Bevezetés a Rekordtár használatába

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

Az információk ebben a cikkben megismerkedhet a fogalma használata a Rekordtár kezelése, valamint a rekordok tárolása. Ez a cikk segít megérteni a rekordtár webhelysablonnal előnyei lesz, szóló általános útmutatás információkat talál. További információ a létrehozásáról és használatáról a rekordtár lásd: a hivatkozások A Lásd mégterületen.

Tartalom

– Áttekintés

A rekordtár webhely sablon szolgáltatásait

A rekordtár webhely tervezése

Áttekintés

A Rekordtár olyan központi adattár, amelyben tárolni és kezelni lehet a szervezet valamennyi rekordját (például jogi és pénzügyi dokumentumait). A Rekordtár támogatást nyújt a teljes rekordkezelési folyamat során, a rekordok összegyűjtésétől kezdve a rekordok kezelésén át a rekordok törléséig. A Rekordtár webhelyet jellemzően a szervezet iratkezelésért felelős szakemberei és informatikusai tervezik meg és helyezik üzembe a szervezet fájlkezelési tervének megfelelően.

Megjegyzés: A SharePoint lehetővé teszi a rekordok "helyen." A Helyi rekordkezelés használhatja minden szolgáltatás érhető el a rekordtár, például adatok adatkezelési házirend érvénybe lépéséig, továbbítás és kijelöléséhez tartsa, a rekordok bármely webhelyen. További tudnivalók a helyben történő rekordkezelés, olvassa el a Lásd mégterületen a hivatkozások című témakört.

A Rekordtár webhelysablon annyiban hasonlít az egyéb SharePoint-webhelyekhez, hogy ugyanúgy a dokumentum tárházaként használható, és együttműködési lehetőségeket biztosít a webhely használóinak. A Rekordtár webhelysablon azonban egy előre beállított webhely, amelynek célja kifejezetten az, hogy segítse a szervezeteket a rekordkezelési és -megőrzési gyakorlatuk bevezetésében. Beépített funkciói (köztük a verziószámozás, a naplózás, a metaadatok kezelése, az adatfeltárás és a testreszabható rekordtovábbítás) révén hatékonyabbá válik a rekordkezelés.

A Rekordtár webhely

Vissza a lap tetejére

A Rekordtár webhelysablon szolgáltatásai

A rekordtár webhelysablonnal egyesíti az egyes szabványos funkciót Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution néhány további speciális rekordok funkciók az alábbi funkciókat nyújt az:

Tulajdonságainak tárolóból elemre      A rekordtár többféle funkcióval segíti a rekordok, akkor tárolva integritását foglalja magában:

  • A rendszer soha nem módosítja automatikusan a rekordokat. Így biztos lehet abban, hogy a Rekordtár webhelyre feltöltött, majd onnan később letöltött rekordok mindig azonosak.

  • A webhelygazdák a Rekordtár megfelelő beállításával megakadályozhatják a rekordok közvetlen módosítását. Ezt a dokumentumokon végrehajtott módosítások verziószámmal történő ellátásával és az egyes módosítástípusok naplózásával érhetik el.

  • A Rekordtár használatával a rekordfelelősök a rekordok metaadataitól függetlenül is hozzáadhatják és karbantarthatják az elemek metaadatait, és így a rekordkezelési feladatokhoz tartozó adatok a tényleges rekordok módosítása nélkül frissíthetők. A metaadatok módosításait szintén verziószámmal látja el a program.

Információk adatkezelési házirend érvénybe lépéséig    Rendelkezésre álló házirend funkciókkal rekordkezeléshez hasznosak:

  • A naplózás    Ez a funkció naplózza események és a fájlok végrehajtott műveletek. Naplózás akkor lehet hasznos, rekordra whm megtekintése és a rekordtár az adataihoz fér hozzá.

