Az adatok tisztázásának 10 leghasznosabb módja

Az elgépelt szavak, a felesleges karakterláncvégi szóközök, a nemkívánatos előtagok, a helytelen kis- vagy nagybetűhasználat és a nem nyomtatható karakterek jelenléte rossz benyomást kelthet. Mi több, a felsoroltakon kívül más is hozzájárul ahhoz, hogy adatai rendezetlennek tűnjenek. Tűrje fel az ingujját! Itt az ideje, hogy munkalapjain tavaszi nagytakarítást végezzen a Microsoft Excel segítségével.

A külső adatforrásokból, például adatbázisokból, szövegfájlokból vagy weblapokról importált adatok formátumát nem mindig szabályozhatja. Mielőtt elemzéseket végezhetne rajtuk, az adatokat gyakran tisztázni kell. Szerencsére az Excel számos szolgáltatást biztosít a megfelelő formátumba alakításhoz. Néha ez a feladat egyszerű, és egy adott funkció el is végzi a műveletet. A Helyesírás-ellenőrzés segítségével például könnyen kiszűrheti az elgépelt szavakat a megjegyzéseket vagy leírásokat tartalmazó oszlopokban. Ha pedig az ismétlődő sorokat szeretné eltávolítani, az Ismétlődések eltávolítása párbeszédpanelen egyszerűen megteheti.

Máskor azonban előfordulhat, hogy egy vagy több oszlopban képleteket használva új értékekké kell alakítani az importált értékeket. Ha például törölni szeretné a felesleges karakterláncvégi szóközöket, létrehozhat egy új oszlopot az adatok képlettel való tisztázásához, kitöltheti az oszlopot, az új oszlop képleteit értékekké alakíthatja, majd törölheti az eredeti oszlopot.

Az adatok tisztázásának alapvető lépései az alábbiak:

  1. Importálja az adatokat egy külső adatforrásból.

  2. Készítsen biztonsági másolatot az eredeti adatokról egy külön munkafüzetben.

  3. Ügyeljen arra, hogy az adatok sorokból és oszlopokból álló táblázatos formába legyenek rendezve úgy, hogy minden oszlop hasonló típusú adatokat tartalmazzon, minden sor és oszlop látható legyen, és ne legyen üres sor a tartományban. A legjobb eredmény elérése érdekében használjon Excel-táblázatot.

  4. Először azokat a feladatokat végezze el, amelyekhez nincs szükség az oszlopok módosítására, például a helyesírás-ellenőrzést vagy a Keresés és csere párbeszédpanelen futtatható műveleteket.

  5. Ezután következzenek azok a feladatok, amelyekhez módosítani kell az oszlopokat. Az oszlopok módosításának általános lépései:

    1. A tisztázásra szoruló eredeti oszlop (A) mellé szúrjon be egy új oszlopot (B).

    2. Az adatokat átalakító képletet írja be az új oszlop (B) elejére.

    3. A képlettel töltse ki végig az új oszlopot (B). Az Excel-táblázatban a számított oszlop automatikusan létrejön a kitöltött értékekkel.

    4. Jelölje ki az új oszlopot (B), másolja a vágólapra, majd értékek formájában illessze be az új oszlopba (B).

    5. Távolítsa el az eredeti oszlopot (A); ezzel az új oszlop jele B-ről A-ra változik.

Ha ugyanannak az adatforrásnak az adatait időről időre tisztáznia kell, a folyamat automatizálásához érdemes rögzíteni egy makrót, illetve írni egy programkódot. Ha az automatizálást idő vagy erőforrások hiányában nem tudja elvégezni, erre a célra számos, független gyártó által készített külső bővítmény közül választhat, amelyek listáját a Külső szolgáltatók című szakaszban találja meg.

További információ

Leírás

Az adatok csatlakoztatásának (importálásának) áttekintése

A külső adatok Office Excelbe való importálásának különböző módjait ismerteti.

Munkalapcellák automatikus kitöltése adatokkal

A Kitöltés parancs használatát ismerteti.

Excel-táblázat létrehozása és törlése

Sorok és oszlopok hozzáadása vagy eltávolítása Excel-táblázatokban

Számított oszlopok használata Excel-táblázatban

Excel-táblázatok létrehozását, oszlopok, illetve számított oszlopok felvételét és törlését mutatja be.

Makró létrehozása

Az ismétlődő feladatok makrókkal történő különböző automatizálási módjait mutatja be.

