Az adatok összegzése lekérdezés használatával

Az adatok összegzése lekérdezés használatával

Ez a témakör ismerteti, hogy miként lehet egy bizonyos típusú függvényt, az úgynevezett aggregátumfüggvényt adatok összesítésére használni egy lekérdezés eredményhalmazában. Emellett röviden áttekinti egyéb aggregátumfüggvények, többek között a SZÁM és az ÁTLAG használatát az értékek összesítésére vagy átlagolására egy eredményhalmazban. Bemutatja továbbá az Access Összeg sor nevű funkcióját, amellyel a lekérdezések megjelenítésének módosítása nélkül összegezheti az adatokat.

Kapcsolódó műveletek

Az adatok összegzési módszereinek áttekintése

Mintaadatok készítése

Adatok összegzése Összeg sor használatával

Végösszegek kiszámítása lekérdezéssel

Csoport összesítéseinek kiszámítása összegző lekérdezéssel

Több csoport adatainak összegzése kereszttáblás lekérdezéssel

Az aggregátumfüggvények ismertetése

Az adatok összegzési módszereinek áttekintése

A lekérdezések egy oszlopában szereplő számok összegzésére egy bizonyos típusú, úgynevezett aggregátumfüggvény használható. Az aggregátumfüggvények egy adatoszlopban lévő értékekkel végeznek számítást, és eredményül egyetlen számot adnak. Az Access alkalmazásban többféle aggregátumfüggvény is használható, többek között az Összeg, a Szám és az Átlag (átlagok számítására), a Minimum és a Maximum. Az adatok összegzéséhez az Összeg függvényt hozzá kell adni a lekérdezéshez, az adatok megszámlálására pedig a Szám függvény használható stb.

Az Accessben emellett többféle módszer létezik az Összeg és más aggregátumfüggvények lekérdezéshez adására. Az alábbiakra van lehetősége:

  • A lekérdezés megnyitása Adatlap nézetben, és egy Összeg sor hozzáadása. Az Access Összeg sor funkciója lehetővé teszi, hogy egy lekérdezés eredményhalmazának egy vagy több oszlopában aggregátumfüggvényt használjon anélkül, hogy a lekérdezés megjelenését módosítania kellene.

  • Összegző lekérdezés létrehozása. Az összegző lekérdezéssel részösszegeket lehet kiszámolni rekordok csoportjain; az Összeg sorral pedig végösszegeket lehet kiszámítani adatok egy vagy több oszlopában (mezőjében). Ha például egy adott város vagy negyedév értékesítéseit szeretné összesíteni, a rekordok csoportosításához összegző lekérdezést kell használni, majd összesíteni kell az eladási értékeket.

  • Kereszttáblás lekérdezés létrehozása. A kereszttáblás lekérdezés egy speciális típusú lekérdezés, amely az eredményeket Excel-munkalapokhoz hasonló rácselrendezésben jeleníti meg. A kereszttáblás lekérdezésekkel összesíthetők, majd két szempont szerint csoportosíthatók az értékek – az egyik szempont az adatlap oldalán függőlegesen, a másik pedig az adatlap tetején vízszintesen jelenik meg. A kereszttáblás lekérdezés lehetőséget nyújt például az egyes városok értékesítési számainak megjelenítésére az elmúlt három évben, ahogy az alábbi táblázatban látható:

Város

2003

2004

2005

Párizs

254 556

372 455

467 892

Sydney

478 021

372 987

276 399

Dzsakarta

572 997

684 374

792 571

...

...

...

...

Megjegyzés : A jelen dokumentumban bemutatott módszereket az Összeg függvénnyel szemléltetjük, de természetesen más aggregátumfüggvényeket is lehet használni az Összeg sorokban és a lekérdezésekben. A többi aggregátumfüggvény használatáról a jelen témakör Az aggregátumfüggvények ismertetése című szakaszában talál további tájékoztatást.

A többi aggregátumfüggvény használatának módjáról az Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakör nyújt további információt.

A következő szakaszban bemutatjuk az Összeg sor hozzáadásának módját, az összegző lekérdezés használatát több csoport adatainak összegzésére és a csoportok, illetve időszakok adatainak részösszegeit kiszámító kereszttáblás lekérdezés használatát. Menet közben ne feledkezzen meg arról, hogy sok aggregátumfüggvény csak bizonyos adattípusú mezőkkel működik. Az ÖSSZEG (SUM) függvény például csak a Szám, a Decimális és a Pénznem adattípusú mezőkkel működik. Az egyes függvényekhez szükséges adattípusokról a jelen témakör Az aggregátumfüggvények ismertetése című szakaszában talál további tájékoztatást.

Az adattípusokról a Mezők adattípusának módosítása című témakörben talál általános tájékoztatást.

Vissza a lap tetejére

Mintaadatok készítése

A jelen cikkben található útmutatók mintaadattáblákkal is szolgálnak. Az útmutatók a mintatáblákon mutatják be az aggregátumfüggvények használatát. A mintatáblákat tetszés szerint beviheti egy új vagy meglévő adatbázisba.

Az Access több módszert kínál a mintatáblák adatbázisba történő bevitelére. Beviheti az adatokat manuálisan, vagy az egyes táblákat bemásolhatja egy táblázatkezelő alkalmazásba (például az Excelbe), majd a munkalapokat importálhatja az Accessbe, illetve a kimásolt adatokat beillesztheti egy szövegszerkesztőbe (például a Jegyzettömbbe), és a létrejövő szövegfájlokból importálhatja az adatokat.