  • Lejárat    Ez a funkció adja meg, hogy mennyi ideig kell egy rekordot marad, és milyen műveletet mi történjen, amikor az adatmegőrzési időszak befejeződik, például a törlés vagy Törlés-jóváhagyási munkafolyamat kezdeményezése. Az adatmegőrzési időszak egy rekord általában elküldésekor rekord kezdetben a rekordtár kezdődik.

  • Vonalkódok    Ez a funkció az egyes rekordok egyedi vonalkód képpel és numerikus értéket tartalmaz. A vonalkód értékének tárolja, és a rekord elektronikus változatának együtt indexelt. Vonalkódok hasznosak visszatartásához és fizikai bejegyzések nyomon követése. Ha egy tárban a rekordok fizikai verziójával rendelkezik, vonalkódok a fizikai verziók összehangolására saját elektronikus mint verziók ad lehetőséget.

Rekord webhelycsoport programozható felület      A rekordtár szolgáltatások, amelyek megkönnyítik a rekordok webhelycsoport támogat. A rekordtár programozható felület lehetővé teszi a szervezetek, mindkét dokumentum kezelése és e-mailek rendszer automatikus küldése a rekordtár webhely fájlok konfigurálása. A elküldött tartalom a rekordtár a SOAP (Simple Object Access Protocol) használatával webes szolgáltatáson keresztül, vagy e-mailen keresztül az SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) használatával. Munkafolyamatok Microsoft SharePoint Designer 2010 megtervezni a rekordtár rekordok küldhetik is használhatja. Küldése a rekordtárba rekordok kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a hivatkozások A Lásd mégterületen.

Rekordtovábbítási      A rekordtár tartalmazza a tartalomszervező, amely is automatikusan irányítja a bejövő rekordokat (akár benyújtott automatikusan vagy manuálisan) a megfelelő helyre, a bejegyzés típusa alapján. Egy rekordot a rekordtár leadásakor a kapcsolódó további információk, például naplózási előzmények és a metaadat-alapú gyakran együtt. A rekordtár XML-adatfájlként egy rekordot naplózási előzmények tárolja, és egy rekordot metaadatok mind a rekordtár webhelyen, metaadatoszlopok XML-fájlban tárolt. Beállításáról és továbbítása a tartalomszervezővel rekordok című témakörben talál a hivatkozások A Lásd mégterületen.

Tartsa lenyomva az ujját    E Észlelésű úgynevezett részeként a rekordtár lehetővé teszi, hogy a rekord a jogi feltárás részeként peres eljárásban, vagy egy naplózási vagy egy nyomozáshoz fontos állapotba szervezetek, és helyezze el őket mentességekről listáját. Mentesség rekordok kerülnek, azok fel a bármely jelszólejárati házirendekről, amelyeket érinthetnek gyakorlatilag függeszteni és így megsemmisítését a védett. Például ha peres eljárásban, ha egy szervezet helyek előállításához a szükséges rekordok elérhetőségét, lehet, hogy tartsa lenyomva az ujját, ezeket a rekordokat érhetők el a per befejeződéséig. Rekordok egyszerre több várakoztatáskor lehet ügyfélwebhelyre. A rekordkezelők is kereshet a rekordtár rekordok törlés alóli mentesítése helyét van szükség. E Észlelésű kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a Lásd mégterületen a hivatkozások című témakört.

Vissza a lap tetejére

Példa a rekordok Rekordtárral történő kezelésére

Cégek szükségesek gyakran készítése, és adja meg a pénzügyi jelentések rendszeresen adó céljából. Bármely pontján vállalata előfordulhat, hogy a rendszer kéri engedje fel az ellenőrzési folyamat részeként pénzügyi adatait például és pénzügyi adatait először fel kell oldani, és a követelmény, hogy az adatok nem valamilyen módon megváltozik. A kérés igazodik a vállalat pénzügyi részleg keres, és a pénzügyi jelentések továbbítja egy adott tartsa tár rekordtárwebhely belül. Jelentések küld a hívásvárakoztatás tárról, azok fel minden olyan előre definiált házirendek, amely lehet gyakorlatilag a függeszteni, és ezeket a jelentéseket a hozzáférést zárolva van, egy adott dátumot és időpontot, vagy amíg a megfelelő engedélyezés fordul elő. A pénzügyi jelentéseket a rekordtár webhely társított naplózási előzményeinek és más metaadatok együtt menti.

