Bevezetés a felügyelt metaadatok használatába

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Metaadatai információt információkról. A címjegyzék cím és a szerző például metaadatok is. Metaadat-alapú számos különböző típusú információt – egy hely, dátum vagy egy katalógus cikkszám lehet. SharePoint termékek használatakor központilag kezelheti a metaadatokat. A metaadatok oly módon, hogy van ilyesmire lehetőség a vállalata rendszerezése és használható a metaadatok, hogy könnyebben megtalálhatja a kívánt.

Ez a cikk a felügyelt metaaadatok terminológiájának néhány fontos elemét ismerteti, valamint rövid bepillantást ad a SharePointban a metaadatokhoz kezelésére használható eszközök működésébe.

Fontos kifejezések

Ez a rész a terminológia néhány elemének definícióját tartalmazza. Ezek a kifejezések és fogalmak gyakran megjelennek a felügyelt metaadatokról szóló cikkekben.

Az osztályozás formális besorolási rendszer. Az osztályozás csoportosítja az adott dolgot leíró szavakat, címkéket és kifejezéseket, aztán ezeket a csoportokat hierarchiába rendezi.

Osztályozási rendszereket szinte bármilyen típusú információhoz ki lehet alakítani az élővilágtól kezdve a szervezeti struktúrákig. A biológusok például az élőlényeket négy fő kategóriába sorolják: állat, növény, gomba és mikroba. Ezekhez a főbb csoportokhoz számos alcsoport tartozik. A rendszer egésze az osztályozási rendszer, görög szóval taxonómia.

A szervezetek olyan sokféle osztályozási rendszer alakítanak ki, hogy fel sem lehet sorolni. Számlatükrökkel kezeli a számviteli rendszereket, szervezeti diagramokkal és munkaköri besorolásokkal kezelik az alkalmazottakat, de vannak termékkatalógusok és más hasonló rendszerek is. Mindezek az osztályozási rendszerek strukturált információhierarchiákat jelentenek; olyan formális besorolási rendszereket, amelyek az információk kezelését könnyítik meg.

A folkszonómia nem formális besorolási rendszer. Fokozatosan alakul ki, miközben webhelyek felhasználói egy adott webhely szavaival, címkéivel és kifejezéseivel kapcsolatban együttműködnek. A folkszonómiák eredetileg olyan népszerű alkalmazásokból nőtték ki magukat, mint például a könyvjelzőzés.

A webhelyeken látható címkefelhők a folkszonómia jelzői. A következő ábra egy SharePoint-webhely címkefelhőjét mutatja.

Címkefelhő

A metaadatok esetében hasznos lehet a folkszonómián alapuló megközelítés, mivel lehetőséget ad a webhely felhasználói által felhalmozott ismeretek és szakértelem együttes használatára. Folkszonómia használatával a tartalmak besorolása az üzleti igények és a felhasználók érdeklődési köreinek változásával párhuzamosan fejlődhet.

Az egymáshoz kapcsolódó kifejezések kifejezéskészletet alkotnak.

A kifejezéskészletek hatóköre a létrehozás helyétől függően eltérő lehet.

  • A helyi kifejezéskészleteket    a webhelycsoportok környezetén belül hozzák létre, ezért kizárólag az adott webhelycsoport felhasználói láthatják és használhatják őket. Ha például egy lista vagy tár metaadatokat tartalmazó oszlopához hoz létre kifejezéskészletet, az adott kifejezéskészlet helyinek számít. Csak abban a webhelycsoportban érhető el, amelyik az adott listát vagy tárat tartalmazza. Egy médiatárhoz tartozhat például egy olyan metaadatoszlop, amely megjeleníti a média típusát (diagram, fénykép, képernyőfelvétel, videó stb.) A megengedett kifejezések listája csak ennek a tárnak a szempontjából releváns, és csak a tárban használható.

  • A globális kifejezéskészletek    minden olyan webhelyen használhatók, amely előfizetője a szóban forgó Felügyelt metaadatok szolgáltatás nevű alkalmazásnak. Például egy szervezet létrehozhat egy olyan kifejezéskészletet, amely felsorolja a szervezeten belüli egységek nevét, például Emberi erőforrás, Marketing, Informatika stb.

