Bevált gyakorlatok a változó adatok jövőbeli projektekre történő alkalmazásához

Szerző: Jane Suchan, hivatásos projektmenedzser

Amikor tavaly ősszel felújíttattam a konyhámat, a munkáért felelős vállalkozóval sok időt töltöttünk a konyhaszekrények, a padló, a berendezés, a világítás és az egyéb tartozékok árának kiszámításával.    Az úriember felmászott a padlásra, és megvizsgálta az elavult biztosító szekrényt. Ezután átnyújtotta a részletes munkatervet és a várható költségvetést. Az általa becsült összeg körülbelül annyi volt, amennyit én költeni akartam. Azt mondta, hogy egy hónapon belül nekiláthatnak a munkának, és még az ünnepek előtt elkészül az új konyhám. Aláírtam a szerződést. Üzletfelek lettünk.

Aztán beszéltem néhány barátommal, akik szintén felújíttatták a lakásukat: „Készülj fel arra, hogy legalább az összeg felével túlléped a tervezett költségeket.” „Ki tudja, mit találnak majd, amikor kibontják a falakat és felszedik a padlót.” „A házban hónapokig felfordulás lesz.”

A vállalkozót, akivel dolgoztattam, egy közeli barátom ajánlotta, és több jelentkező közül választottam ki. Talán az ajánlások és a portfólió elolvasása nem volt elegendő. Talán nem a megfelelő kérdéseket tettem fel.

Egy projektmenedzser igazán jobban tudhatná

A korábbi projektjei tervezett idejéről és költségéről kellett volna kérdeznem, és arról, hogy ezek végül mennyi ideig tartottak és mennyibe kerültek. Projektmenedzseri nyelven szólva az eredeti ütemterv és költségek, valamint a tényleges ütemterv és költségek közti eltérésre kellett volna rákérdeznem. Az eltérés a várt és a valós adatok közti különbségekre utal.

Abban minden projektmenedzser egyetért, hogy ha nem tanulunk a hibáinkból, akkor valószínűleg meg fogjuk őket ismételni. Nem véletlen, hogy köteteket írtak már a visszamenőleges projektekről és a tanulságok dokumentálásának fontosságáról. Miután új projektbe kezdünk, nem könnyű visszaemlékezni, mit tanultunk az előző munkák során, hogy a múltbéli tapasztalatokat az előnyünkre fordíthassuk.

Ha összegyűjtjük és elemezzük az aktuális projekt eltéréseit, a jövőben jobban fel tudjuk becsülni a projektekhez szükséges várható időtartamot és költségeket. Így elkerülhetők az időigényes és drága változtatási kérelmek.

A legfontosabb eltérések meghatározása

Bevált gyakorlatok az eltérések összegyűjtéséhez:

  • Gondoljon a jövőre és gyűjtse össze az eltéréseket.    Már a tervezési folyamat elején érdemes eldönteni, hogy mely eltéréseket fogja összegyűjteni. Ez talán egyértelműnek tűnik, de a projektmutatókat gyakran rövid távú célok alapján határozzák meg, a hosszú távú előnyök (pl. a jobb becslések) érdekében történő adatgyűjtésről pedig megfeledkeznek. A gyűjtött adatok alapján meghatározhatja a sikerhez szükséges feltételeket és a projektmutatókat, azaz azokat a mennyiségi értékeket, amelyekkel felmérheti, kiszámíthatja vagy meghatározhatja a pénzegységben vett előrehaladást, az elért ütemezési mérföldköveket és a minőségi eredményeket. Az eltérések a projektmutatók részét alkotják.

  • A résztvevőkkel közösen határozza meg a nyomon követendő eltéréseket.    A projekt szponzoraival és a csapattagokkal közösen döntsenek arról, hogy mely eltéréseket és milyen részletességgel rögzítsék. Minél többet tud az eltérésekről, annál több információ alapján tervezheti meg a projekt ütemezését és költségvetését. A jelentéskészítési és nyomon követési folyamatok megbízhatósága közvetlenül összefügg az adatok részletességének meghatározásával. Emellett érdemes időt szánni arra, hogy a projekt igényeihez elnyerje a csapat támogatását. Előfordulhat, hogy a cél eléréséhez szüksége lesz a szponzor segítségére.

  • Összpontosítson a tervezett és a tényleges ütemezés és költségek közti eltérésre.    A legtöbb projektmenedzser a tervezett és a tényleges adatok közti különbségekre szokott koncentrálni.