Példa a rekordmentesítési munkafolyamatra

Vissza a lap tetejére

A rekordtár webhely megtervezése

A legfelső szinten két lépésből áll a rekordkezelési módszerek kialakítását lehetővé tévő rekordtár webhely létrehozása:

  1. Egy szervezet kell a bejegyzések kezelése stratégia kialakítása és hivatalos rekordok kezelési terv. Ez a közös munkával jött létre, amely magában foglalja a effektusával rekordkezelők, a megfelelőségi szakemberek, informatikai szakemberek és informatikai munkatársak között.

  2. Megvalósítását a rekordok kezelési terv egy vagy több Rekordtár helyek konfigurálásaa szervezet majd kell.

Az alábbi szakaszok ismertetik ezeknek a lépéseknek a főbb elemeit.

A rekordkezelés megtervezése

Mielőtt a szervezet konfigurálhatná a rekordkezelési megoldást képező rekordtár webhelyet, ajánlott kialakítani a rekordkezelési stratégia formális tervét. A formális rekordkezelési terv egyes elemei a legtöbbször szervezetenként vagy vállalatonként eltérőek. A következő dokumentumokra és folyamatokra azonban szinte az összes rekordkezelési tervben szükség van:

Fájlkezelési séma:      A fájlkezelési séma tartalmazza azoknak a dokumentum- vagy elemtípusoknak a leírását, amelyeket a szervezet elismer hivatalos üzleti rekordként. Jelzi, hogy hol tárolja a szervezet a rekordokat, és biztosítja a rekordtípusokat megkülönböztető információt. A fájlkezelési séma a rekordok létrehozásával, tárolásával és kezelésével kapcsolatos házirendek, folyamatok és útmutatások teljes körű gyűjteménye. A sémának minden rekordra ki kell terjednie, függetlenül a hordozótól (papír, blogok, wikilapok, e-mailek és elektronikus fájlok). Az egyes rekordok osztályozásának, biztonságos őrzésének és végső megsemmisítésének módját is meg kell határozni a sémában. Ezenkívül a speciális rekordkategóriákkal (például Bizalmas, Fontos, Üzleti titok és Kiemelt rekordok) kapcsolatos szempontokat is tartalmaznia kell. Végül azt is meg kell határozni a fájlkezelési sémában, hogy ki felelős az egyes rekordtípusok kezeléséért.

Rekordtárak:    A rekordtárak lényegében olyan dokumentumtárak, amelyek célja a fontos rekordok osztályozása és tárolása. Minden megőrzendő rekordtípushoz létrehozhat rekordtárat, a program pedig a tartalomszervező modulban megadott beállítások alapján automatikusan a megfelelő tárba továbbítja a rekordokat.

Tartalomtípusok:    Létrehozhat tartalomtípusokat, amelyekkel meghatározható a szervezetben tárolandó rekordok típusa, és azonosíthatók az egyes rekordtípusok egyedi tulajdonságai. Az adott típusú rekordokhoz definiált tartalomtípusokkal a szervezet biztos lehet afelől, hogy valamennyi tartalomcsoport kezelése egységes módon történik. A létrehozott tartalomtípusokkal osztályozhatók és tárolhatók az Office-dokumentumok, a PDF-fájlok, a TIFF formátumú (digitalizált) képek, az e-mailek, a csevegőprogramokban folytatott beszélgetések, a videofájlok és a tényleges rekordok. A SharePoint rekordkezelő rendszerében például következetesen és megegyező módon történhet a „Szerződés” nevű rekordok kezelése. A rekordok tartalomtípusokkal történő osztályozása és tárolása helyettesítő megoldás lehet a rekordtárak használata helyett.

