Cél: a projektterv optimalizálása, hogy ne lépje túl a költségvetést

A projektterv elkészítését követően nézze át a tervezett költségt. Ha a tervezett költségek nem felelnek meg a költségvetésnek, úgy optimalizálhatja a tervet, hogy ne lépje át a költségvetést. A költségvetés módosításakor ne feledje, hogy valószínűleg a befejezési dátum és a terjedelem módosítására is szükség lesz majd. Az idő, a tartomány és a költségvetés közti kapcsolatot projektháromszögnek is nevezik.

Tipp : Ez a cikk egy cikksorozat részét képezi a projekttérképen belül, amely a projektvezetési tevékenységek széles körét igyekszik bemutatni. Ezeket a tevékenységeket „céloknak” nevezzük, mert a projektvezetési életciklus köré rendeződnek: tervkészítés, projekt követése és vezetése, projekt lezárása.

Előző cél  |  Következő cél

Minden cél megjelenítése a projekttérképen

A projektterv optimalizálása, hogy ne lépje túl a költségvetést

1. A projektköltségek megtekintése    Megtekintheti az összesítést, a költségek időbeli változását és a költségeket egy diagramban. Ezzel ellenőrizheti, hogy benne maradt-e a tervezett költségvetésben, vagy igazítania kell-e a kiadásokon.

2. Tervoptimalizálás a költségek csökkentése érdekében    Ha úgy látja, hogy a tervezett költségek túllépik a tervezett keretet, több módon is csökkentheti a kiadásokat.

  • Erőforrások és kiadások igazítása a költségvetéshez

    Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

    • Az erőforrások költségeinek megadásával adhatja meg a normál díjazást, a túlóradíjat, a használati költségeket, a fix költségeket és a költségerőforrásokat.

    • Az erőforrás-hozzárendelés eltávolítása vagy lecserélése Csökkentheti a költségeket, ha a drágább erőforrásokat (személyt, berendezést, anyagot vagy kiadást) olcsóbbakra cseréli. Emellett több hasonló erőforrást egyetlen tevékenységre csökkenthet. Előfordulhat, hogy az olcsóbb erőforrások használata csökkenti a hatókört, növeli az ütemezés idejét és alacsonyabb minőséget eredményez. Mégis ez a leghatékonyabb módja a költségek csökkentésének. Ha a hozzárendelésből eltávolít egy drága erőforrást, azt szabadon felhasználhatja a költséghatékonyabb feladatoknál vagy projektekben.

    • Tevékenység hátralevő munkáinak ismételt hozzárendelése annak meghatározására, hogy több erőforrás közül melyik mekkora részét végezze el a hátralévő munkának, illetve hogy a hátralévő munka pontosan mikor végzendő el.

  • A projekt hatókörének csökkentése, hogy ne lépje túl a költségvetést

    Hajtsa végre a vonatkozó műveleteket:

    • Annak meghatározása, hogy a terméket vagy a hatókört kell-e módosítani

      A befejezési dátum vagy a költségvetés kiigazításához csökkenteni kell a hatókört. Az is előfordulhat, hogy a projektterv végén a vártnál több idő vagy pénz áll rendelkezésre: mindkét esetben szükségessé válhat a projekt hatókörének módosítása. Választhat, hogy a végterméket, vagy a projekt hatókörét módosítja.

      • A végtermék mennyiségének csökkentése    Ha a hatókört a végtermék csökkentésével mérsékli, akkor valójában a tervezettnél kevesebbet nyújt az ügyfeleknek vagy a résztvevőknek. Képzelje el például, hogy egy új termék kidolgozását célzó projekten dolgozik. Hogy tartani tudja a befejezési dátumot vagy a költségvetést, úgy dönt, hogy megvágja az olyan termékfunkciókat, amelyeket előzőleg betervezett és az ügyfelek jóváhagytak. Ehhez valószínűleg az ügyfelek beleegyezésére van szüksége, és szükség szerint módosítania kell a szerződést (ha van).

      • A projekt hatókörének csökkentése    Ha módosítja az előállítási folyamatot, lehetősége van a megígért végterméket létrehozni.

        Tegyük föl a példa kedvéért, hogy az új termék létrehozását célzó projektben a befejezési dátum vagy a költségvetés kiigazítása érdekében úgy dönt, eltávolít egy marketingkutatási tevékenységet, valamint a termék tesztelési időszakát is rövidebbre veszi. Ebben az esetben a szállítandó végtermék nem változik. A projekt hatókörének módosításával azonban megváltozik a végtermék előállításának a módszere.

      • A rendelkezésre álló idő vagy költségvetés használata    Ha úgy találja, hogy a vártnál több idő vagy pénz áll a rendelkezésére, több végterméket állíthat elő, vagy növelheti a projekt hatókörét, ami rendszerint jobb minőségű termékeket biztosít.