Ezeken kívül konfigurálása a kifejezéskészletek lezártként vagy nyissa meg. Zárt kifejezéskészletben felhasználók nem tudnak új kifejezéseket, kivéve, ha megfelelő engedéllyel rendelkeznek. Egy megnyitott kifejezéskészletben felhasználói vehetnek fel, hogy a kifejezéskészlet van rendelve egy oszlop új kifejezéseket.

Egy kifejezés, egy adott szó vagy kifejezés, amely a társított SharePoint-webhely valamelyik elemét. Egyetlen elem egy kifejezéskészletben. Kifejezés egy egyedi azonosító, és azt is rendelkezik szöveg címkéknek (szinonimák). Többnyelvű webhely dolgozik, ha a szerződési időszak van címkék más nyelven.

A kifejezéseknek két típusa különböztethető meg:

  • Felügyelt kifejezések:    Ezeket a kifejezéseket előre definiálják. A kifejezéstár rendszergazdája hierarchikus kifejezéskészletbe szervezi a felügyelt kifejezéseket.

  • Vállalati kulcsszavak    Vállalati kulcsszó egy szót vagy kifejezést, amely egy felhasználó felvétele SharePoint-webhelyen lévő elemek. A vállalati kulcsszavak gyűjteménye a kulcsszavak terület beállítása. Általában felhasználói vehetnek fel minden olyan szót vagy kifejezést az elem egy kulcsszót. Ez azt jelenti, hogy használható vállalati kulcsszavak típusú folksonomy címkézésre. Kifejezéstár-rendszergazdák néha vállalati kulcsszavak áthelyezése egy felügyelt kifejezéskészlet. Felügyelt kifejezéskészlet részét képezik, kulcsszavak követően elérhetővé válik, hogy a kifejezéskészlet környezetében.

Ha tudni szeretné, miként hozhat létre és kezelhet kifejezéseket, olvassa el a Kifejezések létrehozása és kezelése egy kifejezéskészletben című témakört.

A SharePoint-termékekben a csoport szó biztonsági kifejezés. A felügyelt metaadatok szempontjából csoportnak nevezzük a kifejezéskészletek azon halmazát, amelyre azonos biztonsági követelmények vonatkoznak. A csoporthoz tartozó kifejezéskészletek felügyeletére csak az adott csoport munkatársaiként kijelölt felhasználók jogosultak, és csak ők hozhatnak létre új kifejezéskészleteket a csoportban. Az egyedi hozzáférési vagy biztonsági szempontokkal működő kifejezéskészletekhez csoportokat kell létrehozniuk a szervezeteknek.

A kifejezéskészletek csoportjainak létrehozásával kapcsolatos tudnivalók az Új csoport beállítása kifejezéskészletekhez című témakörben olvashatók.

A Kifejezéstár kezelése eszköz révén az osztályozási rendszereket felügyelő más személyek létrehozhatják vagy kezelhetik a kifejezéskészleteket és a bennük lévő kifejezéseket. A Kifejezéstár kezelése eszköz a globális kifejezéskészleteken túl a webhelycsoport rendelkezésére álló összes olyan helyi kifejezéskészletet is megjeleníti, amelyből a felhasználó megnyitja ezt az eszközt.

Felügyelt metaadatú oszlop egy olyan speciális listák vagy tárak vehet oszlopot. Jelölje be a kifejezéseket adott kifejezéskészletből felhasználóknak lehetővé teszi. Felügyelt metaadatú oszlop hozzárendelhet egy meglévő kifejezéskészletet vagy kifejezetten az az oszlop helyi kifejezéskészletet hozhat létre.

Ha tudni szeretné, miként állíthat be felügyelt metaadatokat használó oszlopot, olvassa el a Felügyelt metaadatú oszlop létrehozása című témakört.