E szakasz lépései bemutatják, hogy miként vihet be adatokat manuálisan egy üres adatlapba, illetve hogyan másolhatja át a mintatáblákat egy táblázatkezelő programba, majd hogyan importálhatja a táblákat az Accessbe. A szöveges adatok létrehozásáról és importálásáról a Szövegfájlban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakörben olvashat bővebben.

A jelen cikk útmutatóiban az alábbi táblák adatait használtuk: Saját mintaadatai létrehozásához használja ezeket a táblákat:

A Kategóriák tábla:

Kategória

Babák

Játékok és logikai játékok

Képzőművészet

Videojátékok

DVD-k és filmek

Modellezés és hobbi

Sportszerek

A Termékek tábla:

Terméknév

Ár

Kategória

Programozó akcióhős-figura

1295 Ft

Babák

Mulatságos C# (társasjáték az egész család számára)

1585 Ft

Játékok és logikai játékok

Relációs adatbázis diagram

2250 Ft

Képzőművészet

A csodálatos számítógéplapka (500 darabos)

3265 Ft

Játékok és logikai játékok

Az eredeti Access-játék

2295 Ft

Játékok és logikai játékok

Számítógépguruk és mitikus lények

7850 Ft

Videojátékok

Számítógépguruk példatára – DVD-kiadás

1488 Ft

DVD-k és filmek

Valódi repülő pizza

3675 Ft

Sportszerek

Külső 5,25 hüvelykes hajlékonylemezes meghajtó (1/4-es léptékű)

6500 Ft

Modellezés és hobbi

Bürokrata antiakcióhős-figura

7888 Ft

Babák

Félhomály

5333 Ft

Videojátékok

Csináld magad billentyűzet

7795 Ft

Modellezés és hobbi

A Rendelések tábla:

Rendelés dátuma

Szállítási dátum

Város

Szállítási díj

2005.11.14.

2005.11.15.

Dzsakarta

5500 Ft

2005.11.14.

2005.11.15.

Sydney

7600 Ft

2005.11.16.

2005.11.17.

Sydney

8700 Ft

2005.11.17.

2005.11.18.

Dzsakarta

4300 Ft

2005.11.17.

2005.11.18.

Párizs

10 500 Ft

2005.11.17.

2005.11.18.

Stuttgart

11 200 Ft

2005.11.18.

2005.11.19.

Bécs

21 500 Ft

2005.11.19.

2005.11.20.

Miami

52 500 Ft

2005.11.20.

2005.11.21.

Bécs

19 800 Ft

2005.11.20.

2005.11.21.

Párizs

18 700 Ft

2005.11.21.

2005.11.22.

Sydney

8100 Ft

2005.11.23.

2005.11.24.

Dzsakarta

9200 Ft

A Rendelés részletei tábla:

Rendelés azonosítója

Terméknév

Termékazonosító

Egységár

Mennyiség

Árengedmény

1

Csináld magad billentyűzet

12

7795 Ft

9

5%

1

Bürokrata antiakcióhős-figura

2

7888 Ft

4

7,5%

2

Számítógépguruk példatára – DVD-kiadás

7

1488 Ft

6

4%

2

A csodálatos számítógéplapka

4

3265 Ft

8

0

2

Számítógépguruk és mitikus lények

6

7850 Ft

4

0

3

Az eredeti Access-játék

5

2295 Ft

5

15%

4

Programozó akcióhős-figura

1

1295 Ft

2

6%

4

Valódi repülő pizza

8

3675 Ft

8

4%

5

Külső 5,25 hüvelykes hajlékonylemezes meghajtó (1/4-es léptékű)

9

6500 Ft

4

10%

6

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

12

6,5%

7

Félhomály

11

5333 Ft

6

8%

7

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

4

9%

Megjegyzés : Ne feledje, hogy a tipikus adatbázisban a megrendeléseket megjelenítő tábla csak a Termékazonosító mezőt tartalmazza, a Terméknév mezőt nem. A mintatáblában a könnyebb követhetőség kedvéért használtuk a Terméknév mezőt.

A mintaadatok manuális bevitele

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Tábla gombra.

    Az Access felvesz egy új, üres táblát az adatbázisba.

    Megjegyzés : Új, üres adatbázis megnyitásakor erre a lépésre nincs szükség, amikor azonban új táblát vesz fel az adatbázisba, mindig el kell végeznie.

  2. Kattintson duplán a fejlécsor első cellájába, és adja meg a mintatábla első mezőjének nevét.

    Alapértelmezés szerint az Access az összes új mező fejlécében az Új mező hozzáadása szöveget jeleníti meg. Ez látható az alábbi ábrán:

    Adatlap új mezője

  3. A nyílbillentyűkkel lépjen át a következő üres mező fejlécébe, és írja be a második mező nevét (használhatja a TAB billentyűt, vagy az egérrel duplán kattinthat az új mezőre). Ismételje ezt a lépést mindaddig, amíg be nem vitte az összes mező nevét.

  4. Vigye be a mintatábla adatait.

    Amint beviszi az adatokat, az Access beállítja az egyes mezők adattípusát. Ha nem járatos a relációs adatbázisok használatában, a táblák minden mezőjében be kell állítani egy meghatározott adattípust (például Szám, Szöveg vagy Dátum/Idő). Az adattípus megadása segít a pontos adatbevitelben és a hibák megelőzésében (megakadályozza például, hogy telefonszámot próbáljon meg használni a számításokban). Ezekben a mintatáblákban hagyhatja, hogy az Access állítsa be az adattípust.

