Cél: a projektterv optimalizálása, hogy kész legyen a befejezési dátumra

A projektterv összeállítását követően ellenőrizni kell az ütemezett befejezési dátumot. Ha a terv nem tartja a kitűzött befejezési dátumot, ez azonban fontos volna a projekt sikere szempontjából, akkor a tervet optimalizálva elérheti, hogy a projekt elkészüljön az adott napra. A terv befejezési dátumára kiható tényezők módosítása esetén ugyanakkor vegye figyelembe, hogy valószínűleg a költségek és a hatókör is megnőnek.

Tipp : Ez a cikk egy cikksorozat részét képezi a projekttérképen belül, amely a projektvezetési tevékenységek széles körét igyekszik bemutatni. Ezeket a tevékenységeket „céloknak” nevezzük, mert a projektvezetési életciklus köré rendeződnek: tervkészítés, projekt követése és vezetése, projekt lezárása.

Előző cél  |  Következő cél

Minden cél megjelenítése a projekttérképen

Optimalizálás a kitűzött befejezési dátum szerint – ábra

1. Projektdátumok meghatározása és áttekintése    A projektdátumokat áttekintve meggyőződhet arról, hogy a projekt tartja-e a kitűzött befejezési dátumot, illetve hogy ehhez szükségesek-e további változtatások.

Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

2. Igazítsa a tervet a befejezési dátumhoz    A projekt befejezési dátumának a kitűzött határidőhöz igazítása érdekében többféle megközelítést is alkalmazhat: módosíthatja a naptárakat, a hatókört, a tevékenységeket és a hozzárendeléseket.

Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

  • Projekt kezdési vagy befejezési dátumának megadása oly módon, hogy az aktuális tervben szereplő dátumnál korábban kezdődjön vagy fejeződjön be a projekt. Ha ez lehetséges a projekt esetében, először próbálkozzon a kezdési dátum módosításával.

  • Naptár módosítása

    Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

    • Tevékenységnaptár létrehozása, ha a kritikus utat kijelölő tevékenységek naptárai szükségtelenül késleltetik a befejezési dátumot. A Microsoft Office Project 2007 alkalmazásban a legtöbb esetben az erőforrásnaptárak módosítása vagy eltávolítása a legkevésbé hatásos a három naptártípusé (tevékenység-, erőforrás- és projektnaptár) közül.

    • Erőforrásnaptár módosítása, ha az erőforrások valójában több órát vagy napot dolgoznak, mint amennyi a naptárban szerepel. Ha például a kritikus úton lévő tevékenységekhez rendelt erőforrások valamelyikének erőforrásnaptár négy napos munkahetet tartalmaz, de az érintett erőforrás valójában öt napot dolgozik, akkor valószínűleg tartható lesz a befejezési dátum.

    • A projektnaptár módosítása, amennyiben a projekten több napot vagy órát dolgoznak, mint a projektnaptárban szerepel. Ha például a projektnaptár szerint a hétvége szabadidő, valójában azonban hétvégi műszak is van, akkor a projektnaptár módosításával valószínűleg tartható a befejezési dátum.

  • A projekt hatókörének módosítása

    A befejezési dátum vagy a költségvetés kiigazításához csökkenteni kell a terjedelem. Az is előfordulhat, hogy a projektterv végén a vártnál több idő vagy pénz áll rendelkezésre: mindkét esetben szükségessé válhat a projekt hatókörének módosítása. Választhat, hogy a végterméket, vagy a projekt hatókörét módosítja.

    Tegyük föl a példa kedvéért, hogy a befejezési dátum vagy a költségvetés kiigazítása érdekében úgy dönt, eltávolít egy marketingkutatási tevékenységet a projektből, valamint a termék tesztelési időszakát is rövidebbre veszi. Ebben az esetben a szállítandó végtermék nem változik. A projekt hatókörének módosításával azonban megváltozik a végtermék előállításának a módszere.

    Hajtsa végre a vonatkozó műveleteket:

    • Időtartam módosítása a kitűzött befejezési dátumnak megfelelően a kritikus utat alkotó tevékenységekhez tervbe vett időmennyiség csökkentésével. Győződjön meg arról, hogy a csökkentett időtartam továbbra is valószerű, illetve ne felejtse el az erőforrásokhoz rendelt munka mennyiségét is kiigazítani egyidejűleg.