A helyesírás-ellenőrző segítségével nem csak az elgépelt szavakat találhatja meg, hanem a következetlenül használt értékeket, például termék- vagy cégneveket is, ha felveszi őket egy egyéni szótárba.

További információ

Leírás

Helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés

Ez a cikk bemutatja, hogy miként javíthatja ki a helytelenül írt szavakat a munkalapokon.

Szavak hozzáadása a helyesírás-ellenőrzőhöz saját szótárak segítségével

Az egyéni szótárak használatát ismerteti.

Adatok importálásakor gyakori probléma az ismétlődő sorok keletkezése. Az ismétlődő értékek eltávolítása előtt célszerű először szűrni az egyedi értékeket, mert így meggyőződhet arról, hogy a kívánt eredményeket kapja.

További információ

Leírás

Egyedi értékek szűrése és ismétlődő értékek eltávolítása

Két egymáshoz szorosan kapcsolódó eljárást, az egyedi sorok szűrését és az ismétlődő sorok eltávolítását ismerteti.

Előfordulhat, hogy el szeretne távolítani egy általánosan használt kezdő karakterláncot (például egy címkét és az azt követő kettőspontot és szóközt) vagy egy utótagot (például egy feleslegessé vált vagy elavult zárójeles kifejezést a karakterlánc végéről). Ehhez keressen rá e szövegrészekre, és cserélje le őket üres karakterláncra vagy más szövegre.

További információ

Leírás

Annak vizsgálata, hogy a cella tartalmaz-e szöveget (a kis- és nagybetűk megkülönböztetésével)

Annak vizsgálata, hogy a cella tartalmaz-e szöveget (a kis- és nagybetűk megkülönböztetésével)

A Keresés parancs és a szöveg keresésére szolgáló számos függvény használatát ismerteti.

Karakterek eltávolítása szövegből

A Csere parancs és a szöveg eltávolítására szolgáló számos függvény használatát ismerteti.

Szöveg vagy számok keresése és cseréje a munkalapon

Keresés és csere

Bemutatja az adatok módosítását a Keresés és a Csere párbeszédpanel használatával.

SZÖVEG.TALÁL, SZÖVEG.TALÁL2

SZÖVEG.KERES, SZÖVEG.KERES2

CSERE, CSERE2

HELYETTE

BAL, BAL2

JOBB, JOBB2

HOSSZ, HOSSZ2

KÖZÉP, KÖZÉP2

Ezek azok a függvények, amelyekkel különféle karakterlánc-módosítási feladatokat végezhet, például megkeresheti és lecserélheti a karakterláncok egyes részeit, eltávolíthat karakterláncrészeket vagy megállapíthatja adott karakterláncok hosszát.

Olykor a szöveg ömlesztve érkezik, különösen, ami a kis- és nagybetűs írásmódot illeti. Három idevágó függvény használatával a szöveget csupa kisbetűssé (például e-mail-címek), csupa nagybetűssé (termékkódok) vagy normál írásmódúvá (nevek vagy könyvcímek) alakíthatja.

További információ

Leírás

Szöveg átalakítása kisbetűssé vagy nagybetűssé

Az írásmóddal kapcsolatos három függvény használatát ismerteti.

KISBETŰ

Egy karakterlánc összes nagybetűjét kisbetűvé alakítja.

TNÉV

A függvény a karaktersorozat első betűjét, valamint a nem betű után álló betűket nagybetűsre változtatja. Az összes többi betűt kisbetűssé alakítja.

NAGYBETŰS

Szöveget nagybetűssé alakít át.

A karakterlánc elején, végén vagy beágyazva a szöveg időnként szóközöket (32-es és 160-as Unicode karaktereket), illetve nem nyomtatható karaktereket (0–31-es, 127-es, 129-es, 141-es, 143-as, 144-es és 157-es értékű Unicode karaktereket) tartalmaz. Ezek rendezéskor, szűréskor vagy kereséskor gyakran nem várt eredményekhez vezetnek. A külső adatforrásban például a felhasználók véletlenül beírt szóközökkel tipográfiai hibákat véthetnek, vagy a külső adatforrásból importált szöveges adatok a szövegbe ágyazott nem nyomtatható karaktereket tartalmazhatnak. Mivel ezeket a karaktereket nem könnyű észrevenni, a váratlan eredmény sokszor fejtörést okozhat. A nemkívánatos karakterek eltávolításához használja a KIMETSZ, a TISZTÍT és a HELYETTE függvényt.

További információ

Leírás

A szóközök és a nem nyomtatható karakterek eltávolítása a Unicode karakterkészletet használó szövegből

KÓD

Egy karakterlánc első karakterének numerikus kódját adja eredményül.