  5. Ha befejezte az adatok bevitelét, kattintson a Mentés gombra.

    Billentyűparancs:  Nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

    Megjelenik a Mentés másként párbeszédpanel.

  6. A Táblanév mezőben adja meg a mintatábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

    Érdemes az egyes mintatáblák nevét használni, mivel a leírásokban létrehozott lekérdezések ezekre a nevekre hivatkoznak.

  7. Ismételje meg ezeket a lépéseket addig, amíg a szakasz elején felsorolt összes mintatáblát létre nem hozta.

Ha nem szeretné manuálisan megadni az adatokat, az alábbi lépéseket követve másolja az adatokat egy táblázatfájlba, majd importálja őket a táblázatfájlból az Accessbe.

A mintamunkalapok létrehozása

  1. Indítsa el a táblázatkezelő alkalmazást, és hozzon létre egy új, üres fájlt. Excel használata esetén alapértelmezés szerint létrejön egy új, üres munkafüzet.

  2. Másolja ki a fenti első mintatáblát, és illessze be az első munkalapra, az első cellától kezdődően.

  3. A táblázatkezelő alkalmazás által biztosított módszerrel nevezze át a munkalapot. Adja ugyanazt a nevet a munkalapnak, mint a mintatáblának. Ha például a mintatábla neve Kategóriák, a munkalapnak is adja ugyanezt a nevet.

  4. Ismételje meg a 2. és a 3. lépést, másolja át az összes táblát egy üres munkalapra, és nevezze át a munkalapokat.

    Megjegyzés : Lehetséges, hogy új munkalapokat kell hozzáadni a számolótáblafájlhoz. Erről a műveletről a táblázatkezelő alkalmazás súgójában tájékozódhat.

  5. Mentse a munkafüzetet egy megfelelő helyre a számítógépén vagy a hálózaton, majd folytassa a következő lépéssorral.

Adatbázistáblák létrehozása a munkafüzetekből

  1. A Külső adatok lap Importálás csoportjában kattintson az Excel gombra.

    – vagy –

    Kattintson az Egyebek gombra, és válasszon egy adatbázis-kezelő alkalmazást a listáról.

    Megjelenik a Külső adatok átvétele – Programnév munkafüzet párbeszédpanel.

  2. Kattintson a Tallózás gombra, nyissa meg a fentebb létrehozott számolótáblafájlt, majd kattintson az OK gombra.

    Ekkor elindul a Táblázat importálása varázsló.

  3. A varázsló alapértelmezés szerint a munkafüzet első munkalapját jelöli ki (ha követte az előző szakasz útmutatását, akkor ez a Vevők nevű munkalap lesz), és a munkalap adatai megjelennek a képernyő alsó részén. Kattintson a Tovább gombra.

  4. A varázsló következő lapján jelölje be Az első sor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. A következő lap Mezőbeállítások csoportjában található beviteli mezők és listák segítségével tetszés szerint módosíthatja a mezőneveket és az adattípusokat, vagy akár ki is hagyhat mezőket az importálásból. Egyéb esetben kattintson a Tovább gombra.

  6. Hagyja bejelölve Az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához választógombot, majd kattintson a Tovább gombra.

  7. Az Access alapértelmezés szerint a munkalap nevét használja az új tábla neveként. Fogadja el ezt a nevet, vagy adjon meg egy másikat, majd kattintson a Befejezés gombra.

  8. Az 1–7. lépést megismételve a munkafüzet minden munkalapjából készítsen egy-egy táblát.

Az elsődleges kulcs mezőinek átnevezése

Megjegyzés : A munkalapok importálása során az Access automatikusan hozzáadja az elsődleges kulcs oszlopát az egyes táblákhoz. Alapértelmezés szerint az Access ezt az oszlopot „Azonosító” oszlopnak nevezi, és a számláló adattípust rendeli hozzá. Ezek a lépések bemutatják, hogy miként nevezheti át az egyes elsődlegeskulcs-mezőket. Ez segít a lekérdezés mezőinek egyértelmű azonosításában.

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az egyes táblákra, amelyeket az előző lépésekben készített, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.

  2. Az egyes táblákban keresse meg az elsődleges kulcs mezőjét. Alapértelmezés szerint az Access minden ilyen mezőt az Azonosító névvel jelöl.

  3. Az elsődleges kulcs mezőinek Mezőnév oszlopához adja hozzá a tábla nevét.

    A Kategóriák tábla Azonosító mezőjének például a „Kategóriaazonosító” nevet, a Rendelések tábla azonosító mezőjének pedig a „Rendelésazonosító” nevet adja. A Rendelés részletei táblában a mező neve „Részletazonosító” lesz. A Termékek táblában a mezőt „Termékazonosító” névre nevezi át.

  4. Mentse a módosításokat.

Az útmutatóban előforduló mintatáblák mindegyike tartalmazza az elsődleges kulcs mezőjét. A mezőt az előző lépéseket követve nevezheti át.