    • Tevékenység eltávolítása a befejezési dátum kiigazításával. A tevékenységek eltávolításával csökkentheti a projekt megvalósításának átfogó minőségét. A kötelezően végrehajtandó tevékenységeknek feltétlenül szerepelniük kell a tervben, csak a nem kötelező tevékenységeket tanácsos eltávolítani.

    • Erőforrás-hozzárendelés lecserélése a befejezési dátum kiigazítása érdekében. Helyettesíthet egy lassabb erőforrást egy gyorsabbal, például egy nagyobb gyakorlattal rendelkező személlyel, illetve áttérhet nagyobb kapacitású berendezések vagy rövidebb előkészítést igénylő nyersanyag használatára.

  • Kritikus úton lévő tevékenység módosítása

    Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

    • A kritikus út megjelenítése az ellenőrzése és a befejezési dátum tartása érdekében.

    • A kritikus tevékenységek definíciójának módosítása annak érdekében, hogy a program például az egy vagy két nap tartalékidővel rendelkező tevékenységeket tekintse kritikusnak. A Project 2007 alapértelmezés szerint a nulla nap tartalékkal rendelkező tevékenységeket sorolja be kritikusként.

    • Tevékenység kezdési vagy befejezési dátumának módosítása, amennyiben rugalmatlan korlátok (például „Kezdés ekkor” vagy „Befejezés ekkor” korlát) vannak beállítva a tevékenységekre. A kritikus úton érvénybe léptetett rugalmasabb tevékenységkorlátoknak köszönhetően a Project 2007 kevesebb megkötés mellett számíthatja ki az ütemtervet, így akár tarthatóvá is válhat a kitűzött befejezési dátum.

    • Kritikus útban szereplő tevékenység időtartamának módosítása a projekt befejezési dátumának kiigazítása érdekében.

    • Tevékenység felosztása, ha egy adott tevékenység több olyan elemet foglal magában, amelyen egyidejűleg több erőforrás is dolgozhat. A kritikus úton lévő tevékenységeknek ilyen, egymástól különböző hozzárendeléssel rendelkező elemekre osztásával is tarthatóvá válhat a kitűzött befejezési dátum.

    • Tevékenységkapcsolat módosítása a kritikus utat alkotó tevékenységek közötti kapcsolatok (vagy függőségek) áttekintése, illetve az esetlegesen nem fennálló vagy szükségtelen kapcsolatok kezelése érdekében.

    • Tevékenységek közötti átfedés vagy késleltetés beállítása az összekapcsolt tevékenységek átvezetési idejének és időbeli eltérésének kiigazítása érdekében. Az összekapcsolt tevékenységek között időbeli átfedés megadva könnyebben tartható a kijelölt befejezési dátum. időbeli eltérés megadásával ezzel szemben könnyebben megvalósíthatóvá tehető az ütemterv.

  • Hozzárendelés módosítása a kitűzött befejezési dátumhoz való igazodás érdekében

    Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

    • További erőforrás hozzárendelése a kritikus útra eső tevékenység időtartamának csökkentési érdekében. Az időtartam további erőforrások hozzárendelése útján történő csökkentése csak a munkamennyiség-alapú tevékenységek esetén lehetséges, rögzített időtartamú tevékenységeknél nem.

      A tevékenységek további erőforrások igénybevételével történő végrehajtása a projektszemélyzet felduzzasztásaként vagy sűrítéseként ismert, és túlzásba vitele meglehetősen kockázatos módja a projekt befejezésének az eredményeképp előálló fölös költségek és hatékonyságvesztés miatt. Túl sok tevékenység hozzáadása esetén a projekt jóval nagyobb fokú összetettsége akár azt is eredményezheti, hogy az időtartam megnő ahelyett, hogy csökkenne.

    • Erőforrás-hozzárendelés lecserélése az ütemterv szerinti befejezési dátum kiigazítása érdekében, ha az erőforrás (személy, berendezés vagy anyag) gyorsabb vagy hatékonyabb munkára is képes, illetve nagyobb erőforrás-mennyiség is elérhető a kritikus út tevékenységeihez.

