Cél: projekt megkezdése

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Egy projekt tervezési fázisa hosszabb ideig elhúzódhat és számos személy részt vehet benne. Épp ezért fontos a projekt céljainak, alapfeltételezéseinek és korlátainak meghatározása. A tervezési fázis egyben azon időszak is, mely alatt szükséges előkészíteni a hatókör-kezelési tervet is, a projekt céljaiban bekövetkező változások kezeléséhez.

Kis projektek esetén, nem fontos teljes dokumentumokat készíteni mások számára. Ezen cikk útmutatója azonban akkor is hasznos, ha feljegyzéseket készít a projektről saját maga számára.

Tipp : Ez a cikk egy cikksorozat részét képezi a projekttérképen belül, amely a projektvezetési tevékenységek széles körét igyekszik bemutatni. Ezeket a tevékenységeket „céloknak” nevezzük, mert a projektvezetési életciklus köré rendeződnek: tervkészítés, projekt követése és vezetése, projekt lezárása.

  |  Következő cél

Minden cél megjelenítése a projekttérképen

Felhasználói cél művészet -- projekt indítása

1.  Határozza meg a projekt céljait     A világos célkitűzések alapvető fontosságúak, mert a projekt sikerét az alapján lehet megítélni, hogy mennyire valósultak meg a célkitűzések.

Továbbiak

A világos célkitűzés pontos és mérhető. Kerülje a homályos célkitűzéseket (például „Modern végtermékek létrehozása”). A projekttermékek lehetnek például a következők:

  • Projekttermékek listája.

  • Konkrét határidők, mind a projekt végső befejezéséhez, és a köztes mérföldkövekhez.

  • Konkrét minőségi kritériumok a végtermékekre.

  • Azok a költséghatárok, amelyeket a projekt nem léphet túl.

A célok hatásos működéséhez szükséges, hogy mind a projekt érdekeltek, mind a projektet finanszírozó támogatók, hivatalosan megegyeznek a célokról. Gyakran a projektmenedzser létrehoz egy céldokumentumot, mely a projekt állandó részévé válik.

Ha a dokumentumot nem a Microsoft Office Project 2007-ben, hanem például a Microsoft Office Word 2007 vagy Microsoft Office OneNote 2007-ben lett létrehozva, csatolhatja a dokumentumot a projektfájlhoz az egyszerű elérés érdekében.

Ha Microsoft Office Project Web Access 2007 alkalmazást használ, egyszerűen feltöltheti a támogató dokumentumokat a projekt kezdetén. Ez akkor hasznos, ha a csapatnak nincs megosztott mappája vagy olyan webhelye, amely a projekthez vagy más vállalati kezdeményezéshez kapcsolódik.

A Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 használatával szintén feltölthet dokumentumokat. Továbbá a véglegesítést megelőzően, a kezdeményezési és jóváhagyási folyamatokon keresztül követheti a projekteket. Az új projektek indításakor összevetheti az erőforrásigényeket a szervezet célkitűzéseivel.

Megjegyzés : A projektszintű adatokat a projekt Tulajdonságok párbeszédpanelének Megjegyzések mezőjébe is beírhatja. Ez segítséget nyújt abban, hogy megkeresse a dokumentumokat és a projekteket a projekt indítása után.

2.  Projektfeltételezések azonosítása     A projekt tervezési fázisa során valószínűleg sok fontos, megválaszolatlan kérdés merül fel. Például az, hogy mikor lesznek elérhetők a kulcserőforrások a munka megkezdéséhez, vagy az, hogy mennyi időt vesz igénybe egy új folyamat.

Továbbiak

A tervezés megkezdéséhez információn alapuló becslést kell használni, majd ez alapján létrehozni az ütemezést.

Fontos követni a feltételezéseket a következők miatt:

  • A projekt résztvevői és támogatói kritizálhatják a feltételezéseket, majd formálisan is beleegyezhetnek a projekt feltételezéseinek egy csoportjába.

  • Frissítheti az ütemezést, amikor további információval rendelkezik ezekről a tényezőkről.

Vegye figyelembe a következő projektterületeket, amikor azonosítja a feltételezéseket:

  • Átadások más projektekről vagy részlegekből: Ha a projekt mások munkájától függ, az illetőknek tudomásuk van-e a függőségről, és beleegyeztek-e az átadási dátumokba?

  • Erőforrások rendelkezésre állása és használata (személyek, anyagok és eszközök): Ha a projekten dolgozók közül nem mindenki az Ön beosztottja, akkor kihez tartoznak? Az illető jóváhagyta ezen erőforrások használatát?

  • Tevékenység időtartama: A tevékenységbecslések megalapozott információn vagy találgatáson alapulnak?

  • Projektköltségek: Mennyire fontos a projekt szempontjából a költség? Ki szükséges a költségvetés jóváhagyásához, vagy szükségesetén növeléséhez?