Vissza a lap tetejére

Adatok összegzése Összeg sor használatával

Ha fel szeretne venni egy Összeg sort a lekérdezésbe, nyissa meg a lekérdezést Adatlap nézetben, vegye fel a sort, majd válassza ki a használni kívánt aggregátumfüggvényt (például Összeg, Minimum, Maximum vagy Átlag). A jelen szakaszban bemutatott lépésekkel lehetőség nyílik egy egyszerű választó lekérdezés létrehozására és egy Összeg sor hozzáadására. Ebben a szakaszban nem lesz szükség az előzőleg bemutatott mintatáblákra.

Egyszerű választó lekérdezés létrehozása

  1. Kattintson a Létrehozás lap Egyéb csoportjában a Lekérdezéstervező gombra.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson duplán arra a táblára vagy táblákra, amelyeket a lekérdezésben használni szeretne, majd kattintson a Bezárás gombra.

    A kijelölt táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében.

  3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.

    A táblában szerepelhetnek szöveges adatot tartalmazó mezők, például nevek és leírások, azonban mindenképpen szerepelnie kell szám vagy pénznem adatot tartalmazó mezőnek is.

    Az egyes mezők cellaként jelennek meg a tervezőrácsban.

  4. A lekérdezés futtatásához kattintson a Futtatás Gombkép gombra.

    A lekérdezés eredményhalmaza megjelenik Adatlap nézetben.

  5. Ha szükséges, átválthat Tervező nézetre, és módosíthatja a lekérdezést. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza a Tervező nézet parancsot. Ha szükséges, ezután táblamezők hozzáadásával és eltávolításával módosíthatja a lekérdezést. Mező eltávolításához jelölje ki a tervezőrács megfelelő oszlopát, és nyomja le a DELETE billentyűt.

  6. Mentse a lekérdezést.

Összeg sor hozzáadása

  1. Ellenőrizze, hogy a lekérdezés Adatlap nézetben van-e megnyitva. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza az Adatlap nézet parancsot.

    – vagy –

    A navigációs ablakban kattintson duplán a lekérdezésre. Ez elindítja a lekérdezést, és az eredményeket megjeleníti egy adatlapon.

  2. A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.

    Az adatlapon megjelenik egy új Összeg sor.

  3. Az Összeg sorban válassza a mező azon celláját, amelyet összegezni szeretné, majd a listából válassza az Összeg elemet.

Összeg sor elrejtése

  • A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.

Az Összeg sor használatáról a Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben.

Vissza a lap tetejére

Végösszegek kiszámítása lekérdezéssel

A végösszeg az egy oszlopban található összes érték összege. Többféle végösszeget is ki lehet számolni, beleértve az alábbiakat:

  • Egyszerű végösszeg, amellyel egy adott oszlop összes értékét lehet összegezni. Ki lehet számolni például a teljes szállítási költséget.

  • Számított végösszeg, amely egynél több oszlopban lévő értékeket összegez. Ki lehet számolni például a teljes értékesítést a cikkek értékének és megrendelt cikkek számának összeszorzásával, majd a kapott értékek összegzésével.

  • Végösszeg, amelybe nem számítanak bele bizonyos rekordok. Ki lehet számolni például a legutóbbi péntek teljes értékesítését.

A következő szakasz lépései bemutatják, hogy miként lehet a különböző típusú végösszegeket kiszámolni. A lépésekben a Rendelések és a Rendelés részletei táblát használjuk.

A Rendelések tábla

Rendelés azonosítója

Rendelés dátuma

Szállítási dátum

Város

Szállítási díj

1

2005.11.14.

2005.11.15.

Dzsakarta

5500 Ft

2

2005.11.14.

2005.11.15.

Sydney

7600 Ft

3

2005.11.16.

2005.11.17.

Sydney

8700 Ft

4

2005.11.17.

2005.11.18.

Dzsakarta

4300 Ft

5

2005.11.17.

2005.11.18.

Párizs

10 500 Ft

6

2005.11.17.

2005.11.18.

Stuttgart

11 200 Ft

7

2005.11.18.

2005.11.19.

Bécs

21 500 Ft

8

2005.11.19.

2005.11.20.

Miami

52 500 Ft

9

2005.11.20.

2005.11.21.

Bécs

19 800 Ft

10

2005.11.20.

2005.11.21.

Párizs

18 700 Ft

11

2005.11.21.

2005.11.22.

Sydney

8100 Ft

12

2005.11.23.

2005.11.24.

Dzsakarta

9200 Ft

A Rendelés részletei tábla

Részlet azonosítója

Rendelés azonosítója

Terméknév

Termékazonosító

Egységár

Mennyiség

Árengedmény

1

1

Csináld magad billentyűzet

12

7795 Ft

9

0,05

2

1

Bürokrata antiakcióhős-figura

2

7888 Ft

4

0,075

3

2

Számítógépguruk példatára – DVD-kiadás

7

1488 Ft

6

0,04

4

2

A csodálatos számítógéplapka

4

3265 Ft

8

0,00

5

2

Számítógépguruk és mitikus lények

6

7850 Ft

4

0,00

6

3

Az eredeti Access-játék

5

2295 Ft

5

0,15

7

4

Programozó akcióhős-figura

1

1295 Ft

2

0,06

8

4

Valódi repülő pizza

8

3675 Ft

8

0,04

9

5

Külső 5,25 hüvelykes hajlékonylemezes meghajtó (1/4-es léptékű)

9

6500 Ft

4

0,10

10

6

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

12

0,065

11

7

Félhomály

11

5333 Ft

6

0,08

12

7

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

4

0,09

Egyszerű végösszeg kiszámítása

  1. Kattintson a Létrehozás lap Egyéb csoportjában a Lekérdezéstervező gombra.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson duplán arra a táblára, amelyet a lekérdezésben használni szeretne, majd kattintson a Bezárás gombra.