    • A munkaerőforrás által egy tevékenységen töltött idő beállítása az erőforrás kritikus tevékenységekhez rendelt hozzárendelt mennyiség módosításával, illetve a hozzárendelés szerinti munka korábbi megkezdésével.

3. Tervmódosítás a fennmaradó idő kihasználása érdekében    

További információ . . .

Miután a terv összeállítását követően a Project 2007 kiszámította a projekt ütemezés és költség, még további idő vagy költségvetés állhat rendelkezésre. Ilyen esetben eldöntheti, hogy a projektet a tervezettnél hamarabb, illetve csökkentett költségvetéssel fejezi be, vagy pedig megnöveli a terjedelem a projekttermékek minőség emelése érdekében.

  • Az ügyfelek tájékoztatása    Ha erre lehetőség van, vitassa meg az ügyfelekkel vagy érdekeltek, hogy miképp szeretnék felhasználni a fennmaradt időt vagy költségvetési tartalékot. Elképzelhető, hogy a terven egyáltalán nem kívánnak módosítani, és a projekt korai befejezését vagy alacsonyabb költségvetését jóváhagyják.

  • A szerződés ellenőrzése    Vizsgálja meg, hogy a szerződés tartalmaz-e a korai teljesítést ösztönző (illetve adott esetben akár büntető) kitételeket. A megkötött szerződés típusa (fix áras, kiutalható költségű vagy egységáras) támpontot nyújthat annak eldöntéséhez, hogy miképp használja ki a fennmaradt időt vagy költségvetési forrásokat.

  • A hatókör növelése     Amennyiben fölös idő vagy költségvetési források állnak rendelkezésére, hozzáadhatja azokat a tevékenységeket vagy fázisokat, amelyeket már korábban szeretett volna, de időhiánytól tartva nem tette. Megnövelheti a meglévő tevékenységek időtartam is, hogy az erőforrások több idejük legyen a végrehajtásukra. Fontos tudni, hogy a hatókörnövelés valószínűsíthetően megnöveli mind a tervezett időtartamot, mind a tervezett költségeket. A hatókör és a végtermékek módosításának szerződésbe foglalt következményei is lehetnek, ezért minden ilyen esetben vizsgálja meg a szerződést, valamint szükség esetén kérje az ügyfél jóváhagyását.

  • A minőség színvonalának emelése     Az időbeli vagy költségvetési felesleg a minőség emelését és biztosítását célzó tevékenységekre fordítható. A meglévő tevékenységek időtartamának növelésével az erőforrásoknak lehetőséget nyújthat magasabb minőségű termékek előállítására. A minőségnövekedés egyaránt elérhető magasabb végzettségű munkaerő, hatékonyabb berendezések vagy magasabb fokozatú anyagok használatával. Ezek az erőforrások drágábbak lehetnek, ugyanakkor a költségvetési felesleg felhasználásának nagyszerű módját kínálhatják.

4-es szám Az ütemterv változásainak feljegyzése     Érdemes feljegyezni a befejezési dátum kiigazítása érdekében végzett módosításokat. Ezek a jegyzetek jelentősen megkönnyíthetik a tényleges végrehajtási ütem követését, a projekt lezárását vagy a következő projekthez történő adatgyűjtést.

5. Az ütemterv-optimalizálás eredményének értékelése     Az értékeléssel meggyőződhet arról, hogy valóban tartja a kitűzött befejezési dátumot, valamint hogy a változások nem voltak káros hatással a költségekre, munkaterhelésre és az egyéb projektekre.

Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

6. Az érintett erőforrások értesítése a tevékenységek változásáról     Amennyiben az erőforrások új tevékenységeket rendelt, illetve módosított vagy eltávolított már meglévő hozzárendeléseket a kitűzött befejezési dátumhoz való igazodás érdekében, a változásokról online módon vagy hozzárendelési jelentések nyomtatásával értesítheti az érintett erőforrásokat.

7.  Tevékenységről vagy erőforrásról szóló kiegészítő információ hozzáadása a projekttel kapcsolatos adatok változásai után     Szolgáltasson további információt jegyzetek, dokumentumok és weboldalak formájában.

Kattintson a megfelelő hivatkozásokra:

Előző cél  |  Következő cél

Minden cél megjelenítése a projekttérképen

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×