diagramot.

  1. Miután a Létrehozás elemre kattintva megnyitotta a Diagramkészítés adatokból varázslót, és megadta az első lap adatait (lásd a 4. szakaszt), a Tovább vagy a Vissza lehetőséget választva jelenítse meg a varázsló mindegyik lapját.

  2. A Súgó (?) elemre kattintva további információt kaphat arról, hogy miképpen szabhatja testre a lapok különféle beállításait. További információ A Diagramkészítés adatokból varázsló használata című részben olvasható.

Vissza a lap tetejére

Az Excel oszlopai és a Visio-folyamatábra összetevői közötti összefüggés működése

Az alábbi képes útmutatóból megértheti, hogyan használja fel a Visio az Excel egyes oszlopait a folyamatábra létrehozásához.

Folyamatlépés azonosítója:   A diagram egyes alakzatait azonosító szám. Ez az oszlop kötelező, valamint az Excel-táblázat minden értékének egyedinek és nem üresnek kell lennie. Ez az érték nem jelenik meg a folyamatábrán.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Folyamatlépés azonosítója

Folyamatlépés leírása:   A folyamatábra alakzataiba kerülő szöveg.
 

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Folyamatlépés leírása

Következő lépés azonosítója:   A sorozat következő alakzatának folyamatlépés-azonosítója. Ha olyan elágaztatási alakzatról van szó, amelynek két következő lépése van, akkor pontosvesszővel kell elválasztani a számokat, például 4;5. Kettőnél több következő lépés is lehetséges.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Következő lépés azonosítója

Összekötő felirata:   Elágaztatási alakzatok esetében az összekötő-feliratokat pontosvesszővel tagolt szöveggel kell megadni, például Igen;Nem. A példában az Igen a 4-nek, a Nem az 5-nek felel meg.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Összekötő felirata

Alakzat típusa:   Azt jelöli, hogy milyen alakzatot kíván használni a Visio-diagramban, lehet például Folyamat vagy Döntés. A Microsoft azt javasolja, hogy a legördülő listákat használja, mert így biztosan érvényes értékeket választ.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Alakzat típusa

Függvény és fázis   Az a funkció (sáv) és fázis (ütemterv), amelyhez az adott alakzat tartozik. Ez az oszlop csak a keresztfunkcionális folyamatábra-diagramra vonatkozik, és egy egyszerű folyamatábra-diagram figyelmen kívül hagyja.

Az Excel-folyamattérkép és a Visio-folyamatábra közötti összefüggés: Funkció és fázis

Vissza a lap tetejére

Adatábrázoló-diagram létrehozása más rajzsablonok használatával

Az adatábrázoló-sablonok használata mellett más sablonokból származó rajzsablonokat is használhat az adatábrázoló-diagramok létrehozásakor. Létrehozhat például feldolgozási diagramokat pénzügyi tranzakciókhoz és készletkezeléshez. Vannak egyéb folyamatorientált rajzsablonok is, köztük a BPMN – egyszerű alakzatok és a Munkafolyamat-objektumok sablon. Akár egyéni alakzatokat is felvehet a Saját alakzatok rajzsablon segítségével. Az egyéni rajzsablonokról az Egyéni rajzsablonok létrehozása, mentése és megosztása című témakör tartalmaz további tájékoztatást.

  1. Nyissa meg az előbb létrehozott Adatábrázoló-diagramot (egyszerű folyamatábrát vagy keresztfunkcionális folyamatábrát).

  2. Nyissa meg a Diagramkészítés adatokból varázslót a Létrehozás elemre kattintva, adja meg az első lap adatait, a Tovább gombbal jelenítse meg a varázsló Alakzat-hozzárendelés lapját.

  3. Vegyen fel egy vagy több rajzsablont a További alakzatok elemmel.

  4. Jelölje ki bármelyik alakzatot, és rendelje hozzá az Alakzattípus oszlop adatértékeihez úgy, hogy a kívánt értékre húzza.

Vissza a lap tetejére

Adatkapcsolatú ábrák alkalmazása a diagramon

Adatkapcsolatú ábrák segítségével továbbfejlesztheti a diagramot, hiszen azok segítenek az alakzatadatok megjelenítésében. Ezzel valójában a diagramot folyamatot ábrázoló irányítópulttá alakíthatja, amelyen az adatkapcsolatú ábrák megjelenítik a fő teljesítménymutatókat (KPI) az alakzatadatokon nyugvó adatkapcsolatú ábrák ikonjai segítségével.

  1. Nyissa meg az Adatábrázolóbeli diagramot.

    Jelölje ki azt a tárolót, amelyre alkalmazná az adatkapcsolatú ábrákat.

