Bevezetés a Rekordtár használatába

Ez a cikk a rekordok kezelésére és tárolására szolgáló Rekordtár használatával ismerteti meg az olvasót. A Microsoft SharePoint Server 2010 szoftverben a rekordok olyan elemek vagy dokumentumok, amelyeket rekordként jelöltek meg a rendszerben. Az ebben a cikkben ismertetett általános útmutatás segít megérteni a Rekordtár webhelysablon használatának előnyeit. A Rekordtár létrehozásáról és használatáról a Lásd még című rész hivatkozásaira kattintva tájékozódhat részletesebben.

Tartalom

Áttekintés

A Rekordtár webhelysablon szolgáltatásai

Példa a rekordok Rekordtárral történő kezelésére

Rekordtár webhely megtervezése

A rekordkezelés megtervezése

Rekordtár webhely beállítása – áttekintés

Áttekintés

A Rekordtár olyan központi adattár, amelyben tárolni és kezelni lehet a szervezet valamennyi rekordját (például jogi és pénzügyi dokumentumait). A Rekordtár támogatást nyújt a teljes rekordkezelési folyamat során, a rekordok összegyűjtésétől kezdve a rekordok kezelésén át a rekordok törléséig. A Rekordtár webhelyet jellemzően a szervezet iratkezelésért felelős szakemberei és informatikusai tervezik meg és helyezik üzembe a szervezet fájlkezelési tervének megfelelően.

Megjegyzés :  A Microsoft Office SharePoint Server 2010 lehetővé teszi a rekordok helyben történő kezelését. Ezzel a módszerrel a Rekordtár bármely szolgáltatásával (például adatkezelési házirendek érvényesítése, továbbítás és mentesség) kezelheti bármely SharePoint-webhely rekordjait. A rekordok helyben történő kezeléséről a Lásd még című rész hivatkozásaira kattintva kaphat további információt.

A Microsoft Office SharePoint Server 2010 alkalmazás Rekordtár webhelysablonja annyiban hasonlít az egyéb SharePoint-webhelyekhez, hogy ugyanúgy dokumentumtárként használható, és együttműködési lehetőségeket biztosít a webhely használóinak. A Rekordtár webhelysablon azonban egy előre beállított webhely, amelynek célja kifejezetten az, hogy segítse a vállalatokat rekordkezelési és -megőrzési gyakorlatuk bevezetésében. Beépített funkciói (köztük a verziószámozás, a naplózás, a metaadatok kezelése, az elektronikus adatok feltárása és a testre szabható rekordtovábbítás) révén hatékonyabbá válik a rekordkezelés.

A Rekordtár webhely

Vissza a lap tetejére

A Rekordtár webhelysablon szolgáltatásai

A Rekordtár webhelysablon a Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution néhány alapfunkcióját és bizonyos speciális rekordkezelési szolgáltatásokat kombinálva a következő lehetőségeket nyújtja:

Tárolófunkciók:    A Rekordtár számos eszközzel segíti a tárolt adatok integritását: 

  • A rendszer soha nem módosítja automatikusan a rekordokat. Így biztos lehet abban, hogy a Rekordtár webhelyre feltöltött, majd onnan később letöltött rekordok mindig azonosak.

  • A webhelygazdák a Rekordtár megfelelő beállításával megakadályozhatják a rekordok közvetlen módosítását. Ezt a dokumentumokon végrehajtott módosítások verziószámmal történő ellátásával és az egyes módosítástípusok naplózásával érhetik el.

  • A Rekordtár használatával a rekordfelelősök a rekordok metaadataitól függetlenül is hozzáadhatják és karbantarthatják az elemek metaadatait, és így a rekordkezelési feladatokhoz tartozó adatok a tényleges rekordok módosítása nélkül frissíthetők. A metaadatok módosításait szintén verziószámmal látja el a program.

Adatkezelési házirendek érvényesítése:    A Microsoft Office SharePoint Server 2010 számos olyan házirend-szolgáltatást tartalmaz, amelyek jól használhatók a rekordkezeléshez.