      • Tartsa szem előtt, milyen hatással van a hatókör a minőségre    A befejezési dátum vagy a költségvetés betartása érdekében szükségessé válhat a hatókör csökkentése. Az is elképzelhető, hogy a projektterv összeállítását követően a vártnál több idő vagy pénzforrás áll rendelkezésre. Mindkét esetben a projekt hatókörének módosítása jelentheti a megoldást. Vegye figyelembe a minőség és a hatókör szoros összefüggését. A hatókör csökkentése esetén olykor elkerülhetetlen a minőségromlás, ugyanakkor a hatókör növelése is jó eséllyel megmutatkozik a projekt és az előállított termék magasabb minőségében.

    • Időtartam módosítása a tevékenységekhez tervbe vett időmennyiség csökkentésével. Győződjön meg arról, hogy a csökkentett időtartam mellett továbbra is be tudja fejezni a munkát, illetve ne felejtse el az erőforrásokhoz rendelt munka mennyiségét is kiigazítani egyidejűleg.

    • Távolítsa el a felesleges tevékenységeket. Ne feledje azonban, hogy a tevékenységek eltávolításával csökkentheti a projekt megvalósításának átfogó minőségét. A kötelezően végrehajtandó tevékenységeknek feltétlenül szerepelniük kell a tervben, csak a nem kötelező tevékenységeket tanácsos eltávolítani.

    • Cserélje le a drágább erőforrásokat (személyt, berendezést vagy anyagot) olcsóbbakra. Előfordulhat, hogy az olcsóbb erőforrások használata csökkenti a hatókört, növeli az ütemezés idejét és alacsonyabb minőséget eredményez. Mégis ez a leghatékonyabb módja a költségek csökkentésének.

3. A terv módosítása a nagyobb költségvetés kiaknázása érdekében    Előfordulhat, hogy a terv létrehozását követően nagyobb költségvetés áll rendelkezésére. Megteheti, hogy a kevesebb pénzt használ fel a projekt során. Vagy megnövelheti a projekt hatókörét és minőségbeli céljait.

 További információk...

A terv összeállítását követően a Microsoft Office Project 2007 kiszámította a projekt ütemezését és költségét, még további idő vagy költségvetés állhat rendelkezésre. Ilyen esetben eldöntheti, hogy a projektet a tervezettnél hamarabb, illetve csökkentett költségvetéssel fejezi be, vagy pedig megnöveli a hatókört a projekttermékek minőségének emelése érdekében.

  • Egyeztetés az ügyfelekkel    Vitassa meg az ügyfelekkel vagy érdekeltekkel, hogy miképp szeretnék felhasználni a fennmaradt időt vagy költségvetési tartalékot. Elképzelhető, hogy a terven egyáltalán nem kívánnak módosítani, és a projekt korai befejezését vagy alacsonyabb költségvetését jóváhagyják.

  • A szerződés ellenőrzése    Vizsgálja meg, hogy a szerződés tartalmaz-e a korai teljesítést ösztönző (illetve adott esetben akár büntető) kitételeket. A megkötött szerződés típusa (fix áras, kiutalható költségű vagy egységáras) támpontot nyújthat annak eldöntéséhez, hogy miképp használja ki a fennmaradt időt vagy költségvetési forrásokat.

  • A hatókör növelése     Hozzáadhatja azokat a tevékenységeket vagy fázisokat, amelyeket már korábban szeretett volna, de időhiánytól tartva nem tette. Megnövelheti a meglévő tevékenységek időtartamát is, hogy az erőforrásoknak több idejük legyen a végrehajtásukra. Fontos tudni, hogy a hatókörnövelés valószínűsíthetően megnöveli mind a tervezett időtartamot, mind a tervezett költségeket. A hatókör és a végtermékek módosításának szerződésbe foglalt következményei is lehetnek, ezért minden ilyen esetben vizsgálja meg a szerződést, valamint szükség esetén kérje az ügyfél jóváhagyását.

  • A minőség színvonalának emelése     Az időbeli vagy költségvetési felesleg a minőség emelését és biztosítását célzó tevékenységekre fordítható. A meglévő tevékenységek időtartamának növelésével az erőforrásoknak lehetőséget nyújthat magasabb minőségű termékek előállítására. A minőségnövekedés egyaránt elérhető magasabb végzettségű munkaerő, hatékonyabb berendezések vagy magasabb fokozatú anyagok használatával. Ezek az erőforrások drágábbak lehetnek, ugyanakkor a költségvetési felesleg felhasználásának nagyszerű módját kínálhatják.

4-es szám A költségek változásainak feljegyzése     Érdemes feljegyezni a költségvetés kiigazítása érdekében végzett módosításokat. Ezek a jegyzetek jelentősen megkönnyíthetik a tényleges végrehajtási ütem követését, a projekt lezárását vagy a következő projekthez történő adatgyűjtést.

5. A költség-optimalizálás eredményeinek kiértékelése    Győződjön meg arról, hogy valóban csökkentette a költségeket, illetve hogy a módosítások nincsenek negatív kihatással a befejezési dátumra, a munkaterhelésre és a többi projektre.

Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

6. Az érintett erőforrások értesítése a tevékenységek változásáról    Amennyiben tevékenységeket rendelt az erőforrásokhoz, illetve módosított vagy eltávolított már meglévő hozzárendeléseket, a változásokról értesítheti az érintett erőforrásokat.

Előző cél  |  Következő cél

Minden cél megjelenítése a projekttérképen

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×