  2. Válassza az Adatok > Adatkapcsolatú ábrák mezői lehetőséget.

  3. Jelölje ki a diagramba felvenni kívánt adatkapcsolatú ábramezőket.

    Adatkapcsolatú ábrák alkalmazása a Visio Adatábrázoló diagramján

    Az adatkapcsolatú ábrák a teljes diagramra alkalmazva lesznek. Ha egyes alakzatoknál elrejtené az adatkapcsolatú ábrákat, akkor az adott sorokban hagyja üresen az adatoszlopokat az Excel-munkafüzetben.

  4. Ha szeretné, további beállításokat is megadhat az Adatok lapon. További tájékoztatást az Adatkapcsolatú ábrák – áttekintés című cikk tartalmaz.

Vissza a lap tetejére

A diagramhoz kapcsolt Excel-munkafüzet kezelése

Alkalmanként előfordulhat, hogy szükség lehet a kapcsolódó Excel-munkafüzet újracsatolására vagy frissítésére. Ezt kényelmesen elvégezheti a Visio alkalmazásban.

Excel-munkafüzet újracsatolása a Visio-diagrammal

Ha az adatábrázoló-diagramhoz kapcsolt Excel-munkafüzetet átnevezi vagy áthelyezi egy másik helyre, akkor a Visio-diagram és az Excel-munkafüzet közötti kapcsolat megszakad. Ez a probléma akkor is előfordulhat, ha átnevezi az Excel-táblázatot.

  1. Jelölje ki az adatábrázoló-diagram tárolóját. Ezzel engedélyezi az Adateszközök – tervezés lapot a menüszalagon.

  2. Válassza az Adateszközök – tervezés > a forrásadatokújracsatolása lehetőséget.

  3. Tallózással keresse meg az átnevezett vagy áthelyezett Excel-munkafüzetet.

  4. Jelöljön ki egy táblázatot vagy egyéni cellatartományt a munkafüzetben.

  5. A hibás hivatkozás kijavításához válassza az Újracsatolás gombot.

Amikor megpróbálja frissíteni a diagramot, vagy frissíti a forrásadatokat, és a hivatkozás meg van törve, a Visio az újracsatolást is kéri.

Fontos    Ne módosítsa a diagramhoz kapcsolt Excel-táblázat oszlopainak nevét. Egyéb esetben az újracsatolási művelet nem működik.

A diagramhoz kapcsolt Excel-munkafüzet megnyitása

Az Excel alkalmazásban közvetlenül a Visio alkalmazásban is módosíthatja a kapcsolt tartalmakat. Előfordulhat például, hogy sok tartalmat szeretne hozzáadni, és egyszerűbben szerkesztheti az adatok számolótáblában történő szerkesztését.

  1. A Visio alkalmazásban válassza ki az adatábrázoló-diagram tárolóját. Ezzel engedélyezi az Adateszközök – tervezés lapot a menüszalagon.

  2. Válassza az Adateszközök – tervezés > a forrás adatainak megnyitásalehetőséget.

  3. Végezze el a módosításokat az Excelben, majd mentse és zárja be a munkafüzetet.

  4. A diagramon végzett módosítások megtekintéséhez válassza az Adateszközök – tervezés > frissítési diagramlehetőséget.

Vissza a lap tetejére

Következő lépések

Íme néhány példa arra, hogy milyen műveleteket végezhet még el az Adatábrázoló-diagram létrehozása után.

  • Témák:    A Visio alkalmazásban a témák olyan színek és hatások együttesét jelentik, amelyek egyetlen kattintással alkalmazhatók a rajzokon. A témák gyors lehetőséget nyújtanak arra, hogy rajzainak profi megjelenést adjon. További tájékoztatásért olvassa el a Profi megjelenésű rajzok készítése témák segítségével című témakört.

  • Elrendezés    A Visio kézi útmutatók és automatikus eszközök segítségével gondoskodhat arról, hogy a diagram alakzatai a megfelelő módon legyenek igazítva. Ez megkönnyíti a rajzolást a lehető legvilágosabb módon, és jól megrendezett kinézetet ad neki. További tudnivalókat az Alakzatok igazítása és elhelyezésea diagramban című témakörben talál.

  • Exportálás:    Exportálhatja az Adatábrázolóban létrehozott diagramokat a hozzá tartozó Excel-munkafüzettel együtt egy Visio-sabloncsomagba (.vtpx). A Visio-sabloncsomag menti a diagrambeállításokat, a rajzsablonokat és az adatokat, hogy más felhasználók gyors kezdési pontként használhassák a saját Adatábrázoló-diagramjuk létrehozásához. Más felhasználók telepíthetik a sabloncsomagot a számítógépükön. További információ: Adatábrázoló sabloncsomag exportálása és telepítése.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×