Bevezetés a SharePoint Server 2007 alkalmazással való együttműködésbe

Munkánk nagy részét lehetetlen másokkal való együttműködés nélkül elvégezni. Adatokat osztunk meg egymással, csapatot alkotunk, közösen dolgozunk a projekteken. A hatékony együttműködés ugyanakkor nem könnyű feladat, ha hiányoznak a megfelelő eszközök, amelyekkel könnyedén kommunikálhatunk, adatokat oszthatunk meg, illetve a projektek részleteit és határidőit szélesebb körben koordinálhatjuk.

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 segít a hatékonyabb munkavégzésben, mivel platformként szolgál a szervezeteknek adatok megosztására és csapatmunkák összehangolására. A SharePoint-webhelyek kifejezetten a csapattagokkal való kapcsolattartásra, projektek nyomon követésére, határidők egyeztetésére, valamint dokumentumok közös létrehozására és szerkesztésére kifejlesztett eszközöket, illetve munkaterületeket kínálnak.

A munkacsoport termelékenységének javítása

Az Office SharePoint Server 2007 számos különböző webhelysablont tartalmaz webhelyek létrehozásához.

Megjegyzés : Ez a cikk egy példa SharePoint-webhelyre utal, amelyet egy fiktív cég, a kerékpárok, kerékpár-alkatrészek és kerékpár-kiegészítők gyártásával foglalkozó Kalandorbolt készített.

A Kalandorbolt marketingrészlege például a Csoportwebhely sablon használatával hozta létre a különböző csoportprojektek és dokumentumokkal kapcsolatos feladatok kezelésére használt webhelyét. A marketingrészleg munkatársai napi rendszerességgel használják a webhelyet dokumentumok létrehozására és kezelésére, problémák és feladatok nyomon követésére, valamint hivatkozások és névjegyek megosztására. Mivel mindezeket a tevékenységeket egy helyen végezhetik, a marketingrészleg munkatársai időt takarítanak meg, és munkájuk hatékonysága nő.

A csoportwebhelysablon tartalma:

  • Megosztott dokumentumok tár

  • Hirdetmények lista

  • Naptár

  • Csoportvitafórum lista

  • Feladatok lista

  • Hivatkozások lista

Gyorsan és egyszerűen növelheti csapata hatékonyságát, ha a csoportwebhelysablon használatával csoportwebhelyet hoz létre. Ez a számos célra használható sablon sokféle igényt képes kielégíteni. Segítségével ugyanúgy tárolhatók egy részleg hosszú távra szánt általános információi, mint több részleget érintő projekthez kapcsolódó rövid távú információk. A csoportwebhely közös munkaterületként való használata hatékonyabbá és hatékonyabbá teszi a csapatmunkát, és hosszú távon jobb üzleti eredményekhez vezet. A webhelyet listák, tárak és más szolgáltatások hozzáadásával testreszabhatja a csapat vagy a projekt sajátos igényeinek megfelelően.

Projektek hatékonyabb kezelése

Egy Office SharePoint Server 2007-webhely számos szolgáltatást tartalmaz, amelyek használatával projekteket kezelhet, illetve határidőket és feladatokat koordinálhat. A Kalandorbolt marketingcsoportjának munkatársai például egy naptárt használnak a csoportwebhelyen a fontos értekezletek, vállalati események és kereskedelmi vásárok nyomon követésére. A marketingcsoport tagjai összekapcsolják a naptárt a Microsoft Office Outlook 2007 alkalmazásban található személyes naptáraikkal – így a munkával kapcsolatos adatokat személyes naptáradataikkal egy időben tekinthetik meg. A marketingrészleg egy Projekttevékenységek listát is használ a marketingprojektek legfontosabb fázisainak megjelenítésére és nyomon követésére.

A csoportwebhelyet többféleképpen használhatja projektek hatékonyabb kezelésére:

  • használhatja a beépített szolgáltatásokat, például a Projekttevékenységek listasablont, amely automatizált Gantt-diagramokat tartalmaz a tevékenységek kapcsolatainak és a projektek állapotának megjelenítésére;

  • megosztott naptárakkal és értesítésekkel összehangolhatja a csapat munkáját (a SharePoint-webhely naptárát az Office Outlook 2007 naptárával összekapcsolva a személyes naptárhoz hasonlóan megtekinthetővé és frissíthetővé teheti);

  • értekezlet-munkaterületi webhelyeket hozhat létre értekezlettel kapcsolatos anyagok és dokumentumok gyűjtésére.