  • Naplózás:    Ez a szolgáltatás naplózza a fájlokkal kapcsolatos eseményeket és a fájlokon végrehajtott műveleteket. A naplózással rögzíteni lehet, hogy ki tekintette meg a Rekordtárban szereplő adatokat, illetve azt, hogy ki fért hozzá az adatokhoz. 

  • Elévülés:    Ez a funkció határozza meg, hogy meddig kell megőrizni egy rekordot, és milyen műveletet (például törlés vagy a rekordtörlési munkafolyamat jóváhagyása) hajtson végre a rendszer, amikor lejár az elévülési idő. A rekordok elévülési ideje általában akkor kezdődik, amikor a rekordot először töltik fel a Rekordtárba. 

  • Vonalkódok:    Ez a szolgáltatás minden rekordhoz egyedi vonalkódképet és egy számértéket társít. A rendszer a vonalkód értékével együtt tárolja és indexeli a rekord elektronikus verzióját is. A vonalkódok a tényleges rekordok megőrzése és nyomon követése szempontjából hasznosak. Ha a tárban szereplő rekordoknak fizikai verziójuk is van, akkor a vonalkódokkal lehet egyeztetni a tényleges verziót az elektronikus megfelelővel. 

Rekordgyűjtésre szolgáló programozható felület:    A Rekordtár több olyan szolgáltatást támogat, amellyel rekordgyűjtést lehet végrehajtani. A Rekordtár programozható felületével a szervezet beállíthatja, hogy a dokumentumkezelő és a levelezőrendszer is automatikusan elküldje a fájlokat a Rekordtár webhelyre. A tartalmat a SOAP protokollt alkalmazó webszolgáltatással vagy az SMTP protokoll használatával, e-mailben lehet elküldeni a Rekordtár webhelyre. A Microsoft SharePoint Designer 2010 programban készített munkafolyamatok ugyancsak alkalmasak a rekordok Rekordtárba küldésére. Ha többet szeretne tudni a rekordok Rekordtárba küldéséről, tanulmányozza a Lásd még című rész hivatkozásaival megnyitható témaköröket. 

Rekordtovábbítás:    A Rekordtár tartalomszervező modulja a bejövő rekordokat (mind az automatikusan, mind a manuálisan feltöltötteket) automatikusan továbbítani tudja a rekord típusának megfelelő helyre. Ha rekordot küld a Rekordtárba, a rekordhoz gyakran további kapcsolódó adatok is tartoznak, például a naplóelőzmények és a metaadatok. A rekord naplóelőzményeit XML-fájlként tárolja a Rekordtár, metaadatait pedig XML-fájlban és a Rekordtár webhely metaadatokat tartalmazó oszlopaiban is elhelyezi. A rekordok tartalomszervezővel történő beállításáról és továbbításáról a Lásd még című részben hivatkozott témakörökben olvashat. 

Mentesség:    Az elektronikus adatok feltárása részeként működő Rekordtár lehetővé teszi, hogy a szervezetek a jogi vizsgálat tárgyát képező rekordokat peres eljárás részeként kezeljék (vagy megjelöljék könyvvizsgálatra vagy hatósági eljárásra), és egy mentességi listára helyezzék. Ha a rekordok mentességi listára kerültek, akkor az érvényben lévő elévülési házirendek nem vonatkoznak a szóban forgó rekordokra, így azok védettek a megsemmisítéstől. Ha például egy peres eljárás esetén a szervezet mentesíti azokat a rekordokat, amelyekre szüksége lehet, akkor ezek a rekordok a peres eljárás végéig rendelkezésre állnak. A rekordok egyszerre több ok miatt is mentesíthetők. A rekordfelelősök mentesítendő rekordokat is kereshetnek a Rekordtárban. Az elektronikus adatok feltárásáról a Lásd még című részben hivatkozott témakörök nyújtanak felvilágosítást. 