Ezt az (alapértelmezés szerint többértékű) oszloptípust tartalomtípusokba, listákba vagy tárakba lehet felvenni, hogy biztosítsa a felhasználóknak az elemek általuk választott szavakkal vagy kifejezésekkel történő címkézését. A szavak vagy kifejezések oszlopba való beírásakor a SharePoint automatikusan javaslatokat ajánl fel, amelyek között a felügyelt kifejezéskészletekből és a Kulcsszavak kifejezéskészletből származó elemek egyaránt lehetnek. A felhasználók választhatnak egy már meglévő értéket, de újat is beírhatnak.

A közösségi címkék a tartalomra alkalmazható olyan szavak vagy kifejezések, amelyek révén jelentéssel bíró szempontok alapján kategorizálhatók az információk. A közösségi címkézés azért hasznos, mert használatával a webhelyek felhasználói könnyebben találhatják meg a webhelyen tárolt információkat. A felhasználók a SharePoint-webhelyeken tárolt információkhoz és a SharePoint-webhelyeken kívüli URL-címekhez is megadhatnak közösségi címkéket.

Minden közösségi címkében háromféle információra mutat hivatkozás:

  • Egy felhasználó személyazonosságára

  • Egy elem URL-címére

  • Egy kifejezésre

Egy közösségi címke elemhez rendelésekor megadhatja, hogy személyazonosságát és az elem URL-címét magánjellegűként szeretné-e megjelölni. Ugyanakkor a közösségi címke kifejezés része minden esetben nyilvános lesz, hiszen a kifejezéstár tárolja.

Közösségi címke létrehozásakor a felhasználó választhat a meglévő kifejezések készletéből, vagy megadhat újat. Ha a már meglévő kifejezések valamelyikét választja, a közösségi címkében egy arra mutató hivatkozás jön létre.

Ha inkább új kifejezést ad meg, a SharePoint új kulcsszót hoz létre hozzá a Kulcsszavak készletben. Az új közösségi címke erre a kifejezésre hivatkozik. Ilyen módon a közösségi címkék támogatják a folkszonómián alapuló címkézést. Ezenkívül amikor a felhasználók Vállalati kulcsszavak vagy Felügyelt metaadatok típusú oszlopot frissítenek, a SharePoint automatikusan létrehozza a közösségi címkéket. Ezek a kifejezések aztán címkék formájában láthatóvá válnak a hírcsatornákban, a címkefelhőkben és a saját webhelyek profiljaiban.

A listák és a tárak tulajdonosai a lista vagy a tár Vállalati metaadatok és kulcsszavak beállításai beállításának frissítésével engedélyezhetik vagy tilthatják le a metaadatok közzétételét.

A speciális kulcsszavak oszlopainak hozzáadásáról a Vállalati kulcsszavak típusú oszlop elhelyezése listában vagy tárban című témakörben olvashat.

A címkézés általános értelemben arra utal, hogy a felhasználó metaadatokat alkalmaz egy elemre. A címke felügyelt metaadat vagy közösségi címke egyaránt lehet.

A metaadatok felhasználásának módjai: az osztályozástól a folkszonómiáig

A SharePoint metaadat-kezelése számos eltérő megközelítést lehetővé tesz a metaadatok felügyeletéhez a formális osztályozási rendszerektől kezdve a felhasználók által kezelt folkszonómiáig. A formális osztályozási rendszerek felügyelt kifejezéseken és kifejezéseken keresztül valósíthatók meg. Emellett használhatók a vállalati kulcsszavak és a közösségi címkék is, utóbbiak lehetővé teszik a webhelyek felhasználói számára, hogy az általuk választott kulcsszavakkal címkézzék fel a tartalmakat.

A SharePoint-termékek rugalmasságot is nyújtanak. A felhasználó megválaszthatja, hogy a metaadatoknál a strukturáltság és az ellenőrzés milyen mértékét alkalmazza. Például:

  • Az ellenőrzés alkalmazható az összes webhelyen globális jelleggel vagy csak a kijelölt webhelyeken, helyben.

  • A kifejezéskészletek lezártként vagy a felhasználói kiegészítések szempontjából nyitottként állíthatók be.

  • A felügyelt kifejezésekkel együtt ezenkívül vállalati kulcsszavak és közösségi címkézés is alkalmazható, de ennek lehetősége le is tiltható.