Adatmegőrzési ütemterv:      Ez az ütemterv határozza meg a megőrzési időtartamot, vagyis hogy meddig kell megőrizni a fájlkezelési sémában szereplő egyes rekordtípusokat, és adja meg a törlési folyamatot, azaz hogy milyen törlési műveletre kerüljön sor az időtartam végén. Az adatmegőrzési ütemterv végrehajtási módját általában a jogi követelmények, a szervezet által vállalt kockázat és az üzleti szükségletek alapján állapítják meg. Az ütemterv ezenfelül rendszerint ismerteti az egyes rekordtípusok megőrzési időtartamát szabályozó kockázatkezelési válságterveket is.

Megfelelőségi előírások dokumentuma:      A megfelelőségi előírások dokumentuma definiálja azokat a szabályokat, amelyeket be kell tartaniuk a rekordkezelést végző informatikai rendszereknek, valamint azokat a képességeket és szükséges rendszeres felügyeleti tevékenységeket is meghatározza, amelyeket támogatnia kell a rendszernek ahhoz, hogy megfelelőnek számítson.

  • A rekordok törlését felfüggesztő formális folyamat:      Ez a (gyakran visszatartásnak is nevezett) folyamat részletesen meghatározza, hogy miként függeszti fel a szervezet a rekordok törlését peres eljárás, könyvvizsgálat vagy hatósági eljárás esetén.

  • A rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszer:      Ha biztos szeretne lenni abban, hogy az alkalmazottak a megadott alapelvek és műveletek szerint iktatják, nyitják meg és kezelik a rekordokat, akkor a rekordkezelő programnak tartalmaznia kell egy, a rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszert vagy műveletet.

Megjegyzés: Mint a többi webhely manuális feltöltése 2 GB méretű a rekordtár fájlokat. A rekordtár használatakor rekordok átirányítása a tartalomszervező a az egyes rekordok által a 50MB.

A rekordkezelő rendszer megtervezéséről a Lásd még című rész hivatkozásaira kattintva tájékozódhat részletesebben.

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely beállítása – áttekintés

Miután a szervezet elvégezte a rekordkezelés részletes megtervezését, és kialakított egy formális rekordkezelési tervet, létre lehet hozni és konfigurálni lehet a program megvalósításához szükséges rekordtár webhelyet.

A rekordtár webhely konfigurálásához az alábbi lépéseket kell elvégezni:

  1. Létre kell hozni a kezelésre szánt rekordtárakat vagy listákat, és menteni kell a fájlkezelési sémában megadott összes rekordtípust.

    • Ajánlott a rekordtervben szereplő valamennyi tartalomtípushoz egy-egy rekordtárat létrehozni.

    • Amikor rekordokat töltenek fel a rekordtár webhelyre, a rendszer automatikusan a megfelelő listára vagy tárba továbbítja a rekordokat.

  2. Létre kell hozni a kívánt dokumentumtárak, listák vagy tartalomtípusok oszlopait, amelyek az archiválási tervben meghatározott rekordtípusok metaadatait tartalmazzák és jelenítik meg.

  3. Be kell állítani a rekordtár webhelyen szereplő valamennyi rekordtípus adatkezelési házirendjét. Ezeknek az házirendeknek meg kell felelniük a szervezet archiválási tervében és elévülési ütemezésében beállított elévülési időszakoknak és naplózási követelményeknek.

  4. A tartalomszervező modul beállításával továbbítsa a megfelelő helyre az egyes rekordtípusokat. A rekordok Rekordtár webhelyre küldésekor (akár kézzel, akár programozás útján) az alkalmazás ezzel a szolgáltatással határozza meg, hogy miként osztályozandó a rekord a Rekordtár webhelyen, illetve hová kell küldeni a rekordot.

A rekordkezelő rendszer beállításáról és testreszabásáról a Lásd még című rész hivatkozásaira kattintva tájékozódhat részletesebben.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×