Vissza a lap tetejére

Példa a rekordok Rekordtárral történő kezelésére

A vállalatoknak gyakran kell rendszeres időközönként létrehozott pénzügyi kimutatásokat készíteniük adózási célból. A könyvvizsgálati folyamat részeként bármikor kérhetnek tőlük pénzügyi adatokat, amelyeket úgy kell rendelkezésre bocsátaniuk, hogy bizonyítható legyen azok eredetisége és sértetlensége. A vállalat pénzügyi részlege ennek úgy tesz eleget, hogy megkeresi a pénzügyi kimutatásokat, majd továbbítja azokat a SharePoint szolgáltatás Rekordtár webhelyének mentesítendő elemeket gyűjtő tárába. Az ebbe a tárba kerülő elemekre nem vonatkoznak az érvényben lévő előre definiált házirendek, és a meghatározott időpontig vagy a megfelelő hozzáférési jogosultság megadásáig nem is lehet hozzájuk férni. A kimutatásokat a hozzájuk tartozó naplózási előzményekkel és egyéb metaadatokkal együtt menti a rendszer a Rekordtárba.

Példa a rekordmentesítési munkafolyamatra

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely megtervezése

A legfelső szinten két lépésből áll a rekordkezelési módszerek kialakítását lehetővé tévő Rekordtár webhely létrehozása:

  1. A szervezetnek ki kell dolgoznia egy rekordkezelési stratégiát és egy hivatalos rekordkezelési tervet. Ez közös munka, amelyben rekordfelelősök, a jogszabályok és a belső szabályzatok betartatásáért felelős munkatársak, informatikusok, valamint az adat- és tudásmunkával foglalkozó beosztottak vesznek részt.

  2. Ezt követően a szervezetnek be kell állítania legalább egy Rekordtár webhelyet a rekordkezelési terv bevezetéséhez.

E lépések főbb elemeit az alábbi szakaszok ismertetik.

A rekordkezelés megtervezése

Mielőtt a szervezet beállíthatná a rekordkezelési megoldást képező Rekordtár webhelyet, ajánlott kialakítani a rekordkezelési stratégia formális tervét. A terv egyes elemei legtöbbször szervezetenként vagy vállalatonként eltérőek. A következő dokumentumokra és folyamatokra azonban szinte az összes rekordkezelési tervben szükség van:

Fájlkezelési séma:    A fájlkezelési séma tartalmazza azoknak a dokumentum- vagy elemtípusoknak a leírását, amelyeket a szervezet elismer hivatalos üzleti rekordként. Jelzi, hogy hol tárolja a szervezet a rekordokat, és biztosítja a rekordtípusokat megkülönböztető információt. A fájlkezelési séma a rekordok létrehozásával, tárolásával és kezelésével kapcsolatos házirendek, folyamatok és útmutatások teljes körű gyűjteménye. A sémának minden rekordra ki kell terjednie, függetlenül a hordozótól (papír, blogok, wikilapok, e-mail és elektronikus fájlok). Az egyes rekordok osztályozásának, őrzésének és végső megsemmisítésének módját is meg kell határozni a sémában. Ezenkívül a speciális rekordkategóriákkal kapcsolatos szempontokat is tartalmaznia kell (speciális rekordkategória például a Bizalmas, a Fontos, az Üzleti titok és a Kiemelt kategória). Végül azt is meg kell határozni a fájlkezelési sémában, hogy ki felelős az egyes rekordtípusok kezeléséért. 

Rekordtárak:    A SharePoint alkalmazásbeli rekordtárak lényegében olyan dokumentumtárak, amelyek célja a fontos rekordok osztályozása és tárolása. Minden megőrzendő rekordtípushoz rekordtár hozható létre, a program pedig automatikusan a megfelelő tárba továbbítja a rekordokat a tartalomszervező modulban megadott beállítások alapján.

Tartalomtípusok:    A SharePoint szolgáltatásban létrehozott tartalomtípusokkal meghatározható a szervezetben tárolandó rekordok típusa, és azonosíthatók az egyes rekordtípusok egyedi tulajdonságai. A különböző típusú rekordokhoz definiált tartalomtípusokkal a szervezet biztos lehet afelől, hogy valamennyi tartalmi csoport kezelése a megfelelő módon történik. A létrehozott tartalomtípusokkal minden nehézség nélkül osztályozhatók és menthetők az Office-dokumentumok, a PDF-fájlok, a TIFF formátumú (digitalizált) képek, az e-mailek, a csevegőprogramokban folytatott beszélgetések, a videofájlok és a tényleges rekordok. A SharePoint rekordkezelő rendszerében például következetesen és megegyező módon történhet a Szerződés nevű rekordok kezelése. A rekordok tartalomtípusokkal történő osztályozása és mentése helyettesítő megoldás lehet a rekordtárak használata helyett.