TISZTÍT

Eltávolítja a 7 bites ASCII kód (0 és 31 közötti értékek) első 32 nem nyomtatható karakterét.

KIMETSZ

Eltávolítja a 7 bites ASCII szóközkaraktert (a 32-es kódú karaktert).

HELYETTE

A HELYETTE függvény segítségével a magasabb (127-es, 129-es, 141-es, 143-as, 144-es, 157-es és 160-as) értékű Unicode karaktereket azokra a 7 bites ASCII karakterekre cserélheti, amelyekhez a KIMETSZ és a TISZTÍT függvényt tervezték.

A számokkal két fő probléma szokott előfordulni, amely szükségessé teheti az adatok tisztázását: az alkalmazás véletlenül szövegként importálta a számokat, illetve a mínuszjelet az adott szervezetben használt szabványos karakterre kell cserélni.

További információ

Leírás

Szövegként tárolt számok számmá alakítása

A cellákban szövegként formázott és tárolt számok – amelyek problémát okozhatnak a számításokban, vagy zavaró rendezési sorrendhez vezethetnek – számformátumba való átalakítását mutatja be.

FORINT

A számokat szövegformátumúvá alakítja, és pénznemszimbólummal látja el.

SZÖVEG

Értékeket alakít át adott számformátumú szöveggé.

FIX

A számokat a megadott számú tizedesjegyre kerekíti, vesszőt használva tizedesformátumra alakítja a számot, és szöveg formában adja vissza az eredményt.

ÉRTÉK

A számot ábrázoló szöveget számmá alakítja.

Mivel számtalan különböző dátumformátum létezik, és a formátumok összetéveszthetők a számozott cikkszámokkal, illetve más, ferde vonalat vagy kötőjelet tartalmazó karakterláncokkal, a dátumok és időpontok gyakran konvertálásra és újraformázásra szorulnak.

További információ

Leírás

A dátumrendszer, a dátumformátum és a kétjegyű évértelmezés megváltoztatása

A dátumrendszer működését ismerteti az Office Excelben.

Időpontok átalakítása

A különböző időegységek közötti konvertálást mutatja be.

Szövegként tárolt dátumok dátummá alakítása

A cellákban szövegként formázott és tárolt dátumok – amelyek problémát okozhatnak a számításokban, vagy zavaró rendezési sorrendhez vezethetnek – dátumformátumba való átalakítását mutatja be.

DÁTUM

Az adott dátumhoz tartozó sorszámot (dátumértéket) adja eredményül. Ha a cellaformátum a függvény bevitele előtt Általános volt, az eredmény dátumként lesz formázva.

DÁTUMÉRTÉK

Szövegként megadott dátumot sorszámmá konvertál.

IDŐ

Az adott időponthoz tartozó tizedestörtet adja eredményül. Ha a cellaformátum a függvény bevitele előtt Általános volt, az eredmény dátumként lesz formázva.

IDŐÉRTÉK

A szövegként megadott időértéket adja vissza tizedesértékben. A visszaadott érték a 0 és 0,99999999 közötti tartományba esik, amely egy 0:00:00 (de. 12:00:00) és 23:59:59 (du. 11:59:59) közötti időpontnak felel meg.

A külső adatforrásokból való adatimportálás után gyakori feladat, hogy két vagy több oszlopot kell egyesíteni, illetve egy oszlopot kell két vagy több oszlopra felosztani. Ilyen eset lehet például az, ha egy teljes neveket tartalmazó oszlopot szeretne kettéosztani egy vezeték- és egy utóneveket tartalmazó oszlopra. Másik eset, ha egy címmezőt tartalmazó oszlopot szeretne felosztani úgy, hogy külön oszlopokba kerüljön az utcanév, a településnév, a régió és az irányítószám. Fordított eset is elképzelhető: a vezeték- és utóneveket, illetve a címeket részletező oszlopokat szeretné egyesíteni. Az oszlopok egyesítését vagy felosztását szükségessé tevő más gyakran használt értékek például a termékkódok, a fájlelérési utak és az IP-címek.

További információ

Leírás

A vezetéknév és az utónév összefűzése

Szöveg és számok kombinálása

Szöveg összefűzése dátummal vagy időponttal

Két vagy több oszlop összefűzése függvény segítségével

Két vagy több oszlop értékeinek egyesítését szemléltető általános példákat mutat be.