    Ha a mintaadatokat használja, akkor kattintson duplán a Rendelések táblára.

    A tábla ablakként jelenik meg a lekérdezéstervező felső részében.

  3. Kattintson duplán az összegezni kívánt mezőre. Ellenőrizze, hogy a mező beállítása Szám vagy Pénznem-e. Ha nem numerikus mezők értékeit szeretné összegezni, például szöveges mezőéit, az Access a Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben hibaüzenetet jeleníti meg a lekérdezés elindításakor.

    A mintaadatok használata esetén kattintson duplán a Szállítási díj oszlopra.

    A rácshoz további szám adattípusú mezőket is hozzá lehet adni, ha az ezekre a mezőkre vonatkozó végösszeget is ki szeretné számolni. Az összegző lekérdezésben egynél több oszlop végösszegét is ki lehet számolni.

  4. Kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjának Összesítés gombjára. Gombkép

    A tervezőrácsban megjelenik az Összesítés sor, a Szállítási díj oszlop cellájában pedig a Group By (Csoportosítás) elem.

  5. Változtassa meg a cella értékét az Összesítés sorban Összeg függvényre.

  6. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben történő megjelenítéséhez kattintson a Futtatás Gombkép gombra.

    Tipp : Megfigyelheti, hogy az Access a „Sum -” előtagot fűzi az összegezni kívánt mező nevéhez. Ha az oszlop fejlécét érthetőbbre szeretné cserélni, például a Teljes szállítási költség szövegre, váltson vissza Tervező nézetre, és a tervezőrácsban kattintson a Szállítási díj oszlop Mező sorára. Helyezze a kurzort a Szállítási díj szöveg mellé, és írja be a Teljes szállítási költség szöveget kettősponttal a végén, az alábbiak szerint: Teljes szállítási költség: Szállítási díj.

  7. Ha szükséges, mentse a lekérdezést, és zárja be.

Végösszeg kiszámítása bizonyos rekordok kizárásával

  1. Kattintson a Létrehozás lap Egyéb csoportjában a Lekérdezéstervező gombra.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson duplán a Rendelések valamint a Rendelés részletei táblára, majd a Bezárás gombra kattintva zárja be a párbeszédpanelt.

  3. Adja a Rendelés dátuma mezőt a Rendelések táblából a lekérdezés tervezőrácsának első oszlopához.

  4. Az első oszlop Feltétel sorába írja be a Date() -1 kifejezést. Ezzel a kifejezéssel ki lehet zárni az aktuális nap rekordjait a számított összegből.

  5. Ezután hozza létre az oszlopot az egyes tranzakciók értékesítési összegének kiszámításához. Írja be az alábbi kifejezést a rács második oszlopának Mező sorába:

    Teljes értékesítési összeg: (1-[Rendelés részletei].[Árengedmény]/100)*([Rendelés részletei].[Egységár]*[Rendelés részletei].[Mennyiség])

    Ellenőrizze, hogy a kifejezésben szereplő mezők adattípusának beállítása Szám vagy Pénznem-e. Ha a kifejezésben szerepel olyan mező, amelynek más az adattípusa, a lekérdezés futtatásakor az Access a Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben hibaüzenetet jeleníti meg a lekérdezés elindításakor.

  6. Kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjának Összesítés gombjára.

    A tervezőrácson megjelenik az Összesítés sor, az első és a második oszlopban pedig a Group By elem.

  7. A második oszlopban változtassa meg az Összesítés sorban lévő cella értékét Összeg függvényre. Az Összeg (Sum) függvénnyel lehet összegezni az egyes értékesítési számokat.

  8. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben történő megjelenítéséhez kattintson a Futtatás Gombkép gombra.

  9. Mentse a lekérdezést Napi értékesítés néven.

    Megjegyzés : Amikor legközelebb megnyitja a lekérdezést Tervező nézetben, eltérést tapasztalhat a Teljes értékesítési összeg oszlop Mező és Összesítés sorának értékei között. A kifejezés az Összeg függvénybe beágyazva jelenik meg, és az Összesítés sorban az Expression jelenik meg az Összeg helyett.

    Ha például a mintaadatok alapján hoz létre egy lekérdezést (az előbb bemutatott lépésekkel), az alábbiakat láthatja:

    Teljes értékesítési összeg: Összeg((1-[Rendelés részletei].Árengedmény/100)*([Rendelés részletei].Egységár*[Rendelés részletei].Mennyiség))

Vissza a lap tetejére

Csoport összesítéseinek kiszámítása összegző lekérdezéssel

A jelen szakasz lépéseiben bemutatjuk egy olyan összegző lekérdezés létrehozását, amely több csoport adataiból álló részösszegeket számít ki. Tartsa szem előtt, hogy alapértelmezés szerint az összegző lekérdezésben csak olyan mező vagy mezők használhatók, amelyek a csoport adatait tartalmazzák (például a „kategóriák”), illetve amelynek az értékét szerepeltetni szeretné az összegben (például az „értékesítés”). Az összegző lekérdezésben nem szerepelhet más, a kategória elemeit leíró mező. Ha meg szeretné tekinteni a leíró adatokat, létrehozhat egy második választó lekérdezést, amelyben az összegző lekérdezés mezői további adatmezőkkel is kombinálhatók.