A SharePoint-termékek segítségével a szervezetek saját igényeik szerint kombinálhatják a szabályokon alapuló felügyelt osztályozási rendszerek nyújtotta előnyöket a közösségi címkézés által biztosított dinamikus előnyökkel.

A következő diagram azt mutatja be, hogy az eltérő körülmények esetében hogyan használható különböző mértékű ellenőrzés.

Metaadatok rugalmas alkalmazása különböző szükségletek alapján

A felügyelt metaadatok használatának előnyei

A felügyelt metaadatok szervezeti webhelyeken történő alkalmazásának számos előnye van:

A felügyelt metaadatok funkciók a SharePoint-termékekben szabályozhatja, hogy hogyan felhasználók fel a metaadat-alapú a tartalom engedélyezése. Például kifejezés használatával állítja be, és a felügyelt kifejezésekkel, megadhatja, hogy mely felhasználók tartalmat vehet feltételeket, és megadhatja, hogy kik adhatnak hozzá az új adatokra. A kulcsszó-kifejezéskészletet lezártként konfigurálásával korlátozhatja a vállalati kulcsszavak adott listába.

Ha minden webhelyen egységesen ugyanazokat a kifejezéseket használják, egyszerűbben kidolgozhatók a metaadatokra épülő hatékony munkafolyamatok és megoldások. Emellett a webhelyfelhasználók is könnyebben alkalmazhatják egységes módon a metaadatokat a tartalmakon.

Amikor a tartalom a szervezet webhelyek közötti egységes metaadatok van, célszerűbb az üzleti adatok és adatok keresése a keresés funkcióval. Keresési funkciókat, például a pontosítását lehetővé tévő panel, amely megjeleníti a keresési eredmények lapja bal oldalán, engedélyezze a felhasználók metaadat-alapú alapján a találatok szűréséhez.

A Pontosítás panelen megjelenő metaadatokkal szűrhető a keresés eredménye

Metaadat-alapú navigáció lehetővé teszi a felhasználóknak dinamikusan, a információk nézeteket hozhat létre metaadatok adott mezők alapján. Ezt követően a felhasználók mappákkal vagy a metaadat-alapú kimutatások használatával keresse meg a tárakban, és a találatok szűkítése további kulcsszűrők használatával. Megtudhatja, hogy hogyan állíthatja ezt be, olvassa el a lista vagy tár metaadat-alapú navigáció beállításacímű témakört.

Metaadat-alapú navigáció

A felügyelt metaadatok megkönnyíti megőrzéséhez és a metaadat-alapú üzleti igények is alapkoncepciójára munkatársként. Egy kifejezéskészlet könnyen módosíthatja. És az új vagy frissített kifejezéseket automatikusan válik elérhetővé, ha a felügyelt metaadatú oszlop társítása, hogy a kifejezéskészlet. Például ha több feltétel szerint egyesítése egy kifejezés, tartalom, az alábbi címkével automatikusan frissül a változást. Több szinonimák (vagy feliratok) az egyedi feltételeket is megadhat. Ha a webhely többnyelvű, egyéni kifejezések is megadhatja a többnyelvű címkék.

Metaadatok kezelése

A metaadatok hatékony kezeléséhez alaposan átgondolt és megtervezett rendszer szükséges. Át kell tekintenie, hogy milyen típusú információkat szeretne kezelni a listák és tárak tartalmában, illetve hogy a szervezet milyen módon használja ezeket az információkat. Metaadat-kifejezésekből álló kifejezéslistákat a legkülönfélébb információkhoz létre lehet hozni.

Ha például lehet, hogy egy tartalomtípus dokumentum. Minden dokumentum, amely azonosítja a vonatkozó tények vele, például az ezek a példák számos metaadatok lehetnek:

  • A dokumentum célja - van, akkor a ajánlatban? Egy mérnöki specifikációja? Emberi erőforrások eljárás?

  • A dokumentum szerzője, valamint azoknak a személyeknek a neve, akik módosították.

  • A létrehozás dátuma, a jóváhagyás dátuma, a legutóbbi módosítás dátuma.