  • Rendelkezésre álló idő: Ha ismert határidő alatt dolgozik, képes reálisan befejezni az összes feladatot elfogadható minőséggel?

  • Termékek: A projektfüggőségek és termékek listája egyezik az ügyfelek és más érdekeltek elvárásaival? Ha kompromisszumokat kell kötnie egy termék esetében, egyezik az érintettek elképzelése az Önével arról, hogy a termék mely aspektusait érintse elsőként a kompromisszum?

Ez csak néhány olyan pont, amelyet figyelembe kell venni egy összetett projekt megkezdése előtt. A projekt végső sikere ugyanannyira függ a feltételezések azonosításától és az alternatív tervek létrehozásától, mint a tervezettek megvalósításától.

A 2007-es Microsoft Office rendszer számos szoftveres megoldást kínál, melyek segítséget nyújthatnak a projekt összetettségének megértésében, még mielőtt megkezdené munkáját a Project-ben. Például létrehozhat komplex keresztfunkcionális folyamatábrákat vagy egy blogot, a csapattagok ötleteinek rögzítésére, melyek a projekttervek átnézésekor merülnek fel.

3.  Projektkorlátok azonosítása    A projekt korlátai olyan tényezők, amelyek korlátozhatják a projektmenedzser választási lehetőségeit.

Továbbiak

A három fő korlát általában a következő:

  • Ütemterv, például rögzített befejezési dátum vagy egy fő mérföldkő határideje.

  • Erőforrások, például előre meghatározott költségvetés.

  • Hatókör, például olyan követelmény, hogy egy termékből három modellt kell készíteni.

Ha valamelyik korlát változik, az általában hatással van a másik kettőre, és befolyásolhatja a végső minőséget.

Például a projekt időtartamának csökkenése (ütemezés) növelheti a szükséges dolgozók számát (erőforrás) és csökkentheti a termékben megvalósított szolgáltatások számát (hatókör).

A projektvezető ezután meghatározza, hogy ez a fajta kompromisszum elfogadható-e. A korlátok e koncepciója „projektháromszög” néven ismert.

A tervezési folyamat során gyűjtse össze a projekt korlátait annak érdekében, hogy a érdekeltek tudatában legyenek ezeknek, és tudjanak megjegyzéseket fűzni a listához.

A résztvevőknek érdemes megegyezniük abban, hogyan reagáljanak a váratlan korlátokra, amelyek a projekt során felmerülnek.

Ha például a munkaköltség magasabbnak bizonyul a vártnál, a résztvevők csökkenthetik a hatókört előre pontosan meghatározott módon.

Megjegyzés : A Project esetén, a „korlát” szó, egy korlátozást vagy limitációt jelent amelyet egy feladat esetén állít be. Megadhatja például, hogy egy tevékenységnek el kell kezdődnie egy adott napon, vagy egy bizonyos dátumnál nem teljesülhet később.

4-es szám  Hatókör-kezelési terv előkészítése   Miután azonosította a projekt célkitűzéseit, feltételezéseit és korlátait, készen áll a hatókör-kezelési terv vázlatának létrehozására.

Továbbiak

A projekt hatóköre a kombinációja a projekt összes célkitűzésének és tevékenységének, valamint az ezek eléréséhez szükséges munkának.

A hatókör-kezelési terv olyan dokumentum, amely leírja a projekt hatókörének kezelési módját, és a változások projektbe történő integrálásának módját.

Ez a terv azért hasznos, mert a projektcsapatoknak gyakran módosítaniuk kell a célkitűzéseket a projekt során.

A hatókör-kezelési terv a következőket tartalmazhatja:

  • Annak megállapítása, hogy mennyire valószínű a hatókör változása, ez milyen gyakran és milyen mértékben történhet.

  • Annak leírása, hogy a hatókör módosításai miként lesznek azonosítva és osztályozva.

    Egy építkezési projektben például úgy dönthet, hogy a munkacsoport vezetője jóváhagyhatja a munkát, ha az ügyfél olyan tervmódosítást kér, amely nem haladja meg a 300 000 forintot. Ha azonban a módosítás ennél többe kerül, a projektmenedzsernek és az ügyfélnek újra kell értékelnie a projekt hatókörét a költség, az erőforrások és egyéb tényezők tekintetében.

  • Terv arra, hogy mi a teendő hatókörváltozás azonosítása esetén (például a szponzor értesítése és szerződésmódosítási utasítás kiadása).

Egy alaposan előkészített hatókör-kezelési terv a projekt válságterv alapjául szolgálhat.

Noha a Project segítségével is hozhat létre hatókör-kezelési tervet, a projektvezetők általában más programokat használnak ehhez, például a Word 2007-et vagy a OneNote 2007 programot.

  |  Következő cél

Minden cél megjelenítése a projekttérképen

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×