A jelen szakasz lépései szemléltetik, hogy miként lehet az egyes termékek teljes értékesítési összegének meghatározására szolgáló összegző és választó lekérdezéseket létrehozni. A lépésekben ezeket a mintatáblákat használjuk:

A Termékek tábla

Termékazonosító

Terméknév

Ár

Kategória

1

Programozó akcióhős-figura

1295 Ft

Babák

2

Mulatságos C# (társasjáték az egész család számára)

1585 Ft

Játékok és logikai játékok

3

Relációs adatbázis diagram

2250 Ft

Képzőművészet

4

A csodálatos számítógéplapka (500 darabos)

3265 Ft

Képzőművészet

5

Az eredeti Access-játék

2295 Ft

Játékok és logikai játékok

6

Számítógépguruk és mitikus lények

7850 Ft

Videojátékok

7

Számítógépguruk példatára – DVD-kiadás

1488 Ft

DVD-k és filmek

8

Valódi repülő pizza

3675 Ft

Sportszerek

9

Külső 5,25 hüvelykes hajlékonylemezes meghajtó (1/4-es léptékű)

6500 Ft

Modellezés és hobbi

10

Bürokrata antiakcióhős-figura

7888 Ft

Babák

11

Félhomály

5333 Ft

Videojátékok

12

Csináld magad billentyűzet

7795 Ft

Modellezés és hobbi

A Rendelés részletei tábla

Részlet azonosítója

Rendelés azonosítója

Terméknév

Termékazonosító

Egységár

Mennyiség

Árengedmény

1

1

Csináld magad billentyűzet

12

7795 Ft

9

5%

2

1

Bürokrata antiakcióhős-figura

2

7888 Ft

4

7,5%

3

2

Számítógépguruk példatára – DVD-kiadás

7

1488 Ft

6

4%

4

2

A csodálatos számítógéplapka

4

3265 Ft

8

0

5

2

Számítógépguruk és mitikus lények

6

7850 Ft

4

0

6

3

Az eredeti Access-játék

5

2295 Ft

5

15%

7

4

Programozó akcióhős-figura

1

1295 Ft

2

6%

8

4

Valódi repülő pizza

8

3675 Ft

8

4%

9

5

Külső 5,25 hüvelykes hajlékonylemezes meghajtó (1/4-es léptékű)

9

6500 Ft

4

10%

10

6

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

12

6,5%

11

7

Félhomály

11

5333 Ft

6

8%

12

7

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

4

9%

Az alábbi lépések azt feltételezik, hogy a Rendelések és a Rendelés részletei tábla Termékazonosító mezői egy-a-többhöz kapcsolatban állnak, ahol a Rendelések tábla áll a kapcsolat „egy” oldalán.

Az összegző lekérdezés létrehozása

  1. Kattintson a Létrehozás lap Egyéb csoportjában a Lekérdezéstervező gombra.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt táblákat, kattintson a Hozzáadás gombra, majd a táblák hozzáadásának befejezése után kattintson a Bezárás gombra.

    – vagy –

    Kattintson duplán a használni kívánt táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra. Az egyes táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében.

    Az előzőleg bemutatott mintatáblák használata esetén a Termékek és a Rendelés részletei táblát kell hozzáadni.

  3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.

    Általában csak a csoport és az érték mezőt adja hozzá a lekérdezéshez. Számítást is használhat azonban értékmező helyett – a következő lépésekben ezt mutatjuk be.

    1. Vegye fel a Termékek tábla Kategória mezőjét a tervezőrácsba.

    2. A következő kifejezés beírásával a rács második oszlopában hozza létre azt az oszlopot, amely az egyes tranzakciók értékesítési összegét számolja ki:

      Teljes értékesítési összeg: (1-[Rendelés részletei].[Árengedmény]/100)*([Rendelés részletei].[Egységár]*[Rendelés részletei].[Mennyiség])

      Ügyeljen arra, hogy a kifejezésben használt mezők adattípusa Szám vagy Pénznem legyen. Ha a hivatkozott mezők más adattípusúak, az Access a Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben hibaüzenetet jeleníti meg az Adatlap nézetre való váltáskor.

    3. Kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjának Összesítés gombjára.

      A tervezőrácson megjelenik az Összesítés sor, és abban a sorban az első és a második oszlopban pedig a Group By elem.

    4. A második oszlopban változtassa meg az Összesítés sor értékét Összeg függvényre. Az Összeg (Sum) függvénnyel lehet összegezni az egyes értékesítési számokat.

    5. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben történő megjelenítéséhez kattintson a Futtatás Gombkép gombra.

    6. A lekérdezést hagyja nyitva, mert a következő szakaszban is szüksége lesz rá.

      Feltétel használata összegző lekérdezésben

      Az előző szakaszban létrehozott lekérdezés az összes rekordot tartalmazza az alapul szolgáló táblákból: az összesítések számítása során egyetlen rendelést sem hagy ki, és minden kategória összesítését megjeleníti.

      Ha bizonyos rekordokat ki szeretne hagyni, feltételeket adhat a lekérdezéshez. Kihagyhatja például az olyan tranzakciókat, amelyeknek az értéke kisebb, mint 10 000 Ft, vagy kiszámolhatja a termékkategóriák egy részének összesítéseit. A jelen szakasz lépéseiben háromféle feltételtípus használatát mutatjuk be:

    7. Az összegek kiszámítása során bizonyos csoportokat figyelmen kívül hagyó feltételek:    ha például csak a Videojátékok, a Képzőművészet és a Sportszerek kategória összesítésére kíváncsi.