  • A dokumentum esetleges költségvetési vonzataiért felelős részleg.

  • Célközönség.

Az alábbiakban a metaadatok kezeléséhez kapcsolódó bizonyos fontos tevékenységekről:

  • Tervezés és konfigurálás

  • A kifejezések, kifejezéskészletek és csoportok kezelése

  • A metaadatok tulajdonságainak megadása

A felügyelt metadadatok használatának megkezdését célszerű gondos tervezésnek megelőznie. Az, hogy mennyi tervezésre van szükség, attól függ, mennyire formális az osztályozási rendszer. Tényező az is, hogy milyen mértékben szeretne ellenőrzés alatt tartani a metaadatokat.

Ha az a cél, hogy a felhasználók segíthessenek az osztályozási rendszer kidolgozásában, megkérheti a felhasználókat, hogy adjanak kulcsszavakat az elemekhez, majd szükség szerint kifejezéskészletekbe rendezheti a hozzáadott kulcsszavakat.

Ha használni szeretné a szervezet a felügyelt kifejezéskészleteket hivatalos osztályozástól végrehajtásához, majd a fontos, hogy bekapcsolják a fő érdekeltekkel tervezése és fejlesztési. Miután a szervezet a fő érdekeltekkel elfogadja, a szükséges kifejezéskészletek, a Kifejezéstár kezelése eszköz segítségével importálása, és a kifejezéskészletek létrehozása. Az eszköz használatával a kifejezéskészletek kezeléséhez, felhasználók kezdenek a metaadatok végezhető. Ha a webalkalmazás helyesen van beállítva, és rendelkezik a megfelelő engedélyekkel, látogathat el a Kifejezéstár kezelése eszköz ezeket a lépéseket követve.

  1. Kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

  2. Kattintson a Kifejezéstár kezelése tárolni a Hely felügyelete.

    A Kifejezéstár kezelése eszköz párbeszédpanel.

A Kifejezéstár kezelése eszköz fastruktúrájú vezérlőjével a legtöbb feladat elvégezhető, noha a felhasználó által végrehajtható feladatok körét az erre az eszközre érvényben lévő szerepkörei határozzák meg. Az eszköz használatára csak a farmgazdák, a kifejezéstár rendszergazdái, valamint a kifejezéskészletekhez csoportkezelői vagy munkatársi jogosultságokkal rendelkező személyek jogosultak.

További információkat minderről a Csoportok és kifejezéskészletek létrehozása és kezelése című témakörben talál.

Ha műveletet szeretne végrehajtani a hierarchiában található valamelyik elemen, hajtsa végre a következő három lépést.

  1. Mutasson a módosítani kívánt Felügyelt metaadatok szolgáltatás típusú alkalmazás, csoport, kifejezéskészlet vagy kifejezés nevére, majd kattintson a megjelenő nyílra.

  2. Válassza ki a menüben a végrehajtani kívánt műveleteket.

A kifejezéstár rendszergazdájaként vagy csoportkezelőként például kifejezéskészleteket hozhat létre, importálhat és törölhet az adott csoportban. A kifejezéskészlethez munkatársi engedéllyel rendelkező személyek is jogosultak új kifejezéskészleteket létrehozni.

A Kifejezéstár kezelése eszköz a hierarchia minden szintjén az adott szintnek megfelelő menüket tartalmaz.

A hierarchia minden szintjén állítsa be a csoport, kifejezéskészlet vagy kifejezés adott tulajdonságait a Kifejezéstár kezelése eszköz a Tulajdonságok ablaktábla használatával. Például ha egy kifejezéskészletben állítja be, megadhatja információkat, például a név, leírás, tulajdonos, kapcsolattartó és érdekeltekkel ablakban az Általános lapon érhető el. Is megadhatja, hogy szeretné-e kifejezéskészletet megnyitása vagy a felhasználó új beküldött elemek zárt. Vagy kattintson a Használat szánt fülre, és adja meg, hogy a kifejezéskészlet címkézéshez vagy a webhely-navigáció elérhető legyen-e.

A kifejezéstár tulajdonságaival megadhatók az olyan beállítások, mint például a címkézhetőség.

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×