Szöveg felosztása oszlopokba a Szövegdaraboló varázslóval

Ebben a cikkben megismerheti, hogy miként oszthatja fel az oszlopokat a varázsló segítségével a különféle gyakori elválasztó karakterek alapján.

Szöveg felosztása függvényeket tartalmazó különböző oszlopokba

Ez a cikk ismerteti, hogy a BAL, a KÖZÉP, a JOBB, a SZÖVEG.KERES és a HOSSZ függvény használatával hogyan lehet egy neveket tartalmazó oszlopot felosztani két vagy több oszlopra.

Cellák tartalmának egyesítése vagy szétválasztása

Ez a cikk bemutatja az ÖSSZEFŰZ függvény, az & („és” jel) operátor és a Szövegdaraboló varázsló használatát.

Cellák egyesítése és újbóli felosztása

A Cellaegyesítés menügomb, az Egyesítés vízszintesen és a Cellák egyesítése parancs használatát mutatja be.

ÖSSZEFŰZ

Két vagy több szöveges karakterláncot egyetlen szöveges karakterlánccá fűz össze.

Az Office Excel legtöbb elemzési és formázási funkciója azt feltételezi, hogy az adatok egyetlen egyszerű, kétdimenziós táblázatban találhatók. Néha szükség lehet a sorok oszlopokká, illetve az oszlopok sorokká alakítására. Máskor az adatok nincsenek táblázatos formátumba rendezve, ezért valamilyen módon táblázatos formátumba kell őket rendezni.

További információ

Leírás

TRANSZPONÁLÁS

Ez a függvény függőleges cellatartományokat vízszintessé, vízszintes cellatartományokat függőlegessé alakít.

Az adatbázisok rendszergazdái időnként az Office Excel segítségével keresik meg és javítják ki a két vagy több táblázat összekapcsolásakor keletkező párosítási hibákat. Ilyenkor szükség lehet például két, különböző munkalapokból származó táblázat összefésülésére, akár az összes rekord egy helyen való megjelenítése, akár a nem egyező sorok kiszűrése érdekében.

További információ

Leírás

Értékek keresése adatok listájában

Ez a cikk ismerteti az adatok keresési függvényekkel való megkeresésének leggyakoribb módjait.

KERES

Ez a függvény egy egysoros vagy egyoszlopos tartományban vagy egy tömbben lévő értéket keres meg. A KERES függvény két szintaktikai formája a vektoros és a tömbös forma.

VKERES

Ez a függvény egy táblázat vagy értéktömb legfelső sorában keres értéket, majd visszaadja az ugyanazon oszlopban, a táblázat vagy tömb megadott sorában található értéket.

FKERES

Ez a függvény egy táblázattömb első oszlopában keres értéket, és a táblázattömb másik oszlopának ugyanazon sorában lévő értéket ad vissza.

INDEX

Egy táblázatban vagy tartományban található értéket vagy az értékre való hivatkozást adja vissza. Az INDEX függvénynek két formája van: a tömbös forma és a hivatkozásos forma.

HOL.VAN

Ez a függvény egy olyan elem tömbben elfoglalt relatív pozícióját adja vissza, amely a megadott értékkel meghatározott sorrendben egyezik. A HOL.VAN abban különbözik a többi keresési függvénytől, hogy nem magát az elemet, hanem a megtalált elem helyét adja vissza.

ELTOLÁS

Egy megadott magasságú és szélességű hivatkozást ad eredményül egy másik hivatkozástól számított megadott számú sornyi és oszlopnyi távolságra. Az eredményként visszaadott hivatkozás mutathat egyetlen cellára vagy egy cellatartományra. Megadhatja a visszaadott sorok és oszlopok számát.

Az alábbiakban az adatok különféle módokon való tisztázására szolgáló termékeket készítő külső gyártók listája látható (a teljesség igénye nélkül).

Megjegyzés : A Microsoft nem nyújt támogatást a külső gyártóktól származó termékekhez.

Szolgáltató

Termék

Add-in Express Ltd.

Ultimate Suite for Excel, Merge Tables Wizard, Duplicate Remover, Consolidate Worksheets Wizard, Combine Rows Wizard, Cell Cleaner, Random Generator, Merge Cells, Quick Tools for Excel, Random Sorter, Advanced Find & Replace, Fuzzy Duplicate Finder, Split Names, Split Table Wizard, Workbook Manager

Add-Ins.com

Duplicate Finder

AddinTools

AddinTools Assist

J-Walk &Associates, Inc.

Power Utility Pak Version 7

WinPure

ListCleaner Lite
ListCleaner Pro
Clean and Match 2007

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×