    8. Bizonyos összegeket kiszámításuk után elrejtő feltételek:    megjelenítheti például csak azokat az összegeket, amelyek meghaladják a 15 000 000 forintot.

    9. Feltételek, amelyek segítségével kizárhat bizonyos rekordokat az összeg kiszámításából:    kizárhatja például azokat az egyedi tranzakciókat, amelyeknél az (Egységár * Mennyiség) érték 10 000 forintnál kisebb.

      A következő lépésekből megtudhatja, hogy miként vehet fel egyenként a feltételeket, és hogy ez milyen hatással van a lekérdezés eredményére.

      Feltétel hozzáadása a lekérdezéshez

    10. Nyissa meg az előző részben szereplő lekérdezést Tervező nézetben. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza a Tervező nézet parancsot.

      – vagy –

      A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre, és válassza a Tervező nézet parancsot.

    11. A Kategóriaazonosító oszlop Feltétel sorába írja be a következőt: =Babák Or Sportszerek Or Képzőművészet.

    12. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben történő megjelenítéséhez kattintson a Futtatás Gombkép gombra.

    13. Váltson vissza Tervező nézetre, majd a Teljes értékesítési összeg oszlop Feltételek sorába írja be a következőt: >10 000.

    14. Futtassa a lekérdezést az eredmények megjelenítéséhez, majd váltson vissza Tervező nézetre.

    15. Ezek után adja hozzá a 10 000 forint alatti egyedi tranzakciókat kizáró feltételeket. Ehhez szükség lesz még egy oszlopra.

      Megjegyzés : A harmadik feltételt nem adhatja meg a Teljes értékesítési összeg oszlopban. Az oszlopban megadott feltétel nem az egyedi értékekre, hanem a teljes értékre vonatkozik.

    16. Másolja a második oszlopban szereplő kifejezést a harmadik oszlopba.

    17. Az új oszlop Összesítés sorában válassza ki a Where elemet, majd a Feltételek sorba írja be a következőt: >20.

    18. Futtassa a lekérdezést az eredmények megjelenítéséhez, majd mentse a lekérdezést.

      Megjegyzés : A lekérdezésnek a Tervező nézetben való legközelebbi megnyitásakor észrevehet apró változásokat a tervezőrácsban. A második oszlopban a Mező sorban szereplő kifejezés az Összeg függvénybe ágyazva jelenik meg, és az Összesítés sorban szereplő érték az Expression értéket jeleníti meg az Összeg helyett.

      Teljes értékesítési összeg: Összeg((1-[Rendelés részletei].Árengedmény/100)*([Rendelés részletei].Egységár*[Rendelés részletei].Mennyiség))

      Egy negyedik oszlopot is látni fog. Ez az oszlop a második oszlop másolata, de a második oszlopban megadott feltétel az új oszlop részeként jelenik meg.

Vissza a lap tetejére

Több csoport adatainak összegzése kereszttáblás lekérdezéssel

A kereszttáblás lekérdezés egy speciális típusú lekérdezés, amely az eredményeket egy Excel-munkalaphoz hasonló rácselrendezésben jeleníti meg. A kereszttáblás lekérdezésekkel összesíthetők, majd két tényhalmaz szerint csoportosíthatók az értékek – az egyik halmaz (a sorfejlécek halmaza) a függőleges oldal mentén, a másik (az oszlopfejlécek halmaza) pedig a tábla tetején helyezkedik el. Ez az ábra a mintaként megadott kereszttáblás lekérdezés eredményhalmazának egy részét szemlélteti:

Példa kereszttáblás lekérdezésre

Menet közben ügyeljen arra, hogy a kereszttáblás lekérdezés nem mindig tölti fel az eredményhalmazban szereplő összes mezőt, mert a lekérdezésben használt táblák nem mindig tartalmaznak értékeket minden egyes adatponthoz.

Amikor kereszttáblás lekérdezést hoz létre, általában több táblából gyűjti be az adatokat, és a következő három adattípussal dolgozik: a sorfejléc adatai, az oszlopfejléc adatai és az összegezni vagy más módon kiszámítani kívánt adatok.

A szakaszban leírt lépésekben az alábbi táblákat használjuk:

A Rendelések tábla

Rendelés dátuma

Szállítási dátum

Város

Szállítási díj

2005.11.14.

2005.11.15.

Dzsakarta

5500 Ft

2005.11.14.

2005.11.15.

Sydney

7600 Ft

2005.11.16.

2005.11.17.

Sydney

8700 Ft

2005.11.17.

2005.11.18.

Dzsakarta

4300 Ft

2005.11.17.

2005.11.18.

Párizs

10 500 Ft

2005.11.17.

2005.11.18.

Stuttgart

11 200 Ft

2005.11.18.

2005.11.19.

Bécs

21 500 Ft

2005.11.19.

2005.11.20.

Miami

52 500 Ft

2005.11.20.

2005.11.21.

Bécs

19 800 Ft

2005.11.20.

2005.11.21.

Párizs

18 700 Ft

2005.11.21.

2005.11.22.

Sydney

8100 Ft

2005.11.23.

2005.11.24.