Dokumentumok létrehozása, véleményezése és megosztása

Az Office SharePoint Server 2007-webhelyek segítségével a csoportok közösen létrehozhatnak és szerkeszthetnek dokumentumokat. A Kalandorbolt marketingcsoportja például két különböző típusú tárat használ a csoport által létrehozott tartalmak kezelésére:

  • az általános marketinges és költségvetési dokumentumokat a csapattagok egy Megosztott dokumentumok tárba mentik, ahol a munkatársaik egyszerűen olvashatják és szerkeszthetik azokat;

  • a csapat a diákat Diatárakba menti, ahol azok újabb bemutatókban felhasználhatók.

A mindössze néhány személy munkáját igénylő speciális projektek számára a csapattagok időről időre dokumentum-munkaterületi alwebhelyeket hoznak létre a csoportwebhelyen. A dokumentum-munkaterületi webhelyek segítségével összehangolható az egyetlen dokumentumon vagy dokumentumcsoporton végzett munka.

Egy csoportwebhelyen többféleképpen mentheti a dokumentumokat és más fájlokat, illetve dolgozhat velük:

  • dokumentumtárakban tárolhatja és kezelheti a fontos dokumentumokat, a verziószámozás és más funkciók segítségével nyomon követheti a dokumentumokon végrehajtott változtatásokat, kérheti a tárban található dokumentumok kivételét, hogy egy időben több felhasználó ne szerkeszthesse azokat;

  • dokumentum-munkaterületi webhelyek létrehozásával összehangolhatja a dokumentumokon végzett munkát;

  • diatárak használatával egy központi helyen megoszthatja és újra felhasználhatja a Microsoft Office PowerPoint 2007-diákat;

  • az Office Outlook 2007 alkalmazásban kapcsolat nélküli módba állíthatja a dokumentumtárakat, így a dokumentumokat hálózati kapcsolat nélkül is megtekintheti és szerkesztheti;

  • munkafolyamatok használatával kezelheti az olyan feladatokat, mint a dokumentumvéleményezés és -jóváhagyás (a munkafolyamatokról a jelen tanfolyam Vállalati tartalomkezelés című részében tudhat meg többet).

Közösségi ismeretek rögzítése és megosztása

Az Office SharePoint Server 2007-webhelyek egy központi helyet kínálnak a szervezeteknek a gyakorlati tanácsok tárolására, az adatok megosztására és a szabványosított üzleti folyamatok hirdetésére. A Kalandorbolt marketingrészlege wikiwebhelyet és webnaplót egyaránt használ a hasznos adatok rögzítésére és a csapattagokkal való megosztására. A marketingcsoport tagjai wikilapokon gyűjtik a cég- és csapatspecifikus folyamatokkal kapcsolatos azon általános tudnivalókat, amelyek hasznosak lehetnek az új csapattagoknak. A csapat bármely tagja további adatokkal bővítheti a wikilapot, és frissítheti a wikibejegyzéseket.

A csapat több tagja ugyanakkor rendszeres webnaplót vezet iparági és marketinges jellegű tudnivalókról, amelyekhez így minden csapattag hozzáférhet és megjegyzéseket fűzhet. A webnapló az új ötletek és vélemények megosztásának fórumául szolgál.

Néhány módja annak, hogy a csoportwebhely hogyan használható közösségi ismeretek vagy hasznos tudnivalók rögzítésére és megosztására:

  • Frissítések és adatok nyomon követése értesítésekkel és RSS-hírcsatornákkal

  • Tudnivalók megosztása és hirdetése webnaplók használatával

  • Közösségi ismeretek rögzítése és belső folyamatok dokumentálása wikilapokon

  • Adatok gyűjtése és a személyek közötti párbeszéd ösztönzése felmérések és vitafórumok használatával

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×