Adatmegőrzési ütemterv:    Ezzel az ütemtervvel meg lehet határozni, hogy meddig kell megőrizni az archiválási tervben szereplő egyes rekordtípusokat (vagyis be lehet állítani a rekordtípusok megőrzési időtartamát), és meg lehet adni, hogy milyen törlési műveletre kerüljön sor az időtartam végén (azaz milyen törlési művelet társuljon a rekordtípushoz). Az adatmegőrzési ütemterv végrehajtási módját általában a jogi követelmények, a szervezet által vállalt kockázat és az üzleti szükségletek alapján állapítják meg. Az ütemterv ezenfelül rendszerint ismerteti az egyes rekordtípusok megőrzési időtartamát szabályozó kockázatkezelési válságterveket is. 

Megfelelőségi előírások dokumentuma:    A megfelelőségi előírások dokumentuma definiálja azokat a szabályokat, amelyeket be kell tartaniuk a rekordkezelést végző informatikai rendszereknek, valamint azokat a képességeket és szükséges rendszeres felügyeleti tevékenységeket is meghatározza, amelyeket támogatnia kell a rendszernek ahhoz, hogy megfelelőnek számítson. 

  • A rekordok törlését felfüggesztő formális művelet:    Ez a (gyakran mentesítésnek is nevezett) művelet részletesen meghatározza, hogy miként függeszti fel a szervezet a rekordok törlését peres eljárás, könyvvizsgálat vagy hatósági eljárás esetén. 

  • A rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszer:    Ha biztos szeretne lenni abban, hogy az alkalmazottak a megadott alapelvek és műveletek szerint iktatják, nyitják meg és kezelik a rekordokat, akkor a rekordkezelő programnak tartalmaznia kell egy, a rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszert vagy műveletet. 

Megjegyzés :  Más SharePoint-webhelyekhez hasonlóan a Rekordtárba is legfeljebb 2 GB méretű fájlok tölthetők fel. Ha a tartalomszervezővel továbbítja a rekordokat a Rekordtárba, a rekordonkénti fájlméretkorlát 50 MB.

A rekordkezelő rendszer megtervezéséről a Lásd még című rész hivatkozásaira kattintva tájékozódhat részletesebben.

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely beállítása – áttekintés

Miután a szervezet elvégezte a rekordkezelés részletes megtervezését, és kialakított egy formális rekordkezelési tervet, létre lehet hozni és be lehet állítani a program megvalósításához szükséges Rekordtár webhelyet.

A Rekordtár webhely beállításának lépései a következők:

  1. Létre kell hozni a kezelésre szánt rekordtárakat vagy listákat, és menteni kell a fájlkezelési sémában megadott összes rekordtípust.

    • Ajánlott a rekordtervben szereplő valamennyi tartalomtípushoz egy-egy rekordtárat létrehozni.

    • A rekordok Rekordtárba küldésekor a program a megfelelő listára vagy tárba továbbítja a rekordokat.

  2. Létre kell hozni a kívánt dokumentumtárak, listák vagy tartalomtípusok oszlopait, amelyek a fájlkezelési sémában meghatározott rekordtípusok metaadatait tartalmazzák és jelenítik meg.

  3. Be kell állítani a Rekordtár webhelyen szereplő valamennyi rekordtípus adatkezelési házirendjét. Ezeknek a házirendeknek meg kell felelniük a szervezet fájlkezelési sémájában és adatmegőrzési ütemtervében beállított elévülési időszakoknak és naplózási követelményeknek.

  4. A tartalomszervező modul beállításával a megfelelő helyre kell továbbítani az egyes rekordtípusokat. A rekordok Rekordtárba küldésekor (akár kézzel, akár programozás útján történik a küldés) a Microsoft Office SharePoint Server 2010 ezzel a szolgáltatással határozza meg, hogy miként osztályozandó a rekord a Rekordtár webhelyen, illetve hová kell küldeni a rekordot.

A rekordkezelő rendszer beállításáról és testreszabásáról a Lásd még című rész hivatkozásaira kattintva tájékozódhat részletesebben.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×