Dzsakarta

9200 Ft

A Rendelés részletei tábla

Rendelés azonosítója

Terméknév

Termékazonosító

Egységár

Mennyiség

Árengedmény

1

Csináld magad billentyűzet

12

7795 Ft

9

5%

1

Bürokrata antiakcióhős-figura

2

7888 Ft

4

7,5%

2

Számítógépguruk példatára – DVD-kiadás

7

1488 Ft

6

4%

2

A csodálatos számítógéplapka

4

3265 Ft

8

0

2

Számítógépguruk és mitikus lények

6

7850 Ft

4

0

3

Az eredeti Access-játék

5

2295 Ft

5

15%

4

Programozó akcióhős-figura

1

1295 Ft

2

6%

4

Valódi repülő pizza

8

3675 Ft

8

4%

5

Külső 5,25 hüvelykes hajlékonylemezes meghajtó (1/4-es léptékű)

9

6500 Ft

4

10%

6

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

12

6,5%

7

Félhomály

11

5333 Ft

6

8%

7

Relációs adatbázis diagram

3

2250 Ft

4

9%

A következő lépésekből megtudhatja, hogy miként hozhat létre olyan kereszttáblás lekérdezést, amely a teljes értékesítési összeget város szerint csoportosítja. A lekérdezés két kifejezést használ a formázott adat és a teljes értékesítési összeg visszaadására.

Kereszttáblás lekérdezés létrehozása

  1. Kattintson a Létrehozás lap Egyéb csoportjában a Lekérdezéstervező gombra.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra.

    Az egyes táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében.

    Ha a mintatáblákat használja, kattintson duplán a Rendelések és a Rendelés részletei táblára.

  3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.

    A mezők neve megjelenik a tervezőrács Mező sorának üres cellájában.

    Ha a mintatáblákat használja, adja hozzá a Város és a Szállítási dátum mezőt a Rendelések táblából.

  4. A Mező sor következő üres cellájába másolja át és illessze be, illetve írja be a következő kifejezést: Teljes értékesítési összeg: Összeg(CCur([Rendelés részletei].[Egységár]*[Mennyiség]*(1-[Árengedmény])/100)*100)

  5. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Kereszttáblás gombra.

    Az Összesítés és a Kereszttábla sor megjelenik a tervezőrácsban.

  6. Kattintson a Város mező Összesítés sorában lévő cellára, majd válassza a Group By elemet. Tegye ugyanezt a Szállítási dátum mezővel is. A Teljes értékesítési összeg Összesítés cellájának értékét módosítsa a Expression értékre.

  7. A Kereszttábla sorban, a Város mezőben szereplő cellát állítsa be Sorfejléc, a Szállítás időpontját Oszlopfejléc típusúnak, a Teljes értékesítési összeg mezőt pedig Érték típusúnak.

  8. A Tervezés lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

    A lekérdezés eredménye megjelenik Adatlap nézetben.

Vissza a lap tetejére

Az aggregátumfüggvények ismertetése

A táblázat felsorolja és ismerteti az Accessben található, az Összeg sorban és az összegző lekérdezésekben használható aggregátumfüggvényeket. Ne feledje, hogy az Access több aggregátumfüggvényt tartalmaz a lekérdezésekhez, mint az Összeg sorhoz. Ha pedig Access-projektben dolgozik (ez egy Microsoft SQL Server-adatbázishoz kapcsolt előtérbeli kezelőfelület), több aggregátumfüggvény áll rendelkezésére, mint az SQL Server esetében. Ezekről a függvényekről a Microsoft SQL Server Books Online webhelyen talál bővebb ismertetést.

Függvény

Leírás

Adat típusok, amelyeken használható

Átlag (Avg)

Kiszámolja egy oszlop adatainak átlagértékét. Az oszlopnak numerikus, pénznem vagy dátum/idő adatokat kell tárolnia. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket.

Szám, pénznem, dátum/idő

Szám (Count)

Egy oszlopban található elemek számát adja eredményül.

Bármely adattípus a komplex, ismétlődő skaláris adatok (például többértékű listákból álló oszlopok) kivételével.

A többértékű listákról az Útmutató a többértékű mezőkhöz és a Több érték tárolását lehetővé tevő keresőoszlop felvétele vagy módosítása című témakörben olvashat bővebben.

Maximum (Max)

A legmagasabb értékű elemet adja vissza. Szöveges adat esetében a legmagasabb értékű elem a betűrend szerint legutolsó – az Access a nagy- és kisbetűket egyformának tekinti. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket.

Szám, pénznem, dátum/idő

Minimum (Min)

A legalacsonyabb értékű elemet adja vissza. Szöveges adat esetében a legalacsonyabb értékű elem a betűrend szerint legelső – az Access a nagy- és kisbetűket egyformának tekinti. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket.

Szám, pénznem, dátum/idő

Szórás (StDev)

Azt adja meg, hogy mennyire széles sávban térnek el az értékek az átlagtól (középérték).

A függvény használatáról az Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben.

Szám, pénznem

Összeg (Sum)

Összeadja egy oszlop értékeit. Csak numerikus és Pénznem adatokon használható.

Szám, pénznem

Variancia (Var)

Az oszlop értékeinek statisztikai varianciáját számítja ki. Ez a függvény csak numerikus és pénznem típusú adatokon használható. Ha a tábla kettőnél kevesebb sort tartalmaz, az Access null értéket ad vissza.

A Variancia függvény használatáról az Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben.

Szám, pénznem

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×