    • Az ütemezési eltérés a tényleges előrehaladás és a projekt ütemezése közti eltérést jelenti. Ezt az eltérést a projekt, a fázis, a mérföldkő vagy a tevékenység szintjén lehet nyomon követni.

    • A költségeltérés az elvégzett munka tényleges költségei és a projekt költségvetése közötti különbséget jelenti. A költség alapértékétől függően ez az eltérés szintén a projekt, a fázis, a mérföldkő vagy a tevékenység szintjén mérhető.

      Ezek az eltérések az alapterv adatai és a projekt végrehajtása során gyűjtött adatok közti különbséget mutatják. A tervezett és a tényleges adatok összevetésével nyomon követhetők a projekt előrehaladása során végbemenő változások. Az eltéréseket rendszeres állapotjelentésekben el kell juttatni a projekt szponzorainak és résztvevőinek.

  • Kövesse nyomon a becsült és a tervezett költségeket és ütemezést.    Ezek az adatok mutatják a különbséget a projekt számára engedélyezett becsült költségek és ütemezés, valamint a véglegesített projekttervben szereplő költségek és ütemezés között. Ha az alaptervi ütemterv és költségek kiszámítását követően úgy gondolja, hogy több időre vagy anyagi támogatásra lesz szüksége, érdemes minél előbb jelezni az illetékeseknek. Ezek az eltérések magasabb szinteken is arra ösztönöznek mindenkit, hogy ne mondjanak le a projektet megelőző tervezésről. Amit kerülni kell, azok a feltevéseken alapuló, alapos tervezés nélkül létrehozott becslések, illetve a munkát végző személyek megjegyzései.

Vissza a lap tetejére

Az eltérésekből szerzett információ alkalmazása

Érdemes feltenni a kérdést, hogy miért jelentek meg az eltérések. A változások mögött legtöbbször a projektcsapat, az ügyfél, a szállító vagy a környezetben végbemenő változás (pl. új szabályzat) áll. Bármi legyen is az ok, a változások elemzése elengedhetetlen a problémák azonosítása és a kárenyhítő stratégiák létrehozása érdekében. Minél jobban megismeri az eltéréseket kiváltó okokat, annál egyszerűbbé válik a csapdák elkerülése.

  • Közösen dolgozzák ki, hogyan kerülhetők el a jövőben az eltérések.    Kérje ki a projektcsapat véleményét az eltérésekről. Ragaszkodjanak az adatokhoz és a tényekhez, és kerüljék a vádaskodást.

  • Kérje meg a csapatot, hogy számszerűsítse az eltérések hatásait.    Előfordulhat, hogy nincs sok ismerete az adott területről, ezért igyekezzen minél több információt begyűjteni.

  • Ne felejtse ki az eltéréseket a projekt utólagos értékeléséből.    Tegye elérhetővé meglátásait kollégái számára, hogy ők is élvezhessék azok előnyeit.

  • Az eltérések alapján tervezze meg a következő projektet.    Ezek az alapadatok különösen akkor nélkülözhetetlenek, ha a két projekt hasonlít egymáshoz, vagy később is együtt dolgozik majd a projektcsapat tagjaival. Az új projekt becsült adatai így sokkal pontosabbak lesznek.

  • Az eltérések segítségével meghatározhatja a jövőbeni projektek becsült értékeit.    Előzetes ütemterv vagy költségbecslés létrehozásakor gyakran találkozni olyan résztvevővel vagy szponzorral, akik gyors és olcsó munkára vágynak. Ha a becsült értékek tényleges adatokon nyugszanak, felesleges hősködés nélkül is végre lehet hajtani a projektet.

Vissza a lap tetejére

A siker titka a stratégia, nem pedig a szerencse

Hogy alakult a konyhám felújítása? Minden időben elkészült, és alig léptük túl a költségvetést. Talán csak szerencsém volt. De egy projekten belül nem szabad mindent a szerencsére bízni. A mindenkori siker érdekében idejekorán be kell állítani az eltéréskövetést. A projekt minden fázisában gyűjtsön adatokat, elemezze őket és a következő projekt során ne feledkezzen meg a tanulságokról.

Ha az említett bevált gyakorlatokkal gyűjti és alkalmazza az eltéréseket, pontosabb becslésekhez juthat, felismerheti és elkerülheti az eltérésekhez vezető körülményeket, és kevésbé kell módosítania a projekten.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről     Jane Suchan egy vállalati üzleti kezdeményezések vezetésében és projektvezetési módszerek kidolgozásában is tapasztalt programvezető. Jane a Washington állambeli Seattle városában él.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×